načítání...
nákupní košík
Košík

je prázdný
a
b

Kniha: Mistrovství ve Windows Sharepoint Services 3.0 - Errin O'Connor

Mistrovství ve Windows Sharepoint Services 3.0
-6%
sleva

Kniha: Mistrovství ve Windows Sharepoint Services 3.0
Autor:

Využíváte, navrhujete, instalujete, spravujete nebo programujete Windows SharePoint Services 3. 0? Nebo se s tímto produktem teprve chcete seznámit? Pomocí tohoto kompletního průvodce se ... (celý popis)
Kniha teď bohužel není dostupná.

»hlídat dostupnost


hodnoceni - 0%hodnoceni - 0%hodnoceni - 0%hodnoceni - 0%hodnoceni - 0%   celkové hodnocení
0 hodnocení + 0 recenzí

Specifikace
Nakladatelství: Computer press
Médium / forma: Tištěná kniha
Rok vydání: 2008
Počet stran: 640
Rozměr: 24 cm
Úprava: 640 stran : ilustrace
Vydání: Vyd. 1.
Název originálu: Windows SharePoint Services 3.0 inside out
Spolupracovali: Connor
překlad Markéta Tejcová, Miroslav Res, Ivana Baryalová
Vazba: pevná
Téma: sdílení informací, sdílení dokumentů
EAN: 9788025119624
Ukázka: » zobrazit ukázku
Popis

Využíváte, navrhujete, instalujete, spravujete nebo programujete Windows SharePoint Services 3. 0? Nebo se s tímto produktem teprve chcete seznámit? Pomocí tohoto kompletního průvodce se naučíte naprosto vše, co k práci s SharePoint Services budete potřebovat. Kniha je plná osvědčených a praxí autora vyzkoušených řešení, která vám ušetří spoustu času. Autor vám na základě svých mnohaletých konzultačních zkušeností se službou SharePoint nabídne nejlepší postupy pro úspěšnou implementaci a využití SharePoint v jakékoli organizaci. Autor se v knize věnuje mimo jiné těmto tématům: Jak zjednodušit sdílení informací v rámci firmy Zefektivnění týmové spolupráce a zvýšení produktivity Nové funkce SharePoint Services: blogy a RSS Práce s knihovnami dokumentů a obrázků a diskusními vývěskami Návrh webů a pracovních prostorů v prohlížeči Vytváření zdrojů dat a zobrazení dat Využití a připojení webových částí dodávaných se službou SharePoint Integrace SharePoint Services s Microsoft Office 2007 Zálohování a obnovení databází a serverů, migrace webů Vytváření, návrh a správa webů v aplikaci SharePoint Designer 2007 Správa serveru SharePoint, vytváření sestav pomocí SQL Reporting Services O autorovi: Errin O‘Connor je uznávaným expertem na technologie SharePoint. Založil společnost EPCGroup. net zaměřující se na implementaci a vývoj produktů SharePoint. Errin O‘Connor se zabývá především plánováním rozsáhlých webových obsahů, budováním intranetů a internetovými řešeními založenými na technologiích SharePoint a aplikacích . NET Framework. Je autorem více než 40 projektů šitých zákazníkům přímo na míru. ([stovky okamžitých řešení])

Předmětná hesla
SharePoint Services 3.0
správa elektronických dokumentů
Související tituly dle názvu:
Microsoft SharePoint 2010 Microsoft SharePoint 2010
Curry Ben
Cena: 672 Kč
Mistrovství - Microsoft Windows 10 Mistrovství - Microsoft Windows 10
Stinson Craig, Siechert Carl, Bott Ed
Cena: 842 Kč
Mistrovství v Microsoft Windows 8 Mistrovství v Microsoft Windows 8
Northrup Tony
Cena: 679 Kč
Vývoj aplikací pro Windows 8.1 a Windows Vývoj aplikací pro Windows 8.1 a Windows
Lacko Ľuboslav
Cena: 199 Kč
Recenze a komentáře k titulu
Zatím žádné recenze.


Ukázka / obsah
Přepis ukázky

4

KAPITOLA

Témata kapitoly:

Otevírání a ukládánídokumentů knihovny

Úpravy dokumentů v sadě

Microsoft Office

Integrace s aplikací Outlook

Používání aplikace Office

InfoPath 2007 se službou

WSS 3.0

Práce s aplikací Office

Groove 2007

Souhrn

„

„

„

„

„

„

Použití služby

SharePoint se

sadou Microsoft

Office 2007

V kapitole 3 „Použití integrovaných funkcí služby Windows

SharePoint Services 3.0“ je vysvětleno, jak služba Microsoft

Windows SharePoint Services 3.0 (WSS 3.0) umožňuje

uživatelům snadno upravovat dokumenty a obsah používáním aplikací sady Microsoft Office 2007 z prostředí služby

SharePoint. Je rovněž možné pracovat opačným způsobem

– pomocí aplikace Microsoft Office otevírat a ukládat soubory, spolupracovat s jinými uživateli, spravovat oznámení

a manipulovat s weby služby SharePoint, aniž by bylo nutné

používat prohlížeč. Sada Microsoft Office má vylepšenéintegrační body pro webovou spolupráci, takže je možnébezproblémově provádět úpravy dokumentu uloženého na serveru

SharePoint, aniž by to mělo vliv na postupy uživatele v sadě

Microsoft Office.

Tyto rozšířené integrační body rovněž uživatelům výrazně

usnadňují provádět takové akce, jako je například klasifikace

typu obsahu nebo naplnění polí v podokně vlastností dokumentu aplikace sady Microsoft Office určitými metadaty

krátce před uložením. Takové body bezproblémové integrace pomáhají zdokonalit celkovou strategii správy obsahu

v organizaci, což dále zdokonalí výsledky hledání na serveru

SharePoint a výkon načítání informací pro uživatele.

Tato kapitola vám objasní způsob, jak aplikace sady Microsoft

Office mohou fungovat jako klient služby Windows

SharePoint Services 3.0. Tato kapitola se zabývá širokouskuinou aplikací sady Microsoft Office, mezi něž patří aplikace

Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007,

Microsoft Office PowerPoint 2007, Microsoft Office Access

2007, Microsoft Office OneNote 2007, Microsoft Office

Publisher 2007, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft

Office InfoPath 2007 a Microsoft Office Groove 2007.


U organizací, které implementovaly službu WSS 3.0, avšak stále používají sadu Microsoft Office

2003 nebo Office XP, by nemělo docházet k žádné ztrátě funkčnosti v jejich prostředí. Pokud

organizace upgradovaly svou předchozí verzi sady Microsoft Office na verzi Microsoft Office

2007, avšak stále používají službu Windows SharePoint Services 2.0, zjistí, že některé vlastnosti a funkce nejsou tak robustní, jako by byly v případě použití služby Windows SharePoint

Services 3.0.

Otevírání a ukládání dokumentů knihovny

Služba Windows SharePoint Services 3.0 a systém Windows Vista nabízejí několik způsobů, jak

obsah ukládat přímo na server SharePoint. Dialogová okna Otevřít soubor a Uložit jako jsou

nejpoužívanější a nejznámější možnosti pro ukládání obsahu a zůstávají nadálenejpoužívanějšími způsoby uložení obsahu přímo na server SharePoint. Postup pro uložení obsahu přímo

na server SharePoint:

1. V libovolné aplikaci sady Microsoft Office vyberte v nabídce Soubor příkaz Otevřít

nebo Uložit jako. 2. Nyní máte několik možností vyhledání webu služby SharePoint, na nějž daný obsah

uložíte. Pokud jste uživatelem serveru Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS),

klepněte na možnost Weby SharePoint, čímž zobrazíte weby na serveru SharePoint,

na nichž jste členem nebo na něž jste publikovali obsah. Můžete rovněž klepnout na

možnost Počítač, která se nachází v oblasti obsahující oblíbené odkazy, a poklepat

na síťové umístění webu SharePoint, které jste uložili. V tomto příkladu klepneme na

možnost Počítač a poklepeme na web SharePoint, který byl uložen jako síťové umístění.

V systému Windows XP byste v dialogovém okně Uložit jako klepli na možnost Místa

v síti, čímž byste zobrazili uložená místa v síti pro všechny weby SharePoint. Adresu

URL webu můžete rovněž zadat nebo vložit v aplikaci sady Microsoft Office vdialogovém okně Uložit jako do pole Název souboru. Jak postupovat v případě, že požadovaná knihovna dokumentů není uvedena? Pokud hledaný web služby SharePoint není v oblasti Weby SharePoint nebo Počítač uveden, zadejte nebo vložte adresu URL daného webu v aplikaci sady Microsoft Office v dialogovém okně Uložit jako do pole Název souboru. Tímto postupem budou okna Uložit jako aktualizována a budou obsahovat knihovny, jež jsou k dispozici pro uložení dokumentu. Vyberte příslušnou knihovnu a klepněte na možnost Uložit. 3. Dialogové okno Uložit jako by mělo být přepnuto do webového zobrazení s obsahem

daného webu, který bude zobrazovat všechny knihovny dokumentů daného webu

a všechny související weby a pracovní prostory, jak je znázorněno na obrázku 4.1. 4. Poklepejte na knihovnu, kterou chcete otevřít, a potom procházením přejděte vknihovně do správného umístění pro uložení souboru. V tomto příkladu je soubor uložen

v knihovně dokumentů do nejvyšší úrovně a uživatel má možnost vidět ostatní soubory,

jež se v knihovně nacházejí, jak je znázorněno na obrázku 4.2.

POZNÁMKA

DO DETAILU

170 ČÁST 2 ‹ FUNKCE A POSTUPY PRO KONCOVÉ UŽIVATELE


Pokud jste původně zvolili možnost Otevřít soubor, budete postupovat stejně jako v krocích

1.4, klepnete na možnost Weby SharePoint nebo Počítač, nebo v systému Windows XP na

možnost Místa v síti, a vyberete uložené síťové umístění daného webu SharePoint. Po nalezení

správné knihovny služby SharePoint můžete procházením vyhledat soubor, který chcete ote

vřít. Po jeho nalezení na něj poklepete.

Pokud jste zvolili možnost Uložit jako a chcete existující soubor přepsat, poklepejte na daný

soubor. Jinak zadejte název souboru, který chcete danému souboru přiřadit, a potom klepněte

na možnost Uložit.

Obrázek 4.1: Aplikace sady Microsoft Office umožňují uživateli vyhledat správnou knihovnu

dokumentů nebo web, na který mají být dokumenty uloženy

Obrázek 4.2: Aplikace sady Microsoft Office zobrazí rovněž obsah knihovny služby SharePoint,

aby uživatel mohl zvolit správné umístění knihovny

171KAPITOLA 4 ‹ POUŽITÍ SLUŽBY SHAREPOINT SE SADOU MICROSOFT OFFICE 2007

4

Použití služby

SharePoint se sadou

MS Office 2007


Ukládání dokumentů přímo ze sady Microsoft Office na server SharePoint je nejvhodnějším

postupem pro uživatele pracující s informacemi, protože umožňuje, aby v rámci knihovny

dokumentů nebo webu SharePoint byla uchovávána jediná kopie. Tento postup je založen na

principu „jediné správné verze“ obsahu, protože není nutné dokument nejprve ukládat do

počítače a později odesílat na server SharePoint.

Úpravy dokumentů v sadě

Microsoft Office

Řada aplikací nabízených v sadě Microsoft Office nabízí různé způsoby, jak správně provádět

úpravy dokumentů a obsahu, takže je možné nejen využívat dostupnost dané technologie, ale

rovněž umožnit službě SharePoint spolupracovat a pomáhat při úpravách a správě obsahu.

Současné pracoviště se od pracoviště používaného před pouhými několika lety velmi liší.

Spojení technologií serveru SharePoint a sady Microsoft Office umožňuje uživatelům vytvá

řet obsah a okamžitě jej sdílet s dalšími pracovníky organizace. Splnění tohoto cíle je možné

dosáhnout v zabezpečeném webovém prostředí, jež nabízí bezproblémovou integraci soblíbe

nými aplikacemi sady Microsoft Office.

Jestliže upravujete dokumenty pomocí sady Microsoft Office a používáte funkce pro spolu

práci, jež jsou součástí služby SharePoint, můžete překračovat oborové, kulturní a organizační

překážky a rychle získávat odezvu a další nápady od mnohem většího publika.

Vrácení se změnami a rezervace

Hlavní funkcí, jež je ve službě SharePoint a v sadě Microsoft Office k dispozici pro úpravy

souborů, je možnost vrácení se změnami a rezervace. Tato funkce umožňuje uživateli připro

vádění úprav dočasně řídit stav dokumentu tak, aby jiní uživatelé nemohli současně provádět

změny. Tato funkce rovněž vyplní mechanismus řízení a sledování verzí služby SharePoint tak,

aby správa dokumentu povolila jediný soubor v knihovně. Nová verze bude vytvořena pouze

při vrácení souboru se změnami zpět, nikoli při každém otevření a zavření souboru.

Sada Microsoft Office vám umožňuje vracet soubory se změnami z prostředí knihovny

dokumentů a také přímo z aplikace Office Word 2007, Office PowerPoint 2007, Office Excel

2007 nebo Microsoft Office Visio 2007. Služba WSS 3.0 umožňuje uživatelům aplikací sady

Microsoft Office práci s rezervovanými soubory na jejich místním pevném disku bez ohledu

na to, zda jsou připojeni k místní síti. Při provádění rezervace je kopie standardně ukládána

do složky SharePoint – koncepty, která se nachází ve vašem počítači ve složce Dokumenty.

Umístění úložiště lze přizpůsobit tak, aby vyhovovalo potřebám vaší organizace. Jde o obratný

způsob, jak spěšně pracovat se souborem na vašem místním pevném disku, pokud se chystáte

cestovat nebo se nebudete moci připojit k síti. Služba SharePoint současně ostatní uživatele

serveru SharePoint informuje o stavu daného dokumentu.

Po rezervaci souboru jej jiní uživatelé nebudou moci otevřít a ve výpisu knihovny dokumentů

bude u daného souboru zobrazena zvláštní ikona. Jiní uživatelé budou moci otevřít kopiidané

ho souboru jen pro čtení, nebudou však moci přepsat soubor, který je rezervován. Ve výchozím

nastavení mohou správci služby SharePoint nakonfigurovat knihovny tak, aby od uživatelů byla

před prováděním úprav souborů vyžadována rezervace příslušných souborů. Běhemrezerva

ce rovněž není nutné dělat si starosti s transparentností prováděných úprav, protože úpravy

nebudou pro nikoho přístupné a zobrazitelné, dokud daný dokument nebude vrácen zpět do

172 ČÁST 2 ‹ FUNKCE A POSTUPY PRO KONCOVÉ UŽIVATELE


knihovny. Uživatelé mohou na základě svých úprav vytvářet komentáře, jež budou sledovány

v historii verzí dokumentu v rámci dané knihovny dokumentů.

Uživatel může soubor se změnami vrátit zpět a výběrem volby, že po vrácení změn uložených

v dokumentu chce ponechat dokument rezervovaný, umožnit jiným uživatelům zobrazeníprovedených změn, avšak nadále ponechat daný dokument v rezervovaném stavu.

Pokud je v knihovně dokumentů požadována rezervace, bude uživatel, který chce pracovat se

souborem, před povolením úprav upozorněn, že soubor bude rezervován.

Rezervace souboru z knihovny dokumentů

Rezervací souboru z knihovny ve službě WSS 3.0 zajišťujete, aby jiné osoby nemohly provádět změny souboru v době, kdy jej upravujete. V době, kdy je soubor rezervován, jej můžete

upravit, uložit, zavřít a znovu otevřít. Jiní uživatelé nemohou soubor změnit ani zobrazit vámi

provedené změny, dokud soubor nevrátíte zpět se změnami.

Chcete-li rezervovat dokument tak, abyste v něm pouze vy mohli provádět úpravy, postupujte

takto:

1. V knihovně dokumentů přejděte myší nad název souboru, klepněte na příslušnýrozevírací seznam a vyberte možnost Rezervovat, jak je znázorněno na obrázku 4.3.

Rozdíly v knihovně obrázků

V knihovně obrázků je nutné nejprve klepnout na daný soubor, čímž přejdete na stránku sdalšími vlastnostmi. Potom vyberte možnost Rezervovat, jak je znázorněno na obrázku 4.4.

2. Při práci s aplikací sady Microsoft Office se může zobrazit zpráva s dotazem, zda chcete

s daným souborem pracovat jako s místním konceptem (viz obrázek 4.5). Jestliže tuto

možnost vyberete, bude daný soubor uložen do složky SharePoint – koncepty, jak bylo

zmíněno v předchozím oddíle. Pokud tuto možnost nevyberete, bude koncept vrezervovaném stavu uložen na server. Rezervace souboru z aplikace Word, PowerPoint nebo Excel Jestliže uživatel pomocí aplikace sady Microsoft Office otevřel dokument, který se nachází v knihovně dokumentů služby SharePoint, může k rezervaci daného dokumentu pro úpravy v aplikaci Word, PowerPoint nebo Excel použít následující postup. (Postup rezervace proaplikaci Office Visio 2007 je podrobně vysvětlen dále v této kapitole v oddílu s názvem „Rezervace souboru z aplikace Visio“.)

1. V aplikaci Word, PowerPoint nebo Excel klepněte na tlačítko Microsoft Office, jak je

znázorněno na obrázku 4.6.

Zobrazení v tomto okamžiku závisí na výchozím nastavení, které bylo zapnuto vrámci aplikace sady Microsoft Office. Po klepnutí na tlačítko Microsoft Office se může

zobrazit možnost Server, jež představuje další krok postupu rezervace dokumentu. Ve

výchozím zobrazení však nemusí být nastaveno zobrazení této možnosti. Pokud po

klepnutí na tlačítko Microsoft Office není možnost Server zobrazena, bude nutné ji

POZNÁMKA

DO DETAILU

173KAPITOLA 4 ‹ POUŽITÍ SLUŽBY SHAREPOINT SE SADOU MICROSOFT OFFICE 2007

4

Použití služby

SharePoint se sadou

MS Office 2007


Obrázek 4.3: Uživatel může vybrat možnost Rezervovat z rozevíracího seznamu v knihovnědoku

mentů

Obrázek 4.4: V knihovně obrázků musí uživatel klepnout na obrázek, aby se dostal na stránku

s vlastnostmi obrázku.Potom vybere možnost Rezervovat

174 ČÁST 2 ‹ FUNKCE A POSTUPY PRO KONCOVÉ UŽIVATELE


přidat klepnutím na volby Možnosti aplikace Word, Možnosti, nebo na volby v aplikaci

sady Microsoft Office, ve které se právě nacházíte, jak je znázorněno na obrázku 4.6.

Nabídka Možnosti (v tomto příkladu Možnosti aplikace Word) vám umožňujepřizpůsobit aplikaci podle vašich specifikací. Tlačítko Server lze do aplikace přidat klepnutím na možnost Přizpůsobit. Potom v rozevíracím seznamu Zvolit příkazy z vyberte

položku Všechny příkazy. Přejděte v seznamu dolů, vyhledejte položku Server a potom

klepnutím na tlačítko Přidat přidejte možnost Server do rozevíracího seznamu, který se

zobrazuje po klepnutí na tlačítko Microsoft Office. Po provedení této změny je nutné

aplikaci ukončit a nechat se ověřit pro server SharePoint, aby se změna projevila. Pro jistotu provést ukončení a opětovné spuštění dané aplikace Po přidání možnosti Server doporučujeme ukončit příslušnou aplikaci a potom ji znovu spustit. Potom použijte příkaz Otevřít soubor a zadejte nebo vložte umístění webu služby SharePoint. Tím zajistíte, že vše bude hned od začátku fungovat.

Obrázek 4.5: Uživatel má možnost pracovat se souborem jako s konceptem, který bude

uložen na místním pevném disku uživatele

DO DETAILU

175KAPITOLA 4 ‹ POUŽITÍ SLUŽBY SHAREPOINT SE SADOU MICROSOFT OFFICE 2007

4

Použití služby

SharePoint se sadou

MS Office 2007


2. Po klepnutí na tlačítko Microsoft Office klepněte na možnost Server a potom namožnost Rezervovat, jak je znázorněno na obrázku 4.7. 3. Po výběru možnosti Rezervovat se většině uživatelů zobrazí zpráva uvádějící umístění,

ve kterém bude rezervovaný soubor uložen v období rezervace. Pokud se tato zpráva

zobrazí, klepněte na tlačítko OK. Chcete změnit umístění dočasných souborů? Umístění dočasného úložiště rezervovaných souborů při jejich úpravách je možné změnit. Chcete-li tuto změnu provést například v aplikaci Word 2007, klepněte na tlačítko Microsoft Office a potom na volbu Možnosti aplikace Word. Potom je nutné klepnout na kategoriimožností uložení a změnit položku Umístění serverových konceptů.

Obrázek 4.6: Nové tlačítko Microsoft Office je jednotným vstupním bodem a společnou

funkcí ve většině aplikací sady Microsoft Office 2007

DO DETAILU

176 ČÁST 2 ‹ FUNKCE A POSTUPY PRO KONCOVÉ UŽIVATELE


Vrácení souboru se změnami z aplikace Word, PowerPoint nebo Excel

Jestliže jste pomocí aplikace sady Microsoft Office otevřeli dokument, který se nachází

v knihovně dokumentů služby SharePoint, a provedli jste rezervaci daného dokumentu, můžete

vrátit dokument se změnami zpět na server SharePoint pomocí postupu, jenž se podobápostuu pro rezervaci. K vrácení dokumentu se změnami na server SharePoint použijte v aplikaci

Word, PowerPoint nebo Excel následující postup. (Postup vrácení se změnami pro aplikaci

Visio je podrobně vysvětlen dále v této kapitole v oddílu s názvem „Vrácení souboru sezměnami z aplikace Visio“.)

1. V aplikaci Word, PowerPoint nebo Excel klepněte na tlačítko Microsoft Office, jak je

znázorněno na obrázku 4.6. Klepněte na možnost Server a potom na možnost Vrátit se

změnami, jak je znázorněno na obrázku 4.8.

2. Po výběru možnosti Vrátit se změnami můžete být vyzváni k zadání komentáře kúpravám, jež jste v dokumentu provedli. Pokud je knihovna dokumentů nakonfigurována

tak, aby vytvářela hlavní a dílčí verze, můžete být rovněž vyzváni k zadání těchtoinformací.

3. Jestliže máte v úmyslu pokračovat v práci s tímto souborem a zaškrtávací políčko

s dotazem, zda po vrácení změn uložených v dokumentu chcete ponechat dokument

rezervovaný, je dostupné, můžete je zaškrtnout. Obrázek 4.7: Při provádění rezervace souboru uloženého na serveru SharePoint může uživatel vybrat možnost Rezervovat přímo z aplikace sady Microsoft Office

177KAPITOLA 4 ‹ POUŽITÍ SLUŽBY SHAREPOINT SE SADOU MICROSOFT OFFICE 2007

4

Použití služby

SharePoint se sadou

MS Office 2007


Políčko s dotazem, zda po vrácení změn uložených v dokumentu chcete ponechat dokument

rezervovaný, je k dispozici, pokud knihovna neprovádí sledování verzí, pokud knihovna provádí

sledování všech verzí stejným způsobem, nebo pokud vracíte se změnami dílčí verzi. Tatomožnost není k dispozici, pokud vracíte se změnami hlavní verzi nebo pokud publikujete soubor. Rezervace souboru z aplikace Visio Jestliže uživatel pomocí aplikace Visio otevřel dokument, který se nachází v knihovně dokumentů služby SharePoint, může k rezervaci daného dokumentu pro úpravy použít následující postup. (Možnosti pro rezervaci a vrácení zpět nebudou zobrazeny, pokud předtím nebyl otevřen dokument aplikace Visio, který se nachází v knihovně dokumentů na webu služby SharePoint.)

1. V aplikaci Visio klepněte na nabídku Soubor.

2. V nabídce Soubor klepněte na příkaz Rezervovat, jak je znázorněno na obrázku 4.9. Vrácení souboru se změnami z aplikace Visio Jestliže uživatel pomocí aplikace Visio otevřel dokument, který se nachází v knihovně dokumentů služby SharePoint, a provedl rezervaci daného souboru, může vrátit daný dokument

POZNÁMKA

Obrázek 4.8: Uživatel může provést vrácení souboru se změnami přímo na server SharePoint

z aplikace sady Microsoft Office

178 ČÁST 2 ‹ FUNKCE A POSTUPY PRO KONCOVÉ UŽIVATELE


zpět se změnami na server SharePoint pomocí následujícího postupu. (Možnosti pro rezervaci

a vrácení zpět nebudou zobrazeny, pokud předtím nebyl otevřen dokument aplikace Visio,

který se nachází v knihovně dokumentů na webu služby SharePoint.)

1. V aplikaci Visio klepněte na nabídku Soubor a potom klepněte na příkaz Vrátit sezmě

nami, jak je znázorněno na obrázku 4.10.

2. Po výběru možnosti Vrátit se změnami můžete být vyzváni k zadání komentáře kúpra

vám, jež jste v dokumentu provedli. Pokud je knihovna dokumentů nakonfigurována

tak, aby vytvářela hlavní a dílčí verze, můžete být rovněž vyzváni k zadání těchtoinfor

mací.

3. Jestliže máte v úmyslu pokračovat v práci s tímto souborem a zaškrtávací políčko

s dotazem, zda po vrácení změn uložených v dokumentu chcete ponechat dokument

rezervovaný, je dostupné, můžete je zaškrtnout.

Obrázek 4.9: Aplikace Visio usnadňuje uživatelům rezervaci souboru

179KAPITOLA 4 ‹ POUŽITÍ SLUŽBY SHAREPOINT SE SADOU MICROSOFT OFFICE 2007

4

Použití služby

SharePoint se sadou

MS Office 2007


Úpravy obsahu v sadě Microsoft Office: Aplikace Word,

Excel, PowerPoint a Publisher

Sada Microsoft Office umožňuje podobný postup provádění úprav souborů aplikací Word,

Excel, PowerPoint a Office Publisher 2007, jež jsou uloženy na serveru SharePoint. Uživatelé

mohou nejen upravovat obsah v knihovnách dokumentů z prostředí dané aplikace sady

Microsoft Office, ale mohou rovněž používat další funkce služby SharePoint, jež jsou určeny

pro spolupráci při úpravách (například vytvoření pracovního prostoru dokumentů) a umož

ňují uživateli pracovat na obsahu současně s jinými uživateli. Aplikace sady Microsoft Office

mohou nyní u určitého dokumentu nebo části obsahu iniciovat ad hoc správu znalostí, aby bylo

možné získat náhledy jiných uživatelů a využít jejich doporučené postupy, získané poznatky

nebo podrobné znalosti daného tématu.

Práce s pracovními prostory dokumentů

Jak bylo vysvětleno v předchozích kapitolách, je možné vytvořit web pracovního prostoru

dokumentů, který bude uživatelům pomáhat v koordinaci a spolupráci při provádění úprav

a vyvíjení dokumentu. Vytvořením webu pracovního prostoru dokumentů nejenže získáte

standardní funkce rezervace a vrácení zpět se změnami, jež jsou důsledkem bezproblémové

integrace sady Microsoft Office, ale v rámci pracovního prostoru dokumentů získáte rovněž

další funkce.

Obrázek 4.10: Aplikace Visio usnadňuje uživatelům vrácení souboru, který byl předtímrezervo

ván pro úpravy, se změnami na server SharePoint

180 ČÁST 2 ‹ FUNKCE A POSTUPY PRO KONCOVÉ UŽIVATELE


Diskusní vývěska pracovního prostoru dokumentů je skvělé místo pro sdělování názorů jiných

uživatelů na obsah dokumentu, se kterým daný uživatel právě pracuje. Pro naplánováníschůzek nebo událostí souvisejících s daným dokumentem je k dispozici kalendář a pro přiřazování

určitých úkolů členům týmu je k dispozici seznam úkolů, aby všechny položky byly náležitě

sledovány a plněny. Spojení všech uvedených funkcí a předdefinovaných možností oznamování

v pracovním prostoru dokumentů (jak je znázorněno na obrázku 4.11) poskytuje týmůmvynikající prostředí pro vývoj kvalitního a dobře promyšleného obsahu, jemuž se standardní sdílení

souborů nebo používání statických dokumentů na pevném disku uživatele může stěží rovnat.

Uživatel může rovněž využívat podokno Správa dokumentů z aplikace sady Microsoft Office,

jež je znázorněno na obrázku 4.12 a obsahuje pět různých karet pro akce, jako jsou například

aktualizace úkolů nebo přidání a pozvání nových členů týmu do pracovního prostoru.

Přidání webu do zóny Důvěryhodné servery

Při řešení některých problémů panelu Informace o dokumentu s ověřováním nebo přivytváření pracovního prostoru může být nutné přidat váš web SharePoint mezi důvěryhodné servery.

Chcete-li přidat weby do zóny Důvěryhodné servery v aplikaci Microsoft Internet Explorer 6

nebo 7, postupujte takto:

1. V nabídce Nástroje klepněte na příkaz Možnosti Internetu.

2. Vyberte kartu Zabezpečení.

3. Vyberte zónu Důvěryhodné servery.

4. Klepněte na tlačítko Servery. Zadejte nebo vložte adresu URL webu SharePoint, který

chcete označit za důvěryhodný, a klepněte na tlačítko Přidat.

5. Po dokončení klepněte na tlačítko Zavřít a potom na tlačítko OK.

Obrázek 4.11: Standardní pracovní prostor dokumentů, který byl vytvořen přímo zaplikace Word

181KAPITOLA 4 ‹ POUŽITÍ SLUŽBY SHAREPOINT SE SADOU MICROSOFT OFFICE 2007

4

Použití služby

SharePoint se sadou

MS Office 2007


Organizace může u pracovních prostorů dokumentů používat zásady uchovávání, takže po

dokončení úprav a týmové spolupráce na souboru sady Microsoft Office může být pracovní

prostor dokumentů odstraněn. Některé organizace chtějí tyto pracovní prostory dokumentů

zachovávat pro referenční účely nebo pro seznámení s nejvhodnějšími postupy nebo získanými

poznatky souvisejícími s daným dokumentem. Organizace rovněž mohou pracovní prostory

dokumentů po uplynutí určité doby odstraňovat.

Pracovní prostory dokumentů lze vytvářet z prostředí aplikace sady Microsoft Officeprovedením následujících akcí:

1. Klepněte na tlačítko Microsoft Office a vyberte možnost Publikovat. Potom výběrem

možnosti Vytvořit pracovní prostor dokumentů, jak je znázorněno na obrázku 4.13,

začněte vytváření pracovního prostoru dokumentů.

2. Načte se podokno Správa dokumentů, které uživatele vyzve k zadání názvu pracovního prostoru dokumentů a umístění pro nový pracovní prostor, jak je znázorněno na

obrázku 4.14. Obrázek 4.12: Pět karet podokna Správa dokumentů umožňuje uživatelům pomocí několikarůzných akcí aktualizovat informace v pracovním prostoru dokumentů

182 ČÁST 2 ‹ FUNKCE A POSTUPY PRO KONCOVÉ UŽIVATELE


Vynechat default.aspx z cesty

Při určení umístění je důležité nezahrnout do zadávané cesty stránku default.aspx. Například

cesta k webu SharePoint http://epcgroup/projects/default.aspx způsobila během vytváření

chybu, ale zadání cesty http://epcgroup/projects/ bylo úspěšné.

3. Po vyplnění polí Název pracovního prostoru dokumentů a Umístění pro nový pracovní

prostor klepněte na tlačítko Vytvořit. Vytvoří se pracovní prostor dokumentů. Poprovedení těchto kroků budou v podokně Správa dokumentů dostupné karty pro správu

pracovního prostoru, jak bylo znázorněno na obrázku 4.12. Karty v podokně Správa

dokumentů mají název Stav, Členové, Úkoly, Dokumenty a Odkazy. Vytvořit pracovní prostor dokumentů lze rovněž pouhým odesláním e-mailu v aplikaci Outlook. Jakmile uživatel odešle soubor jako sdílenou přílohu v e-mailu, stane se odesílatel této sdílené přílohy automaticky správcem pracovního prostoru a všichni příjemci zprávy se stávajíspolupracujícími členy příslušného webu pracovního prostoru.

Obrázek 4.13: V prostředí aplikace sady Microsoft Office má uživatel na výběr několikjednoduchých možností, jak zahájit vytváření pracovního prostoru dokumentů

DO DETAILU

POZNÁMKA

183KAPITOLA 4 ‹ POUŽITÍ SLUŽBY SHAREPOINT SE SADOU MICROSOFT OFFICE 2007

4

Použití služby

SharePoint se sadou

MS Office 2007


Úpravy vlastností existujícího dokumentu

Jak bylo vysvětleno v předchozích kapitolách, služba WSS 3.0 nabízí robustní typy obsahu

a možnosti pro zaznamenávání metadat. Aplikace sady Microsoft Office mohou kdykolizměnit typy obsahu a vlastnosti ve sloupcích dokumentů sady Microsoft Office, jež jsou uloženy na

serveru SharePoint. Udržování metadat dokumentů sady Microsoft Office v aktuálním stavu

umožní funkci vyhledávání ve službě SharePoint být aktuální a vracet uživatelům v organizaci

přesné výsledky.

Chcete-li aktualizovat vlastnosti dokumentu sady Microsoft Office v dané aplikaci, proveďte

následující akce:

1. Klepněte na tlačítko Microsoft Office, vyberte možnost Připravit a potom vybertemožnost Vlastnosti, jak je znázorněno na obrázku 4.15.

2. Načte se podokno Vlastnosti dokumentu, ve kterém budete moci vyplnit dostupné

možnosti, jak je znázorněno na obrázku 4.16. Červené hvězdičky označují povinná

pole. Pokud organizace nemá nakonfigurovány žádné typy obsahu ani vlastní sloupce, mohou být možnosti uživatele pro vyplnění vlastností dokumentu omezené. Obrázek 4.14: Podokno Správa dokumentů vyzve uživatele k zadání názvu nového pracovního prostoru a umístění (to znamená adresa URL webu SharePoint), ve kterém bude pracovní prostor vytvořen

184 ČÁST 2 ‹ FUNKCE A POSTUPY PRO KONCOVÉ UŽIVATELE


Integrace aplikace Excel se službou WSS 3.0

Aplikace Excel je výkonná aplikace, jež uživatelům umožňuje uspořádat a analyzovat velká

množství dat v souborech, kterým se obvykle říká tabulky. V kombinaci se službou WSS 3.0

mohou uživatelé své soubory aplikace Excel spravovat v rámci knihoven dokumentů a data

souborů aplikace Excel bezpečně zpřístupnit uživatelům prostřednictvím seznamu služby

SharePoint.

Aplikace Excel umožňuje uživatelům vytvořit jednosměrné propojení s daty, jež jsou umístěna

v seznamu služby SharePoint, takže v případě změn v daném seznamu mohou být tyto změny

automaticky uvedeny v tabulce aplikace Excel. Díky tomuto typu jednosměrného propojení

bude tabulka aplikace Excel vždy aktuální, protože web služby SharePoint bude data v sešitu

přepisovat nejnovějšími daty seznamu služby SharePoint. Uživatelé se tak mohou snadněji než

kdykoli dříve vyhnout nástrahám při odesílání e-mailů se soubory aplikace Excel v příloze více

uživatelům, správě příjmu těchto aktualizovaných souborů a nepříjemné povinnosti provádět

efektivní a přesnou aktualizaci „hlavní“ kopie.

Obrázek 4.15: Uživatel může existující vlastnosti dokumentu kdykoli upravit z aplikace sady

Microsoft Office

185KAPITOLA 4 ‹ POUŽITÍ SLUŽBY SHAREPOINT SE SADOU MICROSOFT OFFICE 2007

4

Použití služby

SharePoint se sadou

MS Office 2007


Máte možnost volby, zda mají být data v tabulce aplikace Excel po provedení změny v seznamu

služby SharePoint aktualizována. Pokud chcete, aby byla aktualizována, může být vytvořeno

jednosměrné propojení. Pokud nechcete, můžete jednoduše provést export dat tabulky na web

služby SharePoint bez vytvoření tohoto propojení.

Pokud uživatel, který používá aplikaci Excel 2007, otevře existující soubor aplikace Excel 2003,

nedojde k žádné ztrátě funkčnosti a zobrazení bude stejné jako při otevření souboru aplikace

Excel 2007. Import dat aplikace Excel do seznamu služby SharePoint Služba WSS 3.0 umožňuje snadno vytvořit nový seznam služby SharePoint, který je založen na tabulce aplikace Excel. Pomocí několika jednoduchých kroků můžete importovat data do služby SharePoint a začít společně spravovat příslušný obsah v jedné zabezpečené oblasti, což podporuje princip jediné správné verze, který služba SharePoint prosazuje. Pro import dat je nutné, aby uživatel měl spuštěnou aplikaci Excel nebo jinou tabulkovou aplikaci, jež je kompatibilní se službou SharePoint. Chcete-li vytvořit vlastní seznam služby SharePoint, který je založen na existující tabulce aplikace Excel, postupujte takto: Obrázek 4.16: Uživatel může existující vlastnosti dokumentu upravit a aktualizovat tak typobsahu nebo metadata daného dokumentu

POZNÁMKA

186 ČÁST 2 ‹ FUNKCE A POSTUPY PRO KONCOVÉ UŽIVATELE


1. Na stránce Akce webu nebo Zobrazit veškerý obsah webu vyberte možnost Vytvořit.

2. Vyberte možnost Importovat tabulku, jak je znázorněno na obrázku 4.17, čímž spustíte

proces importu.

3. Zobrazí se stránka Nový, jež je zobrazena na obrázku 4.18. Na této stránce musí uživatel

vyplnit následující pole:

Název: Slouží k zadání názvu nového vlastního seznamu, který je vytvářen pomocí

importu souboru aplikace Excel.

Popis: Uživatel může volitelně určit popis nového seznamu.

Importovat z tabulky: Tato volba umožňuje uživateli vyhledat a vybrat existující

tabulku aplikace Excel, která má být do nového vlastního seznamu importována. Po výběru existující tabulky klepněte na tlačítko Importovat, čímž vytvoříte nový vlastní seznam služby SharePoint, který je založen na vašich existujících datech.

4. Jakmile uživatel klepne na tlačítko Importovat, spustí se tabulková aplikace, která je

nainstalována v počítači uživatele, a vyzve uživatele k zadání následujících informací,

jak je znázorněno na obrázku 4.19:

Ty p obl a sti : Vyberte jeden ze tří typů oblasti – Oblast buněk, Oblast tabulky nebo

Pojmenovaná oblast. … … … …

Obrázek 4.17: Uživatel může snadno vytvořit nový vlastní seznam služby SharePointvýběrem možnosti Importovat tabulku na stránce Vytvořit

187KAPITOLA 4 ‹ POUŽITÍ SLUŽBY SHAREPOINT SE SADOU MICROSOFT OFFICE 2007

4

Použití služby

SharePoint se sadou

MS Office 2007


Vyberte oblast: Vyberte oblast v tabulce podle typu oblasti, který byl vybrán.

Chcete-li pro import vybrat oblast buněk, klepněte do pole Vyberte oblast a potom

přetáhněte myší přes oblasti tabulky, které chcete importovat. Pokud tabulkapoužívá k označení buněk názvy, klepněte v poli Typ oblasti na možnost Pojmenovaná

oblast.

5. Po vyplnění polí Typ oblasti a Vyberte oblast klepněte na tlačítko Importovat.

Funkce importu služby Windows SharePoint Services 3.0 je výkonná, avšak je důležité v novém

seznamu služby SharePoint důkladně zkontrolovat, zda byl import všech sloupců a dat náležitě

proveden. Po vytvoření seznamu může uživatel zobrazit nebo změnit typy dat sloupců vseznamu tak, že otevře seznam a vybere v nabídce Nastavení položku Nastavení seznamu.

Na stránce Upravit může uživatel zobrazit názvy sloupců nového seznamu, jejich typ apožadovaný stav. Chcete-li upravit nastavení jednoho ze sloupců, klepněte na název sloupce, který

chcete upravit, čímž se zobrazí vlastnosti daného sloupce pro revizi, jak je znázorněno na

obrázku 4.20.

…

Obrázek 4.18: Pro nový seznam, který je vytvářen, můžete zadat název a stručný popis.

Potom vyhledáte existující tabulku aplikace Excel a klepnutím na tlačítko Importovatvytvoříte nový seznam.

188 ČÁST 2 ‹ FUNKCE A POSTUPY PRO KONCOVÉ UŽIVATELE


Služba Excel Services je nová technologie, která umožňuje používat některé další možnosti

a funkce, jež souvisejí s opětovným používáním a sdílením dat aplikace Excel. Poskytuje rovněž

webovou službu pro vývoj vlastních aplikací. Je však k dispozici pouze na serveru SharePoint

Server 2007.

Služba Excel Services nabízí uživatelům serveru SharePoint Server dva základní způsobyinter

akce s daty aplikace Excel:

prostřednictvím webové části Excel Web Access, která nabízí přístup k sešitu aplikace

Excel pro spolupráci v reálném čase pomocí webového prohlížeče,

prostřednictvím webové služby aplikace Excel, která nabízí programovací rozhraní pro

vývoj vlastních aplikací pomocí vývojového nástroje, jenž je kompatibilní s technologií

.NET Framework, například nástroje Microsoft Visual Studio 2005.

Další informace o službě Excel Services naleznete v kapitole 2 „Úvod k serveru Microsoft Office

SharePoint Server 2007“ v části „Přehled služby Excel Services“.

„

„

Obrázek 4.19: Zobrazí se výzva, abyste určili oblasti tabulky, jež mají být importovány

ODKAZ

189KAPITOLA 4 ‹ POUŽITÍ SLUŽBY SHAREPOINT SE SADOU MICROSOFT OFFICE 2007

4

Použití služby

SharePoint se sadou

MS Office 2007


Integrace aplikace Office Access 2007 se službou WSS 3.0

Vydáním aplikace Access 2007 a služby WSS 3.0 skončila doba, kdy bylo nutné databáziaplika

ce Access uchovávat na sdílené síťové jednotce, aby ji mohlo používat více uživatelů. Nyní lze

spravovat databáze aplikace Access a sdílet jejich data daleko efektivnějším způsobem. Spojení

služby SharePoint, jež je určena pro spolupráci, a výkonných analytických funkcí aplikace

Access umožní vám a vaší organizaci efektivní správu těchto dat.

Integrace databáze aplikace Access se službou WSS 3.0 umožňuje spravovat data způsobem,

který je centralizovanější, protože data lze spravovat tak, že různým skupinám nebo členům

týmu přiřadíte určité úrovně oprávnění na základě jejich rolí nebo potřeb přístupu. Funkce

řízení verzí služby SharePoint mohou být rovněž používány ke správě verzí dat a funkceozna

mování vás může upozorňovat na všechny aktualizace nebo změny.

Další užitečnou vlastností je možnost vytvářet zobrazení seznamů, jež jsou založena na

položkách v databázi aplikace Access. Podobně jako standardní zobrazení seznamů mohou

i tato zobrazení služby SharePoint, jež souvisejí s aplikací Access, zobrazovat formuláře, dotazy

a sestavy. Tato integrace umožňuje uživatelům v rámci organizace bezpečně zobrazovat data

databáze aplikace Access ve známém prostředí služby SharePoint.

Obrázek 4.20: Vlastnosti sloupce lze snadno upravit, aby přesně vyhovovaly potřebám organizace

190 ČÁST 2 ‹ FUNKCE A POSTUPY PRO KONCOVÉ UŽIVATELE


Přesouvání databází aplikace Access na server SharePoint

Uživatel může existující databázi aplikace Access přesunout na server SharePointprostřednictvím Průvodce přesunutím na web služby SharePoint, který je součástí aplikace Access. Při

přesunutí databáze na web služby SharePoint se na webu služby SharePoint vytvoří seznamy,

jež jsou propojeny zpět na tabulky v dané databázi. Po přesunutí databáze na web služby

SharePoint a vytvoření těchto seznamů mohou členové týmu pomocí těchto seznamů aktualizovat a spravovat daná data a také zobrazovat poslední verze všech změn, ke kterým došlo.

Pokud databáze obsahuje několik tabulek (což platí pro většinu databází aplikace Access),

vytvoří se na webu služby SharePoint mezi těmito seznamy propojení. Tato propojení jsou

uložena v databázi aplikace Access společně s dalšími standardními položkami aplikace Access,

jako jsou sestavy, formuláře a dotazy.

Průvodce přesunutím na web služby SharePoint je výkonný a snadno ovladatelný nástroj, avšak

při přesouvání existující databáze na web služby SharePoint je nutné brát v úvahu velikostdatabáze a výkon celého prostředí. Pokud průvodce spustíte a potom se rozhodnete, že je nutné

danou proceduru zrušit, klepněte na tlačítko Zastavit. Chcete-li v aplikaci Access použít Průvodce přesunutím na web služby SharePoint, postupujte takto:

1. Na kartě Externí data klepněte na možnost Přesunout na server SharePoint, jak jeznázorněno na obrázku 4.21.

2. Postupujte podle kroků v zobrazeném Průvodci přesunutím na web služby SharePoint,

jejichž součástí je rovněž určení umístění webu služby SharePoint, na který mají být

data přesunuta. Během činnosti průvodce lze příslušnou operaci kdykoli zrušitklepnutím na tlačítko Storno nebo Zastavit.

3. Po dokončení průvodce zaškrtněte políčko Zobrazit podrobnosti, aby se zobrazily

specifické podrobnosti dané migrace. Jakmile průvodce tyto akce provede, klepněte na

tlačítko Dokončit, čímž přesouvání dat dokončíte.

Pokud se během tohoto procesu zobrazí zpráva s upozorněním, měli byste zobrazit tabulku

protokolu a zkontrolovat, zda byla všechna data správně přesunuta a zda není nutné provést

nějaké akce, které by úspěšné přesunutí dat umožnily. Publikování databáze aplikace Access na web služby SharePoint Pomocí aplikace Access je možné databázi publikovat na web služby SharePoint a umožnit tak jiným uživatelům, aby ji mohli zobrazit a přitom nadále používat aplikaci Access k vytváření sestav, dotazů a formulářů pro tuto databázi. Po publikování databáze na web služby SharePoint si aplikace Access ponechává její umístění na webu služby SharePoint v paměti, takže v případě potřeby publikování změn není nutné server vyhledávat. Chcete-li publikovat databázi aplikace Access na web služby SharePoint, postupujte takto:

1. Klepněte na tlačítko Microsoft Office, vyberte možnost Publikovat a potom klepněte na

možnost Server správy dokumentů, jak je znázorněno na obrázku 4.22.

POZNÁMKA

POZNÁMKA

191KAPITOLA 4 ‹ POUŽITÍ SLUŽBY SHAREPOINT SE SADOU MICROSOFT OFFICE 2007

4

Použití služby

SharePoint se sadou

MS Office 2007


Obrázek 4.21: Přistupovat k Průvodci přesunutím na web služby SharePoint lze prostřednictvím

karty Externí data

Obrázek 4.22: Chcete-li publikovat databázi na web služby SharePoint, vyberte možnost

Publikovat a potom možnost Server správy dokumentů

192 ČÁST 2 ‹ FUNKCE A POSTUPY PRO KONCOVÉ UŽIVATELE


2. Určete adresu URL webu služby SharePoint, na který má být daná databáze publikována.

3. Určete umístění knihovny, například knihovny dokumentů, pro publikování danédatabáze a potom klepněte na možnost Otevřít.

4. Zadejte název databáze do pole Název a potom vyberte možnost Publikovat. Použití aplikace Access k práci s propojenými tabulkami v režimu offline Aplikace Access umožňuje uživatelům pracovat v režimu offline s daty, jež byla propojena se seznamem webu služby WSS 3.0. Tato výkonná funkce je užitečná pro uživatele, kteří potřebují aktualizovat data seznamu služby SharePoint v době, kdy nejsou připojeni k síti nebo kdy se nacházejí mimo kancelář. Pomocí této funkce pro režim offline lze rovněž zobrazovat data seznamu služby SharePoint jiným osobám na schůzkách a na místech, kde připojení k serveru není k dispozici. Před použitím těchto funkcí pro režim offline musí uživatelé nejprve vytvořit propojení mezi svými seznamy služby SharePoint a databázovými tabulkami aplikace Access. Propojení lze navázat tak, že přesunete databázi na web služby SharePoint, jak již bylo vysvětleno, čímž se propojí tabulky v databázi se seznamy služby SharePoint na daném webu. Propojení mezi seznamy a aplikací Access je možné vytvořit rovněž pomocí exportu dat ze seznamu vzobrazení datového listu na webu služby SharePoint do databázové tabulky aplikace Access. Po vytvoření propojení mezi seznamy služby SharePoint a databázovými tabulkami aplikace Access můžete ihned začít pracovat v režimu offline. Uživatel může převést seznamy do režimu offline a aktualizovat jejich data. Po opětovném připojení uživatele k serveru bude provedena synchronizace příslušných dat s webem služby SharePoint a seznamy budou aktualizovány. Není nutné se obávat, že jiní uživatelé v době, kdy jste v režimu offline, aktualizují identický záznam v seznamu služby SharePoint, protože při synchronizaci se serverem je možnépřípadné konflikty vyřešit.

Databáze, které byly vytvořeny dřívějšími verzemi aplikace Access než verze 2007, nepodporují tyto funkce pro režim offline. Pokud máte databázi aplikace Access ze starší verze a chcete

tyto funkce pro režim offline využívat, převeďte danou databázi do formátu souborů aplikace

Access 2007. Převedení dat seznamu služby SharePoint do režimu offline Uživatel může data seznamu služby SharePoint snadno převést do režimu offline, aby je bylo možné používat v aplikaci Access. Pokud jste již databázi publikovali na web služby SharePoint, uložte před převedením seznamu do režimu offline místní kopii dané databáze do místního počítače. Chcete-li převést data seznamu služby SharePoint do režimu offline, aby je bylo možnépoužívat v aplikaci Access, postupujte takto:

1. V aplikaci Access otevřete databázi, která je propojena se seznamem služby SharePoint.

2. Na kartě Externí data vyberte možnost Pracovat offline, jak je znázorněno na obrázku 4.23. Pokud tato možnost není zobrazena, nejsou tabulky se seznamem služby

SharePoint správně propojeny nebo se daný seznam již nachází ve stavu offline.

POZNÁMKA

193KAPITOLA 4 ‹ POUŽITÍ SLUŽBY SHAREPOINT SE SADOU MICROSOFT OFFICE 2007

4

Použití služby

SharePoint se sadou

MS Office 2007


Převedení dat seznamu služby SharePoint do režimu online

Tak snadno, jak lze převést seznam služby SharePoint do režimu offline (jak již bylo popsáno),

mohou uživatelé převést data seznamu služby SharePoint zpět do režimu online. Pokud převedete data zpět do režimu online a znovu propojíte propojené tabulky, bude zahájen proces

synchronizace, který provede aktualizaci odrážející všechny změny provedené v době, kdy byl

seznam v režimu offline.

Chcete-li převést data seznamu služby SharePoint do režimu online, postupujte takto:

1. Otevřete databázi aplikace Access, která je propojena se seznamem služby SharePoint.

2. Na kartě Externí data vyberte možnost Pracovat online. Pokud se rozhodnete neukládat

změny dat provedené v režimu offline, můžete vybrat možnost Zahodit změny.

Synchronizace seznamů v režimu offline se službou SharePoint

Pokud chcete seznam, který je v režimu offline, ponechat v režimu offline, ale přesto chcete

provést synchronizaci dat daného seznamu se službou SharePoint, postupujte takto:

1. V aplikaci Access otevřete databázi, která byla propojena se seznamem služby

SharePoint.

2. Na kartě Externí data vyberte možnost Synchronizovat. Synchronizace dat budezahájena.

Obrázek 4.23: Uživatel může data snadno umístit do režimu offline, aby mohla být zobrazována

a aktualizována bez ohledu na umístění uživatele nebo možnost síťového přístupu

194 ČÁST 2 ‹ FUNKCE A POSTUPY PRO KONCOVÉ UŽIVATELE


Další informace o možnostech služby WSS 3.0 pro režim offline naleznete v kapitole 3 v části

„Možnosti režimu offline ve službě WSS“.

Integrace aplikace Office OneNote 2007 se službou WSS 3.0

Aplikace OneNote a služba WSS 3.0 umožňují uživatelům sdílet jejich poznámkové bloky s více

uživateli na webu služby SharePoint, na němž je možné data poznámkového bloku aktualizovat

v zabezpečeném prostředí, jež je vhodné pro spolupráci. Funkčnost aplikace OneNote seslužbou WSS 3.0 se velmi podobá funkčnosti aplikace Excel se službou WSS 3.0.

Vlastník aplikace OneNote může určit úroveň oprávnění pro poznámkový blok a určitým

uživatelům umožnit prohlížení poznámkového bloku a jiným uživatelům udělit právo přispívat

do poznámek. Je možné rovněž povolit historii verzí, jež bude sledovat změny, k nimž v daném

poznámkovém bloku došlo, a uživatelé mohou nastavit oznámení, a dokonce i přijímatinformační kanály RSS, jež se týkají daného poznámkového bloku.

Obdobou Průvodce přesunutím na web služby SharePoint, o němž byla řeč v části věnované

aplikaci Access, je v aplikaci OneNote Průvodce novým poznámkovým blokem, který uživatelům umožňuje snadno vytvářet sdílený poznámkový blok ve službě SharePoint. Pokud je

poznámkový blok sdílen, mohou do něj přispívat uživatelé s příslušnými oprávněními a změny

budou automaticky synchronizovány. Aplikace OneNote rovněž ukládá kopii poznámek offline

do počítače každého uživatele, aby bylo možné provádět úpravy v režimu offline. Po návratu

uživatelů zpět do režimu online jsou změny synchronizovány.

Vytvoření sdíleného poznámkového bloku aplikace OneNote ve službě SharePoint

Uživatelé mohou sdílený poznámkový blok snadno vytvořit v rámci knihovny dokumentůslužby WSS 3.0. Pokud je poznámkový blok sdílen v rámci knihovny, stane se z něj složka a každý

oddíl poznámkového bloku bude uložen jako soubor.

Chcete-li vytvořit sdílený poznámkový blok aplikace OneNote v rámci služby SharePoint,

postupujte takto:

1. V nabídce Sdílet vyberte možnost Vytvořit sdílený poznámkový blok, jak je znázorněno

na obrázku 4.24.

2. Spustí se Průvodce novým poznámkovým blokem. Postupujte takto:

Do pole Název zadejte název pro sdílený poznámkový blok.

Máte možnost vybrat barvu pro obálku nového poznámkového bloku, jež budezobrazena jako ikona na navigačním panelu poznámkového bloku.

V seznamu Podle šablony máte možnost vybrat šablonu, která má být použita pro

všechny stránky ve sdíleném poznámkovém bloku.

3. Po vyplnění polí uvedených v kroku 2 klepněte na možnost Další.

4. V oblasti Komu je tento poznámkový blok určen vyberte možnost Tento poznámkový

blok bude používat více uživatelů, zvolte možnost Na serveru a klepněte na možnost

Další.

ODKAZ

195KAPITOLA 4 ‹ POUŽITÍ SLUŽBY SHAREPOINT SE SADOU MICROSOFT OFFICE 2007

4

Použití služby

SharePoint se sadou

MS Office 2007


5. Do pole Cesta zadejte umístění knihovny služby SharePoint, ve které chcete daný

poznámkový blok uchovávat. Po klepnutí na možnost Procházet můžete příslušný web

služby SharePoint vyhledat. Po jeho nalezení klepněte na možnost Vybrat. 6. Odešlete e-mail uživatelům, které chcete na nový sdílený poznámkový blok upozornit,

zaškrtnutím políčka Vytvořit e-mailovou zprávu s odkazem na tento poznámkový blok,

aby bylo možné odeslat jej dalším uživatelům a následným klepnutím na možnost

Vytvořit. Uživatel může sdílený poznámkový blok vytvořit rovněž klepnutím na příkaz Nový poznámkový blok v nabídce Soubor.

Obrázek 4.24: Uživatel aplikace OneNote může vytvořit sdílený poznámkový blok a určit

oprávnění uživatelů, kteří budou moci číst poznámky nebo do nich přispívat

196 ČÁST 2 ‹ FUNKCE A POSTUPY PRO KONCOVÉ UŽIVATELE

POZNÁMKA


Integrace s aplikací Outlook

Integrace aplikace Outlook a služby WSS 3.0 rozšiřuje možnosti spolupráce a sdíleníinformací v rámci organizace. Aplikace Outlook umožňuje uživatelům přístup a aktualizaci obsahu

a sdílení informací v rámci služby SharePoint v mnoha různých oblastech. Uživatelé mohou

udržovat sdílené kalendáře, kontakty, úkoly, a dokonce i vyhledávat dokumenty, zobrazovat

jejich náhled a upravovat je z prostředí aplikace Outlook.

Uživatelé aplikace Outlook mohou přistupovat ke sdíleným kalendářům, které lze prohlížet

v prostředí služby SharePoint a automaticky aktualizovat spuštěním příkazu Odeslat a přijmout. Pokud uživatel služby SharePoint přiřadí úkol prostředkům v rámci organizace, zobrazí

se daný úkol automaticky v panelu úkolů aplikace Outlook příslušného uživatele a v denním

seznamu úkolů v příslušném kalendáři.

V následující části jsou podrobněji popsány nové výkonné funkce a vlastnosti, jež integrace

aplikace Outlook se službou WSS 3.0 poskytuje. Tato integrace oproti minulosti výrazněusnadňuje nepřetržité informování uživatelů o aktuálních událostech v rámci organizace.

Připojení sdílených kalendářů

Aplikace Outlook a služba WSS 3.0 umožňují uživatelům sdílet kalendářové informace v rámci

organizace několika různými způsoby. Uživatel může zobrazit kalendář z prostředí aplikace

Outlook nebo z prostředí služby SharePoint a pomocí překrytí kalendářů vytvořit i takové

zobrazení informací o událostech, jež zahrnuje všechny aspekty.

Uživatelé se mohou připojit k více kalendářům a současně je zobrazit, aby mohli vyhledat

možné konflikty událostí a měli lepší přehled o svých časových plánech. Tato funkce může

rovněž vedoucím pomáhat správně naplánovat prostředky a vyhnout se tak přetěžování pracovníků.

Připojení kalendáře služby SharePoint k aplikaci Outlook lze provést pomocí následujícího

postupu:

1. V aplikaci Internet Explorer vyhledejte a otevřete kalendář na webu služby SharePoint.

Pokud kalendář nemůžete najít, můžete vždy v rámci webu přejít na stránku Zobrazit

veškerý obsah webu a vybrat konkrétní požadovaný kalendář.

2. V nabídce Akce v rámci kalendáře služby SharePoint klepněte na možnost Připojit

k aplikaci Outlook, jak je znázorněno na obrázku 4.25.

3. Budete vyzváni k potvrzení, že chcete kalendář služby SharePoint připojit k aplikaci

Outlook. Připojení kalendáře dokončíte výběrem možnosti Ano.

Kalendáře přidané z prostředí služby SharePoint lze v aplikaci Outlook najít v oblasti Jinékalendáře. Odebrání kalendáře služby SharePoint z aplikace Outlook Pokud již dále nechcete, aby byl kalendář služby SharePoint připojen k aplikaci Outlook,odeberte daný kalendář z aplikace Outlook pomocí tohoto jednoduchého postupu:

1. V aplikaci Outlook přejděte v oblasti Kalendář do navigačního podokna. V oblasti Jiné

kalendáře vyberte kalendář, který chcete z aplikace Outlook odebrat.

197KAPITOLA 4 ‹ POUŽITÍ SLUŽBY SHAREPOINT SE SADOU MICROSOFT OFFICE 2007

4

Použití služby

SharePoint se sadou

MS Office 2007

POZNÁMKA


2. Klepněte pravým tlačítkem myši na daný kalendář a potom v zobrazené místní nabídce

vyberte možnost Odstranit (název kalendáře), jak je znázorněno na obrázku 4.26.

3. Budete vyzváni k potvrzení odebrání daného kalendáře z aplikace Outlook. Vyberte

možnost Ano. Daný kalendář se v aplikaci Outlook již nadále nebude zobrazovat, ale

bude stále existovat na webu služby SharePoint.

Chcete-li odebrat skutečný kalendář služby SharePoint, obraťte se na vlastníka webu služby

SharePoint, který bude mít příslušná oprávnění k provedení odstranění. Přidávání událostí do kalendáře služby SharePoint z aplikace Outlook Uživatelé mohou do kalendářů služby SharePoint přidávat události, aniž by museli opouštět aplikaci Outlook. Integrace těchto funkcí šetří uživatelům čas a minimalizuje využívání prostředků jejich počítačů, protože není potřeba spouštět webový prohlížeč ani pomocí procházení vyhledávat příslušný kalendář. Dokonce je možné i přetahovat položky událostí mezi kalendáři služby SharePoint a osobním kalendářem aplikace Outlook. Přidání události do kalendáře služby SharePoint z aplikace Outlook provedete pomocí následujícího postupu:

Obrázek 4.25: Uživatel může kalendář služby SharePoint snadno připojit k aplikaci

Outlook

198 ČÁST 2 ‹ FUNKCE A POSTUPY PRO KONCOVÉ UŽIVATELE

POZNÁMKA


1. V aplikaci Outlook otevřete kalendář služby SharePoint, do něhož chcete danou událost

přidat. 2. V nabídce Akce klepněte na typ události, který chcete přidat do kalendáře, jak jeznázorněno na obrázku 4.27. 3. Zadejte informace o příslušné události a potom klepněte na možnost Uložit a zavřít. Pokud správce webu služby SharePoint povolil odesílání e-mailů pro položky seznamů daného webu, můžete do kalendáře služby SharePoint přidávat události odesláním e-mailu.

Obrázek 4.26: Stejně snadno jako přidat kalendář služby SharePoint do aplikace Outlook

jej lze i odebrat

POZNÁMKA

199KAPITOLA 4 ‹ POUŽITÍ SLUŽBY SHAREPOINT SE SADOU MICROSOFT OFFICE 2007

4

Použití služby

SharePoint se sadou

MS Office 2007


Připojení kontaktů k aplikaci Outlook

Uživatelé mohou do aplikace Outlook přidávat kontakty, jež existují v rámci webů služby WSS

3.0, a provádět jejich změny, přičemž automaticky je prováděna synchronizace celého procesu

zpět do služby SharePoint. Jedná se například o užitečný způsob, jak v aplikaci Outlookudržovat kontaktní informace na odborníky v jednotlivých odděleních nebo na odborníky pro určité

oblasti vždy v aktuálním stavu.

Přidávání kontaktů služby SharePoint do aplikace Outlook

Přidání konta



       
Knihkupectví Knihy.ABZ.cz - online prodej | ABZ Knihy, a.s.
ABZ knihy, a.s.
 
 
 

Knihy.ABZ.cz - knihkupectví online -  © 2004-2018 - ABZ ABZ knihy, a.s. TOPlist