Kniha + CD: Působivé prezentace -- v PowerPointu 2007 - Cliff Atkinson

KAPITOLA 9 PŘÍKLADY PŮSOBIVÝCH PREZENTACÍ V této kapitole:

Seznámíte se s řadou příkladů působivých prezentací

Uvidíte, jak základní principy vytváření působivých prezentací vypadají po aplikování

na různá témata

Inspirujete se při aplikování nových technik do svých prezentací Tato kniha doposud na jednom příkladu předváděla, jak je možné uplatnit koncept působivých prezentací. V kapitole 4 jste se dozvěděli, jak s pomocí prvního dějství dějové osnovy vybrat konkrétní myšlenky, které budete prezentovat pracovní paměti posluchačů v prvních pěti snímcích prezentace. V kapitole 5 jste se dozvěděli, jak vás druhé dějství provede procesem nastavení priorit a pořadí ve zbývajících snímcích. Kapitola 6 uvedla návod, jak nastavit obrazový scénář a přednes v aplikaci Microsoft Offi ce PowerPoint 2007 a kapitola 7 ukázala některé z mnoha způsobů, jak načrtnout obrazový scénář. V kapitole 8 nakonec vše vyústilo při nastavování vlastního rozložení souvisejícího s prioritou snímků. Přidali jste zde konkrétní grafi ku, která vyhovuje vám, nadpisům i posluchačům. Přestože v těchto kapitolách byla jako příklad uvedená jediná prezentace, můžete stejný proces vytváření působivých prezentací aplikovat pro vyjádření jakéhokoli tématu a vést pracovní paměť posluchačů k porozumění. JAKÉ DALŠÍ PŘÍKLADY UVIDÍME? Při vytváření působivých prezentací může vzniknout nekonečné množství verbálních a vizuálních variací. V této kapitole se seznámíte s více příklady využití působivých prezentací aplikovaných do řady různých témat a účelů. Uvidíte, jak by například mohla prezentace vypadat, jestliže:

Budete při zahajovací řeči během soudního řízení představovat případ porotě (tuto

prezentaci budeme pro zjednodušení dále nazývat Soud).

Budete seznamovat svůj tým s průběhem dokončování projektu (tuto prezentaci bude

me pro zjednodušení dále nazývat Plán).

„

„

„

„

„

259

Budete pro své klienty shrnovat výsledky výzkumu trhu (tuto prezentaci budeme pro

zjednodušení dále nazývat Analýza).

Budete aktualizovat a získávat podporu nadřízeného pro svou činnost (tuto prezentaci

budeme pro zjednodušení dále nazývat Zpráva).

Budete vyučovat studenty novému tématu (tuto prezentaci budeme pro zjednodušení

dále nazývat Vyučování).

Budete prodávat klientovi služby své společnosti (tuto prezentaci budeme pro zjedno

dušení dále nazývat Argument). Protože je obsah této knihy omezený, uvádějí příklady v této kapitole vybrané části dějových osnov, obrazových scénářů a snímků, a zaměřují se spíše na rozhodující první dějství a snímky Akce a Klíčový bod, než na snímky Vysvětlení a Podrobnosti obsahující vlastní konkrétní fotografi e, tabulky, grafy, snímky obrazovky a diagramy. Všechny prezentace byly vytvořené stejným procesem popsaným v této knize, přesto každá vypadá úplně jinak. Stejně tak i prezentace vyjadřuje vaše vlastní porozumění konkrétním posluchačům, a tím určuje slova, která budete psát do dějové osnovy, grafi ku, již budete přidávat do obrazového scénáře, a způsob, kterým prezentaci přednesete. Jako u příkladu prezentace z oboru fi nančních služeb popsané v předchozích kapitolách této knihy se příkladové prezentace v této kapitole drží omezení limitovaného rozpočtu. Uvidíte z nich, jak uplatnit internetovou fotobanku a svou vlastní kreativitu. Pokud máte větší rozpočet nebo můžete spolupracovat s profesionálním grafi kem, pravděpodobně dokážete vytvořit ještě lepší prezentaci. Pokud se vám bude zdát, že je přidávání grafi ky do obrazového scénáře zábavné a poměrně snadné, je to pouze díky náročné práci vynaložené v dějové osnově. Pokud není přidávání grafi ky vaší silnou stránkou, spolupracujte s ostatními, kteří vám mohou pomoci. Určitě se podívejte na webové stránky www.beyondbulletpoints.com, získáte zde neustálý přísun grafi ckých nápadů vytvořených pro ulehčení své práce. PŘEDSTAVENÍ PŘÍPADU POROTĚ – PREZENTACE SOUD Na začátku této knihy byl v kapitole 1 popsán příklad prezentace předvedené před soudem a vytvořené podle konceptu působivých prezentací, o které psaly novinové články. Stojí za to rychle nahlédnout, proč byly první snímky této prezentace tak působivé. Nemusíte zrovna přednášet zahajovací řeč před soudem, abyste v tomto příkladu objevili myšlenku procesu. Přemýšlejte, jak můžete napsat vlastní stručná a jasná slova do prvního dějství dějové osnovy a aplikovat stejně efektivně, a přitom jednoduše, vizuální techniky do svého vlastního obrazového scénáře. První dějství: Základ vyprávění klasického příběhu V kapitole 4 bylo vysvětleno, že na začátku prezentace čelíte nelehké výzvě. Nejen že je zapotřebí sestavit osnovu napomáhající pracovní paměti posluchačů porozumět, co bude násle

„

„

„

„

260 PŮSOBIVÉ PREZENTACE V POWERPOINTU 2007

KAPITOLA 9 | PŘÍKLADY PŮSOBIVÝCH PREZENTACÍ

dovat, ale také s nimi navázat emocionální spojení. Mark Lanier, právní zástupce žalobkyně, který prezentoval svou zahajovací řeč podle působivých prezentací, viz kapitola 1, dokázal obojí způsobem strukturování myšlenek v prvním dějství dějové osnovy, viz obrázek 9.1. Stanovil tím vlákno příběhu a strukturu, která pomohla porotcům porozumět případu. Přestože jsou tato slova v prvním dějství stručná, dávají dobrý příklad, jak řada krátkých sdělení podporuje přesvědčivý vizuální příběh v aplikaci PowerPoint. Při vytváření vlastních sdělení v prvním dějství mějte na paměti, že je velmi důležité, aby první dějství bylo správně uspořádané. Pokud dobře znáte své posluchače a napíšete správná slova, zasáhnete cíl stejně jako právní zástupce v tomto příkladu. Pokud do prvního dějství vložíte jen malé úsilí a použijete nevhodná slova, minete se účinkem.

Poznámka: Všimněte si, že nadpisy kategorií ve druhém dějství byly v tomto příkladu upra

veny z Klíčový bod na Motiv případu a z Podrobnosti na Důkazy. Další příklady v této kapitole

jsou rovněž uzpůsobené obsahu prezentace, viz část „Tip 3: Přizpůsobte záhlaví sloupců ve

druhém dějství své profesi“ v kapitole 5. Snímek Prostředí ve fotografiích Nadpis snímku Prostředí v dějové osnově „Bob Ernst je mrtev“ rychle zorientoval porotce v obsahu případu – Bob Ernst zemřel na srdeční záchvat. Jak bylo popsáno v kapitole 1, toto jasné a přímé sdělení je základem snímku Prostředí, který v tomto příkladu zahrnuje tři variace jedné fotografi e. Na obrázku 9.2 je tato fotografi e prezentovaná ve třech snímcích. Nadpisy všech snímků prvního dějství jsou v tomto i v ostatních příkladech v této kapitole skryté. Nadpisy ve většině druhého dějství by měly být viditelné, protože důkladně vysvětlují nové informace na snímcích Vysvětlení a Podrobnosti, ale v prvním dějství nejsou nadpisy podstatné. V prvé řadě zde emocionálně působíte na posluchače, a jako vždy přednesete verbální informace časově sjednocené s vizuálními snímky. Během vyprávění příběhu o Carol a Bobovi nad první fotografi í na plátně dodal Mark tomuto obrázku smysl. Porotci se zde mohli emocionálně vžít do situace Boba a Carol, protože na každého nějak zapůsobily podobnosti jejich společného života. Tento pocit z prvního snímku byl náhle vizuálně narušen odstraněním pozadí na druhém snímku. Signalizovalo to, že

Obrázek 9.1 První

dějství příkladové

prezentace Soud

261

PŘEDSTAVENÍ PŘÍPADU POROTĚ – PREZENTACE SOUD

se má stát něco neočekávaného. Třetí snímek je hluboce dojímavý, protože Carol na něm

najednou vizuálně zůstane sama, pouze s prázdným obrysem rámujícím místo, kde býval

její manžel. Přesto že je pořadí snímků velice jednoduché, má pronikavý účinek. Přemýšlíte

li, co psát a jak ilustrovat snímek Prostředí, uvažujte, jak byste mohli pomocí jednoduchého

příběhu a fotografi e rychle nasměrovat posluchače stejně důvtipným způsobem.

Snímky prvního dějství v prezentaci Soud

Ve fi ktivním příběhu je hlavním hrdinou ten, koho diváci zpovzdálí pozorují. Ale v oprav

dové působivé prezentaci zapisujete obsah nadpisu Role do prvního dějství, abyste zvýšili

zájem posluchačů tím, že jim zde v centru děje přidělíte roli. Přenesením předchozí foto

grafi e s černým obrysem Boba, viz vlevo nahoře na obrázku 9.3, určil Mark ve snímku Role

(vpravo nahoře) porotce jako vyšetřující detektivy jednoduchou frází Místo činu: Angleton,

která ilustruje skrytý nadpis „Nyní budete sledovat důkazy stejně, jako vyšetřující detektivo

vé“. Mark věděl, že s touto technikou naváže kontakt s posluchači, protože mnoho porotců

uvedlo v písemném dotazníku, že rádi sledují detektivní fi lmy v televizi. Během vytváření

a ilustrování nadpisu Role uvažujte, jakými slovy a obrázky byste mohli rychle uvést poslu

chače přímo do děje stejně efektivním způsobem.

Aby zachoval formu klasického příběhu popsanou v kapitole 4, představil Mark ve svém dal

ším kroku ve snímku Bod A hlavní osoby a problémy, kterým čelí. V tomto případě Mark

stanovil výzvu pro porotce ve skrytém titulku: „Důkazy vás povedou do farmaceutické spo

lečnosti“, ilustrovaném fotografi í kancelářské budovy jako na obrázku vlevo dole. Představil

tak problém vyjádřený v nadpisu snímku Bod A – překážku nebo událost, před kterou stojí

hlavní postava. Zde začíná akce, která posouvá příběh kupředu. V tomto případě Mark jako

překážku uvedl důkazy, které budou „detektivové“ nyní muset sledovat. Aby ale tento pro

blém úplně defi noval, musel Mark porotcům předložit druhý rozhodující prvek – Bod B, ke

kterému se porotci potřebují dostat. V dějové osnově jej vyjadřuje nadpis „Chcete v tom

to případu pomoci spravedlnosti.“ Obrázek kladívka (vpravo dole) doprovázený Markovým

Obrázek 9.2 Snímek Prostředí seznámil porotce s poutavým příběhem

262 PŮSOBIVÉ PREZENTACE V POWERPOINTU 2007

KAPITOLA 9 | PŘÍKLADY PŮSOBIVÝCH PREZENTACÍ

vyprávěním upozorňuje na problém, kterému porotci čelí: seznámí se s důkazy proti společ

nosti (Bod A), ale poté budou chtít pomoci spravedlnosti (Bod B).

Základní struktura tradičních prezentací jen zřídka zapojuje posluchače emocionálně.

Ponechává je, aby sami zjistili, proč se jich informace týká. Markova prezentace ale s pomocí

prvního dějství dějové osnovy efektivně převzala techniku příběhu a osobně zapojila poslu

chače do tématu. Při vytváření mezery mezi snímky Bod A, ve kterém porotci stojí, a Bod B,

k němuž se chtějí dostat, Mark čerpal ze základních prvků klasické struktury děje – nevy

řešené napětí. Lidé se při takovém napětí necítí příjemně a hledají řešení vybízející hlavní

postavu k akci. Představením problému Mark porotce zapojil jak emocionálně, tak intelek

tuálně, a odpověděl na nejobtížnější otázku, kterou posluchači kladou přednášejícímu: „Co

z toho pro nás vyplývá?“

Snímky Akce a Klíčový bod v prezentaci Soud

S pomocí prvního dějství dějové osnovy Mark nezanechal posluchače na pochybách, jak

se dostat z Bodu A do Bodu B. V kapitole 1 bylo podrobně popsáno, že snímek Akce vlevo

nahoře na obrázku 9.4 obsahuje výtah celé prezentace do jednoho snímku podle skrytého

nadpisu „Sledujte tři části případu a rozhodněte o spravedlnosti pro paní Ernstovou.“ Na tří

dílném vzorci motiv + způsob provedení = oběť představil Mark porotcům obrovské množství

nových informací jednoduše očíslované 1–2–3. Motiv vyšetřování vraždy je pro porotce dob

ře známou strukturou, stejně tak jim bude připadat snadné porozumět tomuto případu.

Obrázek 9.3 Snímky Prostředí, Role, Bod A a Bod B v prezentaci Soud

263

PŘEDSTAVENÍ PŘÍPADU POROTĚ – PREZENTACE SOUD

Mark dále vytvořil druhé dějství dějové osnovy a rozdělil v něm příběh tohoto případu do

tří přibližně stejných nadpisů Klíčových bodů (Téma případu), jejichž vysvětlování zabere

stejné množství času. Každý příslušný snímek Klíčový bod postupuje podle číslování 1–2–

3 současně se zvětšenou verzí jednotlivých ikon ze snímku Akce. Každý obrázek na těch

to snímcích byl pečlivě vybrán, aby vedl vizuální podstatu každého nadpisu Klíčový bod.

Při vytváření jednotlivých nadpisů Klíčový bod v dějové osnově provádíte výtah a shrnujete

všechny následující příslušné snímky Vysvětlení a Podrobnosti. Každý obrázek Klíčový bod

zde v obrazovém scénáři nyní také slouží jako vizuální výtah a shrnutí všech příslušných

následujících snímků Vysvětlení a Podrobnosti.

Zde je jednoduše, ale účinně, ilustrováno, že myšlenky, obrázky a přednes týkající se snímků

Klíčový bod, jsou nejdůležitějšími myšlenkami, které si posluchači mají začlenit do své dlou

hodobé paměti. Podobným způsobem budete chtít co nejlépe využít svou kreativitu a nápady

při navrhování snímků prvního dějství a Klíčový bod, protože reprezentují verbální a vizuál

ní základ nejdůležitějších informací, které chcete sdělit.

Pomocí dobře známé dějové struktury ve snímcích Akce a Klíčový bod vyřešil Mark nejob

tížnější komunikační problém, kterému čelí každý přednášející – jak ulehčit posluchačům

porozumět novým informacím. Kapitola 2 popisuje, že ve skutečnosti bohužel nemůžete jed

noduše nalít informace do myslí posluchačů, kteří by je tak jednoduše pochopili. Pracovní

paměť posluchačů může být rychle přetížena, pokud je pro ně příliš informací neznámých

Obrázek 9.4 Snímky Akce a Klíčový bod v prezentaci Soud

264 PŮSOBIVÉ PREZENTACE V POWERPOINTU 2007

KAPITOLA 9 | PŘÍKLADY PŮSOBIVÝCH PREZENTACÍ

nebo pokud jim nejsou vhodně prezentovány. Mark tento problém vyřešil a zvýšil schopnost svých posluchačů porozumět tomuto případu tím, že vylíčil nové informace týkající se případu v prvním a druhém dějství pomocí posluchačům již známé osnovy příběhu – motivu vyšetřování vraždy. Grafi ka v těchto snímcích byla vytvořena pomocí obrázků z webové fotobanky iStockphoto, rodinných fotografi í a nástrojů kreslení v aplikaci PowerPoint. Tato prezentace je vhodným příkladem, jak jednoduchá vizuální úroveň působivých prezentací nabízí několik vodítek, za kterými existuje důmyslná verbální strategie, a přesto je účinek tohoto přístupu velmi opravdový a působivý. Až do svých verbálních struktur vytvořených podle tohoto konceptu přidáte jednoduché vizuální úrovně, budou podobné výsledky i ve vašich prezentacích. PRŮBĚH DOKONČOVÁNÍ PROJEKTU – PREZENTACE PLÁN Příklad prezentace Soud ukázal řadu verbálních a vizuálních technik, které můžete aplikovat do svých prezentací, i když do soudní místnosti nikdy nevstoupíte. V další příkladové prezentaci Plán si zkuste sami sebe představit jako vedoucího týmu během dokončování projektu. Podle tohoto scénáře má vaše skupina dokončit tento úkol do určitého termínu, ale kvůli problémům se může projekt zpozdit. Většina lidí z týmu pracuje ve stejné kanceláři, takže jim tuto verzi budete přednášet osobně nazítří ráno. Ostatní členové týmu pracují v jiných městech, jim tedy přednesete stejnou prezentaci nazítří odpoledne pomocí nástroje pro webovou konferenci. Vytváření prvního dějství dějové osnovy Před začátkem vytváření dějové osnovy jste od svých posluchačů zjistili, že všichni sdílejí kvůli zpoždění projektu pocity frustrace. Jako zkušený projektový manažer také víte, v čem základní problém spočívá a jak je možné jej vyřešit. Vyjádření ve snímku Prostředí, viz obrázek 9.5, potvrzuje, že „Závodíme s časem, abychom dokončili tento projekt a získali bonusy“. Zmínka o bonusech přímo konstatuje to, na čem mají posluchači osobní zájem. Na náčrtcích obrazového scénáře, viz obrázek 9.6, se odkaz na slovo „závodíme“ ve snímku Prostředí objevuje jako motiv skupiny závodících lidí (vlevo nahoře). Pamatujte, že uvedení motivu do působivých prezentací není jen příjemným doplňkem do dějové osnovy a snímků,

Obrázek 9.5 První

dějství příkladové

prezentace Plán

265

PŘEDSTAVENÍ PŘÍPADU POROTĚ – PREZENTACE SOUD

ale spíše strategií, jak dobře známou verbální a vizuální osnovu z dlouhodobé paměti poslu

chačů využít pro přenesení nových informací do jejich pracovní paměti.

Nadpis snímku Role v dějové osnově prohlašuje: „Nevyřešené problémy nás ale stále vra

cejí zpět na startovní čáru.“ Ve snímku Role jsou stopky nastaveny na čas 0 minut a ozna

čují tak začátek závodu (vpravo nahoře). Nadpis ve snímku Bod A tento motiv dále rozvádí

a posluchače upoutává vizuálním popisem „V cestě stojí několik překážek“ s jejich náčrtky

na snímku Bod A (vlevo dole). Na snímku Bod B (vpravo dole) je zobrazen závodník, který

tyto překážky překonal, a cíl, který vizuálně ilustruje nadpis „Dosáhneme cíle, pokud pře

kážky překonáme“.

Vyhledání a přidání vhodné grafiky do prezentace Plán

Pokud máte jako v tomto případě omezený rozpočet, vyplatí se věnovat několik minut času

a rychle prohlédnout dostupné grafi cké zdroje předtím, než si tento motiv vyberete pro dějo

vou osnovu a náčrtky. Můžete mít skvělý nápad na motiv, ale pokud nemáte k dispozici gra

fi ku, nebude vizuálně reálný. V některých webových fotobankách je vám při hledání vhodné

grafi ky k dispozici velmi užitečný nástroj lightbox. Ten můžete využít pro dočasné uklá

dání fotografi í na jednom místě, dokud je nebudete chtít použít, aniž byste se tím zavázali

k zakoupení autorských práv. Ve webové fotobance iStockPhoto si například můžete vytvořit

vlastní lightbox s názvem Prezentace Plán. Abyste zachovali motiv závodu z příkladové pre

zentace Plán, vyhledávejte termíny jako „překážky“, „závodníci“, a „cílová páska“ (anglické

Obrázek 9.6 Náčrtky snímků Prostředí, Role, Bod A a Bod B v prezentaci Plán

266 PŮSOBIVÉ PREZENTACE V POWERPOINTU 2007

KAPITOLA 9 | PŘÍKLADY PŮSOBIVÝCH PREZENTACÍ

výrazy pro tyto termíny jsou „hurdles“, „runners“ a „fi nish line“). Pokud uvidíte fotogra

fi i, která se vám zalíbí, klepněte dole pod fotografi í na tlačítko Add To Lightbox (Přidat do

Lightboxu). V zobrazeném okně vyberte lightbox Prezentace Plán a poté klepněte na tlačítko

Add (Přidat). Po ukončení vyhledávání otevřete tento lightbox, uvidíte zde na jednom místě

miniatury všech vyhledaných obrázků, viz obrázek 9.7.

Snímky prvního dějství v prezentaci Plán

Výsledkem vyhledávání slova „závodníci“ ve webové fotobance iStockphoto je řada obrázků

esteticky vhodných pro posluchače. Přidejte tedy jeden do snímku Prostředí, viz vlevo naho

ře na obrázku 9.8, a poté schovejte nadpis za fotografi i, stejně jako v ostatních snímcích prv

ního dějství. Poté vyhledejte slovo „stopky“ a přidejte tuto fotografi i do snímku Role (vpravo

nahoře). Výsledkem vyhledávání u slova „překážky“ nebyla fotografi e se třemi překážkami, jak

bylo předem zamýšleno v náčrtku, ale fotografi e s jednou překážkou. Tato fotografi e bude do

snímku Bod A vhodná (vlevo dole). Ani vyhledávání slova „cílová páska“ nebylo příliš úspěš

né. Vypomůžete si ale obrázkem běžecké dráhy s pruhem přidaným pomocí nástrojů kreslení

aplikace PowerPoint 2007, do kterého přidáte slova Cílová páska, viz snímek Bod B dole vlevo.

Obrázek 9.7 Nástroj Lightbox ve webové fotobance iStockphoto

267

PRŮBĚH DOKONČOVÁNÍ PROJEKTU – PREZENTACE PLÁN

Z těchto příkladů je zřejmě, že ne vždy se vám podaří nalézt perfektní fotografi i na místo svých

náčrtků, ale s velkou pravděpodobností se vám podaří nalézt něco vhodného.

Již dříve bylo popsáno, že snímek Bod A je rozhodující. Je důležité v něm posluchačům nazna

čit, že se jich problém dotýká. Abyste se o tom během předvádění snímku Bod A přesvědčili,

zeptejte se posluchačů: „Jaké problémy se domníváte, že vám stojí v cestě?“ Pokud máte počí

tač Tablet PC, napište poté jejich odpovědi přímo na obrazovku, například „dlouhá pracovní

doba“, „zbytečné schůzky“, nebo „příliš e-mailů“, viz vlevo dole na obrázku 9.8. Dynamika

prezentace se tím změní, protože nebudete říkat svým spolupracovníkům, co mají za problé

my, oni to budou říkat vám. Až přejdete ke snímku Bod B (vpravo dole), můžete poslucha

če ujistit: „Ano, tohle vše jsou problémy a musíme je jeden po druhém překonat, abychom

dosáhli cíle.“

Snímky Akce a Klíčový bod v prezentaci Plán

Přesto že jste ve snímku Bod A představili rámec příběhu, z vlastního výzkumu a zkušeností

projektového manažera také víte, že musíte překonat základní překážky defi nované jako tři

Klíčové body v dějové osnově, viz obrázek 9.9.

Motiv závodění přeneste do náčrtku snímku Akce, viz vlevo dole na obrázku 9.10 a na kaž

dou překážku načrtněte čísla 1, 2 a 3. Číslování přeneste na každý snímek Klíčový bod (vpra

vo nahoře, vlevo dole a vpravo dole) a označte tím, o které překážce v pořadí budete v této

části prezentace hovořit.

Obrázek 9.8 Snímky Prostředí, Role, Bod A a Bod B v prezentaci Plán

268 PŮSOBIVÉ PREZENTACE V POWERPOINTU 2007

KAPITOLA 9 | PŘÍKLADY PŮSOBIVÝCH PREZENTACÍ

Protože ve všech třech snímcích Klíčový bod bude stejná fotografi e překážky, vytvořte vlastní

rozložení Klíčový bod obsahující tuto fotografi i, jak bylo vysvětleno v části „Tip 3: Využijte

vlastní rozložení pro přidávání stejné grafi ky do souvisejících snímků“ v kapitole 8. V tomto

případě použijte fotografi i překážky ze snímku Bod A, jen ji přesně ořízněte a umístěte ji do

levé části rozložení rozdělené obrazovky, viz obrázek 9.11.

Vraťte se zpět do zobrazení Normální snímku Akce a přidejte tři fotografi e překážky, na

snímky Klíčový bod aplikujte nové vlastní rozložení a do zástupců Obrázek přidejte foto

grafi e, viz obrázek 9.12. Pokud máte počítač Tablet PC, napište během prezentování snímku

Akce (vlevo nahoře) na obrazovku pod jednotlivé překážky perem čísla 1, 2 a 3 a popište nad

pis „Překonejte všechny překážky a vyhrajeme tento závod“.

Až přejdete k prvnímu snímku Klíčový bod, napište do prázdného místa nad fotografi i pře

kážky slova Ohnisko problému. Téma přitom přizpůsobte tomu, co vám posluchači řek

li u snímku Bod A a vysvětlete nadpis, zde ve snímku zkrácený z původního „Překonejte

ohnisko problému každodenní kontrolou plánu“ (vpravo nahoře). Poté napište do druhé

Obrázek 9.9 Druhé dějství dějové osnovy v prezentaci Plán

269

PRŮBĚH DOKONČOVÁNÍ PROJEKTU – PREZENTACE PLÁN

Obrázek 9.10 Náčrtky snímků Akce a Klíčový bod

Obrázek 9.11 Vytvoření vlastního rozložení pro snímky prvního dějství

270 PŮSOBIVÉ PREZENTACE V POWERPOINTU 2007

KAPITOLA 9 | PŘÍKLADY PŮSOBIVÝCH PREZENTACÍ

ho snímku Klíčový bod slovo Komunikace (vlevo dole) a přitom vysvětlete nadpis na tomto snímku zkrácený z původního „Překonejte překážku v komunikaci přímým rozhovorem“. Jako poslední napište do třetího snímku Klíčový bod výraz „Dvojnásobné úsilí“, který se týká nadpisu „Překonejte zbytečně dvakrát vynaložené úsilí kontrolou plnění úkolů v intranetu“.

Poznámka: Nadpisy byly ve snímcích Klíčový bod zkráceny, aby na obrazovce uvolnily místo,

do kterého můžete psát v počítači Tablet PC perem a zvýšit tak zájem posluchačů – pokud

počítač Tablet PC nemáte, vložte místo toho textové pole. Při vytváření náčrtků do zbývajících snímků Vysvětlení a Podrobnosti využijte řadu grafi ckých možností popsaných v kapitole 7, jak načrtnout nadpisy snímků a poté přidat grafi - ku, viz obrázek 9.13. V předcházejících kapitolách jste se dozvěděli, že tyto obrázky mohou obsahovat fotografi e, snímky obrazovky, diagramy, grafy nebo jiné mediální prvky. Do svého vlastního rozložení pro snímky Vysvětlení a Podrobnosti přidejte navigační panel, který bude vodítkem v organizaci prezentace a současně logicky povede vizuální motiv ve formě překážky v pravém dolním rohu každého snímku. Tyto dokončené snímky obsahují fotografi e z fotobanky iStockphoto a vyjadřují tak obsah nadpisů. Fotografi e na snímku Vysvětlení (vlevo nahoře) vyplňuje celou obrazovku, do nadpisového pole byla přidána barva výplně, aby byl text čitelný. Snímek Podrobnosti s organizačním grafem (vpravo nahoře) obsahuje přidané šipky, které naznačují „reorganizaci“ v nadpisu. Snímek Podrobnosti s kancelářskými budovami (vlevo dole) obsahuje duplikovaObrázek 9.12 Snímky Akce a Klíčový bod s přidanou grafikou

271

PRŮBĚH DOKONČOVÁNÍ PROJEKTU – PREZENTACE PLÁN

nou fotografi i kancelářské budovy a přidanou šipku, která ilustruje „nové oddělení“. Snímek Podrobnosti s osobou provádějící jógový cvik ilustrující výraz „musíme být fl exibilní“ by mohl některým posluchačům připadat příliš hravý, ale v této prezentaci pro skupinu v rámci fi rmy je velmi vhodné představit vizuální smysl pro humor.

Tip: Webová fotobanka obvykle nabízí licencovanou grafiku v rozdílných velikostech. Obecně

si například na webových stránkách iStockphoto můžete zakoupit fotografii v malé velikosti

s rozlišením 72 dpi, která vyhovuje prezentování na obrazovce, a ve velikosti, jež normálně

vyplní obrazovku aplikace PowerPoint s rozměry 19 x 25,4 cm. Pozorně si před zakoupením

přečtěte celou licenční dohodu a specifikaci velikostí grafiky a ujistěte se, že ji budete moci

vhodně použít.

Obrázek 9.13 Náčrtky

a dokončené příklady

snímků Vysvětlení

a Podrobnosti

272 PŮSOBIVÉ PREZENTACE V POWERPOINTU 2007

KAPITOLA 9 | PŘÍKLADY PŮSOBIVÝCH PREZENTACÍ

Přednes prezentace Plán na dálku

Až budete následující den přednášet stejnou prezentaci ostatním členům týmu prostřed

nictvím webové konference, budete prezentovat s pomocí webového prohlížeče, telefonu

nebo počítačového mikrofonu a reproduktorů. V takovémto virtuálním prostředí nemůžete

samozřejmě využít tabuli ani žádná jiná média nezobrazující se na obrazovce. Můžete ale

využít doplňující nástroje nabízené těmito službami, jako například Microsoft Offi ce Live

Meeting. Například při prezentování předchozího snímku Bod A pomocí aplikace Live

Meeting se posluchačů zeptejte na stejnou otázku kromě toho, že nyní do tohoto snímku

uděláte poznámky pomocí nástrojů této konzoly a vložíte textová pole pro záznam komentá

řů posluchačů, viz obrázek 9.14. Dále můžete v aplikaci Live Meeting umožnit hlasování, kdy

respondenti budou hlasovat při vašich otázkách nebo budou používat informační tabuli, do

které můžete pro všechny zapisovat poznámky z konverzace.

Působivé prezentace obzvláště dobře fungují v prostředí online schůzek, protože svým vizu

álně zajímavým stylem vyvažují chybějící osobní dynamiku. Využitím vestavěných nástrojů

také zaujmete a zapojíte posluchače, protože budete mít přesnou představu o místě jejich

využití – například ve snímcích Bod A a Bod B a současně ve snímcích Klíčový bod.

Obrázek 9.14 Využití aplikace Microsoft Office Live Meeting při prezentování snímku Bod A s přidanými

textovými poli

273

PRŮBĚH DOKONČOVÁNÍ PROJEKTU – PREZENTACE PLÁN

OZNÁMENÍ VÝSLEDKŮ – PREZENTACE ANALÝZA

Po získání zkušeností s prezentováním působivých prezentací se v následujícím příkladu

objeví nový úkol – sdělit výsledky vámi provedeného výzkumu trhu klientovi v prezentaci

nazvané Analýza. Objem prodeje tohoto klienta se snížil, a proto požádal vaši fi rmu o pomoc

při průzkumu trhu. Tento typ prezentace obsahující kvantitativní informace se typicky nazý

vá „datová“ prezentace.

Na základě výsledků výzkumu uveřejněných v kapitole 2 je ironické, že mnoho tradičních

„datových“ prezentací v aplikaci PowerPoint ve skutečnosti není založeno na výsledcích

výzkumů. Tyto prezentace plně odpovídají mýtům, že je jednoduše možné „navézt“ data do

myslí posluchačů a ti je tak pochopí. Neberou žádné ohledy na důležitost respektování ome

zení pracovní paměti během prezentování nových informací, synchronizaci vizuálního a ver

bálního kanálu a upoutávání pozornosti posluchačů specifi ckými způsoby. Na druhé straně

působivé prezentace tato prověřená fakta přejímají a souhlasí s myšlenkou, že nic takového

jako „datová“ prezentace neexistuje – existují pouze prezentace „poznávací“. O porozumění

rozhodují mysli posluchačů, ne data.

První dějství prezentace Analýza, viz obrázek 9.15, je příkladem, jak dramaticky se může lišit

vzhled původní „datové“ prezentace, když upravíte její strukturu podle působivých prezen

tací. V tomto příkladu nadpis Prostředí souhrnně vyjadřuje, že jste byli najati klientem pro

průzkum trhu, protože „Objem prodeje loni v nejlukrativnějším segmentu trhu zcela propa

dl“. Prohlášení v následujícím snímku Role uvádí posluchače na správné místo jako hlavní

postavy tohoto příběhu: „Požádali jste nás, abychom důkladně prošli výsledky a analyzovali

situaci.“ Prohlášení v nadpisu Bod A vysvětluje předpokládaný problém klienta: „Vyčerpali

jste volné peněžní prostředky.“ Bod B poté pokračuje a potvrzuje klientovi: „Potřebujete stra

tegii pro znovunabytí zisků.“ Co by měli posluchači udělat, aby se dostali z Bodu A do Bodu

B? Podle vyjádření ve snímku Akce „Čerpejte ze tří neobjevených zdrojů příjmů a získejte

novými způsoby nové zákazníky“.

Pokud vám to pomůže, přejmenujte si pro tento typ prezentace záhlaví sloupců ve dru

hém dějství z Klíčový bod na Doporučení a z Podrobnosti na Metodika/Data. Jako pokaždé

ukončete první dějství dějové osnovy nadpisem Akce a rozšiřte jej do nadpisů Klíčový bod

(Doporučení) ve druhém dějství. Poté doplňte jednotlivé nadpisy Klíčový bod (Doporučení),

viz obrázek 9.16, snímky Vysvětlení a Podrobnosti (Metodika/Data). S tímto přístupem víte,

že aplikováním logické metody jste zorganizovali své myšlenky a vestavěli jste možnost upra

vovat prezentaci s ohledem na dobu trvání, a přitom předvádět stejný materiál v 5, 15 nebo

45 minutách, aniž byste ji narušili nebo snížili kvalitu, viz kapitola 6.

Přesto že se struktura působivých prezentací zdá být přímočará a logická, doslova pře

vrací vzhůru nohama nejběžnější strukturu „datových“ prezentací v aplikaci PowerPoint.

S tradiční strukturou obvykle rovnou začnete prezentovat podrobná data a metodiku a až

v úplně posledních snímcích konečně vyjádříte svá doporučení. Je přirozené, že o takové

struktuře prezentace uvažujete. Můžete se domnívat, že pokud začnete na začátku, a postup

274 PŮSOBIVÉ PREZENTACE V POWERPOINTU 2007

KAPITOLA 9 | PŘÍKLADY PŮSOBIVÝCH PREZENTACÍ

ně se dostáváte k doporučení, budou vaše myšlenky působit věrohodněji. Podstupujete však velké riziko, že takto zahltíte omezenou kapacitu pracovní paměti posluchačů příliš mnoha novými informacemi, viz obrázek 9.17. Je ironií, že právě tím dezorientujete a zmatete posluchače a snížíte věrohodnost. Známkou toho, že během prezentace došlo k zahlcení informacemi, je, že vás klienti požádají, abyste přeskočili na konec nebo abyste přešli k věci – naznačují tím, že jste se na prvním místě nedostali k pointě. Vzpomeňte si, že novináři tento neefektivní strukturální přístup považují za pochybení, protože umístíte nejdůležitější informaci někam jinam, než do nejvyšší úrovně pozornosti posluchačů. Dobrá zpráva je, že pro prezentaci pravděpodobně nebudete muset vytvářet nové informace, je pouze zapotřebí pomocí dějové osnovy restrukturovat ty, které máte, a zajistit předvedení nejdůležitějších informací pracovní paměti posluchačů jako první. Neznamená to však, že při prezentování snímků Vysvětlení a Podrobnosti (Metodika/Data) nebudete předvádět podrobnější data nebo složité grafy. Pokud mají klienti předchozí znalost složitých datových struktur, snímky mohou obsahovat tyto prvky, aniž by došlo k zahlcení pracovní paměti. Dlouhodobá paměť posluchačů již struktuře této informace rozumí. Pokud

Obrázek 9.15 První

dějství příkladové

prezentace Analýza

Obrázek 9.16 První

nadpis Klíčový bod

(Doporučení) dějové

osnovy Analýza

s doprovodnými

větami Vysvětlení

a Podrobnosti

275

OZNÁMENÍ VÝSLEDKŮ – PREZENTACE ANALÝZA

je důležité mít k dispozici zdroj informací pro detailní diskusi, poskytněte jej vytištěný na

papíru nebo jako elektronický dokument doplňující prezentaci.

Vyhledání a přidání vhodné grafiky do prezentace Analýza

Až vyberete data do sloupců Vysvětlení a Podrobnosti (Metodika/Data) a přidělíte priori

tu a pořadí všem snímkům druhého dějství, můžete se kreativně uvolnit a vytvořit nejvyšší,

rozhodující, úroveň prezentace tak zajímavou, působivou a zapamatovatelnou pro poslucha

če, jak je to možné. Vizuální kreativita v takzvaných „datových“ prezentacích by mohla být

zpočátku považovaná za zbytečnou, ale s působivými prezentacemi víte, že kreativní vizuální

povrch spočívá na vrcholku základů vystavěných z důsledného procesu kritického myšlení.

Pokud grafi ka esteticky vyhovuje posluchačům, budou obrázky na klienty působit osvěživě

a samotná prezentace vás odliší od nudných, dezorientujících a mdlých prezentací vašich

konkurentů.

Pokud máte na prezentaci Analýza omezený rozpočet, stejně jako v předcházejících příkla

dech, bude vás jistě zajímat, jaká grafi ka je k dispozici pro začlenění do dějové osnovy a obra

zového scénáře jako motiv. Abyste dodrželi verbální motiv „čerpat ze zdrojů“, zadejte do

vyhledávače ve webové fotobance iStockphoto heslo „ropný vrt“ (v angličtině „oil well“).

Výsledkem vyhledávání bude řada ikon včetně obrázků ropných vrtů, viz obrázek 9.18. Tento

typ grafi ky se ve webové fotobance iStockphoto nazývá „ilustrace“, není to tedy fotografi e, ale

vektorový obrázek. Lze jej otevřít a manipulovat s ním v aplikacích pro vektorovou grafi ku.

Pokud neumíte s takovým typem soft waru pracovat, můžete využít verze ilustrací pro pre

zentace, případně jen jejich části, pokud je oříznete (viz následující příklady).

Obrázek 9.17 Prezentujte snímky Metodika a Data předtím, než snímky Doporučení rychle zahltí pracovní paměť

276 PŮSOBIVÉ PREZENTACE V POWERPOINTU 2007

KAPITOLA 9 | PŘÍKLADY PŮSOBIVÝCH PREZENTACÍ

Vytváření vlastní grafiky

Pokud nemůžete nalézt potřebné ilustrace, zkuste vytvořit své vlastní nebo najmout

někoho, kdo je vytvoří v aplikaci pro vektorovou grafiku. Pokuste se o jednoduchý styl

ilustrací. Pokud tuto grafiku exportujete ve formátu EMF nebo WMF, můžete tyto prvky

seskupovat, rušit seskupení a přebarvovat nástroji pro kreslení aplikace PowerPoint

2007. Snímky prvního dějství v prezentaci Analýza Rozložení prvního dějství nastavte jako obvykle podle dějové osnovy a náčrtků obrazového scénáře a aplikujte je na snímky. Poté přidejte grafi ku. Příklad na obrázku 9.19 představuje rozložení obrazovky na více částí s tím, že tato varianta je horizontální a s grafi kou v horní části a příslušnými fotografi emi z webové fotobanky ve spodní. Nadpisy z prvního dějství dějové osnovy jsou v těchto snímcích skryté a umožňují pomocí grafi ky přednášet vizuálně působivý příběh současně s komentářem. Na snímku Prostředí (vlevo nahoře) je v horní části graf s klesající křivkou prodeje, vytvořený z dat klientů, a pod ním fotografi e s účtenkou Obrázek 9.18 Výsledky vyhledávání termínu „Oil well“ (ropný vrt) ve webové fotobance iStockphoto

277

OZNÁMENÍ VÝSLEDKŮ – PREZENTACE ANALÝZA

z kontrolní pokladny ilustrující skrytý nadpis „Objem prodeje loni v nejlukrativnějším seg

mentu trhu zcela zanikl“. Na snímku Role (vpravo nahoře) je v dolní části fotografi e tabulka,

ale zobrazuje také ropný vrt nahoře a ilustruje nadpis „Požádali jste nás, abychom důklad

ně prošli výsledky a analyzovali situaci“. Na snímku Bod A (vlevo dole) je stejný ropný vrt

a fotografi e „žádný prodej“ ilustruje nadpis „Vyčerpali jste volné peněžní prostředky“. Na

snímku Bod B (vpravo dole) je stejný ropný vrt a šipka směřující ze dna pokladny vzhůru tím

ilustruje nadpis „Potřebujete strategii pro znovunabytí zisků“.

Shodné rozložení horizontálně rozdělené obrazovky vytváří zajímavou dynamiku, měnící se

fotografi e přenášejí význam skrytých, verbálně popisovaných nadpisů. Pro nastavení vlastní

ho rozložení do těchto snímků prvního dějství přidejte zástupce Obrázek, který vyplní spod

ní polovinu obrazovky, viz obrázek 9.20. Poté změňte barvu písma nadpisů na bílou, aby byly

na bílém pozadí neviditelné.

Kapitola 8 popisovala, že po vytvoření vlastního rozložení pomocí zástupce Obrázek a apli

kování rozložení do snímků jednoduše klepnete pravým tlačítkem myši na tento zástupný

symbol a v místní nabídce vyberete možnost Vložit. Tím se velikost fotografi e automaticky

ořízne. Nebo můžete klepnout na ikonu obrázku a vložit grafi ku ze svého počítače. Pokud

se vám vytváření vlastních rozložení daří, podělte se o ně s ostatními a ulehčete jim tak

jejich práci – pokud jste použili zástupce Obrázek (ne zástupce Obsah) ve vlastním rozložení,

budou muset pouze klepnout a přidat fotografi i, aniž by si dělali starosti s návrhem rozložení,

ořezáváním a úpravou velikosti.

Obrázek 9.19 Snímky Prostředí, Role, Bod A a Bod B v prezentaci Analýza

278 PŮSOBIVÉ PREZENTACE V POWERPOINTU 2007

KAPITOLA 9 | PŘÍKLADY PŮSOBIVÝCH PREZENTACÍ

Snímky Akce a Klíčový bod v prezentaci Analýza Horizontální fotografi cké rozložení funguje dobře v prvním dějství, takže můžete aplikovat podobné rozložení také na snímky Akce a Klíčový bod, pouze tentokrát rozdělte snímek horizontálně na třetiny a nadpisy ponechte v této verzi viditelné. Snímek Akce zobrazený vlevo nahoře na obrázku 9.21 obsahuje fotografi i zákazníků, jsou zde pouze navíc tři nové obrázky ropných vrtů ilustrujících nadpis „Čerpejte ze tří neobjevených zdrojů příjmů a získejte novými způsoby nové zákazníky“. (Nadpis byl zkrácen, aby se vešel do dvou vymezených řádků ve snímcích.) První snímek Klíčový bod (vpravo nahoře) obsahuje jeden ropný vrt s fotografi í aut na dálnici a ilustruje tak první zdroj příjmů v nadpisu „Získejte zákazníky dojíždějící z předměstí a zvyšte podíl o 22 %“. Druhý snímek Klíčový bod (vlevo dole) obsahuje druhý ropný vrt s fotografi í městské dopravy a ilustruje tak nadpis „Získejte cestující v centru a zvyšte podíl o dalších 15 %“. Třetí snímek Klíčový bod (vpravo dole) obsahuje třetí ropný vrt s fotografi í letadla a ilustruje tak nadpis „Získejte stálé cestující aerolinek a zvyšte podíl o dalších 7 %“. Tyto snímky prvního dějství a Klíčový bod společně přesvědčivým a zajímavým způsobem prezentují nejdůležitější informace zajímavé pro posluchače. Následující snímky Vysvětlení a Podrobnosti, viz obrázek 9.22, budou zároveň s vytištěnými podklady a tabulkami podrobně vysvětlovat kvantitativní argumenty, které klienti očekávají. Malá ikona ropného vrtu při

Obrázek 9.20

Vlastní rozložení

horizontálně

rozdělené obrazovky

pro snímky prvního

dějství

279

OZNÁMENÍ VÝSLEDKŮ – PREZENTACE ANALÝZA

daná do vlastního rozložení snímku Podrobnosti přenáší vizuální téma v prezentaci na těch

to snímcích.

Obrázek 9.21 Snímky Akce a Klíčový bod v prezentaci Analýza

Obrázek 9.22 Příklady

snímků Vysvětlení

a Podrobnosti

z prezentace Analýza

280 PŮSOBIVÉ PREZENTACE V POWERPOINTU 2007

KAPITOLA 9 | PŘÍKLADY PŮSOBIVÝCH PREZENTACÍ

Spíše než zachycení dat na snímcích se vám podařilo upoutat představivost posluchačů.

Mohou tak porozumět významu vašich abstraktních doporučení. Během tohoto procesu

předěláte prezentaci „datovou“ na prezentaci „poznávací“ s vizuálně zajímavým výsledkem.

VYSVĚTLOVÁNÍ INFORMACÍ – PREZENTACE ZPRÁVA

V dalším příkladu je působivá prezentace založená na scénáři, podle kterého váš tým nedáv

no přispěl k úspěšnému uvedení produktu A a nyní pracuje na uvedení produktu B. Má vás

navštívit vaše regionální nadřízená a vy ji chcete informovat, o průběhu činností. Připravíte

pro ni proto prezentaci nazvanou Zpráva. Tuto nadřízenou vídáte pouze občas, toto je pří

ležitost setkat se s ní osobně. Protože má tato prezentace pouze informovat a není tedy sou

borem doporučení jako prezentace Analýza, máte od začátku v úmyslu dát dohromady pou

ze „informační“ prezentaci, ve které chcete předvést fakta.

Tak, jako je obtížné opustit mýty o „datových“ prezentacích, i když jim odporují prověřená

fakta v kapitole 2, je stejně obtížné opustit představu o informační prezentaci. Můžete doufat,

že až předvedete své nadřízené nové „informace“, že je automaticky pochopí. Ve skutečnosti

ale k porozumění dojde pouze v případě, pokud začlení tyto nové informace do své dlouho

dobé paměti. Znamená to, že tyto nové informace musíte předvést určitým způsobem zvyšu

jícím šance, že je její pracovní paměť vhodně zpracuje.

Fráze informační prezentace často naznačuje, že prezentace nemá zřejmý záměr. Pokud se

snažíte hlouběji porozumět významu této fráze, obvykle to znamená, že se někomu poskytu

je seznam faktů, typicky ve formě seznamů informací s odrážkami. Ale bez účelu nebo kon

textu je tento seznam opravdu pouze seznamem. Pokud je vaším cílem předat někomu fakta

jednoduchou cestou, nemusíte si dělat problémy při vytváření prezentací nebo s organizací

schůzky – jednoduše tato fakta pošlete elektronickou poštou nebo jako tabulku v dokumen

tu aplikací Microsoft Offi ce Word nebo Microsoft Offi ce Excel a ušetříte tak čas svůj i svých

posluchačů. Pokud ale vy i posluchači vynaložíte úsilí, abyste se společně sešli, mělo by to

vždy být za nějakým účelem – předat užitečné informace a fakta.

Pokud máte důvod k setkání nejen kvůli předání faktů, je vhodným bodem pro zahájení pre

zentace dokončené první jednání v dějové osnově, protože vás proces dokončování prvního

dějství vždy přiměje přeměnit informace do srozumitelných faktů, smysluplných a praktic

kých pro posluchače. Všeobecným informačním prezentacím obvykle chybí struktura začát

ku, středu a konce, ale se strukturou prvního dějství budete moci pokaždé začít a ukončit

prezentaci působivě. Struktura druhého dějství zajišťuje, že uprostřed prezentace předáváte

posluchačům nejdůležitější informace a uvedete vysvětlení a podrobnosti. Místo toho, abyste

uváděli všechny možné části informací a zobrazovali každý detail, dostanete se přímo k nej

důležitějším informacím a zobrazíte pouze ty nejdůležitější detaily.

Konkrétně v tomto příkladu se nemusíte snažit své nadřízené něco doporučit nebo prodat,

ale i tak od ní chcete získat něco, co potřebujete – další podporu. Pokud svou nadřízenou při

prezentaci nedokážete přesvědčit, může se stát, že už vám nadále nebude svěřena zodpověd

281

OZNÁMENÍ VÝSLEDKŮ – PREZENTACE ANALÝZA

nost za tento produkt. Vaše nadřízená chce ze svého pohledu vidět, že máte všechny předpoklady a že se může zaměřit na řešení jiných problémů. Tak se začne postupně utvářet první dějství dějové osnovy pro prezentaci Zpráva, viz obrázek 9.23. V tomto příkladu sdělení ve snímku Prostředí vysvětluje, že „Uvedení produktu A běželo jako hodiny“. Sdělení ve snímku Role ujišťuje, že „Chcete se ujistit, že uvedení produktu B poběží stejně hladce“. Sdělení ve snímku Bod A shrnuje problém, kterému vaše nadřízená čelí: „Od minulého čtvrtletí nebyla příležitost prověřit, jak zde vše probíhá.“ Bod B vystihuje, kam se chce dostat: „Chcete se přesvědčit, že vše probíhá hladce.“ Jak se dostane z místa nejistoty ve snímku Bod A k ujištění ve snímku Bod B? Nadpis ve snímku Akce sděluje „Buďte si jistá, že dosáhneme cíle“. Místo toho, abyste svou nadřízenou znejistili tím, že nevysvětlíte, co by měla dělat, předvedete nyní informace způsobem ujišťujícím, že může jednat, dokonce i když v tomto případě tyto kroky znamenají věřit v něco nového nebo odlišného – v tomto případě být ujištěná o vašem pokroku. Jak je vidět na obrázku 9.23, v tomto typu prezentace můžete změnit nadpisy ve sloupcích druhého dějství z Klíčový bod na Souhrn, z Vysvětlení na Rozbor a z Podrobnosti na Podpora. V nadpisu Klíčový bod (Souhrn) obsáhnete tři nejdůležitější body vysvětlující, jak se vaše nadřízená přesvědčí, že dosáhnete cíle:

Klíčový bod 1 Dosáhli jsme toho, co jsme si předsevzali

Klíčový bod 2 Směřujeme k dosažení nových cílů

Klíčový bod 3 Překonáme problémy

Během dokončování zbývajících částí dějové osnovy vytvořte snímky Vysvětlení a Podrobnosti obsahující diagramy, grafy, snímky obrazovky, fotografi e a jednoduché příběhy podporující snahu přesvědčit vaši nadřízenou. S vědomím, že jste začlenili potřebné detailní informace, se můžete zaměřit na to, aby se důležité snímky prvního dějství a Klíčový bod staly pevnou vizuální osnovou obsahující nadcházející smysluplné informace. Vyhledání a přidání vhodné grafiky do prezentace Zpráva Pokud dějová osnova a náčrtky v obrazovém scénáři vyžadují verbální motiv hodinového strojku (a pokud tento motiv vyhovuje nadřízené), použijte jako výsledek vyhledávání ter

Obrázek 9.23

Příklad prvního

dějství prezentace

Zpráva

282 PŮSOBIVÉ PREZENTACE V POWERPOINTU 2007

KAPITOLA 9 | PŘÍKLADY PŮSOBIVÝCH PREZENTACÍ

mínu „strojek“ (v anglickém jazyce „gears“) ve webové fotobance iStockphoto fotografi i na obrázku 9.24. Tato fotografi e bude sloužit jako vizuální motiv pro několik snímků prvního dějství a Klíčový bod. Snímky prvního dějství v prezentaci Zpráva Přesto že jsou nadpisy v příkladech na obrázku 9.25 skryté, je vizuální působivost těchto obrázků zřejmá. Snímek Prostředí (vlevo nahoře) obsahuje fotografi i hodinového strojku z webové fotobanky iStockphoto a zároveň přidané jednoduché textové pole ve znění: „Uvedení produktu A“. Ilustruje se tím skrytý nadpis „Uvedení produktu A běželo jako hodiny“. Snímek Role (vpravo nahoře) obsahuje stejnou fotografi i hodinového strojku a textové pole ve stejném místě ve znění: „Uvedení produktu B“. Vztahuje se k nadpisu „Chcete se ujistit, že uvedení produktu B poběží stejně hladce“. Místo textových polí byste zde mohli také využít loga těchto produktů. Snímek Bod A (vlevo dole) obsahuje z fotobanky iStockphoto fotografi i tří ozubených koleček a textové pole s otazníkem ilustrující nadpis: „Od minulého čtvrtletí nebyla příležitost k prověření, jak zde vše probíhá.“ Na snímku Bod B (vpravo dole) nyní stejná fotografi e obsahuje tři šipky vytvořené nástroji kreslení aplikace PowerPoint a ilustruje nadpis „Chcete se přesvědčit, že vše probíhá hladce“.

Obrázek 9.24

Výsledek

vyhledávání

termínu „strojek“

(v anglickém

jazyce „gears“) ve

webové fotobance

iStockphoto

283

VYSVĚTLOVÁNÍ INFORMACÍ – PREZENTACE ZPRÁVA

Snímky Akce a Klíčový bod v prezentaci Zpráva Do snímku Akce vložte dále vedle každého ozubeného kolečka a šipky tři popisky obrázků s čísly 1, 2 a 3, viz vlevo nahoře na obrázku 9.26. Až se snímek zobrazí na plátně, vysvětlete, že toto jsou tři důvody, proč by si vaše nadřízená měla být jistá, „... že dosáhneme cíle“, což vyjadřuje skrytý nadpis. Poté na první snímek Klíčový bod (vpravo nahoře) dejte pouze fotografi i a přidejte jednu šipku ilustrující první nadpis Klíčový bod „Dosáhli jsme toho, co jsme si předsevzali“. Snímky druhého dějství následující za tímto snímkem v prezentaci poskytnou podporu vašim cílům. Poté do druhého snímku Klíčový bod (vlevo dole) přidejte druhou šipku a druhý nadpis Klíčový bod: „Směřujeme k dosažení nových cílů.“ Následující snímky druhého dějství tyto nové cíle podpoří. Poté do třetího snímku Klíčový bod (vpravo dole) přidejte třetí a poslední šipku a třetí nadpis Klíčový bod: „Překonáme problémy.“ Následující snímky druhého dějství pomohou tyto potíže řešit. Během vytváření vlastního rozložení pro snímky Vysvětlení (Rozbor) a Podrobnosti (Podpora) přidejte malou verzi ozubených koleček do navigačního panelu, který bude přenášet vizuální téma v průběhu prezentace na těchto snímcích. Protože tuto prezentaci přednášíte pro tak malé publikum, zkuste předat vytištěné podklady v rozložení stránka s poznámkami. Ať už se přikloníte k čemukoli, díky konceptu působivých prezentací jste převedli prezentaci, která by byla normálně „informačním“ seznamem faktů, do mnohem smysluplnějšího a užitečného příběhu předváděného jak vizuálně, tak verbálně.

Obrázek 9.25 Snímky

Prostředí, Role, Bod

A a Bod B v prezentaci

Zpráva

284 PŮSOBIVÉ PREZENTACE V POWERPOINTU 2007

KAPITOLA 9 | PŘÍKLADY PŮSOBIVÝCH PREZENTACÍ

UPOUTÁNÍ POZORNOSTI STUDENTŮ – PREZENTACE VYUČOVÁNÍ Kromě soudních a jednacích místností má koncept působivých prezentací obrovský potenciál pro strukturu prezentací přednášených ve třídách a učebnách ve všech vzdělávacích úrovních. Koncept působivých prezentací se inspiroval prověřenými fakty popsanými v kapitole 2. Tato fakta rozsáhle testují a aplikují vzdělávací psychologové, kteří se zajímají o zlepšení učení pomocí multimédií. Budete-li využívat působivé prezentace při vyučování, zjistíte, že je to praktická a efektivní metoda, jak pomoci studentům naučit se nové informace. Stejně jako v příkladu prezentace Analýza obvykle aplikování konceptu působivých prezentací neznamená nutnost vytvářet nový materiál. Spíše budete novým způsobem restrukturovat již existující podklady, aby s tímto materiálem pracovní paměť studentů mohla snadněji zacházet. Stejně jako při jiných aplikacích konceptu působivých prezentací začnete i u studijní prezentace vždy prvním dějstvím dějové osnovy. Zde je vaším cílem uplatnit co nejlépe své schopnosti v prvních několika snímcích prezentace, aby přednáška vyhovovala studentům, a nastavit osnovu provádějící studenty zbývajícím materiálem tak, aby mu během vyučování porozuměli. Místo toho, abyste potenciálně přišli o zájem a motivaci studentů něco se naučit, můžete jim zde pomoci udržet pozornost od prvního do posledního snímku. V příkladovém prvním dějství na obrázku 9.27 jste lektorem vyučujícím studenty lekci o DNA. Představujete jim snímek Prostředí znějící: „Objev DNA je jedním z největších vědeckých počinů všech dob.“ Poté zapojíte studenty tím, že jim přidělíte role ve snímku znějí

Obrázek 9.26 Snímky

Akce a Klíčový bod

v prezentaci Zpráva

285

VYSVĚTLOVÁNÍ INFORMACÍ – PREZENTACE ZPRÁVA

cím: „Během tohoto vyučování budete hrát roli při objevování vlastní DNA.“ V následujícím snímku Bod A stojí studenti před problémem: „Pokud nevíte, jak k DNA přistupovat, bude vám připadat jako neřešitelné puzzle,“ a ve snímku Bod B „Chcete toto puzzle složit a získat celkový přehled“. Jakým způsobem vyřeší studenti napětí mezi tím, že neví, jak přistupovat k puzzle DNA a jak je složit? Postupem podle snímku Akce: „Vyřešte puzzle DNA ve třech krocích.“ Po působivém zahájení prezentace vytvořením prvního dějství bude dalším krokem dokončení sloupce druhého dějství dějové osnovy. Pokud chcete, začněte přejmenováním sloupce Klíčový bod na Lekce. Největším problémem pro vyučující během vytváření druhého dějství není doplnění snímků Vysvětlení a Podrobnosti, protože ty obvykle již v nějaké formě existují. Obtížnost spíše spočívá v provedení výtahu ze sloupců Vysvětlení a Podrobnosti do ještě jednodušší řady tří nadpisů Klíčový bod (Lekce). Je důležité, abyste studentům poskytli pouze několik nadpisů Klíčový bod, které si s určitostí zapamatují. Ty budou později sloužit jako referenční body dlouhodobé paměti ke snímkům Vysvětlení a Podrobnosti. V tomto příkladu obsáhnete během vytváření nadpisů Klíčový bod (Lekce) tři nejdůležitější body, které si studenti mají z vyučování zapamatovat:

Klíčový bod 1 Dejte si dohromady teorii

Klíčový bod 2 Dejte si dohromady výzkum

Klíčový bod 3 Aplikujte své znalosti

Pokračujte ve vyplňování ostatních dvou sloupců dějové osnovy a poté z nich vytvořte snímky druhého dějství podle postupu popsaného v ostatních příkladech v této kapitole. Vyhledání a přidání vhodné grafiky do prezentace Vyučování Motiv puzzle z dějové osnovy a náčrtků obrazového scénáře vizuálně zrealizujete, když v zobrazení Normální jakéhokoli snímku klepnete na kartu Vložení a ve skupině Ilustrace klepnete na ikonu Klipart. V podokně Klipart zadejte do pole Hledat termín puzzle a poté klepněte na tlačítko Hledat. Až naleznete požadovaný tvar puzzle, klepněte tlačítkem myši na šipku vpravo od dílku puzzle a vyberte příkaz Vložit, viz obrázek 9.28.

„

„

„

Obrázek 9.27 První

dějství příkladové

prezentace

Vyučování

286 PŮSOBIVÉ PREZENTACE V POWERPOINTU 2007

KAPITOLA 9 | PŘÍKLADY PŮSOBIVÝCH PREZENTACÍ

Možná nebudete chtít využít všechny prvky začleněné v této konkrétní grafi ce, stále s ní ale můžete pracovat, protože se jedná o vektorovou grafi ku na stránkách Microsoft Offi ce Online Clip Art And Media s možnou změnou velikosti. Výhodou tohoto typu grafi ky je, že ji můžete rozdělit na jednotlivé komponenty s nástroji kreslení aplikace PowerPoint a použít ve snímku pouze její části. Další výhodou je možnost měnit velikost, aniž byste přišli o její ostré obrysy. Pravým tlačítkem myši klepněte na tuto grafi ku vloženou do snímku a v části Skupina místní nabídky poté klepněte na příkaz Oddělit. (Pokud se možnost Oddělit neobjeví v nabídce, není tento klipart nastavitelný.) Pokud se objeví okno se zprávou „Toto je importovaný objekt a nikoli skupina. Chcete jej převést na objekt kresby Microsoft Offi ce?“, klepněte na tlačítko Ano. Znovu klepněte pravým tlačítkem myši na tuto grafi ku a poté znovu v části Skupina klepněte na příkaz Oddělit. Tím se tato grafi ka rozdělí na jednotlivé části.

Tip: Grafika nalezená na stránkách Microsoft Office Online Clip Art And Media je vektorová,

pokud okno výsledků vyhledávání v části Rozměry (v anglickém jazyce „Dimensions“) obsa

huje termín „nastavitelný“ („Resizable“). Klepnutím odstraňte nepožadované části skupiny a klepněte a změňte barvu výplně všech požadovaných objektů. Po odstranění všech prvků, které nechcete uchovat, a provedení všech změn v nastavitelném klipartu, klepněte pravým tlačítkem myši do jakékoli části této grafi ky a v části Skupina místní nabídky klepněte na příkaz Znovu seskupit. Tím tuto grafi - ku opět z mnoha