načítání...
nákupní košík
Košík

je prázdný
a
b

Kniha: Týmová spolupráce -- v Microsoft Office, SharePointu, Office Web Apps a Live Mesh - Peter Belko

Týmová spolupráce -- v Microsoft Office, SharePointu, Office Web Apps a Live Mesh
-11%
sleva

Kniha: Týmová spolupráce -- v Microsoft Office, SharePointu, Office Web Apps a Live Mesh
Autor:

Potřebujete rady, návody a postupy, které by vám usnadnily týmovou spolupráci ve firmě? Hledáte knihu, která by vás či vaše zaměstnance rychle naučila spolupracovat na dokumentech, ... (celý popis)
Titul doručujeme za 4 pracovní dny
Vaše cena s DPH:  349 Kč 311
+
-
rozbalKdy zboží dostanu
10,4
bo za nákup
rozbalVýhodné poštovné: 39Kč
rozbalOsobní odběr zdarma

hodnoceni - 0%hodnoceni - 0%hodnoceni - 0%hodnoceni - 0%hodnoceni - 0%   celkové hodnocení
0 hodnocení + 0 recenzí

Specifikace
Nakladatelství: » Computer press
Médium / forma: Tištěná kniha
Rok vydání: 2011-11-16
Počet stran: 272
Rozměr: 167 x 225 mm
Úprava: 270 stran : ilustrace
Vydání: Vyd. 1.
Spolupracovali: překlad Martin Herodek
Vazba: brožovaná lepená
ISBN: 9788025135747
EAN: 9788025135747
Ukázka: » zobrazit ukázku
Popis / resumé

Kniha je určena všem pracovníkům s informacemi, kteří využívají technologie firmy Microsoft, nejrozšířenějšího kancelářského balíku Office ve verzi 2010, on line technologie Live a využití serverů Exchange 2010 a SharePoint 2010.

Popis nakladatele

Potřebujete rady, návody a postupy, které by vám usnadnily týmovou spolupráci ve firmě? Hledáte knihu, která by vás či vaše zaměstnance rychle naučila spolupracovat na dokumentech, tabulkách, databázích či velkých projektech? Tento průvodce vám krok za krokem na postupně rostoucí firmě ukáže, jak lze v praxi naplno využít všech týmových funkcí aplikací společnosti Microsoft. Naučíte se kombinovat potenciál aplikací Word, Outlook, Excel, Access a PowerPoint, bezplatných webových aplikací Web Apps, služeb Live (Messenger, SkyDrive, Mesh) a serverů Exchange a SharePoint. Nechybí ani integrace podnikové agendy se sociálními sítěmi Facebook a LinkedIn. Kniha bude přínosná pro týmy ze všech pracovních oblastí, například pro administrativní pracovníky, obchodníky a další. Autor se v knize věnuje mimo jiné těmto tématům: - Týmová příprava profesionální brožury - Porovnání a revize dokumentů - Synchronizace Outlooku s mobilními zařízeními - Odesílání nabídek pomocí hromadné korespondence - Sběr dotazníkových údajů a jejich vyhodnocení - Využití kontaktů ze sociálních sítí - Vytváření a úprava dokumentů a tabulek na webu - Plánování pomocí online kalendářů - Synchronizace souborů mezi počítači - Vytváření projektových úloh a Ganttova diagramu V příloze navíc najdete základní souhrn týmových funkcí všech popisovaných aplikací a technologií. O autorovi: Peter Belko působí jako konzultant, lektor a správce sítě. Zabývá se využitím softwaru pro efektivní a produktivní práci jednotlivců a týmů pracovníků v IT. Jeho zkušenosti lze naplno využít při správě sítí ve firmách, při školeních, konzultacích, tvorbě článků a videonávodů. Během více než dvanáctileté kariéry v IT se stal držitelem několika odborných certifikací, například MOS Master Instructor, MCT, MCITP, MVP a dalších.

Předmětná hesla
Kniha je zařazena v kategoriích
Peter Belko - další tituly autora:
Recenze a komentáře k titulu
Zatím žádné recenze.


Ukázka / obsah
Přepis ukázky

189

Po úspěšném rozvoji regionálního týmu se společníci Jana a Filip rozhodli začlenit do týmu

Globální reality, s.  r.  o., který působí i  na  mezinárodním trhu. Firma má desítky až stovky

zaměstnanců a dosavadní služby Live na týmovou spolupráci už nejsou dostatečné. Proto je

potřeba využívat vlastní infrastrukturu založenou na  Microsoft serverech. Firma mávybudovanou doménovou síť s Windows 2008 R2 servery, Exchange 2010, SharePoint 2010a další, které jsou potřeba k  bezpečnému provozu sítě. Členové týmu mají vytvořeny svoje účty

a e-mailové schránky.

O bezproblémový provoz se stará administrátor, který na základě pokynů společníkůvytváří i nové účty, konfi guruje je, mění hesla, nastavuje přístupová práva a zabezpečuje všechny

potřebné úkony, aby síť fungovala. Tímto se pro Filipa a Janu zredukovaly nárokyna nastavování týmových služeb, protože už jen připraví podklady pro správce. Pro týmovou spolupráci

nyní využívají Exchange Server 2010, který umožňuje pracovat s e-maily, kalendáři, kontakty

a dalšími funkcemi, které slouží k efektivní týmové spolupráci. Pracovním nástrojem týmu je

Outlook 2010 jako klient Exchange Serveru a pro práci v terénu Outlook Web Access nebo

přístupy prostřednictvím mobilních zařízení.

KAPITOLA 6

V této kapitole se dozvíte:

 Plánování událostí pomocí

kalendářů

 Delegování přístupu

do kalendáře pro jiného

uživatele

 Firemní kontakty

 Využití distribučních

skupin

 Práce s e-mailem

 Asistent mimo kancelář

 Veřejné složky

 Přístup k poště přes

Outlook Web Access

Využití

Exchange

Serveru pro

skupinovou

spolupráci


KAPITOLA 6 Využití Exchange Serveru pro skupinovou spolupráci

190

Plánování událostí pomocí kalendářů

Základní práci s Outlookem členové realitního týmu ovládají. Dosud neměli dostupnéfunkce, které jsou použitelné jen v případě e-mailové schránky provozované na Exchange Serveru.

Patří sem i jednodušší plánování schůzek a používání zdrojů, jako jsou místnosti nebo auta.

Filip bude plánovat schůzku společníků v malé zasedací místnosti.

1. Spusťte Outlook a  zobrazte kalendář klepnutím vlevo dole v  navigačním podokně

na Kalendář.

2. Na kartě Domů ve skupině Uspořádat klepněte na Týd en.

3. V tomto zobrazení vyhledejte nejbližší úterý a na čas 10:00 vytvořte novou událostzadáním názvu Porada společníků přímo do kalendáře. Po zadání názvu události stiskněte

Enter.

4. Označte událost a na pásu karet klepněte na tlačítko Pozvat účastníky. V zobrazeném

okně klepněte na tlačítko Komu a ze seznamu přidejte účastníky schůzky do polePovinní. Jednoho přidejte do pole Nepovinní. Vyhledejte i malou zasedací místnost a přidejte

ji do pole Zdroje. Klepněte na OK.

5. Dopište text související se schůzkou a klepněte na Odeslat.

Obrázek 6.1: Pozvánka na schůzku s přidaným zdrojem Malá zasedací místnost. Tlačítkem

Pomocník pro plánování zobrazujete časovou dostupnost pozvaných účastníků


Plánování událostí pomocí kalendářů

191

6

Využití Exchange Serveru

pro skupinovou spolupráci

Příjemci po doručení žádosti schůzku potvrdí, nebo zamítnou účast, případně požádají o nový

čas schůzky. Při vykonání této akce mají k dispozici možnost odeslat přímo svoje rozhodnutí

o účasti, nebo mohou dopsat do zprávy vysvětlení o svém rozhodnutí.

Abyste se vyhnuli nevhodnému časovému plánování, doporučuje se používat pomocníka

pro plánování. Zobrazíte ho v okně schůzky klepnutím na tlačítko Pomocník pro plánování.

Zobrazí se seznam účastníků schůzky a vpravo v časové mřížce bude označena jejichdostupnost. Nejvhodnější termín vyberete klepnutím na volný čas v mřížce, který vyhovuje většině

povinných účastníků. Termín se zobrazuje na začátku zelenou a na konci červenou spojnicí.

Pomocí spojnice můžete myší měnit délku schůzky.

Sledování účasti

Organizátor schůzky bude mít v doručené poště zprávy od účastníků, podle nichž bude vědět,

kdo se zúčastní a  kdo ne. Přehledný seznam účastníků s  jejich stavem zobrazíte klepnutím

na schůzku v kalendáři a na kartě Schůzka zvolíte příkaz Sledování. Zobrazí se oknoschůzky, které v tabulkové formě obsahuje účastníky a zdroje i s jejich stavem účasti nebo neúčasti.

Malou šipkou u tlačítka Sledování můžete informace zkopírovat a dále zpracovat v tabulkové

nebo textové aplikaci. Kromě těchto možností je dostupná i změna stavu z povinnéhoúčastníka na nepovinného, nebo opačně. Stejně se výběrem z rozvíracího seznamu mění i možnosti

odpovědí z přijaté na odmítnutou nebo opačně.

Změny a aktualizace událostí

Filip se rozhodl změnit termín schůzky na středu. Ve svém kalendáři myší schůzku přesune

na nový termín a potvrdí tlačítkem OK v dialogovém okně možnost Uložit změny a odeslat

aktualizaci. Zobrazí se okno schůzky, kde můžete do textu dopsat důvody změny, přidatnebo odebrat účastníky a tlačítkem Odeslat aktualizaci zprávu odešlete účastníkům. Příjemci

postupují stejně jako u  nově vytvořené schůzky. Mohou termín přijmout, odmítnout, nebo Obrázek 6.2: Organizátor schůzky má k dispozici seznam reakcí účastníků a přehledně vidí, kdo se zúčastní a kdo ne


KAPITOLA 6 Využití Exchange Serveru pro skupinovou spolupráci

192

požádat o nový čas. Ve zprávě budou vidět přeškrtnuté původní údaje a též nové. Stejnýmzpůsobem se mohou odesílat i aktualizace, pokud organizátor schůzky změní průvodní text. Při

odstranění schůzky se zobrazí okno zprávy, kde napíšete důvod zrušení a tlačítkem Odeslat

zrušení zprávu odešlete. Všechny tyto úkony mění kalendáře účastníků.

Kalendáře zdrojů (místnosti, auta)

Administrátor serveru v Globálních realitách na pokyn Jany vytvoří schránky i pro místnosti

a zařízení. Tyto schránky mohou být konfi gurovány na automatické schvalování termínů, nebo

mohou mít delegáta, který termíny schvaluje. Při automatickém schvalování přijde obratem

zpráva, která místnost schůzky označí jako zaneprázdněnou. Pokud se vyskytne konfl ikt s jinou

schůzkou, přijde zpráva s odmítnutím termínu. Abyste se vyhnuli odmítnutí schůzky kvůli

obsazené místnosti, klepněte při plánování na tlačítko Vyhledávání místností, které vpravo

zobrazí podokno úloh se seznamem místností dostupných pro zvolený termín. V dolní části

jsou alternativní volné časy. Pokud v seznamu požadovaná místnost není, klepněte na tlačítko

Místnosti a vyhledejte ji. Zařízení (auta, data projektory apod.) přidáváte při pozvání účastníků

do pole Zdroje. Jejich automatické schvalování musí znovu nakonfi gurovat správce serveru. Delegování přístupu do kalendáře pro jiného uživatele Jana bude potřebovat zpřístupnit svůj kalendář pro asistentku, aby jí mohla plánovat termíny. Ostatní členové týmu mohou mít kalendáře dostupné ke čtení pro ostatní kolegy. Totonastavení umožňuje ze sdíleného kalendáře odesílat jen žádost o schůzku a ne ji přímo vytvořit.

Obrázek 6.3: Při změně termínu schůzky je vhodné použít pomocníka pro plánování, kde vidíte

informace o dostupnosti účastníků


Delegování přístupu do kalendáře pro jiného uživatele

193

6

Využití Exchange Serveru

pro skupinovou spolupráci

1. Spusťte Outlook a  zobrazte kalendář klepnutím vlevo dole v  navigačním podokně

na Kalendář.

2. Na kartě Domů klepněte na Oprávnění ke kalendáři.

3. V zobrazeném okně vlastností klepněte na Přidat a vyhledejte účet asistentky, které chcete

přidat oprávnění k zápisu do svého kalendáře. Klepněte na Přidat a OK.

4. V části Číst zvolte Úplné podrobnosti, Odstranit položky zvolte Vlastní a v částiZa

pisovat zaškrtněte Vytvořit položky a Upravit vlastní. Zaškrtněte i Viditelná složka.

Změny potvrďte tlačítkem OK a ponechejte kalendář zobrazený.

Tip: Můžete využít i předdefi nované možnosti oprávnění, které jsou v rozvíracím seznamu Úroveň

oprávnění. Pro zápis je potřeba zvolit Redaktor.

Obrázek 6.4: Při plánování schůzky je vpravo dostupné vyhledávání místností. Pokud některá není

v daném čase volná, zobrazuje se jiný navrhovaný čas nebo jiná místnost, která je v tom čase volná

Tip:Můžete využít i předdefi nované možnosti oprávnění, které jsou v rozvíracím seznamu Úroveň

oprávnění. Pro zápis je potřeba zvolit Redaktor.


KAPITOLA 6 Využití Exchange Serveru pro skupinovou spolupráci

194

Po nastavení přístupových práv asistentka ve svém kalendáři klepnutím na Otevřít kalendář

→ Otevřít sdílený kalendář vyhledá podle jména nadřízené její kalendář a klepnutím na OK

ho přidá do svého Outlooku. V levé části obrazovky je seznam kalendářů, které si můžeasistentka podle potřeby přepínat nebo zobrazovat současně. Události vytváří stejným způsobem

jako ve svém kalendáři.

Tip: Pokud povolíte zápis do svého kalendáře, je vhodné upozornit kolegu např. e-mailem, že jste

mu takovéto oprávnění dali. Označování soukromých událostí Podle úrovně přístupových práv do kalendáře jsou viditelné i detaily pro ostatní členy týmu. Může to být od  označení zaneprázdněný nebo volný až po  úplné detaily, které vidí ostatní. Toto se potom týká celého kalendáře. Pokud povolíte asistentce nebo jiným kolegůmzapisování do kalendáře, tak vidí detaily. To může být problém, pokud máte v kalendáři i soukromé aktivity. Proto nezapomeňte při vytváření soukromé události označit na pásu karet Událost Obrázek 6.5: Nastavení přístupu do kalendáře pro asistentku můžete udělat pomocí jednotlivých nastavení, nebo výběrem z předdefi nované úrovně oprávnění

Tip:Pokud povolíte zápis do svého kalendáře, je vhodné upozornit kolegu např. e-mailem, že jste

mu takovéto oprávnění dali.


Firemní kontakty

195

6

Využití Exchange Serveru

pro skupinovou spolupráci

značku Soukromé. Tato možnost zabezpečí, že ostatní uživatelé nebudou vidět detaily, ale jen

název soukromá událost. V  takovém případě nebudou plánovat na  čas soukromé události

jiné aktivity.

Firemní kontakty

Podnikání bez kontaktů je komplikované a to si uvědomuje i Jana s Filipem. V rámci globální

organizace mají všichni zaměstnanci dostupný globální seznam kontaktů. Ten zobrazítetlačítkem Adresář na kartě Domů. V rozvíracím seznamu adresáře vpravo nahoře vybíráte, jaký

typ kontaktů chcete vidět. Na výběr jsou např. globální kontakty, mobilní kontakty,místnosti, ale i automaticky doplněné kontakty apod. Automaticky doplněné kontakty jsou všechny

e-mailové adresy, na které jste psali e-mail nebo odpovídali a nemáte je v existujícím adresáři.

Zobrazit je můžete i v Kontaktech přes navigační podokno vlevo dole.

Individuální kontakty si přidává každý člen týmu sám klepnutím na tlačítko Nové položky

→ Kontakt. V zobrazeném okně vyplníte požadovaná pole a klepněte na Uložit. V případě

fi remních externích kontaktů dostupných pro celý tým je potřeba, aby to udělal správceExchange Serveru. Takovýto kontakt se potom v seznamu zobrazuje s ikonou uživatele a malou

zeměkoulí, aby bylo jasné, že to je externí kontakt. Využívá se hlavně pro důležité kontakty,

které mají být dostupné všem. Obrázek 6.6: Položky v kalendáři označené jako soukromé jsou ve sdílených kalendářích viditelné jako soukromé události a není možné je otevřít


KAPITOLA 6 Využití Exchange Serveru pro skupinovou spolupráci

196

Využití distribučních skupin

Vzhledem k  velikosti Globálních realit Jana navrhla, že vytvoří distribuční skupiny podle

geografi cké lokality poboček a podle pracovních pozic. Vzniknou tak skupiny Trnava, Brno,

Vídeň a Obchodníci, Makléři, Vedoucí apod.

Jana vidí praktické využití hlavně ve zjednodušené komunikaci s jednotlivými částmi týmu.

Pokud bude potřebovat oznámit nové obchodní informace pracovníkům v  Trnavě, nemusí

do e-mailu vypisovat adresy po jednom. Zvýší se tak efektivita práce a sníží výskyt chyb,pokud by na nějakou adresu zapomněla. Standardně vytváří distribuční skupiny administrátor

Exchange Serveru, aby byly takovéto skupiny dostupné všem přes globální adresář. Každý člen

týmu si může vytvořit i vlastní skupinu přímo v kontaktech svého Outlooku.

1. Spusťte Outlook a  zobrazte kontakty klepnutím vlevo dole v  navigačním podokně

na Kontakty.

2. Na pásu karet klepněte na tlačítko Nová skupina kontaktů.

3. Zadejte název Tým Trnava.

4. Klepněte na tlačítko Přidat členy → Z adresáře.

5. V okně adresáře postupně vyhledejte kontakty, které chcete přidat, a klepněte na tlačítko

Členové. Po výběru všech klepněte na OK.

Obrázek 6.7: Okno distribuční skupiny se seznamem členů a možnost odeslání e-mailu

skupině. Klepnutím na malé znaménko plus se zobrazí jednotlivé adresy


Práce s e-mailem

197

6

Využití Exchange Serveru

pro skupinovou spolupráci

6. V okně skupiny klepněte na Uložit a zavřít. Bude se zobrazovat jen v kontaktechkonkrétního uživatele. Ponechejte Outlook otevřený.

Při psaní zprávy stačí do pole adresy příjemců vložit vytvořenou distribuční skupinu a e-mail

odeslat. Klepnutím na  malé znaménko plus po  vložení skupiny do  pole adresy se zobrazí

všichni členové, a můžete tak některé adresy ze zprávy vyloučit. Je efektivnější vymazat jednu

adresu, na kterou nechcete posílat konkrétní zprávu, než vypisovat desítky adres příjemců.

Práce s e-mailem

Realitní tým intenzivně používá e-mail pro textovou komunikaci a odesílání příloh. Taktéž

všechny aktivity spojené s  kalendářem a  plánováním se realizují prostřednictvím e-mailu.

Filip navrhl všem členům týmu, že jsou dostupné i další možnosti, které mohou zvýšitefektivitu jejich práce.

Hlasování

Na rychlé zjištění názoru a odpovědí na určité byznys otázky je k dispozici možnost hlasování.

Výsledky jsou zobrazeny v přehledné tabulkové formě a jejich zpracování je rychléa jednoduché. Můžete je zkopírovat do jiných aplikací a tam je dále zpracovat.

1. Spusťte Outlook a klepněte na tlačítko Nový e-mail.

2. Přidejte adresy všech členů týmu a jako předmět napište otázku, na kterou očekáváteodověď. Může to být např. Souhlasíte s pracovní sobotou?.

3. Na kartě Možnosti ve skupině Sledování klepněte na Použít hlasovací tlačítka a vyberte

Ano/Ne. Zprávu odešlete.

4. Příjemci v doručené poště hlasují klepnutím na jednu z odpovědí v horní části podokna

čtení zprávy. Zobrazí se jim okno s možností přidat do odpovědi svůj komentář.

5. Jako organizátor hlasování dostanete zprávu, kde v předmětu bude viditelná odpověď.

6. Z odeslané pošty otevřete zprávu s hlasováním a klepněte na tlačítko Sledování.V seznamu budou viditelné výsledky hlasování uživatelů a v horní části souhrn jednotlivých

odpovědí.

Obrázek 6.8: Příjemce hlasuje klepnutím v horní části zprávy, nebo po jejím otevření na pásu

karet. Vždy má možnost přidat do zprávy i svůj komentář


KAPITOLA 6 Využití Exchange Serveru pro skupinovou spolupráci

198

7. Zavřete zprávu a ponechejte Outlook spuštěný.

Tip: Pokud potřebujete vlastní odpovědi, klepněte na Použít hlasovací tlačítka → Vlastní. Vzobrazeném okně je napište do rozvíracího seznamu a oddělte středníky.

Platnost zprávy

U zpráv, kde očekáváte odpověď do určitého termínu, můžete použít platnost zprávy. Totovyužije i Filip u dalších hlasování v realitním týmu. Platnost zprávy nastavíte přes nabídku Soubor

→ Vlastnosti, kde zadáte v poli Platnost vyprší po a zadáte konečné datum a čas a tlačítkem

Zavřít potvrdíte nastavení. Zprávu normálním způsobem odešlete. Po nastaveném termínu

se zpráva ve vaší odeslané poště přeškrtne a v podokně čtení bude vypsán důvod s termínem

platnosti. Příjemci, kteří nepoužili Outlook do termínu platnosti zprávy, ji do doručené pošty

nedostanou. Doručená a přečtená zpráva s platností bude mít v horní části uvedenouinformaci, že platnost zprávy skončila, a bude přeškrtnutá.

Odvolání odeslané zprávy

Při odeslání zprávy omylem je k dispozici možnost odvolání zprávy. Tato funkcionalita platí

jen v rámci fi rmy. V případě, že příjemce zprávu nepřečetl, vymaže se mu z doručené pošty.

Kromě odstranění z nepřečtené pošty je k dispozici i nahrazení jinou zprávou. Filip odešle

testovací zprávu kolegům a potom ji odvolá, aby viděli možnosti této funkcionality.

Tip:Pokud potřebujete vlastní odpovědi, klepněte na Použít hlasovací tlačítka → Vlastní. Vzobrazeném okně je napište do rozvíracího seznamu a oddělte středníky. Obrázek 6.9: Ve vlastnostech zprávy nastavujete kromě platnosti zprávy i termín odeslání, hlasovací tlačítka, oznámení o doručení/přečtení a další možnosti


Asistent mimo kancelář

199

6

Využití Exchange Serveru

pro skupinovou spolupráci

1. Spusťte Outlook, pokud není puštěný, a klepněte na Nový e-mail.

2. Napište adresu příjemce, předmět, text a zprávu odešlete.

3. Po odeslání se přesuňte do složky odeslané pošty a poklepáním zprávu otevřete.

4. Na pásu karet ve skupině Přesunout klepněte na tlačítko Další akce přesunutí a zvolte

Odvolat správu.

5. Ponechejte zaškrtnutou možnost Odstranit nepřečtené kopie zprávy a klepněte na OK.

6. Odešle se speciální zpráva, která odstraní nepřečtené kopie u příjemců.

7. Následně dostanete e-mail s informací, zda bylo odvolání úspěšné, nebo neúspěšné.

8. Ponechejte Outlook spuštěný.

Asistent mimo kancelář

Jana s Filipem doporučili členům svého týmu, aby v případě dovolené nebo delší nepřítomnosti

mimo kancelář používali Asistenta mimo kancelář. Tento bude informovat odesílatele zpráv,

že nejsou k dispozici, a v případě nutnosti může pomocí pravidel odesílat zprávy kolegům,

aby je zpracovali a nepřišli tak o žádný důležitý e-mail.

1. Spusťte Outlook, pokud není puštěný.

2. Klepněte na Soubor a v části Informace zvolte Automatické odpovědi.

3. V zobrazeném okně označte Odesílat automatické odpovědi.

4. Označte i Odesílat pouze během tohoto časového intervalu a zadejte datum, kdynebu

dete v kanceláři.

5. Na kartě Uvnitř organizace zadejte zprávu, kterou si přečtou kolegové ve fi rmě, pokud

vám pošlou e-mail. Na druhou kartu Mimo organizaci zadejte zprávu pro klienty, kteří

vám budou psát z vnějšího prostředí mimo vaši síť.

6. Označte položku Jen mým kontaktům, která zabezpečí, že zpráva o dovolené se neodešle

na různé reklamní e-maily.

7. Klepněte na tlačítko Pravidla a potom na Přidat pravidlo. V zobrazeném okně do pole

Odesílatel napište adresu důležitého klienta, jehož zprávy budete automaticky odesílat

kolegovi.

8. Zaškrtněte možnost Předat dál a zadejte adresu kolegy, který bude zpracovávat tytodů

ležité zprávy.

9. Klepněte na OK ve všech otevřených dialogových oknech.

10. Ve  žlutém pásu hlášení, ve  stavovém řádku a  v  Backstage zobrazení je informace, že

jsou povoleny automatické odpovědi. Tyto můžete v případě potřeby vypnout tlačítkem

Vypnout.

11. Ukončete Outlook.


KAPITOLA 6 Využití Exchange Serveru pro skupinovou spolupráci

200

Upozornění: Odesílání automatických odpovědí mimo fi rmu musí byt povoleno administrátorem

Exchange Serveru v jeho nastaveních.

Veřejné složky

Realitní tým se dohodl, že budou používat i veřejné složky, do nichž budou přidávat důležitá

oznámení ve formě příspěvků. Tyto budou dostupné podle přístupových práv uživatelů.Po

kud administrátor nastaví veřejnou složku i s e-mailovou adresou, budou moci členové týmu

odesílat příspěvky e-mailem.

1. Spusťte Outlook, pokud není puštěný.

2. V navigačním podokně vlevo dole klepněte na tlačítko Seznam složek.

3. Ve stromové struktuře se zobrazí Veřejné složky, kde vyhledejte tu složku, kam budete

přidávat příspěvek.

4. Na pásu karet klepněte na Nový příspěvek a zadejte text Předmětu, např. Nové parkoviště.

Obrázek 6.10: Po nastavení termínu a textu mimo kancelář nastavujete pravidlo, které bude

posílat zprávu dále kolegovi, pokud budou splněny nastavené podmínky

Upozornění: Odesílání automatických odpovědí mimo fi rmu musí byt povoleno administrátorem

Exchange Serveru v jeho nastaveních.


Přístup k poště přes Outlook Web Access

201

6

Využití Exchange Serveru

pro skupinovou spolupráci

5. Do textu napište oznámení o novém bezplatném parkovišti u fi rmy a klepněte na tlačítko

Vystavit.

6. Příspěvek se zobrazí ve veřejné složce a všichni s přístupovými právy si ho mohou přečíst,

ale i reagovat tlačítkem Odpovědět. Odpovědi jsou doručeny přímo do veřejné složky,

nebo e-mailem autorovi příspěvku. Tlačítka mají stejný název, ale jinou ikonu.

7. Ukončete Outlook.

Přístup k poště přes Outlook Web Access

Členové realitního týmu často pracují i mimo kancelář a ne vždy u sebe mají mobilnízaří

zení pro přístup k poště. Proto Filip a Jana navrhli používání Outlook Web Accessu (OWA),

který funguje z  kteréhokoli počítače připojeného k  Internetu. Doručené a  odeslané zprávy

z  webového rozhraní se zobrazí ve  schránce uživatele po  jeho návratu ke  svému Outlooku.

Stejně to platí i  pro položky kalendáře a  úkoly. Všechno je synchronizované. Od administ

rátora Exchange Serveru je potřeba si vyžádat adresu, na které se mohou uživatelé přihlásit.

Standardně je to v  takovémto tvaru https://mail.contoso.com/owa, kde namísto contoso.com

zadáte svou fi remní doménu.

1. Spusťte internetový prohlížeč a zadejte adresu přístupu k Outlook Web Accessu.

2. Na úvodní stránce zadejte svoje uživatelské jméno a heslo. Kvůli bezpečnosti ponechejte

označenou možnost Toto je veřejný nebo sdílený počítač a klepněte na Přihlásit se.

Tip: Pokud by se úvodní stránka zobrazila anglicky, zkontrolujte nastavení jazyků v možnostech

internetového prohlížeče.

Obrázek 6.11: Veřejné složky fungují jako nástěnka a uživatelé tam mohou přidávat

krátké příspěvky a odpovídat na existující. Stačí použít příkazy na kartě Domů

Tip: Pokud by se úvodní stránka zobrazila anglicky, zkontrolujte nastavení jazyků v možnostech

internetového prohlížeče.


KAPITOLA 6 Využití Exchange Serveru pro skupinovou spolupráci

202

3. Při prvním použití se zobrazí i stránka, na které vybíráte jazyk a časové pásmo.

4. Klepněte na OK.

5. Zobrazí se prostředí aplikace Outlook Web Access s poštovními složkami vlevo,sezna

mem zpráv a podoknem čtení. Většina funkcí je dostupná jako v klasickém Outlooku.

6. V horní části klepněte na Nový a v okně nové zprávy vypište adresu příjemce, předmět

a text zprávy. Tlačítkem Odeslat zprávu odešlete. Stejným způsobem pracujetei s kalen

dářem a úkoly.

7. Na zprávu odpovídáte tlačítky vpravo nahoře.

8. Možnosti nastavujete klepnutím na Možnosti, kde jsou dostupné ty nejdůležitější jako

samostatné příkazy. Všechny možnosti zobrazíte příkazem Zobrazit všechny možnosti.

9. Na  stránce vybíráte vlevo kategorie, které chcete nastavovat. Vždy je potřeba potvrdit

změny příslušným tlačítkem.

10. Nazpět do pošty se dostanete tlačítkem Pošta vlevo nahoře.

11. Vpravo nahoře je tlačítko Odhlásit, kterým ukončíte práci s OWA. Nezapomeňte zavřít

okno prohlížeče a v případě potřeby i vymazat historii.

Upozornění: Pokud se po zadání webové adresy pro přístup k OWA zobrazí bezpečnostníupo

zornění Existuje problém s certifi kátem zabezpečení tohoto webu, klepněte na Pokračovat

na tento web (nedoporučujeme), nebo nainstalujte do počítače správný certifi kát serveru.Po

kračujte dále jen v případě, že je zadána správná adresa a jste na webu vašeho serveru. V opačném

případě na stránku nepokračujte.

Obrázek 6.12: Prostředí webového Outlooku vypadá podobně jako klasický Outlook.

Položky jsou synchronizované a všechno, co uděláte v OWA, se bude zobrazovat

i v klientském Outlooku ve vašem počítači

Upozornění: Pokud se po zadání webové adresy pro přístup k OWA zobrazí bezpečnostníupo

zornění Existuje problém s certifi kátem zabezpečení tohoto webu, klepněte na Pokračovat

na tento web (nedoporučujeme), nebo nainstalujte do počítače správný certifi kát serveru.Po

kračujte dále jen v případě, že je zadána správná adresa a jste na webu vašeho serveru. V opačném

případě na stránku nepokračujte.


Přístup k poště přes Outlook Web Access

203

6

Využití Exchange Serveru

pro skupinovou spolupráci

Souhrn

Realitní tým si doplnil znalosti pro používání funkcí Outlooku, které jsou dostupné jenv pří

padě, že účet je na Exchange Serveru. Znají možnosti plánování času, zdrojů a umějí nastavit

oprávnění přístupu pro jiné uživatele. Využívají i jednotné fi remní kontakty, aby se vyvarovali

duplicit ve svých kontaktech. K běžné práci s e-mailem doplnili i hlasování, odvolání a platnost

zprávy. Během dovolené používají automatické odpovědi mimo kancelář a pravidla pro poslání

zpráv dalším kolegům. Veřejné složky používají namísto nástěnky k základním oznámením.

Při práci v terénu se přihlašují do Outlook Web Accessu.




       
Knihkupectví Knihy.ABZ.cz - online prodej | ABZ Knihy, a.s.
ABZ knihy, a.s.
 
 
 

Knihy.ABZ.cz - knihkupectví online -  © 2004-2019 - ABZ ABZ knihy, a.s. TOPlist