načítání...
nákupní košík
Košík

je prázdný
a
b

Kniha: Tajemství facilitace -- Dosáhněte výjimečných výsledků v týmové práci pomocí SMART metody - Michael Wilkinson

Tajemství facilitace -- Dosáhněte výjimečných výsledků v týmové práci pomocí SMART metody
-15%
sleva

Kniha: Tajemství facilitace
Autor: Michael Wilkinson
Podtitul: Dosáhněte výjimečných výsledků v týmové práci pomocí SMART metody

Nedaří se vám dosáhnout úspěchu v práci se skupinami? Chcete poznat tajemství facilitačního procesu? Odhalit techniky, které používají ti nejúspěšnější facilitátoři? Kniha ... (celý popis)
Titul doručujeme za 4 pracovní dny
Vaše cena s DPH:  199 Kč 169
+
-
rozbalKdy zboží dostanu
5,6
bo za nákup
rozbalVýhodné poštovné: 69Kč
rozbalOsobní odběr zdarma

hodnoceni - 66.6%hodnoceni - 66.6%hodnoceni - 66.6%hodnoceni - 66.6%hodnoceni - 66.6% 80%   celkové hodnocení
1 hodnocení + 0 recenzí

Specifikace
Nakladatelství: » BIZBOOKS
Médium / forma: Tištěná kniha
Rok vydání: 2011
Počet stran: 288
Rozměr: 167 x 225 mm
Úprava: ilustrace
Vydání: Vyd. 1.
Název originálu: Secrets of facilitation
Spolupracovali: překlad Martina Chalupová
Vazba: brožovaná lepená
Téma: facilitace, sociální facilitace, skupinová facilitace
Datum vydání: 10. 8. 2011
Nakladatelské údaje: Brno, Computer Press, 2011
ISBN: 9788025126073
EAN: 9788025126073
Ukázka: » zobrazit ukázku
Popis / resumé

Systematický návod ke zvládnutí metod facilitace - systematického řízení pracovní skupiny.

Popis nakladatele

Nedaří se vám dosáhnout úspěchu v práci se skupinami? Chcete poznat tajemství facilitačního procesu? Odhalit techniky, které používají ti nejúspěšnější facilitátoři? Kniha Tajemství facilitace vám představí metodu SMART facilitace (Structured Meeting and Relating Techniques – strukturované techniky setkávání a navazování vztahů), jedenáct principů, jejichž aplikací dosáhnete stálých a opakovatelných výsledků. Přesvědčíte se, že facilitace skutečně funguje. Co díky knize získáte? • Ucelenou metodologii – metody pro facilitaci jakékoliv situace, krok za krokem. • Podrobné techniky – tajemství, jejichž použití vám zajistí úžasné výsledky s týmy, skupinami a jednotlivci. • Hlubší vhled – kniha nabízí mnohem více než pouhé popisy postupů, vytvoříte si díky ní vlastní techniky pro řešení různých problémů a situací, ke kterým může dojít během facilitovaného sezení. • Učení se na základě reálných situací – díky celé řadě případových studií a ukázek dialogů budete sledovat facilitátora v akci. • Okamžité využití – kniha obsahuje ukázkové situace, které popisují použití tajemství v obchodních i každodenních situacích Řečeno ve zkratce, tato kniha nabízí tajemství, díky kterým SMART facilitátoři se skupinami opakovaně dosahují vynikajících výsledků. „Kniha Michaela Wilkinsona je poctivým a systematickým návodem ke zvládnutí technik facilitace, tedy procesu, při němž neutrální odborník – facilitátor – pomáhá skupině lidí diskutovat a dosahovat výsledků, a to pouze tím, že ovlivňuje způsob diskuse, nikoliv věcnou podstatu jejích výsledků. Autor ve třinácti kapitolách odhaluje celkem šedesát tajemství úspěšné facilitace, jež shrnují klíčové dovednosti, rozhodující o úspěchu či neúspěchu facilitátora a facilitace. Dozvíte se, jak se na facilitaci připravit, jak facilitované setkání otevřít a postupně vést k závěru. Zvláštní pozornost věnuje řešení běžných potíží, s nimiž se facilitátoři při své práci setkávají, a kontrole dynamiky skupiny a procesu facilitace.“ —Jiří Plamínek, facilitátor a mediátor Michael Wilkinson je jedním z hlavních představitelů amerického facilitačního průmyslu. Je zakladatelem a výkonným ředitelem společnosti Leadership Strategies – The Facilitation Company a také zakladatelem americké Národní databáze facilitátorů. Působí v radě amerického Národního institutu pro facilitaci. Pravidelně přednáší na konferencích Mezinárodní organizace facilitátorů. Ke jeho zkušenostem patří přes pět set sezení s více než stovkou organizací z veřejného i soukromého sektoru, včetně společností Coca-Cola Company nebo United Way of America. Je nejvyhledávanějším facilitátorem, školitelem a řečníkem jak na národní, tak na mezinárodní úrovni. Před tím, než začal působit v oboru facilitace, strávil Michael Wilkinson osm let ve společnosti Ernst & Young’s Management Consulting Group. (dosáhněte výjimečných výsledků v týmové práci pomocí SMART metody)

Předmětná hesla
Kniha je zařazena v kategoriích
Ke knize "Tajemství facilitace -- Dosáhněte výjimečných výsledků v týmové práci pomocí SMART metody" doporučujeme také:
Facilitace+DVD Facilitace+DVD
Jak se dostat do vyššího levelu -- Jak úspěšní lidé dosahují ještě větších úspěchů Jak se dostat do vyššího levelu
Facilitativní mediace -- Řešení konfliktu prostřednictvím mediátora Facilitativní mediace
 
Recenze a komentáře k titulu
Zatím žádné recenze.


Ukázka / obsah
Přepis ukázky

111111

ŠESTÁ KAPITOLA

TA J E M ST V Í Z Á Z NA MŮ

Moc ukrytá v tužce – používejte ji,

nezneužívejte ji, dejte ji skupině

Otázky zodpovězené v této kapitole

Které informace je při facilitovaném sezení nejdůležitější zaznamenat?

Jak se bránit zneužití moci ukryté v tužce?

Jak zvládnete současně zaznamenávat a facilitovat skupinu?

Co dělat, když účastník vede dlouhý monolog?

Jak předejdete prostojům během zapisování?

Jak při sezení efektivně využít zapisovatele?

Jaký je vhodný formát pro dokumentaci?


112

Tajemství facilitace Případová studie: Projekt pro zvýšení bezpečnosti veřejnosti Člen našeho týmu pracoval jako kouč a asistent facilitátora z jiné organizace. Hlavní facilitátor pracoval se skupinou čtyřiceti lidí odpovědných za vymezení metod pro zlepšení bezpečnosti veřejnosti v  rozsáhlé městské části. Součástí tohoto pracovního týmu byli soudci, policejní ředitelé, policejní úředníci, oblastní státní zástupci, úředníci soudu pro mladistvé a další, kteří měli zájem o bezpečnost veřejnosti.

Hlavní facilitátor zahájil sezení a  požádal účastníky, aby určili čtyři problémy, o  kterých chtějí v  průběhu projektu diskutovat. Jeden z  účastníků, policejní ředitel, pronesl: „Potřebujeme se zabývat mírou recidivy,“ načež mu facilitátor odvětil: „Takže říkáte, že míra recidivy je příliš vysoká.“ Policejní ředitel odpověděl trochu naštvaně: „Ne. Jen jsem řekl, že se potřebujeme zabývat mírou recidivy.“

Místo toho, aby facilitátor zapsal, co účastník řekl, ještě jednou zareagoval: „Aha, takže říkáte, že příliš mnoho kriminálníků opakuje trestné činy.“ „Ne,“ řekl policejní ředitel, „to jsem neřekl. Řekl jsem, že se potřebujeme zabývat mírou recidivy!“ Facilitátor se poté otočil k účastníkům a zeptal se: „Jaké další obavy máme ohledně míry recidivy?“

V tuto chvíli bylo vidět, že se policejní ředitel naprosto rozzlobil. Narovnal se na svém křesle a za celý zbytek sezení nic neřekl. Kouč facilitátora později dodal: „Viděl jsem, jak se policejní ředitel naštval. Myslel jsem si jen: ‚Napiš to. Prostě to napiš. Ten muž má zbraň. Napiš to!‘“ Vědět, co zaznamenat SMART facilitátoři vědí, že je jejich povinností zajistit, aby účastníci souhlasili s vytvořenou dokumentací sezení ještě před jeho koncem. Dosáhnou toho získáním souhlasu od účastníků, že informace zapsané facilitátorem během sezení jsou jeho ofi ciálním záznamem. Díky tomu dávají všichni větší pozor, aby během sezení byly zaznamenány všechny klíčové informace. Po skončení porady facilitátor poznámky přepíše, upraví je a rozešle všem zúčastněným.

20 – Tajemství vědět, co zaznamenat

Zaznamenejte všechna rozhodnutí, činnosti, problémy a související analýzu.


113

Kapitola 6 – TAJEMSTVÍ ZÁZNAMŮ

Co by mělo být během sezení zaznamenáno? SMART facilitátoři vědí, že je důležité

zaznamenat především čtyři položky:

1. Rozhodnutí provedená během sezení

Jak je popsáno v kapitole čtyři, je důležité mít parkovací tabuli pro zapsání roz

hodnutí udělaných v  průběhu sezení. Kdykoliv skupina dojde k  nějakému zá

věru, měli byste jí oznámit, že právě vzniklo rozhodnutí, a ihned ho zapsat na

seznam. 2. Činnosti zadané během sezení

Podobně pokud skupina v průběhu jednání uvede aktivitu, kterou je nutné po

skončení sezení realizovat, měli byste všem oznámit, že byla určena činnost,

a zaznamenat ji na příslušný seznam. Jak uvidíte v kapitole osm, v závěru porady

požádáte skupinu o určení osoby, která bude odpovědná za to, že činnost zdárně

proběhne a že se dodrží termín potřebný k její realizaci. 3. Nevyřešené problémy vzniklé během sezení

Musíte si také všímat situací, kdy účastníci probírají problémy mimo rámec se

zení nebo aktuální diskusi. Pomocí techniky přesměrovacích otázek, uvedené

v kapitole pět, byste skupině měli naznačit, že daný problém je důležité probrat,

ale že nezapadá do aktuálního tématu. Měli byste získat souhlas účastníka/ů se

zaznamenáním věci na seznam problémů a  poté přesměrovat konverzaci zpět

k tématu. Jak uvidíte v kapitole osm, při vyhodnocování seznamu problémů na

konci sezení se všechny sporné body buď vyřeší, nebo se přesunou na seznam

činností. V  podstatě vám proto nezůstanou žádné nevyřešené problémy, které

byste měli zaznamenat do poznámek o sezení. 4. Relevantní analýza a poznámky vznesené během sezení

Jak budou účastníci postupovat programem, vy budete zaznamenávat poznám

ky, které se vztahují k tématu diskuse. Uvědomte si, že u facilitovaných sezení je

cílem to, aby rozhodnutí, činnosti, problémy a analýzu vlastnila skupina. Z toho

důvodu je důležité neidentifi kovat při zaznamenávání jedince, který danou po

známku řekl. Konečný záznam také bude obsahovat vámi přidané poznámky pro vyjasnění nebo

dodání kontextu čtenáři. Abyste je odlišili od informací poskytnutých účastníky, můžete

je zaznamenat kurzívou. Ukázka záznamu porady je k dispozici na Obrázku 6.1, 6.2 a 6.3.


114

Tajemství facilitace

Tým pro zlepšení náborového procesu

Porada xx. xx. xxxx

Tým pro zlepšení náborového procesu pořádal svou první poradu dne xx. xx. xxxx od 9.00 do 11.30 hod. Sezení se konalo v konferenční místnosti A. Jednání se účastnili níže uvedení: Anna H. Karen L. Jamie B. Robert K. Jeff C. Sandra R. Joe R. Tony H. Jeff C. působil jako facilitátor a  zapisovatel sezení. Níže jsou uvedeny poznámky z porady. Položky uvedené kurzívou označují informace přidané facilitátorem pro vyjasnění nebo dodání kontextu. Cíl týmu Celkovým cílem týmu je vylepšit naši metodu pro hledání kandidátů, realizaci pohovorů a výběr vhodných uchazečů. Program týmu

A. Úvod: Jaká jsou nejdůležitější témata k diskusi?

B. Jak dnes funguje náborový proces?

C. Jaké jsou problémy se současným procesem?

D. Jak ho lze vylepšit?

E. Stanovení priorit ve vylepšování.

F. Vývoj plánu implementace.

G. Zhodnocení a závěr. Během této porady probral tým pro zlepšení procesu body programu A, B a C.

OBRÁZEK 6.1 – UKÁZKA ZÁZNAMU, ČÁST 1


115

Kapitola 6 – TAJEMSTVÍ ZÁZNAMŮ

Tým pro zlepšení náborového procesu

xx. xx. xxxx Strana 2

A. Jaká jsou nejdůležitější témata k diskusi? Účastníci byli požádáni o vymezení klíčových položek, které chtěli během sezení určitě prodiskutovat. Tyto položky jsou uvedeny níže. V průběhu procesu se k tomuto seznamu budeme vracet, abychom zajistili probrání všech témat.

 Celková doba trvání procesu.

 Kvalita najatých kandidátů.

 Míra fl uktuace zaměstnanců.

 Zvýšení stupně zapojení ze strany náborových oddělení.

 Úspora peněz tam, kde je to možné.

 Nalezení možnosti, jak získat životopisy dobrých kandidátů, kteří nebyli na

jati v předchozím hledání.

B. Jak dnes náborový proces funguje? Po diskusi o nejdůležitějších tématech účastníci vymezili kroky současného náborového procesu:

1. Oddělení zjistí, že potřebuje nového zaměstnance.

2. Personální oddělení danému oddělení pomůže s  popisem pozice

a požadavků.

3. Personální oddělení danému oddělení pomůže zveřejnit informaci o volné

pozici a podat inzerát.

4. Personální oddělení vyhodnotí životopisy a vybere kandidáty k pohovorům.

5. Personální oddělení uskuteční pohovory s kandidáty a vybere fi nalisty.

6. Oddělení uskuteční pohovory s fi nalisty a vybere osobu, která bude najata.

7. Personální oddělení připraví návrh smlouvy.

8. Kandidát vyjednává / přijme nabídku a datum nástupu.

OBRÁZEK 6.2 – UKÁZKA ZÁZNAMU, ČÁST II


116

Tajemství facilitace Moc ukrytá v tužce Jen málo facilitátorů skutečně chápe, jaká moc je ukrytá v  tužce. Když nezapisují, co účastníci řeknou, nebo když zaznamenávají svá vlastní slova, a nikoliv slova účastníků, moc ukrytou v tužce zneužívají. Jak dokazuje případová studie o bezpečnosti veřejnosti uvozující tuto kapitolu, facilitátor může zapříčinit „nefunkčnost“ účastníků jednoduše tím, že zneužije moci ukryté v tužce. To může snadno vést až k odchodu účastníka, hádce s facilitátorem nebo ztrátě podpory celkového výsledku.

Jak předejdete zneužití moci ukryté v tužce?

Tým pro zlepšení náborového procesu

xx. xx. xxxx Strana 3

C. Jaké jsou problémy se současným procesem?

Účastníci zhodnotili každý z kroků současného náborového procesu a určili, k jakým

dochází problémům:

 Tvorba popisu pozice trvá příliš dlouho.

 Oddělení se chce více podílet na výběru fi nalistů.

 Plýtvání penězi za podávání inzerátů na pozice zaplněné vnitropodnikově.

 Nejsou ukládány životopisy dobrých kandidátů, kteří byli na pohovorech.

 Celkový proces je příliš zdlouhavý.

Další kroky

Tým se sejde znovu dne yy. yy. yyyy od 9.00 do 11.30 hod. a bude pokračovat v práci.

Seznam rozhodnutí

Následuje prozatímní seznam rozhodnutí, která tým učinil, včetně dat jejich

uskutečnění.

1. Náborový proces začíná, když oddělení pro nábor vyhodnotí potřebu, a skon

čí tím, že personální oddělení obdrží podepsaný dopis o přijetí od kandidáta

a čeká se pouze na souhlas zadavatele. (xx. xx. xxxx)

Seznam činností

Následuje prozatímní seznam činností, které se mají zrealizovat mimo sezení, spolu

s termínem splnění a odpovědnou osobou. Po dokončení činnosti se tato aktivita

v záznamech z následující porady objeví jako „dokončená“ a z pozdějších poznámek

bude odstraněna.

1. Získat souhlas zadavatele se zahájením a ukončením náborového procesu.

(Robert K., xx. xx. xxxx)

2. Záznam a rozeslání poznámek ze sezení. (Jeff R., xx. xx. xxxx)

OBRÁZEK 6.3 – UKÁZKA ZÁZNAMU, ČÁST III


117

Kapitola 6 – TAJEMSTVÍ ZÁZNAMŮ

21 – Tajemství používání, nikoliv zneužívání moci ukryté v tužce

Nejdříve pište, poté diskutujte. Napište, co kdo řekl, ne to, co jste slyšeli.

V  následujících bodech jsou ukryta tajemství používání, nikoliv zneužívání moci ukryté v tužce:

 Vždy nejdříve pište a poté diskutujte, abyste zajistili, že zaznamenáváte všechno.

 Napište, co účastníci řekli, nikoliv co jste slyšeli. Tak zaručíte, že použijete jejich

slova, ne ta vaše.

 Pište tak, aby to skupina mohla přečíst.

 Ptejte se, nesdělujte. Nejdříve pište, poté diskutujte Jedním ze způsobů, jak facilitátor zabrání zneužití moci ukryté v tužce, je metoda „nejdříve psát a poté diskutovat“. Zde jsou některá jednoduchá pravidla:

 Zapište, co bylo řečeno, i když to není kompletní.

 Zapište, co bylo řečeno, i když se to dá vylepšit.

 Zapište, co bylo řečeno, i když to není odpověď, kterou jste hledali.

 Zapište, co bylo řečeno, i když je to evidentně špatně.

Když jako facilitátor zapíšete, co účastníci říkají, výslovně říkáte: „Děkuji za váš příspěvek.“ Je to důležité kvůli pozitivní dynamice skupiny, a  to bez ohledu na to, zda je příspěvek dobrý, špatný nebo nijaký. Každým zapsáním takového názoru vyjadřujete poděkování. Pokud přestanete děkovat, účastníci také mohou přestat přispívat!

Zde jsou uvedeny některé další výhody toho, když příspěvek nejdříve zapíšete:

 Pokud nejdříve vše zaznamenáte, zabrání to tomu, aby váš názor na poznámku

ovlivnil, zda ji zapíšete.

 Zabráníte tím zpomalení aktivity kvůli nutnosti ptát se: „Co jste to říkal/a?“

 Také to pomůže vám, facilitátorovi, zůstat na správné cestě. V případě, že se roz

poutá dlouhá diskuse, můžete získat zpět své soustředění pohledem na poslední

zapsanou věc.

Pište, co říkají, nikoliv co jste slyšeli Metoda „nejdříve psát, potom diskutovat“ je důležitá pro zplnomocnění účastníků. Podobně důležité je také napsat, co dotyční řekli, nikoliv co jste slyšeli. Facilitátoři jsou často zvyklí naslouchat účastníkovu prohlášení, ale poté vyřčené převést do „přijatelnějšího“ znění. Proč ale měnit slova? Někteří facilitátoři říkají, že to dělají kvůli shrnutí myšlenky, jiní kvůli tomu, aby byly jasnější. A další zase tvrdí, že se jen snaží poznámku


118

Tajemství facilitace

zkrátit, aby ji bylo možné snadněji zapsat. Ať už je důvodem ke změně slov účastníka

cokoliv, možný negativní vliv na zplnomocnění může předčít jeho výhody:

 Pokud se snažíte „vyjasnit“ slova mluvčí/ho napsáním těch, která neřekl/a, vý

slovně tím jako facilitátor říkáte: „Nevíte, jak správně mluvit, nechte mě mluvit

za vás.“  V  průběhu času budou mít méně asertivní účastníci tendenci zlenivět a  začít

spoléhat na to, že „jejich slova vylepšíte“. Asertivnější účastníci zase budou mít

tendenci soupeřit s vámi o to, kdo za ostatní vymyslí vhodnější obraty.  Přepisování poznámek vlastními slovy snižuje pravděpodobnost, že budou

účastníci po uplynutí nějakého času rozumět, co tím vlastně bylo myšleno. Ten

to efekt je obvykle výsledkem toho, že používáte slova a výrazy způsoby, které

jsou sice přirozené pro vás, ale liší se od těch, jimiž by ty samé myšlenky vyjá

dřili účastníci.  Psaní vašimi slovy může snížit účastníkův pocit podílu na výsledku, protože

dané výrazy jsou vaše, nikoliv účastníků.

Pište tak, aby to skupina mohla přečíst

Jasný záznam pomáhá udržet skupinu zaujatou a  soustředěnou. A  protože je vaší od

povědností zajistit souhlas účastníků se záznamem sezení ještě před jeho koncem, je

důležité, aby všichni mohli přečíst, co jste napsali. Někdy však vlastní písmo nedokážou

přečíst ani ti nejlepší facilitátoři. Při záznamu na fl ipcharty tedy zkuste využít následující

tipy pro udržení čitelnosti svých poznámek:

 Používejte velké písmo. Každý list by měl obsahovat asi deset řádků.  Pište rovně. V případě potřeby používejte linkovaný papír.  Ponechte mezi řádky dostatek místa na případné úpravy.  Používejte jako hlavní psací potřeby fi xy tmavých barev (např. černé, tmavě

modré, tmavě zelené). Nepoužívejte světlé barvy (oranžovou, červenou, svět

le zelenou) na delší úseky textu, protože tyto barvy nejsou z  delší vzdálenosti

viditelné.  Pokud potřebujete na jeden list vměstnat velké množství textu, zkuste při psaní

střídat dvě tmavé barvy.  Nadepište každý list nadpisem nebo záhlavím kvůli srozumitelnosti a soustře

dění. Nadpis orámujte, abyste ho oddělili od zbytku textu.  Úpravy a doplnění zapište světlejším fi xem, zvýšíte tím čitelnost.


119

Kapitola 6 – TAJEMSTVÍ ZÁZNAMŮ

Ptejte se, nemluvte Vzpomeňte si na základní tajemství facilitace: účastníci vytvářejí, chápou a přijímají řešení. Chcete-li být ve své roli facilitátora efektivní, musíte se snažit klást otázky, ne oznamovat. Nedodržení této zásady může způsobit několik problémů:

 Sice získáte slovní souhlas s tím, co říkáte, ale účastníci se s tím nikdy neztotožní.

 Nezískáte souhlas s tím, co říkáte, a budete plýtvat časem přesvědčováním jed

noho nebo více lidí, že to, co říkáte, je správně.

 Účastníkům může připadat, že zaujímáte silný názor, čímž přijdete o věrohod

nost jako nezaujatý facilitátor skupiny.

Pamatujte: Pokud to řeknete vy, mohou s vámi nesouhlasit. Když to řeknou oni, je

to jejich. Vaším facilitátorským úkolem je zajistit, aby dosažené závěry vytvořili, chápali a přijímali všichni účastníci. I v případě, kdy jste facilitátoři i účastníci zároveň, je důležité používat otázky pomáhající skupině přijmout je za své.

V kapitole dvě najdete příklady rozdílů mezi kladením otázek a oznamováním po

mocí těch reagujících. Řízení záznamového procesu Jak SMART facilitátoři zvládají záznamový proces, když jsou během sezení zaměstnaní nejdříve psaním a poté diskusí a zároveň se soustředí na zápis toho, co bylo řečeno, nikoliv co slyšeli? Vypadá to, že by facilitátor měl jen donekonečna psát.

SMART facilitátoři mají pro zvládání záznamového procesu několik technik. Podí

vejte se na ukázku a vyberte, co byste zapsali jako kroky náborového procesu. Ukázkový výsledek z fl ipchartu najdete dále v této kapitole. Ukázka: Kroky náborového procesu Facilitátor: Naší další aktivitou je určit kroky náborového procesu. Rád bych nyní

sestavil seznam těchto kroků. Pokud je to možné, řekněte větu slože

nou z  podmětu, přísudku a  předmětu, jako např. „Personální dělá to,

oddělení dělá ono“. Nezabývejte se pořadím, kroky seřadíme později.

Zamyslete se tedy nad tím, kdy jste naposledy někoho najímali. Vzpo

meňte si na věci, jež jste museli udělat, abyste tohoto člověka získali, na

všechny kroky, kterými jste museli projít, na překážky, které jste museli

přeskočit. Sestavme seznam. Jak vypadaly některé tyto kroky? Pat: Někde v začátku procesu my z personálního podáme inzerát do novin. Facilitátor: Dobře, mám to zapsané. Jaké další kroky do procesu patří?


120

Tajemství facilitace Chris: No, před podáním inzerátu oddělení zjistí, že potřebuje někoho na

jmout. Poté požádáme personální o pomoc s popisem pozice a podá

ním inzerátu. Facilitátor: To zní jako dvě různé věci. Mám je obě zapsané. Jsou v náborovém pro

cesu ještě nějaké kroky? Sean: Ve stejnou dobu, kdy podáme inzerát, zveřejní oddělení pozici také in

terně, aby o ní měli možnost dozvědět se také lidé „zevnitř“. Pat: Děláme to zároveň, nebo nejdříve pozici zveřejníme interně? Sean: Jsem si celkem jistý, že to děláme ve stejnou dobu. Ale protože se větši

na našich pozic zaplní z interních zdrojů, je současné podávání inzerá

tu pravděpodobně plýtvání penězi. Facilitátor: To je výborný postřeh a asi o tom ještě budeme mluvit, až budeme řešit

problémy. Můžeme tento bod zapsat na seznam problémů, abychom na

něj nezapomněli? Pat: Samozřejmě, to je v pořádku. Facilitátor: Dobře, vynechali jsme ještě nějaké kroky náborového procesu? Sean: Ano. Personální obdrží životopisy, a  že jich dostávají opravdu hodně.

Minulý rok byla jedna volná pozice, na kterou jich dostali přes pět set

– na jediné místo! A museli je všechny jeden po druhém projít. Tu po

zici chtěli lidé z celého světa, byli tam dokonce někteří zájemci z Ruska

a  Kuala Lumpuru. Na personálním museli projít všechny životopisy

a vybrat jen několik fi nalistů. Byla to pro ně těžká práce. Facilitátor: Seane, teď jste toho řekl opravdu hodně. Můžete mi to zestručnit do

jednoho bodu? Hovoříme o krocích náborového procesu. Pokud by to,

co říkáte, byl článek v novinách, jaký by byl jeho titulek? Sean: Myslím, že asi „Personální prochází životopisy a vybírá fi nalisty“. Facilitátor: Děkuji, Seane, mám to zapsané. Je to vše, nebo jsou ještě nějaké kroky? Chris: Poté, co personální vybere fi nalisty, provede kontrolu referencí a  my

z oddělení uděláme s kandidáty pohovory. Na základě tohoto fi nálního

kola vybere oddělení toho nejlepšího. Facilitátor: A zde proces končí, nebo jsou v něm ještě další kroky? Pat: Personální poté samozřejmě vypracuje návrh smlouvy a koordinuje vy

jednávání s kandidátem. Proces končí, jakmile nám kandidát podepíše

smlouvu.


121

Kapitola 6 – TAJEMSTVÍ ZÁZNAMŮ

Tento příklad ukazuje několik tajemství stručného záznamu. Podívejme se na každé z nich zvlášť.

22 – Tajemství udržení stručného záznamu

Používejte šablony, nadpisy a zkratky.

Chcete-li zachovat stručnost zápisů, použijte následující techniky:

 Nabídněte účastníkům šablonu pro jejich odpovědi.

 Použijte nejnižší možný počet slov nezbytný k zajištění toho, že postřehy účast

níků budou jasné, stručné a nebudou záviset na kontextu.

 Používejte na vhodných místech běžné zkratky.

 Pro zkrácení dlouhých poznámek používejte techniku titulku. Nabídněte účastníkům šablonu pro jejich odpovědi Jednou z technik pro zvládání záznamového procesu je dát účastníkům formát pro jejich odpovědi. V příkladu facilitátor požádal o odpověď složenou z podmětu, přísudku a  předmětu. Chris a  Pat s  touto šablonou neměli žádný problém. A  časem se možná chytne i Sean!

Metoda šablony pomůže účastníkům pochopit, které informace po nich chcete. Také vám umožní si je vyslechnout a zjistit, co zapsat. Použijte pouze nezbytný počet slov Jako facilitátor musíte zajistit, aby se vaše záznamy skládaly z toho, co řekli oni, a byly pro čtenáře jasné a stručné. Také nesmějí záviset na kontextu ani předchozích poznámkách.

Abyste těchto cílů dosáhli, nepotřebujete zapsat všechno, co dotyčný řekl. S ohledem na to, jak většina z nás mluví, by záznam celé promluvy dokonce mohl snížit srozumitelnost! Takže můžete třeba zaznamenat například jen první, třetí, čtvrté, sedmé a dvanácté slovo. Klíčové je zajistit, abyste opravdu psali to, co účastníci říkají.

V uvedeném příkladu Pat řekla: „Někde v začátku procesu my z personálního podáme inzerát do novin.“ Facilitátor však může zapsat: „Personální podá inzerát do novin.“ Bylo vyřčeno jedenáct slov a pouze pět skončilo na papíře. A Pat skutečně řekla každé z nich. Používejte na vhodných místech běžné zkratky Další technikou pro řízení zapisovacího procesu je používání zkratek. Při jejich používání však buďte opatrní a dbejte na to, aby byly snadno srozumitelné pro všechny účastníky, a to i o pár dní později, když bude dokumentace dokončená. V uvedeném příkladu by facilitátor mohl použít zkratky pro oddělení (odd.) a personální (pers.).


122

Tajemství facilitace Pro zkrácení dlouhých poznámek používejte techniku titulku Už jste se někdy setkali s účastníkem, který vám přednesl dlouhý a rozvláčný komentář? Stojíte u tabule s fi xem v ruce a nevíte, co napsat. V těchto situacích použijte techniku nadpisu. Můžete říct: „Pokud by váš komentář měl být novinovým článkem, jaký titulek by měl? Můžete pro mě vymyslet titulek vašeho komentáře?“ V  našem příkladu technika titulku celkem efektivně pomohla Seanovi zkrátit jeho výklad z šedesáti osmi slov na sedm.

Technika titulku také může sloužit jako záchranný mechanismus pro facilitátory.

Když všechny ostatní techniky selžou a  vy netušíte, co napsat, můžete se pomocí této metody zachránit. Nezapomeňte ale, že by to měla být pouze technika poslední záchrany, a neměli byste ji tedy používat u každého komentáře. Všechny dříve popsané postupy by vám měly stačit k tomu, abyste techniku titulku nemuseli využívat příliš často.

Pomocí metod popsaných v této části by facilitátor v příkladu „Kroky náborového

procesu“ vytvořil fl ipchart podobný tomu na Obrázku 6.4.

Kroky náborového procesu

Pers. podá inzerát do novin

Odd. zjistí potřebu někoho najmout

Pers. vytvoří popis pozice a inzerát

Odd. interně zveřejní pozici

Pers. prochází životopisy a vybírá fi nalisty

Odd. provede pohovory s fi nalisty

Pers. provede kontrolu referencí

Odd. vybere nejlepšího kandidáta

Pers. Vypracuje návrh smlouvy

Kandidát podepíše smlouvu

Otevřené problémy

1. Je podání inzerátu současně s interním zveřejněním plýtváním penězi?

OBRÁZEK 6.4 – PŘÍKLAD FLIPCHARTU S VÝSLEDKY:

KROKY NÁBOROVÉHO PROCESU


123

Kapitola 6 – TAJEMSTVÍ ZÁZNAMŮ

Vyhněte se zbytečným pauzám během psaní Jak jsme již uvedli dříve, používání – nikoliv zneužívání – tužky vyžaduje, abyste nejdříve psali, poté diskutovali, a abyste zapsali, co řekli účastníci, nikoliv co jste slyšeli. Může se zdát, že výsledkem dodržování těchto strategií mohou být dlouhé pauzy, kdy budete zapisovat své poznámky. Jste však také zodpovědní za tempo sezení, a proto je důležité se během psaní vyvarovat dlouhých odmlk.

Co se obvykle děje, pokud dochází k  dlouhým a  opakovaným pauzám? Dochází k nežádoucímu chování!

 Trpěliví účastníci pravděpodobně počkají, až dopíšete.

 Ti méně trpěliví (často většina) mohou vyplnit tuto pauzu tím, že vám budou

nabízet další odpovědi, aniž byste na to byli připraveni. V důsledku toho budete

muset říct: „Počkejte. Nechte mě dopsat předchozí poznámku.“

 Výmluvnější účastníci si mezi sebou začnou povídat, protože vy jste zaneprázd

nění a oni s vámi nemohou mluvit.

 Agresivnější účastníci mohou být podráždění nízkou efektivitou procesu a začít

vykazovat střední stupeň nežádoucího chování: naštvané povzdechy, provádění

jiné práce během sezení, negativní poznámky o tempu. (O takovém nežádou

cím chování se dozvíte více v kapitole devět.)

23 – Tajemství vyhýbání se pauzám během psaní

Minimalizujte pauzy a nechte účastníky je vyplnit.

Jak se vyhnete pauze během psaní? Použijme následující dialog jako ukázku technik, které můžete využít. Ukázkový dialog: Vyhýbání se pauzám Účastník: Myslím, že bychom měli použít online adresáře ke zvýšení počtu

uchazečů.

Facilitátor: Takže jste řekl, že bychom měli „Použít online adresáře...” K  čemu

přesně? (stále píše)

Účastník: Ke zvýšení počtu uchazečů. Facilitátor: Dobře... ke zvýšení počtu uchazečů. Proč je to důležité? (stále píše) Účastník: No, čím více jich bude, tím lepší máme šanci najít kvalifi kovaného

kandidáta.

Facilitátor: Mám to zapsané. Jaká další vylepšení bychom mohli zvážit?


124

Tajemství facilitace

Vyzkoušejte následujících pět technik k omezení pauz a  jejich vyplnění ze strany

účastníků:

 Zůstávejte poblíž tabulí na psaní, když provádíte brainstorming nebo záznam

seznamu informací. Díky tomu budete připraveni začít rychle psát.

 Začněte psát při prvním „zapsatelném“ slově. Je důležité začít psát co nejdříve

a minimalizovat tak pauzy. Pokud se psaním čekáte, až účastník poznámku do

řekne, automaticky tím odmlku prodloužíte. Současně ale účastníci svou od

pověď na vaši otázku často uvozují, a proto je velmi důležité naslouchat a čekat

na první „zaznamenatelné“ slovo. V uvedeném příkladu chcete zjistit způsoby

zlepšení náborového procesu. U prvního prohlášení účastníka byste začali psát,

jakmile uslyšíte slovo „použít“.

 Opakujte při psaní, co účastník řekl. Jakmile účastník domluví, opakujte při zapi

sování jeho slova. Vaše slova tak vyplní pauzu a pomohou vám udržet si zájem

skupiny.

 Požádejte účastníky, aby svá slova opakovali. Po zopakování toho, co účastník

řekl, ho požádejte o  zopakování dosud nezaznamenaných částí a  pokračujte

v psaní: „Takže jste říkal použít online adresáře... K čemu přesně?“ Možná už

zbytek znáte, ale odpovědí na váš dotaz se vyplní pauza.

 Položte přímou otázku, pokud potřebujete více času. Otázka, jako napří

klad: „Proč je to důležité?“ vám umožní dopsat, zatímco na ni účastník bude

odpovídat.

Po chvíli praxe budete schopní tyto efektivní techniky vyhýbání se pauzám při psaní

používat bez námahy. Dodatečné techniky pro záznam Přidali jsme několik dodatečných technik, které by pro vás mohly být při zaznamenávání informací užitečné. Pokud používáte zapisovatele, nacvičujte Někteří facilitátoři považují za užitečné nechat zapisovat někoho jiného, zatímco oni facilitují. Použití zapisovatele sníží facilitátorovu zátěž a navíc mu umožňuje si se skupinou udržet lepší oční kontakt a fyzickou blízkost.

Pokud budete používat zapisovatele k zaznamenání komentářů na fl ipcharty během

sezení, je důležité, aby zapisovatel plně chápal koncepty používání a nezneužívání tužky. Můžete se zapisovatelem zkusit cvičnou lekci s  použitím jednoho nebo více příkladů uvedených v této kapitole, abyste zajistili, že zapisovatel plně chápe moc ukrytou v tužce.


125

Kapitola 6 – TAJEMSTVÍ ZÁZNAMŮ

Vytvořte plán stěn Vytvořte si plán, který bude znázorňovat, jak budete zavěšovat listy. Plán stěn bude zajišťovat konzistentní přístup, takže budete v průběhu sezení vědět, kde jsou zavěšené jaké listy. Váš plán by měl obsahovat následující:

 Listy fl ipchartu, které by kvůli snadnému přístupu měly viset v  přední části

místnosti (např. základní pravidla, parkovací tabule, cíl sezení).

 Počáteční bod pro zbývající fl ipcharty (např. pravá strana zdi) a směr jejich vy

věšování (např. ve směru hodinových ručiček).

 Listy, které mají být zavěšené jeden pod druhým kvůli úspoře místa na stěnách. Organizace fl ipchartových listů Zajistěte si dostatek fl ipchartových stojanů na to, aby bylo možné prohlédnout si najednou všechny listy patřící k jednomu bodu programu, aniž byste je museli přesouvat nebo otáčet. Když účastníci uvidí pohromadě všechny body související s tématem, získají snadný přehled o dříve uvedených bodech a budou se moci vyhnout opakujícím se komentářům.

U  běžného facilitovaného sezení vám tři fl ipcharty poskytnou dostatek místa pro adekvátní zobrazení všech bodů procesu. Často jsou přijatelné i dva fl ipcharty, jeden ale ve většině případů nestačí.

Pokud si listy připravujete dopředu, ponechte vpředu jeden nebo dva prázdné, abyste neodkryli obsah popsaných listů dříve, než nadejde správný okamžik. Správnou stránku si můžete označit maskovací lepicí páskou nebo malým nalepovacím lístečkem, případně ohněte na prvních dvou listech dole rohy. Pomocí slabé tužky si na listy zapište „taháky“ (které uvidíte jen vy). Opravujte přidáním Při záznamu velkého množství textu na fl ipchart jsou opravy jednoduše nutné. Z toho důvodu si mezi řádky ponechte dostatek místa. Pokud je potřeba něco opravit, udržte čitelnost pomocí zvýrazňovače jiné barvy. Při opravách nepotřebná slova přeškrtněte a  přidejte vysvětlení. Pokud potřebujete přidat svůj komentář, odlište jej od projevů účastníků tím, že ho napíšete do závorek. Kontrola pravopisu Mnoho facilitátorů má při používání fl ipchartů během facilitovaných sezení problémy s pravopisem. Pokud se na něj neustále soustředíte, může skupina ztratit koncentraci, raději tedy vyjděte s pravdou ven a řekněte všem předem, ať na pravopisné chyby nehledí.


126

Tajemství facilitace

Poznámka k českému vydání

V  českých (evropských) poměrech jsou pravopisné chyby tolerovány nesrovnatelně

méně než v USA. Za případné chyby, pokud nevznikly evidentní náhodou, je zvykem

se nejen omluvit, ale i  stydět. Většina našich facilitátorů proto solidně zvládá český

pravopis. Rychlý tip! Pokud máte obavy z pravopisu na svých fl ipchartech, zde je malý tip. V pravém rohu prvního listu nakreslete jasně červený čtverec a skupině vysvětlete: „Toto je tlačítko kontroly pravopisu. Na konci sezení ho zmáčknu a  všechny pravopisné chyby se automaticky opraví. Není tedy důvod k obavám.“ Utrhněte list dokonale Chcete-li odtrhnout list fl ipchartu čistě, přidržte si ho za jeho horní okraj a  zlehka jej natrhněte (2–3 cm) na každé straně. Poté list chyťte na obou stranách a trhněte směrem dolů. Uplatnění tajemství zaznamenávání Tajemství zaznamenávání můžete využívat nejen při facilitovaných poradách, ale také v jiných oblastech. Záznam sezení SMART facilitátoři vědí, že po skončení facilitovaného sezení je potřeba zaznamenat pouze čtyři položky. Když vedete nefacilitovanou poradu, zkuste zaznamenat pouze následující:

1. Učiněná rozhodnutí

2. Zadané činnosti

3. Nevyřešené problémy

4. Relevantní analýza

Záznam rozhodnutí SMART facilitátoři vědí, že záznam diskuse na fl ipchart je skvělá strategie pro soustředění skupiny a zajišťující, že všichni chápou, jaká rozhodnutí učinili. Proto při formálních i  neformálních poradách zkuste k  zaznamenání výsledků použít bílé tabule, fl ipcharty nebo třeba zápisníky. Tak zajistíte, že učiněným rozhodnutím všichni porozumí. Navíc,


127

Kapitola 6 – TAJEMSTVÍ ZÁZNAMŮ

pokud se skupina „zasekne“ a  má problém rozhodnout se mezi dvěma alternativami, můžete zaznamenat informace o každé variantě tak, aby je všichni viděli a mohli se soustředit na hlavní rozdíly. Vytvoření konzultačního návrhu s klientem SMART facilitátoři chápou, jaká síla tkví v doporučeních, která členové skupiny vytvoří společně. Vytvářejí je oni, rozumějí jim oni a přijímají je oni. V obchodní situaci můžete stejnou sílu získat zformováním návrhu spolu s vaším klientem. Můžete použít následující kroky. (Pro zjednodušení jsem použil příklad konzultačního návrhu.)

1. Ke konci pohovoru se zadavatelem projektu použijte fl ipchart nebo tabuli

a uveďte klíčové výsledky.

2. Navrhněte plán úkolů k vytvoření výsledků.

3. Konzultujte s klientem, kdo se bude podílet na kterém úkolu a po jak dlouhou

dobu.

4. Spolu s  klientem vytvořte střízlivý odhad počtu hodin, jaký zakázka zabere.

Abyste získali hrubý odhad ceny, vynásobte ho hodinovou sazbou.

5. Pokud se klientovi cena nebude líbit, nechejte ho navrhnout aktivity, které by

bylo možné omezit nebo snížit.

6. Prodiskutujte datum zahájení a proces rozhodování.

Když váš klient vytvoří návrh společně s vámi, pochopí všechny jeho kroky a větši

nou vše potřebné podpoří. A jestliže návrh překračuje jeho rozpočet, s větší pravděpodobností se poohlédne po alternativních způsobech fi nancování. Facilitátorův kontrolní seznam pro záznamy

 Během facilitovaného sezení je důležité zaznamenat následující:

▶ Rozhodnutí provedená během sezení.

▶ Činnosti zadané během sezení.

▶ Nevyřešené problémy vzniklé během sezení.

▶ Relevantní analýza a poznámky zapsané během sezení.

 Chcete-li se vyhnout zneužití moci ukryté v tužce, postupujte takto:

▶ Vždy nejdříve pište a až poté diskutujte.

▶ Napište, co účastníci řekli, nikoliv co jste slyšeli.

▶ Pište tak, aby to skupina mohla přečíst.

▶ Ptejte se, nesdělujte.


128

Tajemství facilitace

 Pro zvládnutí zapisovacího procesu:

▶ Nabídněte účastníkům šablonu pro jejich odpovědi.

▶ Použijte nejnižší možný počet slov nezbytný k  zajištění toho, že postřehy

účastníků budou jasné, stručné a nebudou záviset na kontextu.

▶ Používejte na vhodných místech běžné zkratky.

▶ Pro zkrácení dlouhých poznámek používejte techniku titulku.

▶ Vyhýbejte se pauzám během psaní.  Chcete-li se během psaní vyhnout pauzám:

▶ Zůstávejte poblíž tabulí.

▶ Začněte psát při prvním „zapsatelném“ slově.

▶ Opakujte při psaní, co účastník řekl.

▶ Požádejte účastníky, aby svá slova opakovali.

▶ Položte přímou otázku.  K dalším technikám záznamu patří tyto:

▶ Pokud používáte zapisovatele, nacvičujte.

▶ Vytvořte plán stěn.

▶ Zajistěte si dostatek fl ipchartových stojanů, aby bylo možné si prohlédnout

všechny listy jednoho bodu programu najednou.

▶ Opravujte přidáním.

▶ Utrhněte list dokonale.




       
Knihkupectví Knihy.ABZ.cz - online prodej | ABZ Knihy, a.s.
ABZ knihy, a.s.
 
 
 

Knihy.ABZ.cz - knihkupectví online -  © 2004-2019 - ABZ ABZ knihy, a.s. TOPlist