

sleva
Kniha:
Microsoft Outlook 2010
Autor:
Jiří Lapáček
Podtitul: Podrobná uživatelská příručka
pravděpodobně doručíme do Vánoc

Nakladatelství: | » Computer press |
Médium / forma: | Tištěná kniha |
Rok vydání: | 2010 |
Počet stran: | 344 |
Rozměr: | 167 x 225 mm |
Úprava: | ilustrace |
Vydání: | Vyd. 1. |
Vazba: | brožovaná lepená |
Datum vydání: | 21. 9. 2010 |
Nakladatelské údaje: | Brno, Computer Press, 2010 |
ISBN: | 9788025131503 |
EAN: | 9788025131503 |
Ukázka: | » zobrazit ukázku |
Potřebujete v Outlooku 2010 umět více než základní práci s poštou? Chcete důvěrně poznat a naučit se ovládat všechny jeho agendy od e-mailového klienta přes kalendáře až po úkoly a schůzky? Zajímají vás nové funkce Outlooku 2010 a potřebujete se rutinně orientovat v jeho novém prostředí? Podrobná uživatelská příručka, nejpodrobnější publikace o Outlooku z pera českého autora, vás naučí, jak s jeho pomocí efektivně organizovat svůj pracovní čas. Přehledně strukturovaný výklad nepopisuje suše uživatelské rozhraní, ale je orientován na konkrétní činnosti a dosažení praktických výsledků. Doplňuje ho množství ilustrativních obrázků, tipů, upozornění na možná úskalí, přehled užitečných klávesových zkratek a nového rozhraní pro ty, kteří na Outlook 2010 přecházejí z verze 2003 a starší. Kniha se mimo jiné věnuje podrobně těmto tématům: - Práce s poštou organizovanou do konverzačních vláken - Vyhledávání a organizace zásilek podle vlastních parametrů - Připojení elektronického podpisu, tvorba šablon zpráv a podpisů - Filtrování, hromadná korespondence, automatické odpovědi - Plánování událostí a schůzek, propojení a sdílení kalendářů - Vytváření vizitek, spojení osob s údaji na sociálních sítích - Přidělování, připomínání a změna pořadí úkolů - Využití poznámek a deníku v ostatních agendách - Archivace, import, export a tisk pošty, kalendáře a adresáře Knihy z edice Podrobná uživatelská příručka již pomohly více než sto tisícům českých čtenářů. O autorovi: Jiří Lapáček pracoval po absolvování VŠCHT deset let jako programátor. Stál u zrodu známé firmy Software602, pro niž vytvořil dokumentaci ke všem jejím produktům. Je autorem několika interaktivních počítačových kurzů, řady článků, např. pro časopis Počítač pro každého, a více než desítky úspěšných knih. Jeho publikace vynikají živým stylem a srozumitelností pro začínající uživatele. (podrobná uživatelská příručka)
Naučná literatura > Počítače a Internet > Kancelářské programy
Katalog předmětový > M > Microsoft Outlook 2010
Katalog předmětový > P > Poštovní software
Katalog vybraných autorů > L > Lapáček - Jiří Lapáček
Katalog nakladatelství > C > Computer press

Sýkorová, Květuše; Simr, Pavel; Lapáček, Jiří; Dannhoferová, Jana
Cena: 246 Kč
6
Poznámky
V té to ka pi to le:
Okno pro práci s poznámkami
Vytvoření a úprava poznámky
Zobrazení ikon poznámek v okně
Orientace v poznámkách
Otevření poznámky
Odeslání textu poznámky poštou
Úpravy poznámek
Rozvrstvení poznámek do složek a skupin
Nastavení prostředí v souvislosti s Poznámkami
Otázky a odpovědi
260 Microsoft Outlook 2010
Kapitola 6 – Poznámky Poznámky v Outlooku jsou elektronickým ekvivalentem papírových lístků s poznámkami, které si v průběhu dne píšete, odkládáte někam na stůl a plynule je ztrácíte, abyste za pár dní, kdy se potřeba informace stane aktuální, zběsile přehrabávali stovky různých papírků a lístečků a hledali ten pravý. Jako poznámku si můžete zapsat, cokoliv vás jen napadne, a co obvykle píšete na papír. Výhodou je, že elektronické poznámkové texty můžete využívat opakovaně, používat je všude tam, kde se pracuje s texty – třeba v dokumentech. K přenosu textů z poznámek do jiné aplikace s výhodou využijete schránku Windows (Clipboard).
Poznámka: Poznámky můžete nechat při práci na obrazovce otevřené. Pokud poznámku změníte,
jsou změny uloženy automaticky. Okno pro práci s poznámkami Okno pro práci s poznámkami otevřete klepnutím na tlačítko Poznámky v navigačním podokně. Okno je zpočátku úplně prázdné; obsahuje jen jednu výchozí skupinu složek nazvanou Vlastní poznámky a v ní prázdnou složku Poznámky. Tu postupně zaplníte odkazy na vaše poznámky. Není tu žádný kalendář ani časová osa – poznámky jsou prostě jen malé textové informace bez časové souvislosti. Položky jednotlivých poznámek zde lze v okně – stejně jako jiné objekty v Outlooku – zobrazit různými způsoby, třídit i filtrovat. Vytvoření a úprava poznámky Zápis nové poznámky Novou poznámku nejsnáze vytvoříte takto: 1. Otevřete okno pro práci s poznámkami a vyberte vhodnou skupinu složek i složku. 2. Na kartě Domů klepněte ve skupině Nový na tlačítko Nová poznámka.
Obrázek 6.2: Tlačítko ke vložení poznámky
Obrázek 6.1: Přechod do okna pro
záznam poznámek
261Podrobná uživatelská příručka
3. Otevře se okénko pro zápis poznámky. Nejsou tu žádné
ovladače a příkazy plovoucí nabídky se omezují na práci
se schránkou. Zapište do okénka text poznámky. 4. Poznámku uložíte a rámeček zavřete klepnutím na tlačítko
s křížkem v pravém horním rohu (můžete také klepnout
na ikonu v levém horním rohu rámečku a spustit příkaz
Uložit a zavřít z následně otevřené nabídky, či prostě jen
stisknout klávesu Esc).
Tip: Pokud chcete změnit velikost rámečku, můžete ji upravit
tahem myší za označený pravý dolní roh.
Poznámka se uloží a v okně Poznámky prezentuje ve formě ikony. K jejímu pojmenování (tedy k pojmenování celé poznámky) se použije začátek textu prvního odstavce. Celý odstavec se do jména ikony vypíše poté, co nad ikonu posunete kurzor myši.
Obrázek 6.4: Ikona vložené poznámky
Důležité: Jak vidíte, bude užitečné psát do poznámek první odstavec tak, aby se zobrazil v okně jako
vhodný identifi kační text k ikoně poznámky.
Jestliže máte otevřeno okno složky, do které chcete poznámku vložit, můžete také na jeho plochu klepnout pravým tlačítkem myši a z kontextové nabídky spustit příkaz Nová poznámka. Otevření poznámkového textu ke čtení i úpravě Uložené poznámky můžete kdykoliv zobrazit tak, aby byl vidět celý jejich text – a ten lze při té příležitosti libovolně upravit. Postup je velmi jednoduchý. 1. Vyberte vhodnou skupinu a složku; v ní poklepejte na ikonu poznámky, kterou chcete
načíst. 2. Text poznámky se načte do okénka analogickému tomu, ve kterém jste poznámku vytvo
řili. V něm nyní můžete, je-li to zapotřebí, text libovolně doplnit nebo změnit. 3. Okénko pak zavřete klepnutím na pravý roh nebo prostě stiskem klávesy Esc. Jeho obsah
se automaticky uloží.
Obrázek 6.3: Zápis textu
poznámky
Vytvoření a úprava poznámky
262 Microsoft Outlook 2010
Kapitola 6 – Poznámky Kategorie pro rozlišení poznámek Pro pozdější vyhledávání v poznámkách, zejména jejich filtraci, může být užitečné, pokud si zvyknete poznámkám podle jejich obsahu přidělovat vhodné kategorie. Kategorii poznámce nejrychleji přiřadíte takto: 1. Na ikonu poznámky klepnete
pravým tlačítkem myši. 2. V kontextové nabídce spusťte pří
kaz Zařadit do kategorií. 3. V následující podnabídce pak
klepněte na položku kategorie,
která danou poznámku co nejlé
pe vystihuje. 4. Barva kategorie zbarví ikonu
a také pozadí okénka pro zobra
zení poznámky, takže bude ope
rativně snáze identifi kovatelná. Zobrazení ikon poznámek v okně Poznámky lze v okně zobrazit různými způsoby, které můžete volit tlačítky karty Zobrazit v součinnosti s tlačítky na kartě Domů. Na kartě Zobrazit máte tři možnosti volby konkrétního zobrazení – názvy tlačítek odpovídají příkazům v kontextové nabídce, kterou můžete otevřít nad plochou okna s ikonami poznámek. Velké ikony – jednotlivé poznámky budou v okně zobrazeny ve formě velkých ikon. Malé ikony – jednotlivé poznámky budou v okně zobrazeny ve formě malých ikon (vejde
se jich tam ale o to víc). Seznam – jednotlivé poznámky budou v okně zobrazeny ve formě popisných názvů.
Obrázek 6.6: Tlačítka pro volbu způsobu zobrazení
Další možnost nabízí karta Domů ve skupině Aktuální zobrazení s následujícími tlačítky: Pokud použijete tlačítko Ikona, budou v okně jednotlivé poznámky zobrazeny pod ikona
mi se stručným popiskem vycházejícím z prvních slov poznámky.
Obrázek 6.5: Zařazení poznámky do kategorie
263Podrobná uživatelská příručka
V zobrazení, kterého dosáhnete tlačítkem Seznam poznámek, budou jednotlivé poznámky
seřazeny v seznamu, který obsahuje text poznámky, datum vytvoření a případné vyzna
čení kategorie. Tlačítkem Posledních 7 dní dosáhnete zobrazení pouze těch poznámek, které byly vloženy
za posledních sedm dní.
Tip: Při zobrazení typu Seznam poznámek a Posledních 7 dní najdete rozevírací seznam s výběrem
setřídění zobrazených položek (Uspořádat podle) v záhlaví okna.
Obrázek 6.7: Volba setřídění seznamu poznámek
Způsob zobrazení poznámek si můžete upravit také zcela podle svého uvážení – k tomu využijete tlačítka Změnit zobrazení, Nastavení zobrazení a Obnovit zobrazení ze skupiny Aktuální zobrazení na kartě Zobrazení. Pro zobrazení velkého množství poznámek je důležité jejich správné setřídění v okně. Spustíte-li v plovoucí nabídce otevřené klepnutím pravým tlačítkem myši do plochy mezi ikonami příkaz Seřadit, otevře se dialog, ve kterém budete mít možnost nastavit způsob seřazení ikon poznámek, a to postupně podle několika kritérií. Orientace v poznámkách I přes sebelepší seřazení někdy po čase zapomenete, kde je umístěna ta informace, kterou hledáte. Také okno s poznámkami však má nástroje pro usnadnění vyhledávání. Základní vyhledávací nástroj představuje pole s obrázkem lupy v horní části okna Poznámky. Klepněte do něj myší a napište to, co v poznámkách hledáte. Z poznámek, ve kterých je zadaný výraz obsažen, se vytvoří seznam s náhledem do jejich obsahu. Poklepáním na položku můžete libovolnou z poznámek otevřít. Zobrazení nalezených poznámek ukončíte klepnutím na tlačítko s křížkem před symbolem lupy ve vyhledávacím okénku. Okno se tím vrátí k výchozímu zobrazení. Jestliže se při jednoduchém vyhledávání nedoberete výsledků, můžete zkusit vyhledávání rozšířené. Při práci s vyhledávacím polem se zpřístupňuje karta Hledat, na které najdete celou řadu nástrojů pro upřesnění a usnadnění vyhledávání.
Orientace v poznámkách
264 Microsoft Outlook 2010
Kapitola 6 – Poznámky
Obrázek 6.8: Nástroj pro vyhledávání
Obrázek 6.9: Karta Hledat
Další možnost přináší filtrace. Nasazením vhodného filtru omezíte výčet poznámek v sezna
mu jen na ty, které vyhovují nastaveným kritériím. Filtr nastavíte v dialogu, který otevřete pří
kazem Filtr z kontextové nabídky otevřené klepnutím do seznamu mezi ikony. Filtr vytvoříte
ve standardním dialogu společném pro všechny součásti programu Outlook; ty části, které
Poznámkám nevyhovují, jsou zašedlé a nepřístupné. V oblasti poznámek může být dobrým
rozlišovacím znakem při filtraci nastavení kategorií.
Obrázek 6.10: Filtr poznámek
265Podrobná uživatelská příručka
Otevření poznámky Pokud chcete přečíst celou poznámku nebo i její text doplnit nebo upravit, poklepejte na její položku v okně myší. Poznámka se načte do stejného okénka, v jakém jste ji napsali, a je plně editovatelná.
Poznámka: Také při prohlížení obsahu poznámky je možné upravit velikost okénka tahem myší
za označený pravý dolní roh. Odeslání textu poznámky poštou Pokud je potřeba, můžete text vaší poznámky odeslat elektronickou poštou, aniž byste jej přepisovali nebo kopírovali přes schránku do dopisu. 1. Pravým tlačítkem myši otevřete nad položkou poznámky plovoucí nabídku. 2. Spusťte příkaz Předat dál. 3. Otevře se okno pro přípravu poštovní zásilky. Poznámka jako celek je připojena ve formě
přílohy (poklepáním myší ji uvidíte v obvyklém tvaru). Samozřejmě můžete poznámek
připojit i několik, případně přílohu doplnit dalšími soubory.
4. Doplňte adresu a napište pár slov na vysvětlenou – pak zásilku odešlete. Příjemce vaší zásilky si může poznámky přečíst přímo v prohlížeči po klepnutí na položku se souborem přílohy. Může ale také při vhodném nastavení oken přetáhnout položku s poznámkou do složky svých vlastních poznámek.
Poznámka: Na kartě Domů ve skupině Akce najdete pro stejný účel tlačítko Předat dál. Úpravy poznámek Přejmenování poznámky Přejmenovat poznámku, jako to je běžné třeba u souborů s dokumenty nebo sešity, v pravém slova smyslu nelze. Jako označení položky s poznámkou se totiž bere to, co napíšete do prvního odstavce – i zde, stejně jako v dokumentech, se bere za odstavec to, co ukončíte stiskem klávesy Enter. Pokud bude „názvem poznámky“ stručná informace, jako třeba „Změny terminologie“, budete mít v poznámkách dobrý přehled. Je samozřejmé, že každý takový „nadpis“ můžete kdykoliv změnit. Odstranění poznámky Poslední akcí týkající se každé poznámky je její vymazání. To je to nejjednodušší, co může být – klepněte na položku poznámky, kterou chcete vymazat a stiskněte klávesu Delete.
Úpravy poznámek
266 Microsoft Outlook 2010
Kapitola 6 – Poznámky
Tip: Jako obvykle máte několik alternativních možností – tlačítko Odstranit na kartě Domů či příkaz
Odstranit v kontextové nabídce.
Nastavení výchozího písma pro zápis poznámek V textu poznámek nelze měnit parametry písma, jako třeba v editoru dopisů poštovních zásilek. Co však možné je, to je nastavení vlastností písma a pozadí („papíru“) pro všechny dále vytvářené nové poznámky. V konfiguračním okně Outlooku klepněte v levé části na odkaz Poznámky a Deník. Na zobrazené kartě vyberte v části Možnosti poznámek druh a velikost písma a také barvu
podkladu. Po stisku tlačítka Písmo se otevře standardní dialog pro nastavení parametrů
písma – v něm určíte druh, řez, styl, velikost, barvu a skript písma pro zápis poznámek.
Obrázek 6.11: Nastavení výchozího vzhledu poznámek
Předvolby pro zobrazení poznámek Pokud na kartě Zobrazení ve skupině Aktuální zobrazení klepnete na tlačítko Nastavení zobrazení, otevře se dialog Upřesnit nastavení zobrazení umožňující komplexní nastavení způsobu zobrazení poznámek v okně Outlooku. V dialogu je sada tlačítek, jejichž stiskem otevřete dialogy pro nastavení konkrétních možností zobrazení. Sloupce – pro výběr sloupců, které mají být zobrazeny v seznamu poznámek. Seskupit podle – k vytvoření automatického seskupování podle nastaveného kritéria (data
a času vytvoření, kategorie apod.).
267Podrobná uživatelská příručka
Obrázek 6.12: Dialog pro nastavení zobrazení poznámek
Seřadit – výběr způsobu seřazení položek podle určených kritérií. Filtr – pro selektivní zobrazení poznámek odfiltrováním těch, které jsou v dané chvíli
nepodstatné. Další nastavení – upřesnění zobrazení konkrétních částí seznamu poznámek. Podmíněné formátování – pravidla pro automatické formátování seznamu s využitím fil
trace dat. Formátovat sloupce – umožní nastavit způsob rozčlenění sloupců v seznamu pozná
mek. Obnovit aktuální zobrazení – zruší dosud provedená nastavení a vrátí zobrazení do stavu,
jaké mělo v okamžiku otevření dialogu. Zobrazení a skrytí času a data uvedeného na poznámce Zobrazení data a času pořízení poznámky v dolní části rámečku je volitelné. Ovladačem je zaškrtávací políčko Zobrazovat datum a čas poslední změny poznámky. To je součástí karty Poznámky a deník konfiguračního okna. Tisk poznámek Text poznámky si můžete samozřejmě také vytisknout. Na kartě Soubor k tomuto účelu klepněte na odkaz Tisk. Tiskové okno je u poznámek velmi jednoduché. K dispozici máte pouze styl pojmenovaný Styl Zápis. Pokud by vám tento styl nestačil, můžete jej v dialogu, který otevřete tlačítkem
Obrázek 6.13: Zobrazení data a času
v poznámkách je povoleno
Úpravy poznámek
268 Microsoft Outlook 2010
Kapitola 6 – Poznámky Možnosti tisku a dále pak z dialogu Tisk tlačítkem Definovat styly, upravit, případně vytvořit další styly vlastní. Před vlastním tiskem můžete ještě v dialogu otevřeném tlačítkem Vzhled stránky upřesnit nastavení.
Obrázek 6.14: Okno pro tisk poznámek
V části Možnosti tisku máte k dispozici políčko S položkami vytisknout i přílohy, které zaškrtněte, pokud si budete přát spolu s položkami vytisknout i případné připojené soubory. Rozvrstvení poznámek do složek a skupin Poznámky lze vkládat do různých složek rozmístěných v pojmenovaných skupinách. Základní skupinou, která je k dispozici po instalaci, je skupina Vlastní poznámky se složkou Poznámky. Do nich tedy budete zapisovat své první poznámky, až se budete seznamovat s prostředím. Nová skupina Nová skupina může obsahovat složky s poznámkami. Novou skupinu vytvoříte takto: 1. V navigačním podokně klepněte pravým tlačítkem myši
na název skupiny Vlastní poznámky a v kontextové nabídce
spusťte příkaz Nová skupina složek. 2. Vytvoří se položka nové skupiny provizorně pojmenovaná
Nová skupina. 3. Přepište provizorní pojmenování názvem podle svého požadavku.
Obrázek 6.15: Vytvoření
nové skupiny složek
269Podrobná uživatelská příručka
Nová složka Složky se vkládají do skupin složek a do složek se zapisují poznámky. Chcete-li založit složku k určité skupině: 1. Klepněte pravým tlačítkem myši do struktury exis
tujících složek. V kontextové nabídce spusťte pří
kaz Nová složka. 2. Otevře se dialog Vytvořit novou složku, ve kterém
v poli Název složku pojmenujete. 3. V témže dialogu lze také upřesnit, kam má být
složka ve struktuře složek a skupin zařazena. 4. Klepnutím na tlačítko OK se složka založí a její
položka se zobrazí v navigačním podokně. Práce se složkami a skupinami Vytvořením skupin a složek si připravíte prostor pro práci s poznámkami různého obsahu. Mezi složkami je pak možné poznámky libovolně kopírovat i přesouvat. Nejsnáze to uděláte tahem myší. 1. Otevřete okno s poznámkami, které chcete přesunout nebo kopírovat. 2. Vyberte položku poznámky nebo skupinu poznámek. 3. Přetáhněte kurzor myši nad název cílové složky v navigačním podokně. 4. Po uvolnění tlačítka myši se poznámka nebo skupina poznámek přesunou do příslušné složky. 5. Pokud při uvolnění tlačítka myši podržíte klávesu Ctrl, poznámky
se zkopírují. Úpravy skupin a složek Skupiny a složky lze snadno přejmenovávat pomocí příkazů z plovoucích nabídek otevřených klepnutím pravým tlačítkem myši nad položkou příslušné skupiny nebo složky v navigačním podokně. Pomocí příkazů z plovoucí nabídky je také možné měnit pořadí složek i skupin a také skupiny kopírovat a přesouvat (snáze to všechno však jde tahem myší). Nastavení prostředí v souvislosti s Poznámkami U Poznámek lze nastavit to, jak bude text poznámek zobrazován. V konfiguračním okně otevřete kartu Poznámky a deník a v ní v části Možnosti poznámek vyberte pomocí palety Výchozí barva výchozí barvu lístku pro zápis poznámky.
Obrázek 6.16: Vytvoření nové složky
Obrázek 6.17:
Nabídka příkazů pro
práci se složkou
Nastavení prostředí v souvislosti s Poznámkami
270 Microsoft Outlook 2010
Kapitola 6 – Poznámky Z rozevíracího seznamu Výchozí velikost vyberte, jak velký má být lístek pro zápis poznámky – malý, střední nebo velký. Konečnou velikost lístku si můžete upravit tahem myší za rohy jeho orámování. Tlačítkem Písmo můžete nastavit vzhled a velikost písma pro zápis textu poznámek. Políčko Zobrazovat datum a čas poslední změny poznámky umožňuje vybrat, zda chcete, aby součástí lístku s poznámkou byl i časový údaj, kdy byla poznámka vytvořena nebo naposledy upravena.
Obrázek 6.18: Nastavení Poznámek
Otázky a odpovědi
Otázky
1. Mají poznámky nějaký hlubší smysl, než je ten, jaký vyplývá z jejich vzhledu?
2. Je možné si v těch lístcích s poznámkami udělat nějaký pořádek?
3. Proč mají poznámky mnohdy podivné názvy?
4. Je možné nějak měnit písmo, jakým se poznámky zapisují?
5. Může být součástí poznámky třeba i obrázek nebo jiný objekt?
Odpovědi
1. Poznámky jsou skutečně jen ten nejjednodušší případ, jak si zaznamenat nějakou
informaci. Je to vlastně elektronická obdoba papírku, na který si něco načmáráte
a obratem lístek ztratíte. Outlook však „lísteček“ neztratí.
2. Lze vytvořit strukturu složek, do kterých si budete poznámky různého druhu rozčleňovat.
Ke snazšímu odlišení poznámek v rámci jedné složky lze volit různou barvu „papírku“.
3. Poznámky se nijak nepojmenovávají, k jejich identifikaci slouží začátek prvního odstav
ce textu, který je na lísteček zapsán.
4. Písmo pro zobrazení textu poznámek lze nastavit, ale jedině tak, že nastavení bude
společné všem poznámkám.
5. Ne, poznámky jsou čistě textového charakteru.