načítání...
nákupní košík
Košík

je prázdný
a
b

Kniha: Mistrovství v Microsoft Office 2007 - John Pierce; kolektiv

Mistrovství v Microsoft Office 2007
-14%
sleva

Kniha: Mistrovství v Microsoft Office 2007
Autor: ;

První zkušenosti s některými programy Microsoft Office již máte za sebou, chcete je však poznat důkladněji, řešit v nich reálné problémy. Uznávaný průvodce z dílny Microsoftu vás ... (celý popis)
Titul doručujeme za 5 pracovních dní
Vaše cena s DPH:  990 Kč 851
+
-
rozbalKdy zboží dostanu
28,4
bo za nákup
rozbalVýhodné poštovné: 29Kč
rozbalOsobní odběr zdarma

hodnoceni - 0%hodnoceni - 0%hodnoceni - 0%hodnoceni - 0%hodnoceni - 0%   celkové hodnocení
0 hodnocení + 0 recenzí

Specifikace
Nakladatelství: » Computer press
Médium / forma: Tištěná kniha
Rok vydání: 2008-10-22
Počet stran: 1104
Rozměr: 167 x 225 mm
Úprava: 1120 stran : ilustrace
Vydání: Vyd. 1.
Název originálu: Microsoft Office System 2007 inside out
Spolupracovali: překlad Lenka Košařová ... et al.
Vazba: vázaná s laminovaným potahem
ISBN: 9788025120668
EAN: 9788025120668
Ukázka: » zobrazit ukázku
Popis

První zkušenosti s některými programy Microsoft Office již máte za sebou, chcete je však poznat důkladněji, řešit v nich reálné problémy. Uznávaný průvodce z dílny Microsoftu vás zasvětí do hloubky možností Wordu, Excelu, Outlooku, PowerPointu, Accessu i dalších aplikací sdružených do balíku Office System 2007. Naučíte se efektivně spolupracovat a sdílet data z různých aplikací pomocí serveru SharePoint Services, zvládnete si přizpůsobit pás karet k obrazu svému či naprogramovat makro pro Excel. Publikace vám prozradí nejdůležitější techniky a možnosti využití jednotlivých programů v praxi tak, abyste byli schopni bez zbytečné námahy vytvářet perfektní dokumenty. Kniha se zabývá mimo jiné těmito tématy: - Tvorba osnovy, rejstříku, obsahu a seznamu literatury ve Wordu - Revize, komentování porovnání a kombinování dokumentů - Rychlé výpočty, nejužitečnější funkce a maticové vzorce v Excelu - Využití a úprava jednotících motivů a animačních schémat v PowerPointu - Organizace týmové práce pomocí aplikace Groove - Správa a hledání informací v aplikaci OneNote - Výhody nového rozhraní a funkcí Outlooku, organizace času - Pokročilé hledání, šifrování a digitální podepisování zpráv - Jednoduché dotazy, tvorba formulářů a sestav v Accessu - Příklady uživatelských maker a jejich úpravy v editoru VBA - Sdílený pracovní prostor na serveru SharePoint Services - Přizpůsobení pásu karet a panelu nástrojů Rychlý přístup Na adrese http://knihy.cpress.cz/k1516 naleznete zdrojové soubory, na nichž si budete moci vyzkoušet látku výkladu v praxi, a další referenční zdroje informací. O autorech: Desítku zkušených autorů – dlouholetých expertů na produkty z dílny Microsoftu, kteří napsali jednotlivé kapitoly této knihy – vedl John Pierce, autor publikace Microsoft Office Access 2007 Inside Track a několika dalších knih.

Předmětná hesla
Kniha je zařazena v kategoriích
Recenze a komentáře k titulu
Zatím žádné recenze.


Ukázka / obsah
Přepis ukázky

KAPITOLA

7

Témata kapitoly:

„ Nastavení a použití

pracovního prostoru

pro sdílení souborů

„ Správa komunikací aplikace

Groove

„ Práce s kontakty aplikace

Groove

„ Úvod do nástroje

Formuláře aplikace Groove

„ Správa archivů pracovního

prostoru a šablon

Sdílení

a komunikace

pomocí Microsoft

Office Groove

8 7

Aplikace Microsoft Office Groove 2007 je ukázkovýmpří

kladem toho, jak velmi užitečný může být dobře navržený

software. Z větší části je Office Groove 2007 jasný apocho

pitelný, rovněž se s ním velmi dobře pracuje. Jeho základní

funkce – například nástroj Diskuse nebo nástroj Sledování

problémů, které používáte ve standardním pracovnímpro

storu – nabízí celou škálu možností, jež usnadňují výměnu

myšlenek a informací. Spolupráce v Groove 2007 probíhá

hladce právě díky těmto funkcím. Nebuďte překvapení,po

kud se na Groove poté, co s ním začnete pracovat, budete

stále více spoléhat.

V této kapitole se dozvíte o dalších funkcích aplikaceGroo

ve 2007, které můžete použít ke sdílení informací a správě

vaší komunikace – s ostatním lidmi a mezi počítači. Naučíte

se, jak použít Groove k nastavení složky na svém počítači,

takže budete moci sdílet a synchronizovat soubory v dané

složce s ostatními lidmi a jinými počítači. Rovněž se dozvíte

o nástrojích komunikace a posílání zpráv, které vám Groove

nabízí, a o správě seznamu kontaktů aplikace Groove.Na

konec se naučíte něco málo o tom, jak si vytvořit vlastnífor

muláře Groove, jež můžete do svých pracovních prostorů

přidat a použít.


ČÁST 2 ¡ ZÁKLADY SPOLUPRÁCE 194

Nastavení a použití pracovního prostoru

pro sdílení souborů

Aplikace Office Groove 2007 vám nabízí pro sdílení souborů několik odlišných nástrojů.

Jak jste viděli v Kapitole 6, jedním z těchto nástrojů začleněných ve standardním pracovním

prostoru je nástroj Soubory. Tento nástroj mohou členové pracovního prostoru použít

k uložení souborů, se kterými běžně pracují a pravidelně se k nim potřebují vracet. Groove

2007 umí rovněž synchronizovat soubory, jež jsou uložené v knihovně dokumentůMicro

soft Windows SharePoint Services.

Dalším způsobem, jakým můžete sdílet soubory se svými spolupracovníky, členy skupiny

nebo mezi odlišnými počítači, je použití pracovního prostoru pro sdílení souborů. Pracovní

prostor pro sdílení souborů vám umožňuje určit nebo vytvořit složku, která je částí systému

souborů Windows. Tato složka se stane umístěním, jež můžete použít na jakémkolivpočí

tači, na kterém jste si nastavili svůj účet aplikace Groove.

Pracovní prostor pro sdílení souborů si můžete nastavit například na svém stolním počítači

v práci a na notebooku, který si berete na cesty. Když budete připojení, Groove se postará

o aktualizace souborů uložených v dané složce (buď automaticky, nebo na vaši žádost).

Tím pádem bude seznam souborů a jejich stav v synchronizaci.

Obrázek 7.1: Příkazy v daných podoknech úloh použijte ke správě pracovního prostoru

pro sdílení souborů


KAPITOLA 7 ¡ SDÍLENÍ A KOMUNIKACE POMOCÍ MICROSOFT OFFICE GROOVE 195

7

Komunikace

v Microsoft

Office Groove

Rovněž můžete pozvat ostatní lidi ke sdílení souborů uložených v této složce. Každý, koho

pozvete k používání pracovního prostoru pro sdílení souborů, bude mít přístup ksoubo

rům a jejich obsahu. Obrázek 7.1 zobrazuje pracovní prostor pro sdílení souboru spolu

s podokny Úlohy synchronizace a Úlohy souborů a složek, které použijete ke správětoho

to pracovního prostoru.

ODKAZ

Více informací o nástroji Diskuse, Sledování problémů a ostatních funkcích standardníhopracov

ního prostoru aplikace Groove najdete v Kapitole 6 „Týmová práce v pracovním prostoruMicro

soft Office Groove“.

Pracovní prostor pro sdílení souborů můžete vytvořit během práce v okně Průzkumníku ve

Windows nebo z aplikace Groove pomocí příkazu Nový pracovní prostor. Zde je postup

vedoucí k vytvoření pracovního prostoru pro sdílení souborů z okna Průzkumníku veWin

dows XP:

1. Otevřete složku, kterou chcete použít a uchovat synchronizovanou v pracovním

prostoru pro sdílení souborů.

2. Klepněte pravým tlačítkem myši na oblast seznamu složky a pak klepněte namož

nost Zahájit synchronizaci (viz obrázek).


ČÁST 2 ¡ ZÁKLADY SPOLUPRÁCE 196

3. Klepněte na tlačítko Ano, abyste tuto operaci potvrdili. Následně uvidíte podokna

úloh Úlohy synchronizace a Úlohy souborů a složek (viz obrázek 7.1).

ODKAZ

Více informací o nastavení účtu aplikace Groove na více počítačích naleznete v kapitole „Použití

účtu Groove na jiném počítači“ na straně 172.

POZNÁMKA

Ve Windows XP jsou kroky pro nastavení pracovního prostoru pro sdílení souborů z oknaPrůzkumníku v podstatě stejné. V okně Průzkumníka klepněte na panelu nástrojů na tlačítko Synchronizace

složky. V podokně úloh, které se objeví, klepněte na možnost Zahájit synchronizaci. Následně uvidíte

podokna úloh, jež použijte ke správě pracovního prostoru pro sdílení souborů. Následující kroky vám pomohou nastavit pracovní prostor pro sdílení souborů z Hlavního

panelu aplikace Groove:

1. V nabídce Soubor přejděte k možnosti Nový a pak klepněte na možnost Pracovní

prostor.

2. V dialogovém okně Vytvořit nový pracovní prostor (viz obrázek) klepněte namožnost Sdílení souborů a pak klepněte na tlačítko OK.

POZNÁMKA

U kroku 2 můžete zapsat název pracovního prostoru pro sdílení souborů, ale nemusíte. Jak uvidíte

u dalšího kroku, nabídne vám aplikace Groove několik možností pro stanovení složky, kterou chcete

použít. Pokud si vyberete složku, jež je na počítači již vytvořená, použije pracovní prostor prosdílení souborů název této složky.

3. V dialogovém okně (viz obrázek) si vyberte možnost pro vytvoření složky a pak

klepněte na tlačítko OK.


KAPITOLA 7 ¡ SDÍLENÍ A KOMUNIKACE POMOCÍ MICROSOFT OFFICE GROOVE 197

7

Komunikace

v Microsoft

Office Groove

4. Bude-li třeba, vyberte umístění pro vytvoření složky, nebo si vyberete aktuálnísložku a poté klepněte na tlačítko OK.

POZNÁMKA

POUŽITÍ PODSLOŽKY JAKO PRACOVNÍHO PROSTORU PRO SDÍLENÍ SOUBORŮ

Podsložku složky, která je již definovaná jako pracovní prostor, můžete nastavit jako dalšísamostatný pracovní prostor pro sdílení souborů. Možná to budete chtít udělat pro sdílení obsahů

specifické složky v pracovním prostoru pro sdílení souborů s odlišnou skupinou lidí. Můžete naříklad podsložku nastavit pro projektové zprávy, jež budete sdílet s lidmi, kteří nejsou částí

běžného projekčního týmu. Když zahájíte sdílení složky tímto způsobem, zobrazí Groove zprávu,

aby vás upozornil, že jste si vybrali složku, která je již synchronizovaná. Mějte na paměti, žečlenové pracovního prostoru pro sdílení souborů mají přístup ke všem souborům v danémpracovním prostoru. To platí i v okamžiku, když tyto soubory byly přidány nebo aktualizovány do

podsložky, jež byla definovaná jako pracovní prostor pro sdílení souborů, jehož nejsou členy. Podokno úloh Úlohy synchronizace (viz obrázek 7.1) vám nabízí příkazy, které vámumožňují pracovat a spravovat pracovní prostor pro sdílení souborů. Chcete-li například pozvat

někoho ke sdílení této složky, klepněte na příkaz Pozvat uživatele. Objeví se před vámidialogové okno Odeslat pozvánku – Microsoft Office Groove (viz obrázek 7.2).

Obrázek 7.2: Pracovní prostory pro sdílení souborů

mohou obsahovat členy s rolemi členství

Od tohoto okamžiku se držte stejných kroků, které jste použili pro pozvání osoby dostandardního pracovního prostoru. Vyberte nebo zapište jméno (či e-mailovou adresu) osoby

nebo osob, které chcete pozvat, napište zprávu, pokud chcete, a pak klepněte na tlačítko

Pozvat. Za předpokladu, že dané osoby vaše pozvání přijmout (a vy potvrdíte jejich přijetí),

přidá se pracovní prostor pro sdílení souborů na seznam pracovních prostorů na Hlavní


ČÁST 2 ¡ ZÁKLADY SPOLUPRÁCE 198

panel nového člena (nebo na váš vlastní seznam pracovních prostorů, jestliže jstepozva

ným). Aby mohli noví členové s těmito soubory v daném pracovním prostoru začítpraco

vat, musí si je nejprve stáhnout.

POZNÁMKA

Jestliže chcete odstranit člena z pracovního prostoru pro sdílení souborů, pak klepněte na jméno člena

pravým tlačítkem myši v podokně úloh Úlohy synchronizace a zvolte možnost Zrušit pozvání. Abyste

mohli odstranit člena z pracovního prostoru, musíte být správcem tohoto pracovního prostoru.

ODKAZ

Informace o pozvání osoby do standardního pracovního prostoru naleznete v kapitole „Pozvání

členů pracovního prostoru a přiřazení rolí“ na straně 169.

Stahování souborů v pracovním prostoru

pro sdílení souborů

Soubory a data v pracovním prostoru pro sdílení souborů se z počítače hostitele nestahují

po přijetí pozvání automaticky. Nejprve musíte na svém počítači určit složku, ve které bude

umístěný daný pracovní prostor. Také musíte stanovit, zda chcete data stáhnout okamžitě

(za předpokladu, že je další člen pracovního prostoru pro sdílení souborů připojený a tím

pádem má váš počítač přístup k těmto souborům), nebo chcete stáhnout pouze odkazy.

Pokud si vyberete stažení odkazů, pracovní prostor pro sdílení souborů na vašem počítači

vytvoří seznam souborů v daném pracovním prostoru a vy si budete moci stáhnout obsah

souborů později, až budete s určitým souborem potřebovat pracovat.

Aplikace Groove nabízí standardní výběr možností, jaké použít. Závisí to na množství dat

obsažených v pracovním prostoru pro sdílení souborů v okamžiku, kdy přijmete pozvání.

Pokud pracovní prostor obsahuje 100 a více souborů, nebo jestliže má jeden souborveli

kost 100 MB nebo větší, je jako výchozí možnost zvolena možnost ručního stahování.

V opačném případě je jako výchozí možnost navrhována možnost pro okamžité staženíob

sahu. Dialogové okno, které k tomu použijete, je zobrazeno na obrázku 7.3.

Obrázek 7.3: Poté, co přijmete pozvání do pracovního prostoru pro sdílení souborů,

použijte toto dialogové okno a určete složku pro použití na vašem počítači a pro stažení

dat, která se budou sdílet


KAPITOLA 7 ¡ SDÍLENÍ A KOMUNIKACE POMOCÍ MICROSOFT OFFICE GROOVE 199

7

Komunikace

v Microsoft

Office Groove

Jestliže soubory stahuje okamžitě (možnost Načíst vše), Groove se dá do práce a vestano

veném umístění se vytvoří kopie daných souborů. Pokud zvolíte možnost ručníhostahová

ní (Načíst pouze odkazy), když potřebujete pracovat s nějakým souborem, vyberete ho

a pak v podokně úloh Úlohy souborů a složek klepněte na možnost Stáhnout tyto soubory.

Jakmile se soubor přidá do pracovního prostoru pro sdílení souborů, zobrazí se soubor

před stažením spolu s indikátorem stahování (malá šipka) a zároveň se vytvoří seznampo

dobný spíše typu souboru Vzdálený soubor aplikace Groove než souboru pracovní sešit

aplikace Excelu (viz obrázek 7.4).

Obrázek 7.4: Můžete si vybrat možnost stáhnout soubory okamžitě (automaticky),

nebo ručně, když s nimi potřebujete pracovat

Jakmile nastavíte a spustíte pracovní prostor pro sdílení souborů, můžete si vybratmož

nosti, pomocí kterých zachováte danou složku synchronizovanou. Možná byste si mohli

vybrat možnost stažení veškerých dat okamžitě, jakmile byste se poprvé připojili. Tento

přístup můžete použít u souborů, které se do daného pracovního prostoru přidají vbu

doucnu, nebo se můžete přepnout k ručnímu stahování souborů. Chcete-li ovládat na

stavení stahování u synchronizované složky, klepněte na možnost Upravit nastavení

stahování pro tuto složku v podokně úloh Úlohy souborů a složek. Objeví se před vámi

dialogové okno, které vidíte na obrázku 7.5.


ČÁST 2 ¡ ZÁKLADY SPOLUPRÁCE 200

DO DETAILU

ROLE A OPRÁVNĚNÍ SDÍLENÍ SOUBORŮ

V Kapitole 6 se dočtete o rolích pracovního prostoru a oprávněních členů standardního pracovního

prostoru aplikace Groove. Členové pracovního prostoru pro sdílení souborů mají rovněž přidělené role

– Správce, Účastník nebo Host – a každá role má standardně přidělena určitá oprávnění. Správcimohou například pozvat členy, odstranit člena (zrušením pozvání daného člena) nebo zrušit zbývajícípozvánky. Účastník může pozvat ostatní uživatele do pracovního prostoru pro sdílení souborů, ale tím

rozsah jeho privilegií končí. Host se může dívat na soubory v pracovním prostoru pro sdílení souborů,

ovšem nemůže pozvat či zrušit pozvání. Chcete-li roli člena změnit nebo změnit oprávnění u specifické

role, musíte být osobou, která již je správcem pracovního prostoru. Pokud jste, klepněte na možnost

Zobrazit vlastnosti pro Sdílení souborů v podokně Úlohy synchronizace. Klepněte na záložku Role,

změňte roli člena, pak klepněte na záložku Oprávnění a změňte oprávnění specifické role.

Obrázek 7.5: Upravení vlastností stahování pro složku v pracovním prostoru pro sdílení

souborů vám umožňuje si zvolit možnost, kdy tuto složku aktualizovat

Je to smutné, ale příjemná představa načtení souboru – slovo, které Groove používá přivašem prvním připojení k pracovnímu prostoru pro sdílení souboru (viz obrázek 7.3) – jenahrazena méně lyrickými termíny. Na obrázku 7.5 jsou nastavení stahování nastavena

například na možnost Ruční stahování. Pokud pro pracovní prostor pro sdílení souborů

zvolíte možnost Ruční stahování, měli byste mít na paměti, že se budete muset starat

o stahování všech souborů, které ostatní členové do této složky přidají. Navíc budete muset

stahovat ručně i nové soubory, které přidáte do této složky na jiných počítačích, ježpoužíváte. Můžete se přepnout na možnost Úplné automatické stahování, což je nejlepší řešení,

pokud chcete udržet krok se změnami v souborech, které sdílíte mezi počítači a s ostatními


KAPITOLA 7 ¡ SDÍLENÍ A KOMUNIKACE POMOCÍ MICROSOFT OFFICE GROOVE 201

7

Komunikace

v Microsoft

Office Groove

uživateli. Popřípadě si můžete vybrat zlatou střední cestu a stanovit velikostní limit vmega

bytech u změn, které se stahují automaticky. Stanovení velikostního limitu může býtuži

tečné zejména v případech, kdy se v pracovním prostoru pro sdílení souborů nachází celá

řada velkých grafických souborů nebo spousta snímků aplikace Microsoft PowerPointu.

Tyto soubory jsou totiž velmi často větší než soubory typu Microsoft Wordu, MicrosoftEx

celu nebo jiné.

Aktualizace pro jednotlivý soubor v synchronizované složce můžete nastavit tak, aby se

stahovaly automaticky, a tím pádem daný soubor zůstane aktuální vždy, když další člen

uloží změny do daného souboru. Chcete-li zvolit možnost stahování souboru, vybertesou

bor, klepněte na možnost Zobrazit vlastnosti této složky v podokně úloh Úlohy souborů

a složek a pak vyberte možnost Automaticky udržovat tento soubor aktuální.

Následující přehled uvádí další operace, které čas od času provedete, když budete pracovat

s pracovním prostorem pro sdílení souborů:

Správa výstrah. Výběrem příkazu Nastavit výstrahy pro tuto složku zajistíte, aby

vás Groove upozornil, jakmile v dané složce nastanou změny – například když se

přidá nebo aktualizuje soubor. Prohlížení výstrah je trochu složitější záležitostí:ně

kdy se zobrazí a někdy ne. Neuvidíte například výstrahy týkající se změn anivýstra

hy týkající se doplňků.

Nad výstrahami týkajícími se nepřečtených informací máte v pracovním prostorupo

někud větší kontrolu. Chcete-li si tyto výstrahy nastavit, klepněte na příkaz Zobrazit

vlastnosti pro v podokně úloh Úlohy synchronizace a pak klepněte na záložkuVý

strahy (viz obrázek 7.6). K výstrahám můžete přiřadit například zvuk nebo si nastavit

výstrahu pro případ, kdy vstoupí do daného pracovního prostoru nějaký člen. Můžete

použít jezdce a stanovit, aby se nezobrazovala žádná výstraha, zda má Groovezobra

zit ikonu a označit tak nepřečtený obsah, nebo zda má zobrazit výstrahu (s dalšímož

ností, aby Groove zrušil výstrahy, pokud je budete ignorovat).

ODKAZ

Více informací o práci s výstrahami aplikace Groove najdete v kapitole „Správa výstrah aplikace

Groove“ na straně 211.

  Oprávnění složky. Oprávnění pracovního prostoru vztahující se ke složce (vizrá

meček Role a oprávnění sdílení souborů na straně 200) se spravují tak, že klepnete

na příkaz Zobrazit vlastnosti této složky v podokně úlohy Úlohy souborů a složek

a následně klepnete na záložku Oprávnění. V této záložce můžete aktualizovat

oprávnění pro tři role pracovního prostoru – Správce, Účastníka a Hosta – kontrolou

toho, jaké role mohou nebo nemohou provádět aktivity na daném seznamu (vizob

rázek 7.7).


ČÁST 2 ¡ ZÁKLADY SPOLUPRÁCE 202

Obrázek 7.6: Správa výstrah nepřečtených informací a přítomnosti členů

vám umožňuje zachovat záložky v aktivitách pracovního prostoru

Obrázek 7.7: Záložku Oprávnění použijte k nastavení oprávnění složky

pro pracovní prostor pro sdílení souborů


KAPITOLA 7 ¡ SDÍLENÍ A KOMUNIKACE POMOCÍ MICROSOFT OFFICE GROOVE 203

7

Komunikace

v Microsoft

Office Groove

Správa komunikací aplikace Groove

Komunikace je hlavním nástrojem úspěšné spolupráce. Především se jedná o komunikaci

mezi týmovými spolupracovníky, která je stejně důležitá jako komunikace mezi počítači,

které tito lidé používají ke spojení a k ukládání souborů a informací, jež ke společné práci

potřebují. Určitě si brzy všimnete, čím více si o aplikací Groove 2007 přečtete a čím déle s ní

budete pracovat, že se uvnitř programu často objeví různé typy komunikace. Tato aplikace

totiž synchronizuje jednotlivé složky, odesílá zprávy, zobrazuje výstrahy, umožňuje vám

vést konverzaci atd.

V aplikaci Groove 2007 podává nástroj Správce komunikací zprávu o celkovém stavukomunikací – například kolik dat je třeba ještě stáhnout – stejně jako o stavu jednotlivýchpracovních prostorů a činnostech, jako jsou zprávy a pozvánky. Groove 2007 rovněž nabízí

celou řadu nástrojů a možností komunikace v reálném čase k podpoře vzájemné interakce

týmu. V kapitole 6 jste se seznámili například s nástrojem Konverzace, který mohoučlenové pracovního prostoru použít v souvislosti s určitým pracovním prostorem. Také jste viděli

příklady indikátorů přítomnosti oznamující vám, kteří členové partnerského pracovního prostoru jsou připojeni, či jsou nepřítomni. V této kapitole se podíváme na další nástroje komunikace, které aplikace Groove nabízí, počínaje nástrojem Správce komunikací. Poté se přesuneme k funkci rychlého zasílání zpráv aplikace Groove a použití výstrah aplikace Groove. Dozvíte se, jak vám Groovepomáhá udržovat styky, abyste měli nejčerstvější informace. Rovněž se naučíte, jak spravovat

komunikace v okamžiku, když se potřebujete soustředit na práci a nechcete být rušeni. Použití Správce komunikací Chcete-li Správce komunikací (viz obrázek 7.8) otevřít, klepněte na možnost Správcekomunikací v nabídce Možnosti. Správce komunikací zobrazuje ve sloupci Aktivita (vizobrázek) několik položek: Rychlé zasílání zpráv a pozvánky, Synchronizace Sdílení souborů,

Přijímání pracovního prostoru (prostorů) a Různé komunikace (které zobrazují množství

odeslaných nebo přijatých dat mimo pracovní prostory a aktivity spojené s posíláním

zpráv). Ve sloupci Stav naznačuje Groove to, co se s jednotlivými z těchto aktivit děje.Naříklad k synchronizaci dat v pracovním prostoru pro sdílení souborů nazvaného Vista_Guide je třeba přijmout ještě 466 kilobajtů.

POZNÁMKA

Abyste otevřeli podokno komunikací, které shrnuje stavy těchto aktivit, klepněte v záložcePracovní prostory na Hlavním panelu nebo v Průzkumníkovi pracovních prostorů aplikace Groove na

stavový řádek.

Správce komunikací můžete použít i k následujícím úlohám, na které se v této kapitole

podrobněji podíváme až později:

Pozastavení přenosu dat u pracovního prostoru nebo činnosti, kterou vyberete, či

u všech pracovních prostorů a činností současně.

Nastavení aplikace Groove pro práci v režimu offline.

Zobrazení nebo aktualizaci nastavení sítě.


ČÁST 2 ¡ ZÁKLADY SPOLUPRÁCE 204

Obrázek 7.8: Správce komunikací použijte ke správě přenosu dat,

ke kontrole stavu aktivit komunikace a k práci v režimu offline

Čítače dat v horní části dialogového okna, nad sloupcem Stav, zobrazují množství aktuálně

odesílaných a přijímaných dat. Zpráva o stavu na levé straně čítačů dat (viz obrázek 7.8) –

Normální komunikace – podává zprávu o aktuálním stavu komunikace. Tabulka 7.1 ukazuje

seznam dalších zpráv o stavu, se kterými se můžete setkat, a zároveň popisuje jejich význam.

Tabulka 7.1: Zprávy o stavu komunikace

Stav komunikace Význam

Normální komunikace Pracujete v režimu online a žádné činnosti nejsoupozastaveny. Normální komunikace (některé aktivity bylypozastaveny)

Pracujete v režimu online, ale pozastavili jste alespoňjednu činnost komunikace. Práce offline (od dd/mm/rr, hh:mm)

Pracujete v režimu offline od stanoveného časového období. Příprava na práci offline Při práci přecházíte z režimu online do offline. Příprava na práci online Při práci přechází z režimu offline do online. Nelze komunikovat (od dd/mm/rr, hh:mm)

Aplikace Groove nemůže rozpoznat místní IP adresu.Označení času vám oznamuje, jak dlouho tento stav komunikacetrvá. (Poznámka: IP adresa – Internet Protocol – identifikuje váš

počítač na Internetu nebo intranetu. Aplikace Groove tuto

adresu používá k vytvoření spojení do vašeho počítače. Více

informací o tom, jak Groove IP adresy používá, se dozvíte

v kapitole „Zobrazení a úprava nastavení sítě“ na straně 207.)

KAPITOLA 7 ¡ SDÍLENÍ A KOMUNIKACE POMOCÍ MICROSOFT OFFICE GROOVE 205

7

Komunikace

v Microsoft

Office Groove

Stav komunikace Význam

Žádná komunikace (od

dd/mm/rr, hh:mm)

Všechny pokusy o komunikaci jsou neúspěšné. Označení

času vás informuje o délce trvání tohoto stavu.

Aplikace Groove mimo jiné zobrazuje i stav jednotlivých činností. Tyto činnosti jsoushrnuté v tabulce 7.2.

Tabulka 7.2: Zprávy o stavu činností komunikace

Činnost Stav

Synchronizace názvu

pracovního prostoru

Nečinný: Aplikace Groove čeká na odeslání či přijetí dat

pro pracovní prostor.

Zbývá odeslat: <množství dat>, zbývá přijmout:

<množství dat>: Množství dat, která Groove propracovní prostor aktuálně odesílá nebo přijímá.

Slučování změn: Groove přizpůsobuje data pracovnímu

prostoru.

Pozastaveno: Pracovní prostor je aktuálně pozastaven.

Pozastaveno: zbývá odeslat: <množství dat>, zbývápřijmout: <množství dat>: Pracovní prostor jste pozastavili

a zbývá odeslat nebo přijmout určitá data.

Již nesynchronizováno: Musíte být znovu pozváni dodaného pracovního prostoru.

Blokovaná synchronizace: Groove do pracovního prostoru

stahuje nástroj a nemůže prostor synchronizovat, dokud

nebude stahování dokončeno. Odesílání názvu (názvů) pracovního prostoru

Zbývá odeslat: <množství dat>: Aplikace Groove odesílá

pracovní prostor a zbývá odeslat určitá data.

Pozastaveno: zbývá odeslat: <množství dat>: Pracovní

prostor jste při odesílání pozastavili a zbývá odeslat určitá

data. Přijímání názvu (názvů) pracovního prostoru

Zbývá přijmout: <množství dat>: Aplikace Grooveinstaluje pracovní prostor a zbývá přijmout určitá data.

Pozastaveno: zbývá přijmout: <množství dat>: Pracovní

prostor jste při instalaci pozastavili a zbývá přijmouturčitá data. Zprávy a pozvánky Nečinný: Aplikace Groove čeká na odeslání či přijetí zpráv

nebo pozvánek.

Zbývá odeslat: <množství dat>, zbývá přijmout:

<množství dat>: Množství dat zprávy nebo pozvánky,

které Groove aktuálně odesílá či přijímá.

Pozastaveno: Funkce zasílání zpráv je aktuálně pozastavena.

ČÁST 2 ¡ ZÁKLADY SPOLUPRÁCE 206

Činnost Stav

Pozastaveno: zbývá odeslat: <množství dat>, zbývápřijmout: <množství dat>: Funkci zasílání zpráv jstepozastavili a zbývá odeslat nebo přijmout určitá data.

Komunikace pro ostatní účty Zbývá odeslat: <množství dat>, zbývá přijmout:

<množství dat>: Množství dat, která odesílají nebopřijímají ostatní účty na tomto zařízení.

Různá komunikace Zbývá odeslat: <množství dat>, zbývá přijmout:

<množství dat>: Množství dat odesílaných nebopřijímaných mimo pracovní prostory a činnosti zasílání zpráv.

Pozastavení komunikací

V některých případech chcete trvalou výměnu informací pozastavit. Možná se chcetesoustředit na práci, kterou máte po ruce, nebo chcete počkat na to, až doděláte hlavní úlohy

daného dne, a teprve potom stáhnete velké množství dat.

Komunikaci u vybraného pracovního prostoru nebo u zpráv a pozvánek můžete pozastavit

ve Správci komunikací. Chcete-li u pracovního prostoru nebo činnosti komunikacipozastavit, zrušte zaškrtnutí příslušného políčka v tomto Správci komunikací. Zpráva o stavu se

pro daný pracovní prostor nebo činnost změní na: Pozastaveno. Zaškrtnutím příslušného

políčka můžete komunikaci znovu obnovit.

Chcete-li pozastavit komunikaci u všech pracovních prostorů a činností zpráv, můžete

klepnout také na tlačítko Pozastavit vše. Pozastavení veškeré komunikace může býtužitečné zejména v případě, pokud máte velké množství pracovních prostorů a chcete pozastavit

komunikaci u všech prostorů kromě jednoho či pouze několika z nich. V takovém případě můžete klepnout na tlačítko Pozastavit vše a vybrat jen ty pracovní prostory, u kterých

chcete v komunikaci pokračovat.

POZNÁMKA

Komunikaci můžete u pracovního prostoru pozastavit také jeho výběrem na seznamu pracovních

prostorů a klepnutím na příkaz Pozastavit komunikaci v nabídce Možnosti. Chcete-li pozastavit

nebo obnovit komunikaci u všech pracovních prostorů, klepněte na příkaz Pozastavit veškerou

komunikaci nebo Obnovit veškerou komunikaci.

Práce s aplikací Groove v režimu offline

Práce v režimu offline pozastavuje všechny komunikace v aplikaci Groove, což je užitečné

v případě, že chcete pracovat jen na místním počítači, nebo když dáváte přednost tomu,

aby ostatní věděli, že nejste dočasně k dispozici, zobrazením stavu Offline.

Chcete-li začít pracovat v režimu offline, klepněte na tlačítko Pracovat offline ve Správci

komunikací (nebo klepněte na možnost Pracovat offline v nabídce Možnosti). Ikonaaplikace Groove v System Tray Windows se změní, připojí se k ní malé X. Pokud chcete v práci

v režimu online pokračovat, klepněte na tlačítko Pracovat Online.


KAPITOLA 7 ¡ SDÍLENÍ A KOMUNIKACE POMOCÍ MICROSOFT OFFICE GROOVE 207

7

Komunikace

v Microsoft

Office Groove

Zobrazení a úprava nastavení sítě

Svá nastavení sítě v aplikaci Groove nebude muset možná nikdy kontrolovat.Nejpravděodobnější situace, kdybyste potřebovali zobrazit nebo upravovat nastavení sítě, můženastat v okamžiku, když potřebujete technickou podporu a musíte poskytnout informace

o nastavení.

Síťová nastavení a data diagnostiky svého účtu aplikace Groove si můžete prohlédnout

klepnutím na odkaz Nastavení sítě ve Správci komunikací. Jakmile na tento odkazklepnete, uvidíte dialogové okno, které je zobrazené na obrázku 7.9.

Obrázek 7.9: Nastavení sítě zobrazují, jak je váš účet nastaven

pro přijímání a odesílání dat v aplikaci Groove

Jednou ze změn, o kterou můžete být požádáni, je změna síťové adresy z nastaveníAutomatická – což znamená, že je daná adresa vašemu počítači automaticky přiřazená – na nastavení Statická – což je adresa, kterou zadáte vy. Pokud zvolíte nastavení Statická, budete muset do poskytnutého dialogového okna zadat danou adresu. Jestliže si vyberete statickou adresu, musí všechny počítače, které k práci s aplikací Groove využíváte, rovněž používat statickou síťovou (nebo IP) adresu. Groove statickou adresu ověří a upozorní vás v případě, že jenelatná. Nejprve se však ještě dříve, než provedete změny tohoto typu, vždy poraďte se svým

síťovým administrátorem. Je-li adresa neplatná, obnoví se seznam nastavení v dialogovém

okně Upřesnit nastavení sítě a změna se zobrazí. Pokud se rozhodnete přepnout naautomatickou IP adresu, odstraní aplikace Groove danou statickou IP adresu.


ČÁST 2 ¡ ZÁKLADY SPOLUPRÁCE 208

POZNÁMKA

Chcete-li seznam síťových nastavení zkopírovat, klepněte na tlačítko Zkopírovat. Poté je můžete

vložit do jiné aplikace.

Rychlé zasílání zpráv aplikace Groove

Aplikace Groove 2007 obsahuje schopnost rychlého zasílání zpráv, která uživatelům

umožňuje odesílání jednoduchých textových nebo hlasových zpráv jednomu nebo více

členům pracovního prostoru či kontaktům. Zprávu můžete odeslat členovi týmu z Hlavního panelu nebo přímo z pracovního prostoru. Do textu zprávy mohou být vloženy odkazy na obsah pracovního prostoru, díky čemuž upozorníte příjemce dané zprávy na určitoupracovní položku. Zprávy se doručují v reálném čase pouze připojenému příjemci, ale lze je odeslat i uživatelům v režimu offline, kteří dané zprávy obdrží teprve tehdy, když se vrátí do stavu online. Nové zprávy se objeví na vašem System Tray spolu s ostatními výstrahami aplikace Groove. Napsat někomu zprávu můžete díky celé řadě možností. S využitím nabídky Možnostimůžete klepnout na možnost Odeslat zprávu a odeslat tak zprávu jednomu ze svých kontaktů nebo dalšímu korespondentovi. Můžete klepnout i na možnost Odeslat zprávu členům a poslat zprávu všem členům pracovního prostoru, který máte otevřený nebo jste si ho na

Hlavním panelu vybrali. A když si prohlížíte historii svých zpráv (o ní se dozvíte v tétokapitole později), můžete použít tlačítko panelu nástrojů a zahájit výměnu rychlých zpráv. Ať

použijete kteroukoliv z těchto metod, zobrazí se před vámi dialogové okno Odeslat zprávu

– Microsoft Office Groove (viz obrázek 7.10).

Obrázek 7.10: Rychlé zasílání zpráv je zabudovanou komunikační funkcí

v reálném čase v aplikaci Groove

Většina rychlých zpráv, které v aplikaci Groove pošlete, bude pravděpodobnějednoduchými textovými zprávami, které budou někoho žádat o aktualizaci zprávy. Zkontrolují,

zda dotyčná osoba má stále v plánu přijít na schůzku v 10 hodin apod. Chcete-li zprávuadbr />

KAPITOLA 7 ¡ SDÍLENÍ A KOMUNIKACE POMOCÍ MICROSOFT OFFICE GROOVE 209

7

Komunikace

v Microsoft

Office Groove

resovat, vyberte kontakt, člena pracovního prostoru nebo zapište e-mailovou adresu do

políčka Komu. Do okna Zpráva poté vepište svou zprávu a klepněte na tlačítko Odeslat.

Máte-li povoleny výstrahy, uvidíte výstrahu oznamující odesílání zprávy. Na druhém konci

bude příjemce zprávy upozorněn na její příchod (za předpokladu, že je tento příjemcepřihlášen do aplikace Groove a je v režimu online). Pokud je váš počítač vybavenmikrofonem, můžete odesílat i hlasovou zprávu, a to prostřednictvím mechanismu rychlých zpráv.

Rovněž tak můžete připojit i nějaké soubory.

POZNÁMKA

Nástroje rychlá zpráva a Konverzace aplikace Groove splňují potřeby základní komunikace. Vyžadujete-li více, můžete z aplikace Groove použít i aplikaci Microsoft Office Communicator. Jakmile spustíte

aplikaci Groove 2007 a Communicator 2005 nebo 2007, můžete si prohlížet stavy přítomnosti(například online, zaneprázdněný nebo nepřítomen) svých kontaktů Communicatoru na Hlavním paneluaplikace Groove nebo v pracovním prostoru Groove. Když je kontakt volný, můžete klepnout pravým

tlačítkem myši a zahájit s tímto kontaktem v Communicatoru konverzaci či telefonický hovor.

POZNÁMKA

INTEGROVÁNÍ WINDOWS MESSENGERU A GROOVE

Když po instalaci nebo aktualizaci aplikace Groove poprvé tento program spustíte, nabídne vám

možnost přidat kontakty služby Windows Messenger, které používají rovněž Groove, na váš seznam

kontaktů v aplikaci Groove. Pokud se rozhodnete to udělat, můžete si prohlížet stav služby Windows Messenger u kontaktů Groove, kteří mají rovněž spuštěnou službu Windows Messenger, azačít s těmito kontakty uskutečňovat činnosti služby Windows Messenger – například odesílat zprávy

nebo telefonovat. Pozvání do pracovního prostoru aplikace Groove můžete také adresovat jakémukoliv kontaktu na svém seznamu kontaktů služby Windows Messenger, dokonce i když daný

kontakt nemá nainstalovanou aplikaci Groove. (Jestliže možnosti přidat kontakty služby Windows

Messenger nevyužijete při prvním spuštění Groove, můžete si je přidat i později.)

POZNÁMKA

Možnost Integrovat kontakty služby Messenger je ve výchozím nastavení zaškrtnutá do té doby,

dokud toto nastavení nebude přepsáno zásadami správy.

Na Hlavním panelu aplikace Groove vidíte stejné ikony přítomnosti kontaktů u kontaktů,

které mají jen aplikaci Groove, jako u kontaktů s Groove i Windows Messenger. Chcete-li

vědět, které kontakty jsou uživateli aplikace Groove i služby Windows Messenger, umístěte

ukazatele myši na daný kontakt. Pokud je daný kontakt na vašem seznamu kontaktů služby

Windows Messenger, oznámí vám stavové okno aktuální stav dané osoby ve služběWindows Messenger. Není-li daná osoba na seznamu kontaktů služby Windows Messenger,

neuvidíte žádné stavové informace o službě Windows Messenger. Jestliže chcete zahájitaktivity služby Windows Messenger s kontaktem této služby v aplikaci Groove, klepnětepravým tlačítkem myši na kontakt a zvolte možnost Akce programu Messenger. Pokud nejste

aktuálně přihlášeni ke službě Windows Messenger, budete požádáni o přihlášení. Jakmile

to uděláte, můžete aktivity zahájit.


ČÁST 2 ¡ ZÁKLADY SPOLUPRÁCE 210

Správa zpráv aplikace Groove a Historie zpráv

Chcete-li si prohlédnout historii zpráv, které jste odeslali a přijali od různých kontaktů

a členů pracovního prostoru, klepněte na možnost Historie zpráv v nabídce Možnosti.Objeví se před vámi dialogové okno Historie zpráv – Microsoft Office Groove, které vidíte na

obrázku 7.11.

Obrázek 7.11: Dialogové okno Historie zpráv – Microsoft Office Groove použijte

k prohlédnutí si starých zpráv, vyhledání informací ve zprávě a k napsání zprávy či

odpovědím na zprávy

Dialogové okno Historie zpráv – Microsoft Office Groove ukládá všechny zprávy, které jste

odeslali nebo přijali. V nabídce Zobrazení v horní části dialogového okna si můžete vybrat

z nabízených možností a zobrazit si tak všechny zprávy, zprávy v doručené poště nebo

odeslané zprávy. Daný seznam můžete i řadit klepnutím na hlavičku sloupce. Zprávy si tak

můžete prohlížet například podle data, nebo je můžete seskupit podle osoby, která vám je

poslala. Text zprávy si můžete prohlédnout i jejím výběrem v daném seznamu. Prohlížení si

náhledu zpráv – jako v Doručené poště v aplikaci Microsoft Outlook – vám umožňujeprozkoumat zprávy.

POZNÁMKA

V dialogovém okně Historie zpráv si ve svých odeslaných zprávách nemůžete přehrávat zvuk

nebo otevírat připojené soubory.

Vaše historie zpráv obsahuje také pozvánky do pracovních prostorů, které jste přijali, nebo

ještě nepotvrdili ani neodmítli. Pozvánku můžete ze své historie zpráv otevřít. Jakmile jipobr />

KAPITOLA 7 ¡ SDÍLENÍ A KOMUNIKACE POMOCÍ MICROSOFT OFFICE GROOVE 211

7

Komunikace

v Microsoft

Office Groove

tvrdíte nebo odmítnete, dojde k jejímu odstranění z daného seznamu. Pokud pozvánkuzavřete, aniž byste ji potvrdili či odmítli, zůstane uložená v historii zpráv. Jestliže pozvanýpotvrdí nebo odmítne pozvánku a připojí zprávu s odpovědí, zobrazí se tato odpověď

v historii zpráv jako zpráva s pozvánkou. Text odpovědí s pozvánkami uvidíte jen v okně

náhledu. Dialogové okno Historie zpráv neukládá pozvánky, které odešlete.

Z dialogového okna Historie zpráv můžete vytvářet nové zprávy, odpovídat na existující zprávy a předávat je dál, změnit zobrazení seznamu zpráv a tisknout zprávy, a to pomocí tlačítek na panelu nástrojů. Najednou však můžete tisknout pouze jednu zprávu. V historii zpráv můžete také vyhledávat zprávy obsahující určitý text. Zvolte zobrazení, ve kterém chcete zprávy hledat, pak klepněte na tlačítko Hledat na panelu nástrojů. Vdialogovém okně Najít zadejte text, který chcete ve zprávě najít. Pokud chcete hledání upřesnit (aby došlo k rozlišování malých a velkých písmen, nebo chcete hledat celá slova), zvolte odpovídající možnosti. Pokud chcete najít další nebo předchozí zprávu obsahujícístanovený text, pak klepněte na tlačítko Najít další nebo Najít předchozí. Správa výstrah aplikace Groove Jak jste již v mnoha příkladech funkcí aplikace Groove v Kapitole 6 a na předcházejících stránkách této kapitoly viděli, zobrazuje aplikace Groove výstrahy, kterými vás upozorňuje na celou řadu událostí a změn stavu vaší práce. Groove umí zobrazit nebo vydat zvukvýstrahy, aby vás upozornil například na následující aktivity:

přidání informací do pracovního prostoru,

přidání nebo aktualizaci informací v určitém nástroji pracovního prostoru,

změnu určité složky nebo souboru,

přechod kontaktu do režimu online nebo na jeho vstup do pracovního prostoru,

přijetí rychlé zprávy nebo pozvánky,

sledování stavu pozvánek do pracovního prostoru a zpráv, které jste odeslali nebo

přijali.

Příklad výstrahy aplikace Groove vidíte na obrázku 7.12.

Obrázek 7.12: Výstrahy můžete vypnout,

případně změnit nastavení a stanovit tak, jaké typy výstrah chcete vidět

Na výstrahách je skvělé to, že mnoho z nich umí mnohem víc než jen upozornit na události,

které nastaly. Chcete-li například otevřít nový pracovní prostor nebo otevřít rychlouzprávu, kterou vám někdo poslal, pak stačí klepnout právě na danou výstrahu. U výstrahzobrazujících pouze stavové informace klepněte na text výstrahy, abyste ji zavřeli.

Na výstrahu můžete klepnout i pravým tlačítkem myši. Tím si zobrazíte kontextovounabídku, která vám umožňuje se s výstrahou vypořádat:

U výstrahy s upozorněním na zprávu vyberte příkaz Otevřít nebo Odstranit.

U výstrahy s pozvánkou vyberte příkaz Otevřít, Odstranit nebo Odmítnout. Pokud

pozvánku odmítnete, obdrží odesílatel výstrahu s upozorněním, že jste jeho pozvánku odmítli.


ČÁST 2 ¡ ZÁKLADY SPOLUPRÁCE 212

U výstrahy s upozorněním na nepřečtené informace přejdete klepnutím na příkaz

Otevřít k nástroji, který obsahuje nepřečtené informace, nebo zvolte příkaz Zrušit

a výstrahu jednoduše zavřete.

U výstrah sloužících ke sledování stavu zpráv nebo pozvánek vyberte příkazZastavit sledování, kterým můžete tyto výstrahy trvale zavřít.

Další výhodou výstrah aplikace Groove je to, že si je můžete nastavit podle toho, se kterým

kontaktem, pracovním prostorem, nástroji a soubory pracujete nejčastěji. Díky tomubudete držet krok s důležitou prací. Více informací o nastavení výstrah kontaktu najdete v další kapitole „Práce s kontakty aplikace Groove“. Zde jsou některé další způsoby, s jejichžpomocí můžete s výstrahami v aplikaci Groove pracovat:

Chcete-li si nastavit výstrahy pro určitý soubor v pracovním prostoru pro sdílení

souborů, vyberte daný soubor a klepněte na příkaz Nastavit výstrahy pro tuto složku

v podokně úloh Úlohy souborů a složek.

Pokud si chcete nastavit výstrahy pro nástroje ve standardním pracovním prostoru,

přejděte k možnosti Nastavit výstrahy v nabídce Možnosti a pak klepněte namožnost Nástroj.

Jestliže si chcete nastavit výstrahy pro standardní pracovní prostor, přejděte kmožnosti Nastavit výstrahy v nabídce Možnosti a následně klepněte na možnostPracovní prostor.

V pracovním prostoru si můžete výstrahy nastavit například tak, aby vás upozornily, když

vstoupí do daného pracovního prostoru členové pracovního prostoru. Rovněž tak můžete

určit možnost týkající se zacházení s výstrahami pro aktualizace a změny informací vpracovním prostoru – včetně možnosti, že se výstrahy nebudou zobrazovat vůbec.

Výstrahy pro nástroje mohou dědit nastavení pracovního prostoru, který používáte, nebo si

můžete vybrat specifické nastavení výstrah, které chcete použít jen na tento daný nástroj.

Řekněme například, že vy a vaši spolupracovníci některý den ráno často používáte nástroj

Diskuse, protože chcete určit, jak se má zacházet s navrhovanou změnou ve specifikaci.

Možná, že se právě pro tento den rozhodnete zvýšit úroveň výstrah pro daný nástrojDiskuse, abyste okamžitě věděli, jakmile někdo přidá novou položku. Když spolu s ostatními často pracujete s aplikací Groove – s několika aktivními pracovními prostory – může být rozsah výstrah aplikace Groove rozptylující. Je-li tomu tak, můžete si zvolit možnosti, kterými zabráníte aplikaci Groove v zobrazování výstrah. Chcete-li ovládat zobrazování výstrah, klepněte na možnost Potlačit výstrahy v nabídce Možnosti. Ikona aplikace Groove se v oznamovací oblasti Windows změní a dá vám na srozuměnou, že jsou výstrahy aktuálně vypnuté. I když jsou výstrahy vypnuté, budete stále přijímat data (například nové zprávy apozvánky), ale indikátor výstrahy bude jednoduše blikat nad ikonou aplikace Groove voznamovací oblasti Windows, nezobrazí se však žádné výstrahy. Pokud chcete, aby se výstrahy znovu zobrazovaly, pak klepněte na možnost Zobrazit výstrahy v nabídce Možnosti. Práce s kontakty aplikace Groove Když používáte aplikaci Groove 2007, tvoříte si seznam lidí, se kterými komunikujete avzájemně se ovlivňujete. Lidé na tomto seznamu se označují jako vaše Známé kontakty aplikace Groove. Někteří členové tohoto seznamu budou kontakty, které do něj sami přidáte. Tento

KAPITOLA 7 ¡ SDÍLENÍ A KOMUNIKACE POMOCÍ MICROSOFT OFFICE GROOVE 213

7

Komunikace

v Microsoft

Office Groove

seznam obsahuje i členy pracovních prostorů, jejichž jste členem. Když se připojíte dopra

covního prostoru například jako pozvaný člen, všichni ostatní členové daného pracovního

prostoru vám budou okamžitě k dispozici a vy s nimi můžete začít spolupracovat. Podobně

vám bude okamžitě k dispozici i jakákoliv osoba, která se připojí k některému z vašichpra

covních prostorů (buď na základě vaší pozvánky, nebo pozvánky někoho jiného).

Chcete-li si prohlédnout seznam Známých kontaktů aplikace Groove (viz obrázek 7.13),

klepněte na možnost Správce kontaktů v nabídce Možnosti. V dialogovém okně Správce

kontaktů můžete dělat následující činnosti:

zobrazit vlastnosti kontaktu,

skrýt nebo zobrazit kontakt,

zobrazit diagnostické informace o kontaktu.

Obrázek 7.13: Správce kontaktů aplikace Groove vám umožňuje skrýt,

zobrazit nebo vyjmenovat vlastnosti kontaktu

Chcete-li pracovat s vlastnostmi kontaktu, vyberte daný kontakt a pak klepněte na tlačítko

Vlastnosti. U některých kontaktů můžete například sledovat online stav více než u jiných.

Pokud chcete vidět (nebo slyšet) výstrahu pokaždé, když se specifický kontakt připojí,

klepněte na záložku Výstrahy v dialogovém okně Kontakt. Zobrazí se před vámi stránka,

kterou vidíte na obrázku 7.14. Úroveň výstrahy můžete u kontaktu nastavit posunutímkon

trolního jezdce.

Během nastavování úrovní výstrah kontaktu si můžete prohlížet možnosti v ostatníchzá

ložkách dialogového okna Kontakt. Můžete se podívat na to, jaké pracovní prostory sdílíte

s určitým kontaktem (nemusí to být žádný), můžete si prohlížet historii zpráv týkající seda

ného kontaktu a můžete kontakt uložit i jako soubor, takže můžete uložit informace okon

taktu nebo možná informace importovat pro svou potřebu do jiného programu.

V záložce Obecné (viz obrázek 7.15) si můžete kromě odesílání zprávy nebo pozvánkyvy

tvořit i přezdívku kontaktu (klepnutím na tlačítko Další), čímž specifikujete odlišnézobra

zované jméno. Než se dívat na celé jméno svého spolupracovníka či spolupracovnice –

například Robert nebo Viktorie – mohli byste použít například Rob, Bob nebo Viky,proto

že jste na to zvyklí.

ČÁST 2 ¡ ZÁKLADY SPOLUPRÁCE 214

Obrázek 7.14: Pomocí této záložky můžete ovládat úroveň výstrahy

specifického kontaktu

Obrázek 7.15: Ze záložky Obecné můžete s kontaktem zahájit různé aktivity

KAPITOLA 7 ¡ SDÍLENÍ A KOMUNIKACE POMOCÍ MICROSOFT OFFICE GROOVE 215

7

Komunikace

v Microsoft

Office Groove

Správa kontaktů z Hlavního panelu aplikace Groove

Stejně jako pracovní prostory aplikace Groove lze i kontakty aplikace Groove spravovat

bezprostředně z Hlavního panelu. Použijte záložku Kontakty na Hlavním panelu aplikace

Groove v případě, chcete-li přidat kontakt, nastavit zobrazení seznamu kontaktů, poslat

zprávu kontaktu, zobrazit vlastnosti kontaktu, pozvat kontakt do pracovního prostoru

a další úlohy – například:

Pokud chcete na svůj seznam kontaktů v aplikaci Groove přidat kontakt, klepněte

na odkaz Přidat kontakt na Hlavním panelu. V dialogovém okně Najít uživateleza

pište jméno osoby, kterou chcete přidat, a pak klepněte na tlačítko Najít. Nasezna

mu, který před vámi aplikace Groove zobrazí, klepněte na jméno osoby, již chcete

přidat, a poté klepněte na tlačítko Přidat.

Jestliže chcete kontakt ze seznamu kontaktů na Hlavním panelu odstranit, vyberte

kontakt, který chcete odstranit, a následně stiskněte klávesu Delete. Kontakty, jež ze

seznamu kontaktů na Hlavním panelu odstraníte, by se mohly stále objevovatna

příklad na rozbalovacích seznamech v dialogových oknech Odeslat zprávu nebo

Odeslat pozvánku.

Chcete-li kontaktu z Hlavního panelu odeslat zprávu, vyberte ho a poté klepněte na

příkaz Odeslat zprávu v oblasti Běžné úlohy. Podobně můžete vybrat kontakt a pak

klepnout na příkaz Pozvat do pracovního prostoru, díky kterému pošlete danému

kontaktu pozvánku, aby se připojil do vámi stanoveného pracovního prostoru.

Obrázek 7.16: Oblast Kontakty na Hlavním panelu

obsahuje mnoho příkazů pro práci s kontakty aplikace Groove

ČÁST 2 ¡ ZÁKLADY SPOLUPRÁCE 216

Zobrazení digitálního otisku prstu

Aplikace Groove 2007 každé identitě, kterou pro svůj účet Groove vytvoříte, přiřazujedigitální otisk prstu. Otisk prstu – což je něco jako digitální podpis – je znázorněn jako dlouhá

řada alfanumerických znaků. Čas od času můžete být jiným uživatelem aplikace Groove

požádáni o to, abyste mu poskytli digitální otisk prstu. Pomocí otisku si tento uživatel může

před sdílením informací ověřit vaši identitu. A samozřejmě i vy můžete požádat ostatníuživatele Groove o jejich digitální otisky prstů.

Chcete-li si prohlédnout digitální otisk prstu spojený s jakoukoliv z vašich identit aplikace

Groove, klepněte na možnost Předvolby v nabídce Možnosti a pak klepněte na záložku

Zabezpečení. Pokud máte více identit vážících se k vašemu účtu, vyberte si danou identitu

ze seznamu Nastavení zabezpečení pro. (Jestliže máte pro svůj účet jen jednu identitu, což

je mnohem častější případ, rozbalovací nabídku s dalšími identitami neuvidíte.)

POZNÁMKA

KONFLIKTY SOUVISEJÍCÍ S POJMENOVÁNÍM KONTAKTŮ

Pokud mají dva nebo více vašich kontaktů stejná zobrazovaná jména, zobrazují se jejich jména na

seznamech kontaktů, seznamech členů pracovního prostoru a na jejich informačních kartáchkontaktů červeně. (V aplikaci Groove se zobrazovaná jména považují za stejná, pokud se přesně shodují

po odstranění počátečních, koncových a vícenásobných vnitřních mezer a po převodu jména do

textu psaného malými písmeny.) Je třeba vědět, kdo je kdo v situaci, ve které jsou jména kontaktů

stejná, abyste zprávu neposlali nesprávné osobě. Chcete-li zjistit, zda posíláte zprávu KarluNovákovi – svému spolupracovníkovi, nebo Karlu Novíkovi – obchodnímu zástupci, který se právě připojil

do pracovního prostoru, nabízí vám aplikace Groove dialogové okno (viz obrázek), jež vámumožňuje vyřešit konflikty se jmény.

KAPITOLA 7 ¡ SDÍLENÍ A KOMUNIKACE POMOCÍ MICROSOFT OFFICE GROOVE 217

7

Komunikace

v Microsoft

Office Groove

Pokud chcete toto dialogové okno otevřít, klepněte pravým tlačítkem myši na jméno zobrazující

konflikt a pak klepněte na možnost Vyřešit konflikt názvů. Nyní udělejte jakoukoliv z činností naná

sledujícím seznamu:

Klepněte na možnost Zobrazit vizitku formátu vCard, abyste si prohlédli podrobnostivybra

ného kontaktu. To vám může pomoci rozlišit kontakty se stejným jménem.

Klepněte na možnost Vytvořit alias pro kontakt. Otevře se před vámi dialogové okno Alias,

do kterého můžete zapsat unikátní zobrazované jméno daného kontaktu.

Klepněte na možnost Ověřit identitu, díky které projdete kroky ověřování identity kontaktu.

Více se o ověřování identity kontaktu dozvíte v následující kapitole.

Ověření identity kontaktu

Ověření identity osob, se kterými pracujete v aplikaci Groove, je důrazně doporučeno.Sní

ží se tak riziko, že budete sdílet citlivé informací s osobami, kterým nejsou určeny. (Vzávis

losti na instalaci aplikace Groove může mnoho identit kontaktů ověřit již správce ve vaší

organizaci.) Aplikace Groove označuje stav ověření kontaktů a členů pracovního prostoru

zobrazením jmen odlišnými barvami:

Černá znamená, že jste si kontakt nebo člena neověřili.

Zelená znamená, že jste si identitu osoby ověřili sami.

Šedozelená znamená, že si vaše organizace tohoto jednotlivce ověřila.

Modrá znamená, že si vaše organizace tohoto jednotlivce ověřila, ale účet tétooso

by je mimo doménu vaší organizace.

Červená (viz popis výše) znamená, že je tu konflikt jmen. Groove zobrazí jejich

jména červeně bez ohledu na stav jejich ověření.

ODKAZ

Více informací o řešení konfliktů jmen najdete v rámečku na předcházející straně „Konfliktysou

visející s pojmenováním kontaktů“.

Zásady komunikace, které vaše organizace může pro váš účet nastavit, mohou ovlivnit vaši

komunikaci s uživateli aplikace Groove, kteří mají specifické stavy ověření. Mohli byste

například komunikovat s jakýmkoliv kontaktem bez varování nebo omezení, ale nemohli

byste komunikovat s uživateli aplikace Groove, které správce ve vaší společnosti neověří.

V ostatních případech můžete před komunikaci s uživatelem, jehož identita nebylaověře

na, obdržet varování. Následně vás aplikace Groove vyzve k ověření daného uživatele vdi

alogovém okně Výstraha ověření kontaktu (viz obrázek 7.17).

Pokud toto dialogové okno uvidíte, můžete provést několik akcí. Můžete klepnout natla

čítko Vlastnosti a prohlédnout si vlastnosti daného uživatele, díky čemuž můžete získatin

formace o tom, zda je tento uživatel platný. Nebo můžete klepnout na tlačítko Pokračovat,

ignorovat výstrahu a odeslat zprávu nebo pozvánku danému uživateli. Či můžete klepnout

na tlačítko Storno, zavřít dané dialogové okno a neposílat žádnou zprávu.

Jestliže neprovedete žádný z těchto kroků a chcete si identitu uživatele ověřit předtím, než

mu odešlete svou zprávu, vyberte daného uživatele a klepněte na tlačítko Ověřit identitu.

ČÁST 2 ¡ ZÁKLADY SPOLUPRÁCE 218

Dialogové okno Ověřit identitu (viz obrázek 7.18) zobrazuje informace o vašich aktuálních

vztazích s vybraným kontaktem – například pracovní prostory, které sdílíte, počet zpráv,

které jste si vyměnili, a váš organizační vztah. Pokud nemáte s vybraným kontaktem žádné

vztahy, poskytne vám dialogové okno Ověřit identitu pokyny, jak ověřit identitu kontaktu

kontrolou digitálního otisku prstu.

Obrázek 7.17: Dialogové okno Výstraha ověření kontaktu se může objevit v případech,

kdy komunikujete s kontaktem, který jste si ještě neověřili

Obrázek 7.18: Toto dialogové okno zobrazuje informace o vztazích, které máte s určitým

kontaktem. Můžete ho použít v případě, že si potřebujete ověřit identitu kontaktu.

KAPITOLA 7 ¡ SDÍLENÍ A KOMUNIKACE POMOCÍ MICROSOFT OFFICE GROOVE 219

7

Komunikace

v Microsoft

Office Groove

Pokud jste si dostatečně jistí identitou kontaktu na základě informací, které vidíte, klepněte

na tlačítko Ověřit. V dialogovém okně Ověřit identitu jako zapište alternativní názevkontaktu, pokud si myslíte, že je to třeba, a klepněte na tlačítko OK.

Jestliže si identitou kontaktu nejste dostatečně jistí a chcete podniknout další kroky k jejímu

ověření, klepněte na volbu Stále si nejste jisti? Zkontrolujte otisk. Postupujte dle pokynů vdialogovém okně Ověřit identitu a ověřte digitální otisk kontaktu. Poté klepněte na tlačítko OK.

POZNÁMKA

Sem tam (avšak zřídka) můžete mít důvod změnit stav ověření kontaktů, které jste si ručněověřili. Tím pádem se zobrazí jako neověřené. Klepněte pravým tlačítkem myši na kontakt (nebočlena pracovního prostoru), u kterého chcete ověření změnit, a zvolte možnost Ověřit identitu.

Nakonec klepněte na možnost Zrušit ověření. Úvod do nástroje Formuláře aplikace Groove Odvážní uživatelé aplikace Groove 2007 budou někdy chtít pracovat s nástrojem Formuláře aplikace Groove. Pomocí nástroje Formuláře můžete vytvářet formuláře – viz formulář na obrázku 7.19, který je zabudovaným nástrojem Sledování problémů. Formuláře, jež můžete vytvářet, mohou být docela důmyslné a mohou obsahovat ovládací prvky formuláře, jako

například textové rámečky, zaškrtávací políčka, rozbalovací nabídky a formátování.Samozřejmě však můžete vytvářet i jednodušší formuláře.

Obrázek 7.19: Zabudovaný nástroj Sledování problémů je příkladem formuláře, který byl

vytvořen pomocí nástroj Formuláře aplikace Groove


ČÁST 2 ¡ ZÁKLADY SPOLUPRÁCE 220

Chcete-li začít pracovat s nástrojem Formuláře, otevřete standardní pracovní prostor, pak

v oblasti Běžné úlohy klepněte na odkaz Přidat nástroje, zvolte možnost Formuláře

a klepněte na tlačítko OK. Zobrazí se před vámi uvítací stránka nástroje Formuláře. Jakmile

budete připraveni začít, klepněte na tlačítko Začněte zde. Následně se před vámi objeví

okno zobrazené na obrázku 7.20.

Obrázek 7.20: Chcete-li si vytvořit formulář aplikace Groove, musíte definovat formu

a odpovídající zobrazení

POZNÁMKA

Pokud se pozorněji podíváte na zprávu, kterou aplikace Groove zobrazí po klepnutí na tlačítko Začněte

zde, uvidíte text oznamující vám, že aplikace Groove připravuje izolovaný prostor návrhu. Izolovaný

prostor je samozřejmě metaforou připomínající dětská hřiště, ale je to i termín používaný vsoftwarovém vývoji ke stanovení lokality, ve které můžete experimentovat s návrhy a přístupy předzveřejněním své práce. Jakmile budete připraveni pracovat s formulářem, který jste si navrhli, klepnete na

tlačítko s názvem Publikovat izolovaný prostor. Díky němu se váš pokus dostane na světlo. Navrhování formuláře U formuláře, který vytváříte pomoc



       
Knihkupectví Knihy.ABZ.cz - online prodej | ABZ Knihy, a.s.
ABZ knihy, a.s.
 
 
 

Knihy.ABZ.cz - knihkupectví online -  © 2004-2018 - ABZ ABZ knihy, a.s. TOPlist