načítání...
nákupní košík
Košík

je prázdný
a
b

Microsoft Outlook 2010 - Jiří Lapáček

  > > > > Microsoft Outlook 2010  

Elektronická kniha: Microsoft Outlook 2010
Autor:

Potřebujete v Outlooku 2010 umět více než základní práci s poštou? Chcete důvěrně poznat a naučit se ovládat všechny jeho agendy od e-mailového klienta přes kalendáře až po úkoly a ...


Titul je skladem - ke stažení ihned
Vaše cena s DPH:  162
Médium: e-kniha
+
-
ks
Doporučená cena:  173 Kč
6%
naše sleva
5,4
bo za nákup

ukázka z knihy ukázka

Titul je dostupný ve formě:
elektronická forma tištěná forma

hodnoceni - 0%hodnoceni - 0%hodnoceni - 0%hodnoceni - 0%hodnoceni - 0%   celkové hodnocení
0 hodnocení + 0 recenzí

Specifikace
Nakladatelství: » Computer press
Dostupné formáty
ke stažení:
PDF
Počet stran: 344
Rozměr: 23 cm
Úprava: ilustrace
Vydání: Vyd. 1.
Jazyk: česky
Médium: e-book
ADOBE DRM: bez
ISBN: 978-80-251-3150-3
Ukázka: » zobrazit ukázku
Popis

Potřebujete v Outlooku 2010 umět více než základní práci s poštou? Chcete důvěrně poznat a naučit se ovládat všechny jeho agendy od e-mailového klienta přes kalendáře až po úkoly a schůzky? Zajímají vás nové funkce Outlooku 2010 a potřebujete se rutinně orientovat v jeho novém prostředí?

Podrobná uživatelská příručka, nejpodrobnější publikace o Outlooku z pera českého autora, vás naučí, jak s jeho pomocí efektivně organizovat svůj pracovní čas. Přehledně strukturovaný výklad nepopisuje suše uživatelské rozhraní, ale je orientován na konkrétní činnosti a dosažení praktických výsledků. Doplňuje ho množství ilustrativních obrázků, tipů, upozornění na možná úskalí, přehled užitečných klávesových zkratek a nového rozhraní pro ty, kteří na Outlook 2010 přecházejí z verze 2003 a starší. Kniha se mimo jiné věnuje podrobně těmto tématům:
- Práce s poštou organizovanou do konverzačních vláken
- Vyhledávání a organizace zásilek podle vlastních parametrů
- Připojení elektronického podpisu, tvorba šablon zpráv a podpisů
- Filtrování, hromadná korespondence, automatické odpovědi
- Plánování událostí a schůzek, propojení a sdílení kalendářů
- Vytváření vizitek, spojení osob s údaji na sociálních sítích
- Přidělování, připomínání a změna pořadí úkolů
- Využití poznámek a deníku v ostatních agendách
- Archivace, import, export a tisk pošty, kalendáře a adresáře

Knihy z edice Podrobná uživatelská příručka již pomohly více než sto tisícům českých čtenářů. O autorovi:
Jiří Lapáček pracoval po absolvování VŠCHT deset let jako programátor. Stál u zrodu známé firmy Software602, pro niž vytvořil dokumentaci ke všem jejím produktům. Je autorem několika interaktivních počítačových kurzů, řady článků, např. pro časopis Počítač pro každého, a více než desítky úspěšných knih. Jeho publikace vynikají živým stylem a srozumitelností pro začínající uživatele.

Předmětná hesla
Zařazeno v kategoriích
Recenze a komentáře k titulu
Zatím žádné recenze.


Ukázka / obsah
Přepis ukázky






Jiří Lapáček
Microsoft Outlook 2010
Podrobná uživatelská příručka
Computer Press
Brno
2011





Microsoft Outlook 2010
Podrobná uživatelská příručka
Jiří Lapáček
Obálka: Martin Sodomka
Odpovědný redaktor: Michal Janko
Technický redaktor: Jiří Matoušek
Objednávky knih:
http://knihy.cpress.cz
www.albatrosmedia.cz
eshop@albatrosmedia.cz
bezplatná linka 800 555 513
ISBN 978-80-251-3150-3
Vydalo nakladatelství Computer Press v Brně roku 2011 ve společnosti Albatros Media a. s. se sídlem
Na Pankráci 30, Praha 4. Číslo publikace 16 296.
© Albatros Media a. s. Všechna práva vyhrazena. Žádná část této publikace nesmí být kopírována
a rozmnožována za účelem rozšiřování v jakékoli formě či jakýmkoli způsobem bez písemného souhlasu
vydavatele.
Dotisk 1. vydání





3 Podrobná uživatelská příručka
Stručný obsah
Stručný obsah
1 Prostředí programu Outlook 2010 21
2 Elektronická pošta 45
3 Kalendáře 161
4 Kontakty 207
5 Plánování úkolů 237
6 Poznámky 259
7 Deník 271
Přílohy 283










5 Podrobná uživatelská příručka
Obsah
Obsah
Úvodem 15
Možnosti programu Outlook 16
Elektronická pošta 16
Kalendář 17
Kontakty 18
Úkoly 19
Deník 19
Psaní poznámek 19
Konvence použité v knize 20
1
Prostředí programu Outlook 2010 21
Outlook 2010 22
Instalace a aktivace 23
Spuštění a ukončení Outlooku 23
Okno aplikace Outlook 24
Práce s pásem karet 26
Panel Rychlý přístup 26
Navigační podokno 27
Změny velikosti navigačního podokna 28
Oblíbené položky 29
Vypnutí zobrazení navigačního podokna 29
Panel úkolů 29
Podokno osob 30
Změna vzhledu podokna osob 31
Zobrazení různých informací o kontaktu v podokně osob 32
Rychlé kroky 33
Složky a seznam složek 35
Složky 35
Zobrazení složek v navigačním podokně 35
Manipulace se složkami 36
Přehled o velikosti složek 37
Zástupci a skupiny zástupců 37
Co jsou zástupci a skupiny zástupců 38
Vytvoření skupiny zástupců 38
Vložení zástupce do skupiny zástupců 38
Přejmenování skupiny zástupců nebo zástupce 39





6
Obsah
Přesun zástupce do jiné skupiny 39
Vymazání skupiny zástupců nebo zástupce ze skupiny 39
Obsluha prostředí Outlooku 39
Výběr položek v seznamech 39
Kontextové (místní) nabídky 40
Bublinová nápověda 40
Správa aplikace – karta Soubor 41
Přechod do režimu Backstage 41
Konfigurační okno 42
Nastavení tlačítek na pásu karet 43
2
Elektronická pošta 45
Několik pojmů úvodem 46
Vytvoření nového účtu pro práci s poštou 47
Nejjednodušší postup 47
Automatické založení účtu se nedaří 49
Přehled možností zobrazení okna doručené pošty 51
Sestavení a odeslání jednoduché zásilky 52
Okno pro sestavení zásilky 52
Výběr účtu pro odeslání zásilky 54
Kontrola zásilky před odesláním 54
Cesta zásilky k adresátovi 54
Seznam zásilek vyčkávajících na odeslání 54
Odeslání 54
Opakované odeslání téže zásilky 55
Seznam odeslaných zásilek 56
Automatické posílání kopií odeslaných zpráv dalším uživatelům 57
Příjem zásilky 57
Kam a jak se ukládají doručené zásilky 58
Náhled dopisu 59
Otevření zásilky 61
Snazší prohlížení většího množství zásilek 62
Zobrazení zásilek od určité osoby 62
Interval kontroly doručené pošty 63
Reakce na zásilku 64
Odpověď na zásilku 64
Postoupení zásilky 66
Zajímavé způsoby postoupení zásilky 67
Microsoft Outlook 2010





7 Podrobná uživatelská příručka
Obsah
Konverzace 68
Zobrazení konverzace 68
Otevření položek konverzace 69
Odpověď na zásilku v konverzaci 69
Nastavení konverzace 70
Nastavení kategorií u konverzace 71
Vyčištění a ignorování konverzace 71
Vytváření poštovních zásilek od A do Z 71
Různé druhy adres 72
Automatické dokončování adres 72
Pod jakým jménem vás adresát uvidí? 72
Formátovaný a neformátovaný text 74
Grafické a další doplňky dopisu 75
Textový podpis 75
Ukládání konceptů zásilek 78
Sestavení a připojení přílohy 79
Vložení snímku obrazovky 80
Pokročilá nastavení odeslání zásilky 81
Sledování zásilek 84
Odložené odeslání zásilky 84
Hlasování 85
Kam má být doručena odpověď na vaši zásilku 86
Tisk zásilek a jejich seznamů 87
Styly tisku 87
Tisk dopisu ze seznamu zásilek 89
Tisk otevřeného dopisu 90
Tisk dopisu včetně souborů z přílohy 90
Tisk seznamu zásilek 90
Elektronické zabezpečení poštovních zásilek 91
Digitálně podepsaná zásilka 92
Šifrovaná zásilka 93
Digitálně podepsaná zásilka se zašifrovaným obsahem 95
Nastavení digitálního zabezpečení 95
Snazší korespondence s využitím šablon 96
Vytvoření jednoho HTML dopisu na základě motivu či šablony 97
Nastavení výchozí šablony pro dopisy ve formátu HTML 98
Nastavení písma pro další typy zásilek 99
Vlastní motivy a šablony 99
Zpracování částí doručených zásilek 99
Zařazení zásilky do kategorie 99
Využití textu dopisu 100
Zpráva s příznakem 102
Zpracování příloh 102
Návaznost pošty na úkoly 104





8
Obsah
Stahování celých zásilek nebo jen jejich záhlaví 104
Nastavení pro stahování záhlaví zásilek 105
Označení zásilek ke stažení 106
Stahování zásilek 107
Přerozdělení zásilek do vlastních složek 108
Vytvoření nové složky 108
Ruční rozdělení zásilek do složek 109
Automatické třídění doručených zásilek 110
Přejmenování a úpravy pravidel 119
Kopie pravidla a jeho úprava v pravidlo nové 119
Import a export pravidel 119
Dočasné potlačení funkce a odstranění pravidel 120
Automatická odpověď na poštovní zásilku 120
Vytvoření šablony zprávy 120
Vytvoření pravidla pro automatické odpovědi na nové e-mailové zprávy 121
Vypnutí pravidla po ukončení nepřítomnosti 121
Mazání zásilek 122
Vyhledávání zásilek a v zásilkách 122
Jednoduché vyhledávání zásilky ve složce 123
Nástroje pro komplexní vyhledávání 123
Rozšířené vyhledávání 124
Archivace zásilek 127
Automatická archivace 128
Ruční archivace 129
Obnova archivovaných položek 130
Hromadná korespondence 132
Výběr kontaktů a polí pro slučování 132
Další možnosti hromadné korespondence 137
Napojení na sociální sítě 140
Připojení k sociální síti 141
Přidávání přátel do sociálních sítí 142
Zobrazení kontaktů ze sociálních sítí 143
Synchronizace kontaktních informací 143
Nevyžádaná pošta 144
Nastavení nevyžádané pošty 144
Co dělat, když najdete spamovou zásilku v běžné poště 150
Co dělat, když najdete nespamovou zásilku ve složce Nevyžádaná pošta 150
Preventivní označení adresátů za nespamové 150
Sledování informačních kanálů 151
Vytvoření nového účtu pro RSS 151
Ruční vytvoření účtu RSS 151
Prohlížení stažených položek 153
Microsoft Outlook 2010





9 Podrobná uživatelská příručka
Obsah
Nastavení elektronické pošty v Outlooku 154
Obecná nastavení 154
Nastavení specifická pro poštu 155
Upřesnění nastavení 156
Centrum zabezpečení 157
Otázky a odpovědi 158
3
Kalendáře 161
Význam a možnosti kalendářů v aplikaci Outlook 162
Co se v kalendáři zaznamenává 162
Co je to událost 163
Co je zvláštní událost 163
Co je schůzka 163
Opakované činnosti 164
Co jsou úkoly 164
Připomínání činností 164
Otevření a zobrazení kalendářů 164
Otevření okna kalendáře 165
Vymezení pracovní doby 165
Pomocný kalendář v navigačním podokně 166
Podokno čtení
166
Časové varianty zobrazení 167
Rychlá navigace 170
Zobrazení údajů o spolupracovnících 170
Souběžné zobrazení s archivovanými položkami 171
Naplánování události 172
Hosté a návštěvníci 174
Návaznosti na jiné události 174
Soukromá událost 175
Upozornění na časový limit 175
Naplánování celodenní události 176
Zobrazení popisu celodenní události 177
Naplánování událostí, které se mají opakovat 177
Úprava opakované události a odebrání charakteru opakování 180
Plánování celodenních opakovaných událostí 180
Plánování schůzek 181
Svolání schůzky 181
Co můžete ještě udělat před odesláním pozvánky 183
Pozvánka v poště zvané osoby 184





10
Obsah
Informace, které má k dispozici organizátor schůzky 185
Další možnosti nastavení v souvislosti se schůzkami 186
Změna nebo zrušení schůzky 187
Opakovaně pořádané schůzky 187
Zakládání kalendářů a další manipulace s nimi 189
Založení nové složky (skupiny) pro kalendáře 190
Kopírování a přesuny kalendářů ze skupiny do skupiny 190
Mazání kalendářů 191
Tisk kalendářů 191
Různé další možnosti zobrazení kalendářů 191
Publikování a sdílení kalendářů 192
Odeslání kalendáře elektronickou poštou 192
Publikování a sdílení kalendářů na webu Office. com 193
Prohlížení publikovaného kalendáře na webu 199
Poskytnutí kalendáře ke sdílení 200
Publikování kalendáře na server podporující protokol WebDAV 201
Načtení internetového kalendáře 202
Nastavení prostředí v souvislosti s kalendáři 203
Otázky a odpovědi 205
4
Kontakty 207
Význam kontaktů v Outlooku i v celé sadě Office 208
Okno Kontakty 208
Složky s kontakty 209
Zobrazení kontaktů ve složce 210
Vytvoření nového kontaktu 211
Nejjednodušší záznam kontaktu 213
Komplexní zadání kontaktu 213
Uložení kontaktu z přijaté zásilky elektronické pošty 219
Vytvoření kontaktu podle dat zaměstnance stejné společnosti 220
Vlastní skupiny a složky kontaktů 221
Nová skupina 221
Nová složka 221
Manipulace se složkami a skupinami 221
Úpravy skupin a složek 222
Vytvoření skupiny kontaktů 222
Využití kontaktů 223
Propojení kontaktů a činností 224
Propojení nově vytvářené položky 224
Microsoft Outlook 2010





11 Podrobná uživatelská příručka
Obsah
Propojení existujících položek aplikace Outlook 225
Zobrazení položek souvisejících s určitým kontaktem 226
Rychlé vyhledání kontaktu 227
Tisk kontaktů 228
Vytváření a sdílení kontaktů v podobě elektronických vizitek 228
Vytvoření elektronické vizitky 229
Vložení vizitky do odesílané zásilky 231
Uložení doručené elektronické vizitky 232
Duplicita vizitky s existujícím kontaktem 233
Nastavení prostředí v souvislosti s Kontakty 233
Otázky a odpovědi 234
5
Plánování úkolů 237
Co jsou to úkoly 238
Okno pro plánování úkolů a jeho karty 238
Záznam nového úkolu 239
Základní popis úkolu 240
Podrobnější popis úkolu 242
Usnadnění orientace v úkolech přiřazením kategorií 243
Závislost popisu stavu úkolu a jeho procentuálního vyjádření dokončení 244
Indikace událostí ve spojitosti s úkoly 244
Předání úkolu jinému řešiteli 245
Přijetí úkolu 247
Odmítnutí úkolu 247
Hlášení o průběhu zpracování úkolu 248
Splnění úkolu 249
Nepřidělená kopie úkolu 250
Úkoly, které se pravidelně opakují 250
Vynechání jednoho výskytu opakovaného úkolu 251
Ukončení opakování úkolu 252
Obnovované úkoly 252
Připomínání úkolů 253
Změna pořadí úkolů 254
Propojení úkolů s kontakty 255
Rozdělení úkolů do složek 255
Tisk přehledu a popisu úkolů 256
Nastavení prostředí v souvislosti s Úkoly 257
Otázky a odpovědi 258





Obsah
6
Poznámky 259
Okno pro práci s poznámkami 260
Vytvoření a úprava poznámky 260
Zápis nové poznámky 260
Otevření poznámkového textu ke čtení i úpravě 261
Kategorie pro rozlišení poznámek 262
Zobrazení ikon poznámek v okně 262
Orientace v poznámkách 263
Otevření poznámky 265
Odeslání textu poznámky poštou 265
Úpravy poznámek 265
Přejmenování poznámky 265
Odstranění poznámky 265
Nastavení výchozího písma pro zápis poznámek 266
Předvolby pro zobrazení poznámek 266
Zobrazení a skrytí času a data uvedeného na poznámce 267
Tisk poznámek 267
Rozvrstvení poznámek do složek a skupin 268
Nová skupina 268
Nová složka 269
Práce se složkami a skupinami 269
Nastavení prostředí v souvislosti s Poznámkami 269
Otázky a odpovědi 270
7
Deník 271
Okno Deníku a jeho záznamy 272
Zobrazení Deníku a časová osa 273
Otevření a úprava položky Deníku 274
Kontrola kontaktů 275
Úpravy zobrazení na časové ose 275
Změna polí použitých k zobrazení položek na časové ose 276
Automaticky zaznamenávané činnosti 277
Dočasné potlačení automatického záznamu do deníku 279
Ruční vložení položky do deníku 279
Ruční záznam činnosti do deníku 280
12Microsoft Outlook 2010





Podrobná uživatelská příručka
Vymazání záznamu z deníku 281
Rychlejší zadání data a času 281
Nastavení prostředí Deníku 282
Otázky a odpovědi 282
Přílohy 283
Novinky verze Outlook 2010 284
Rozšířený pás karet 284
Možnosti pro správu účtu 284
Více informací u zásilek 284
Rychlejší zpracování a zařazení informací 284
Přehlednější složka Doručená pošta 285
Jednodušší a efektivnější práce s poštou 285
Nové možnosti při práci s kalendáři 286
Práce s účty 286
Přehled úkolů 286
Ukládání informací 287
Rozšířené možnosti spojení 287
Hlasové funkce v souvislosti s poštou 287
Další vylepšení 288
Ukončené a změněné funkce v aplikaci Outlook 2010 289
Některé obecné funkce a vlastnosti 289
Pošta 290
Kalendář 291
Kontakty 291
Souhrn ovládání 291
Záložka karty Soubor 291
Pás karet 292
Kontextové nabídky 292
Nástrojové panely 292
Přizpůsobení prostředí 293
Ikony aplikací Microsoft Office na ploše 293
Outlook jako výchozí aplikace 293
Výchozí složka po spuštění Outlooku 294
Co dělat, když chybí část prostředí 294
Nastavení panelu Rychlý přístup 295
Zobrazení karty Vývojář 296
Nastavení zvuku 296
Příkazové nabídky versus pás karet 297
Pošta 297
Kalendář 305
Kontakty 310
Úkoly 314
Obsah
13





14
Poznámky 318
Deník 320
Ovládání pomocí klávesových zkratek 323
Obecné použití oken aplikací ve Windows 323
Obecné povely pro práci s aplikacemi Microsoft Office 324
Povely specifické pro prostředí aplikace Outlook 325
Zobrazení 328
Parametry pro spuštění Outlooku 333
Význam a zápis parametrů 333
Spuštění z dialogu Spustit 333
Vytvoření zástupce pro spuštění s parametry 334
Přehled parametrů 335
Rejstřík 339
Microsoft Outlook 2010
Obsah





15 Podrobná uživatelská příručka
Úvodem
Úvodem
Tato kniha se celá zabývá programem Outlook ve verzi 2010. Měla by být vaším rádcem při
práci s tímto neocenitelným pomocníkem pro komunikaci a plánování činností v rámci
podniku, ale i v soukromém životě.
Nejprve se seznámíte s prostředím Outlooku a poznáte jeho jednotlivé součásti. Prostředí je
velmi variabilní a záleží jen na vás, jak si ho nastavíte a co vám bude vyhovovat v rutinní
praxi práce s tímto programem.
Následuje seznámení s účty. Účty jsou důležitým prvkem při práci s programy tohoto typu,
protože sdružují pod jediné jméno celou řadu předdefinovaných parametrů, které byste
museli jinak opakovaně znovu a znovu zadávat. Typické je využití účtů v poštovní
komunikaci, kdy vám umožňují rychle a operativně kontaktovat různé poštovní schránky a kanály
pro sběr informací.
Elektronické poště jako takové je věnována další část. Vzhledem k důležitosti rychle, přesně
a bezpečně komunikovat, a to v jakémkoliv odvětví činnosti bez výjimky – a také vzhledem
k návaznostem na další akce v Outlooku, je této kapitole věnována poměrně velká pozornost.
Probírá se zde příprava a odesílání zásilek, příjem pošty a její následné zpracování a také
různé podpůrné činnosti zaměřené na usnadnění vaší práce.
Vědomosti o kontaktech a elektronické poště využijete při hromadné korespondenci
popisované v následující kapitole. Ta vám dokáže velmi zrychlit a zjednodušit práci – v jediné
operaci budete schopni vytvořit třeba několik set obchodních dopisů podobného obsahu (třeba
nabídky, informace o nových produktech a podobně) a ty pak jedním povelem hromadně
odeslat.
Při plánování činností všeho druhu je velice důležité, aby byla dodržena časová návaznost
a souslednost dějů – aby se plánované činnosti nepřekrývaly nebo nebyly naplánovány
na nevhodnou dobu a podobně. Vestavěný kalendář, který poznáte hned po poště,
umožňuje logicky naplánovat a seřadit různé události a schůzky, a to jak běžné, tak dlouhodobé či
periodicky se opakující. Důležitá je vazba na ostatní spolupracovníky, jíž je dosahováno
sdílením informací.
V následující části o úkolech najdou informace zejména vedoucí pracovníci, mezi jejichž
povinnosti patří úkolovat své podřízené a koordinovat jejich činnost. Při tom se budou velice
hodit dříve načerpané informace o elektronické korespondenci, o plánování schůzek a
událostí a další.
Rozsahem menší, ale co do důležitosti neméně podstatná je pasáž o poznámkách. Přece jen
se vyplatí v důležitých záležitostech nespoléhat na vlastní paměť, ale poznamenat si
potřebné údaje na papír – i když elektronický.
K tomu, abyste mohli posílat korespondenci a úkolovat či jinak zainteresovávat různé
pracovníky elektronickou formou, je zapotřebí znát jejich elektronické adresy – prostě na ně
mít kontakt. A prací s kontakty se zabývá další kapitola. Zde se dozvíte, že přehled kontaktů
v Outlooku není jen tak obyčejný adresář, ale že si tu můžete vytvořit velmi komplexní
databázi údajů o lidech i firmách.





16 Microsoft Outlook 2010
Předposlední kapitola je věnována Deníku. Ten můžete použít k monitorování práce s
poštou, se soubory a dalšími částmi vaší elektronické kanceláře. Budete vědět co a kdy jste
dělali, psali, posílali poštou – vše zaznamená váš deník.
Rozsahem největší je poslední kapitola, která se zabývá nastaveními všech částí prostředí
Outlooku. V ní se dozvíte, co a jak se dá nastavit, aby Outlook pracoval co nejvíce tak, jak
si přejete a potřebujete. Největší důraz by ale přece jen měl být kladen na vaši opatrnost
a ostražitost. Internet bohužel využívají dnes čím dál tím více i živly nekalé a ať se již
produkt jejich činnosti jmenuje spam, hoax, phishing či jinak – je jen na vás, abyste se uvážlivou
opatrností vyhnuli všem nástrahám. A Outlook vám v tom bude nápomocen tak, jak od něj
sami budete vyžadovat.
Poznámka: V této knize není samozřejmě prostor k popisu všech možností, které vám Outlook nabízí
– ale to nejdůležitější zde najdete a ostatní již vyplyne samo, z každodenní praxe.
Možnosti programu Outlook
Microsoft Outlook je klientská aplikace pro správu elektronické pošty a spolupráci, která
pomáhá při uspořádání a sdílení informací na pracovní ploše a komunikaci s dalšími
osobami. Informace o funkcích aplikace Outlook získáte v následujícím přehledu.
Elektronická pošta
Elektronická pošta vám umožní korespondovat s kýmkoliv na světě – ať již soukromou
osobou nebo nějakou firmou. Podmínkou samozřejmě je, aby protistrana sama měla také
napojení na Internet a instalovanou programovou podporu elektronické pošty. Pomocí elektronické
pošty můžete posílat a přijímat zásilky – dopisy i soubory jako přílohy zásilek a v širším pojetí
elektronickou poštu využít i jako „on-line“ nástroj k navazování kontaktů u žádostí o schůzky,
zadávání a sledování úkolů – to všechno, aniž byste museli vstát od počítače.
Svou vlastní schránku elektronické pošty, do které jsou vám doručovány zásilky, můžete
kontaktovat odkudkoliv, tedy nejen z počítače, kde jste ji zakládali. To znamená, že uloženou
poštu si můžete vybírat z kanceláře, z domova nebo třeba z internetové kavárny či hotelu
během služební cesty.
Obsah složek s poštovními zásilkami můžete zpřehlednit zavedením barevného kódování
položek určitého typu zásilek, přiřazením příznaků, změnou způsobu zobrazení položek
a filtrací nevyžádané pošty.
Při specifikaci adresátů spolupracuje Outlook s Adresářem; jeho obsah můžete kompletně
využívat, a pokud zadáváte jména adresátů ručně, ověřuje se, zda jména odpovídají
položkám v adresáři.
Pro přípravu dopisů pro zásilky elektronické pošty můžete zvolit prostý neformátovaný text
nebo jeden z formátů HTML či RTF. Dopisy ve formátu HTML mohou obsahovat prvky
charakteristické pro plnohodnotné dokumenty – obrázky, grafiku, animace, různá písma v
růzÚvodem





17 Podrobná uživatelská příručka
ných stylech zobrazení a mnoho dalšího. Do dopisů lze také vkládat hypertextové odkazy
různého typu.
Dopis elektronické pošty lze podepsat jako běžný dopis „papírový“. Pokud si to přejete,
Outlook zajistí automatické připojení podpisu k dopisu odesílané zásilky. Můžete si připravit
několik různých variant podpisu pro různé příležitosti – soukromou korespondenci,
služební dopisy a podobně.
Posouzení obsahu přijatých zásilek vám při zobrazení jejich seznamů v jednotlivých složkách
může usnadnit automatický náhled, umožňující zhlédnout několik řádků zprávy, prozatím
bez jejího otevření.
Pokud přijatá zásilka obsahuje přílohu, můžete připojené soubory snadno a rychle otevírat,
prohlížet a ukládat na disk, aniž byste museli nejprve otevřít celou zásilku.
Zásilky lze označovat příznaky zajišťujícími připomenutí nutnosti dalšího zpracování a jeho
způsobu.
Rozepsané zásilky můžete uložit do složky Koncepty a podle potřeby je pak kdykoliv
dokončit – třeba až druhý den.
Hledáte-li neznámou adresu pro odeslání zásilky elektronickou poštou, můžete ve spolupráci
s Adresářem vyhledávat jména ve veřejných adresářích sítě Internet. Ty jsou dostupné
například na serverech Yahoo! People Search nebo Bigfoot.
Pokud jej máte k dispozici, můžete obsah zásilek zajistit digitálním podpisem. Ten zajistí, aby
zásilka nemohla být změněna jiným uživatelem. Zašifrování zásilky zabezpečí, že dopis a
přílohy přečtou pouze vámi určení příjemci.
Abyste zajistili automatické zpracování přijatých zásilek, můžete vytvářet celé sady pravidel
– třeba pro automatický přesun zásilek od určitých odesílatelů do konkrétní složky,
odstranění nebo zvýraznění vybraných příchozích a odesílaných zásilek, jejich postoupení dalším
adresátům a třeba i označení příznakem.
Pro snazší přípravu odesílaných dopisů lze využívat předem připravené i vlastní šablony; ty
umožňují i vkládání obrázků a nastavení barevného pozadí („papíru“).
Outlook umožňuje sledovat potvrzení příjmu zásilky adresátem systémem doručenek
odpovídajících standardům sítě Internet.
Kalendář
Kalendář umožňuje především plánování událostí a schůzek s jinými uživateli.
Kalendář lze zobrazit po dnech, týdnech, pracovních dnech nebo po měsících; možná je i volba
zobrazení podle vlastního časového období. Na cestách dále do zahraničí je k dispozici snadná
změna časového pásma při současném zobrazení časového pásma původního. Do kalendáře
lze podle potřeby přidávat záznamy o národních i mezinárodních svátcích. Pro usnadnění
práce si můžete vyžádat seznam naposledy otevřených kalendářů.
Kalendář umožňuje na základě svých záznamů porovnávat vyžadovaný čas účastníků
pozvaných na schůzky s časem, kdy jsou tito účastníci volní a kdy zaneprázdnění. Tak lze rychle
Možnosti programu Outlook





18 Microsoft Outlook 2010
a optimálně stanovit dobu, kdy budou všichni k dispozici. Údaje o zaneprázdnění
potenciálních účastníků jsou viditelné přímo v kalendáři a jsou barevně odlišeny pro lepší čitelnost.
To, že ostatní v kalendáři vidí, kdy jste zaneprázdněni, nezávazně zaneprázdněni nebo mimo
kancelář, jim naopak usnadní plánování schůzek s vámi.
Ve vašem kalendáři se operativně zobrazují záznamy žádostí o schůzku s vámi. Pokud vás to
zajímá, tak si můžete zobrazit seznam všech účastníků schůzky, na kterou jste byli pozváni.
V případě, že na sebe plánované akce časově přímo navazují, kalendář vás upozorní na možný
časový konflikt. Můžete si dokonce nechat zobrazit kalendáře jiných uživatelů – pokud vám
to tito uživatelé explicitně povolili. Vy sami samozřejmě můžete řídit přístup jiných uživatelů
k podrobnostem vlastních soukromých událostí.
Pokud se schůzka opakuje v pravidelných intervalech (třeba závěrečná měsíční porada všech
členů nějakého oddělení), stačí ji naplánovat jen jednou a nastavit vhodný faktor pro
opakování. V kalendáři je možné plánovat i několikadenní události – i události soukromého rázu
(třeba narozeniny, výročí...).
Kalendář umožní současný tisk denního a týdenního kalendáře spolu se seznamem úkolů;
tím získáte běžný plánovací kalendář na papíře. Kalendáře je také možné uložit do souboru
ve formátu HTML a v této podobě je publikovat na webu nebo je poslat dalším uživatelům.
Orientaci v kalendáři vám mohou usnadnit komentáře obsahující úplný předmět a
podrobnosti konkrétní události. Ty se zobrazí v „bublině“ při nastavení kurzoru myši na položku
události.
Kontakty
Pod označením kontakty se skrývají záznamy adresářového typu, popisující nějakého člověka
či firmu; především co se týče údajů o spojení, ale i jiných. Lze je řadit pod vámi zvolenými
názvy a usnadnit jejich vyhledání.
Údaje ze složky kontaktů lze přímo využívat při adresování zásilek elektronické pošty,
pozvánek na schůzky i specifikaci úkolů. Adresy z kontaktů je možné s výhodou použít při
hromadné korespondenci. Kontakty lze označit příznaky pro další zpracování. V souvislosti s nimi
můžete sledovat zprávy elektronické pošty, úkoly, události, záznamy v deníku i související
dokumenty. Můžete si třeba u kontaktu zobrazit všechny související aktuální události a
úkoly. Z libovolné související položky lze kontakt bezprostředně otevřít.
Kontakty z programu Outlook jsou v přímé návaznosti na kontakty Adresáře, standardní
aplikace Windows. Součástí každého kontaktu může být adresa stránky WWW, která by měla
umožnit rychlé načtení příslušné webové stránky.
Přehled kontaktů je možné vytisknout v kompaktním formátu, který vypadá jako soubor
adresních karet. Pro tisk lze nastavit také formát malé či středně velké brožury, kterou lze
vložit do běžného diáře.
Kontakty lze podle jednotlivých polí záznamů řadit, seskupovat a filtrovat. Je také možné je
importovat do jiných programů a využít potřebné části tam.
Úvodem





19 Podrobná uživatelská příručka
Na základě uložených čísel je možné přímo z Outlooku telefonovat. Často volaná čísla můžete
uložit do „telefonní paměti“, abyste k nim měli příště rychlý přístup. Naposledy volaná čísla
je možné nechat automaticky opakovaně vytočit.
Outlook sám hlídá v údajích o kontaktech duplicitu. Pokud taková situace nastane, Outlook
vám to oznámí a nabídne možnost automatického sloučení nových informací s existujícím
záznamem. Při vkládání nových kontaktů pro zaměstnance alespoň jednou již podchycené
společnosti lze využít možnost překopírování společných údajů (o společnosti jako takové),
abyste je nemuseli vypisovat pokaždé znovu.
Úkoly
Tato část programu Outlook je zaměřena na vytvoření, správu a uspořádání seznamů
osobních a pracovních úkolů.
Zadáváte-li sami někomu úkol, pošlete mu zadání jako vybranému kontaktu elektronickou
poštou. Kontakt na základě doručené zásilky může úkol přijmout, odmítnout nebo přidělit
(postoupit) jiné osobě. Po přijetí úkolu se prostřednictvím elektronické pošty udržují
záznamy o průběhu plnění a aktuálním stavu.
Úkoly si můžete prohlédnout v jejich seznamu. Pořadí jejich položek určuje prioritu každého
úkolu; pořadí lze měnit změnou umístění položky. Seznam úkolů se promítá do Kalendáře;
tam můžete rychle vyhledat úkoly, které mají být splněny určitý den, a rozvrhnout čas, který
má být vyhrazen pro práci na jednotlivých úkolech.
Úkoly je možné specifikovat jako jednorázové nebo ty, které se v určitých intervalech
opakují. O stavu rozpracovanosti úkolů mohou být ti, jichž se úkoly týkají, informováni
prostřednictvím elektronické pošty. Průběh plnění úkolu se udává v procentech (100 % znamená, že
úkol byl splněn).
Úkoly lze vytvářet i v jiných programech Microsoft Office a sledovat je pak všechny
společně v Outlooku.
Deník
V průběhu pracovního dne váš počítač zpracovává vaše nejrůznější požadavky – odesílá a
přijímá poštu, pracuje se soubory a podobně. Záznamy o tom všem se mohou ukládat do tak
zvaného Deníku. Pak krásně uvidíte, co, kdy a jak dlouho jste dělali a můžete z toho vyvodit
patřičné závěry.
Do deníku lze záznamy také vkládat ručně a při tom využívat ke sledování času tzv. časovač
– můžete si například zaznamenat obsah telefonního hovoru a při tom automaticky změřit
i jeho délku.
Psaní poznámek
Přehled poznámek je zaměřen na připomínání všeho možného – od nevyřešených otázek, přes
zaznamenávání vašich nápadů, pokynů a dalších záležitostí, na které si jen vzpomenete.
Poznámky se zobrazují jako ikony v okně – ty si pak podle potřeby „rozbalíte“ a přečtete.
Poznámky lze pro názornost odlišit několika způsoby podbarvení podle typu uložené
informace. Lze v nich snadno vyhledávat; proces si můžete ulehčit třeba zavedením kategorií.
Možnosti programu Outlook





20 Microsoft Outlook 2010
Konvence použité v knize
V celé příručce je použito toto grafické odlišení:
Tučné písmo Položky uživatelského rozhraní a důležité výrazy.
Kurzivové písmo Webové, místní a e-mailové adresy.
Speciální symboly:
Důležité informace a upozornění na možná úskalí, která by neměla ujít vaší pozornosti.
Doplňující, rozšiřující informace a poznámky.
Postupy, klávesové zkratky nebo funkce, díky kterým bude vaše práce bohatší a rychlejší.
Konvence použité v knize





Prostředí
programu
Outlook 2010
1
V té to ka pi to le:
Outlook 2010
Instalace a aktivace
Spuštění a ukončení Outlooku
Okno aplikace Outlook
Práce s pásem karet
Panel Rychlý přístup
Navigační podokno
Panel úkolů
Podokno osob
Rychlé kroky
Složky a seznam složek
Zástupci a skupiny zástupců
Některé užitečné informace
o obsluze prostředí aplikace Outlook
Nástroje pro správu aplikace
– režim Backstage





22 Microsoft Outlook 2010
Kapitola 1 – Prostředí programu Outlook 2010
V této kapitole se seznámíte s prostředím programu Outlook 2010 – s pracovním oknem, které
se před vámi otevře po jeho spuštění a jeho součástmi, které jsou velice variabilní a schopné
se přizpůsobit vašim požadavkům.
Outlook 2010
Anglické slovo Outlook znamená v českém překladu výhled, rozhled nebo také hlídka. Tím je
řečeno leccos o jeho charakteru – není to jen obyčejný poštovní klientský program, za který
bývá často mylně pokládán, ale jakási brána mezi člověkem a okolním světem. Brána, která
zprostředkovává tok informací, stará se, aby se informace dostaly v pravý čas na pravé místo
– ale zároveň aby neohrozily bezpečnost vaši a vašeho počítače.
Program Outlook bývá jako typ programu řazen do skupiny nazývané „manažer osobních
informací” (Personal Information Manager). V „balíku” Microsoft Office patří tedy mezi
mladší složky – poprvé byl představen před deseti lety a prezentován jako součást Office 97, kde
nahradil starší Microsoft Schedule Plus. Tento program vznikl již v roce 1992, kdy jej uživatelé
mohli poznat ve verzi 1.0 určené pro Windows 3.11. Schedule Plus byl z důvodu zachování
zpětné kompatibility součástí všech sad Office až do verze 2003. Od verze 2007 už zastoupen
není a kraluje zde již výhradně Outlook.
Jako každý jiný program prodělal (a prodělává) i Outlook překotný vývoj. Velikým plusem
Outlooku ve verzi 2007 a 2010 je integrace s prostředím Windows Desktop Search (WDS). Jde
o funkci náročnou v požadavcích na procesor počítače; proto nevynikne tolik ve starších
Windows XP (zejména u notebooků). Ve Windows Vista je již prostředí WDS integrováno a přináší
velké zjednodušení práce. Data spravovaná programem Outlook jsou indexována (podobně
jako ostatní data zpracovávaná pod WDS), takže vyhledávání v nich probíhá v reálném čase
a je tedy velmi rychlé a pružné.
Novinkou programu Outlook 2007 a samozřejmostí ve verzi 2010 je také integrovaná čtečka
RSS. Ta je napojena na “centrální systémové skladiště RSS” (Windows Common Feeds Store).
Jeho pomocí nyní Outlook může sdílet zdroje s jinými aplikacemi. Data přicházející z těchto
zdrojů jsou zpracovávána obdobně jako zásilky elektronické pošty; lze tedy s nimi podobně
nakládat i co se uživatelského přístupu týče. Pomocí služby Exchange Unified Messaging umí
nový Outlook odesílat i textové zprávy SMS.
V zájmu objektivity poznamenejme, že Outlook je pro své široké možnosti (zejména co se týče
skupinové komunikace) nástrojem plně uplatnitelným zejména v prostředí firemním. Pokud
jej budete provozovat na domácím počítači, vyhoví samozřejmě také – nicméně zde postačí
i oblíbený Outlook Express (který ve Windows Vista nově figuruje pod názvem Windows Mail);
nároky domácích uživatelů však beze zbytku splní i některý z alternativních programů,
například zdarma dostupný Mozilla Thunderbird.
Jestliže je však Outlook využíván v rámci firemní sítě, vynikne možnost sdílení adresáře
kontaktů prostřednictvím elektronické pošty, Exchange Serveru či webu prostřednictvím služby
Sharepoint.
Řešena je i zpětná kompatibilita. Obecně ve všech programech Office 2010 platí, že pokud
si otevřete dokument, který byl vytvořen ve starší verzi Office, budete s ním moci pracovat





23 Podrobná uživatelská příručka
Spuštění a ukončení Outlooku
ve speciálním režimu, který zamezí používání nových funkcí. Nově vytvořený dokument pak
lze uložit i v podobě vhodné pro starší verze – samozřejmě však s omezením funkcí.
Instalace a aktivace
Instalace aplikace Outlook 2010 je součástí instalace Microsoft Office 2010 – nebudeme se
jí zde tedy podrobněji zabývat. Ještě před tím, než začnete produkt instalovat, je zapotřebí
respektovat jednu změnu přicházející již od předchozí verze 2007 – nutnost aktivace
instalovaného produktu.
Chcete-li využívat všechny funkce Microsoft Office 2010, je třeba produkt po instalaci
aktivovat. Aktivace je opatřením sloužícím k ochraně proti softwarové kriminalitě, která je
navržena tak, aby ověřovala, zda jsou licence softwarových produktů oprávněné. Princip aktivace
je v ověření, zda se kód Product Key, který jste zadali na začátku instalace, nepoužívá ve více
osobních počítačích, než povoluje softwarová licence. Bez zadání platného kódu Product Key
můžete software vyzkoušet – ale jen po určitou dobu.
Důležité: Produkt Microsoft Offi ce můžete instalovat bez problému kdykoliv a kamkoliv – ale jen
na omezenou zkušební dobu. Chcete-li produkt používat neomezeně, musíte jej aktivovat pomocí
zakoupeného licenčního klíče (Product Key).
Produkt se doporučuje aktivovat online, prostřednictvím Internetu. V případě potřeby to
však lze učinit i telefonicky.
Jak poznáte, že je produkt již aktivován?
1. Klepněte na kartu Soubor na pásu karet.
2. V levém sloupci okna klepněte na odkaz Nápověda.
3. Podívejte se do pravé části okna – najdete tam informaci o stavu aktivace produktu.
Spuštění a ukončení Outlooku
Po instalaci Microsoft Office najdete ikony pro spouštění jednotlivých aplikací v nabídce
Všechny programy (otevřete klepnutím na stejnojmennou položku v okně otevřeném
tlačítObrázek 1.1: Produkt již byl aktivován





24 Microsoft Outlook 2010
Kapitola 1 – Prostředí programu Outlook 2010
kem Start), ve skupině Microsoft Office. Outlook spustíte klepnutím na položku Microsoft
Outlook 2010.
Ikonku pro spuštění Outlooku dále můžete (pokud jste si ji při instalaci vyžádali) najít na
Hlavním panelu Windows. Dále ji můžete umístit na Ploše – velice jednoduše ji tam přetáhnete
z nabídky otevřené způsobem popsaným v předchozím odstavci. Pokud nastavíte Outlook
jako výchozí program pro elektronickou poštu, otevře se také ve spojitosti s poštovními
manipulacemi – například poklepáním na odkaz typu mailto na webové stránce.
Práci aplikace Outlook ukončíte příkazem Konec z karty Soubor. Pokud by ve chvíli
požadavku na ukončení činnosti bylo otevřeno nějaké okno s rozpracovaným zadáním (například
vložení či úprava kontaktu), budete upozorněni na potřebu uložení dat dříve, než se
Outlook ukončí.
Okno aplikace Outlook
Okno programu Outlook má skladbu podobnou jako ostatní aplikace Microsoft Office 2010
i jako jiné obdobné programy pracující pod Windows.
Obrázek 1.2: Okno programu Outlook
Proberme si skladbu okna v případě, který bude asi nejtypičtější – při práci s poštou a
otevřeným seznamem doručených poštovních zásilek. Začneme shora:





25 Podrobná uživatelská příručka
 Okno nahoře ohraničuje záhlaví s názvem programu a obvyklými systémovými tlačítky
pro změny velikosti okna a ukončení programu.
 Následuje vodorovný pás karet s ovládacími tlačítky. Nad tlačítky jsou záložky s názvy
jednotlivých karet – Domů, Odesílání a příjem a podobně. Tlačítka jsou rozdělena do
skupin, jejichž názvy jsou uváděny pod tlačítky dole – Nové, Odstranit, Odpovědět a další.
Tlačítka nesou na čelních plochách obrázky a popisky. Pokud se o funkci tlačítka chcete
dozvědět více, posuňte nad něj kurzor myši a okamžik posečkejte – objeví se „bublinová
nápověda“ k jeho významu.
 Na pracovní ploše okna vidíte to, s čím pracujete – například seznam zásilek elektronické
pošty, seznam úkolů, seznam kontaktů a podobně.
 Svislá část vlevo se jmenuje navigační podokno. V dolní části jsou velkoplošná tlačítka
sloužící k nastavení pracovních okruhů aplikace (Pošta, Kalendář a další). Panel v
horní části obvykle nese odkazy na pracovní složky, jejichž zastoupení závisí na tom, s čím
v Outlooku pracujete (zda s poštou, úkoly, kontakty a podobně).
 V pravé části okna je umístěn tzv. panel úkolů. V něm neustále (bez ohledu na to, ve které
oblasti Outlooku se zrovna pohybujete) vidíte, kolik máte dnes ještě nesplněných úkolů či
schůzek. Poklepáním na potřebnou část tohoto panelu se zobrazí detailnější pohled.
 Zcela dole je stavový řádek. Bývá v něm například vypsán počet zásilek uložených v
zobrazené složce. Jinak se tu zobrazují stavové informace, tedy informace o tom, co se právě
děje – co program dělá. Zobrazení stavového řádku je volitelné.
 Jednotlivé části okna jsou odděleny příčkami. Ty můžete přemisťovat tahem myší a měnit
tak poměrné velikosti jednotlivých částí podle potřeby.
 Pokud spustíte nějakou akci – například budete chtít vytvořit a poslat zásilku elektronickou
poštou nebo zadat nějaký úkol – otevře se obvykle další okno, „na míru“ úkolu –
například okno pro sestavení poštovní zásilky.
 Součástí pracovních oken bývá také panel Rychlý přístup s variabilně zastoupenými
tlačítky – jeho úkolem je usnadnit obvyklé operace systémového typu, jako je ukládání do
souborů nebo tisk. Najdete ho v levé horní části okna.
 K nastavení nějakých konkrétních parametrů – obvykle po klepnutí na tlačítka v pásu karet
nebo panelu Rychlý přístup – se otvírají dialogy; menší okna s ovladači, jejichž pomocí
nastavíte konkrétní parametry potřebné pro splnění toho, co
právě od Outlooku vyžadujete. Mezi ovladači najdete
zejména zaškrtávací políčka, přepínače, vstupní pole, rozevírací
seznamy a číselníky.
 Dialog pro určité komplexní nastavení nějakých parametrů
se také otvírá pod některými skupinami tlačítek po
klepnutí na spouštěcí tlačítko dialogu – najdete ho vždy v pravém
dolním rohu skupiny tlačítek.
Obrázek 1.3: Spouštěcí
tlačítko dialogu
Práce s pásem karet





26 Microsoft Outlook 2010
Kapitola 1 – Prostředí programu Outlook 2010
Práce s pásem karet
Ovládání pomocí příkazových nabídek – které ve verzi 2003 platilo pro celou aplikaci, bylo
ve verzi 2007 nahrazeno ovládáním pomocí příkazových nabídek v kombinaci s tlačítkovým
pásem karet. Ve verzi 2010 je již celé ovládání převedeno na tlačítka pásu karet. Co se
příkazových nabídek týče, ty zůstaly ve formě místních neboli kontextových nabídek
zobrazovaných po klepnutí pravým tlačítkem myši.
Rozhraní pásu karet je k dispozici v celé aplikaci Outlook 2010 a nahrazuje mnoho nabídek.
Příkazy jsou na pásu karet uspořádány do pojmenovaných skupin, abyste je mohli snadno
najít a použít. V aplikaci Microsoft Office Outlook 2007 byl pás karet k dispozici pouze u
otevřených položek, jako jsou e-mailové zprávy nebo položky kalendáře. Nyní naleznete pás
karet ve všech oknech.
Obrázek 1.4: Pás karet
Důležité: Ovládání pomocí pásu karet je teď jednotné pro celý Outlook. Přepnutí na starší systém
ovládání pomocí příkazových nabídek možné není.
K výběru (a pojmenování) karet slouží jejich záložky zobrazené na horním okraji. Na kartě
Domů jsou vždy soustředěna tlačítka k vytvoření a zpracování položek aplikace Outlook, jako
jsou zprávy, položky kalendáře nebo kontakty.
Další karty jsou zastoupeny podle okna, ke kterému pás karet patří. Tak třeba pás karet v okně
Doručená pošta dále obsahuje karty Odesílání a příjem, Složka a Zobrazení. Otevřením karty
Odesílání a příjem zobrazíte tlačítka ke zjištění nových položek aplikace Outlook na serveru
nebo jejich odeslání. Na kartě Složka naleznete tlačítka k vytvoření, přesunutí nebo sdílení
složek. Na kartě Zobrazení můžete změnit způsob zobrazení složek.
Poznámka: Velikost a vzhled většiny tlačítek se mění podle toho, jakou má okno velikost. Proto
některé obrázky nemusí odpovídat tomu, co vidíte právě na obrazovce svého počítače. Zkuste si sami
plynule měnit velikost okna (především šířku) a sledujte chování tlačítek.
Panel Rychlý přístup
Panel Rychlý přístup je panel nástrojů s přizpůsobitelným obsahem, který nese sadu tlačítek,
zobrazenou nezávisle na kartě pásu karet, která je právě otevřena. Na panel Rychlý přístup
můžete podle vlastního uvážení přidávat tlačítka a samotný panel umístit dle vlastní úvahy.
Panel Rychlý přístup může být umístěn na jednom ze dvou míst: výchozí umístění je v levém
horním rohu okna, alternativní umístění je pod pásem karet. Jak umístění změníte?





27 Podrobná uživatelská příručka
 Klepněte na tlačítko Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup (na panelu vpravo).
 V nabídce klepněte na příkaz Zobrazit pod pásem karet.
Stejným postupem panel vrátíte zpět – jen příslušný příkaz bude mít teď podobu Zobrazit
nad pásem karet.
Na panel Rychlý přístup můžete
snadno přidat tlačítko z nabídky,
která se otvírá tlačítkem
Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup.
Pomocí příkazů můžete tlačítka
přidávat i odebírat – zobrazená
tlačítka mají vlevo před položkou
příkazy symbol zaškrtnutí.
Nabídka tlačítek je přizpůsobena
konkrétní situaci – jsou v ní
zastoupena tlačítka, která pravděpodobně
budou v daném okně požadována
nejčastěji.
Tip: Komplexním nástrojem pro
sestavení panelu Rychlý přístup
je konfi gurační okno
Možnosti aplikace Outlook otevřené
na kartě Panel nástrojů Rychlý přístup. Přejdete do něj také přímo, pokud z rozvinuté nabídky
Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup spustíte příkaz Další příkazy.
Tlačítka lze na panel Rychlý přístup také přidávat přímo z pásu karet:
 Na pásu karet otevřete kartu nebo skupinu, aby se zobrazilo tlačítko, které chcete na panel
přidat.
 Klepněte pravým tlačítkem myši na tlačítko a v kontextové nabídce pak na příkaz Přidat
na panel nástrojů Rychlý přístup.
Poznámka: Na panel Rychlý přístup lze přidat jen příkazy. Obsah většiny seznamů, jako jsou
hodnoty odsazení a řádkování nebo jednotlivé styly, které se také zobrazují na pásu karet, nelze na panel
nástrojů Rychlý přístup přidat.
Navigační podokno
Ve výchozím nastavení je navigační podokno zobrazeno ve všech částech aplikace Outlook
– v poště, kalendářích, úkolech a dalších. Navigační podokno však lze skrýt, změnit jeho
velikost či jej zobrazit v minimalizované verzi. Obsah navigačního podokna se mění v závislosti
na prostředí, v němž pracujete.
Obrázek 1.5: Příkazy k ovládání panelu Rychlý přístup
Navigační podokno





28 Microsoft Outlook 2010
Kapitola 1 – Prostředí programu Outlook 2010
Změny velikosti navigačního podokna
Šířku navigačního podokna můžete podle potřeby nastavit tahem myší za pravý okraj
podokna.
Můžete také změnit písmo, kterým se do navigačního podokna vypisují položky.
1. Na kartě Zobrazení klepněte ve skupině Rozložení na tlačítko Navigační podokno, v
rozvinuté nabídce pak na příkaz Možnosti.
2. V dialogu Možnosti navigačního podokna klepněte na tlačítko Písmo.
3. V dialogu Písmo nastavte požadované parametry písma a nastavení potvrďte tlačítkem
OK.
4. Nastavení potvrďte klepnutím na tlačítko OK.
V dolní části navigačního podokna můžete změnit počet a pořadí velkých navigačních
tlačítek. Postupujte takto:
1. V dolní části navigačního podokna klepněte na tlačítko Konfi gurace tlačítek (to je ta
malinká šipečka vpravo dole).
2. V kontextové příkazové nabídce pak
spusťte příkaz Možnosti navigačního
podokna.
3. Otevře se stejnojmenný dialog. Zde
můžete pomocí zaškrtávacích políček
ubírat nebo přidávat tlačítka na
navigačním panelu.
4. Pokud chcete změnit pořadí
zobrazených tlačítek, klepněte na jeho název
v dialogu a pomocí tlačítek Nahoru
a Dolů posuňte tlačítko, kam
potřebujete.
Tip: Chcete-li obnovit výchozí uspořádání tlačítek, stiskněte v dialogu tlačítko Obnovit.
Mezi horní a dolní částí navigačního panelu je
dělicí příčka. Tahem myší můžete měnit
vzájemný poměr velikosti obou částí.
Zmenšováním dolní části se postupně zmenšují
jednotlivá tlačítka a ukládají v minimalizované podobě
do vodorovné řady při dolní části panelu.
Obrázek 1.6: Nastavení navigačního podokna
Obrázek 1.7: Minimalizace navigačního podokna





29 Podrobná uživatelská příručka
Navigační podokno můžete také minimalizovat a zvětšit si tak užitečný pracovní prostor.
Klepněte na tlačítko Minimalizovat navigační podokno v jeho pravé horní části a okno se zúží
do minimální možné šířky. Do původní podoby jej obnovíte pomocí analogicky umístěného
tlačítka Rozbalit navigační podokno.
Oblíbené položky
Seznam Oblíbené položky představuje praktický způsob zobrazení nejčastěji používaných
složek v horní části navigačního podokna.
 Chcete-li některou ze složek přidat do tohoto seznamu, klepněte na její položku
pravým tlačítkem myši a v kontextové nabídce pak spusťte příkaz Zobrazit v oblíbených
položkách.
 Složku z oblíbených položek odeberete podobně – z kontextové nabídky nad její položkou
tentokrát spusťte příkaz Odebrat z oblíbených položek.
Pokud máte navigační podokno zobrazeno v minimalizovaném tvaru, složky uvedené v
podokně Oblíbené položky se zobrazují jako svislá tlačítka – jsou tedy i tak k dispozici.
Vypnutí zobrazení navigačního podokna
Zobrazení navigačního podokna lze také zcela potlačit. Na kartě Zobrazení klepněte ve
skupině Rozvržení na tlačítko Navigační podokno. V příkazové nabídce klepněte na položku
Vypnuto (před položkou se zobrazí znak zatržítko). Tím navigační podokno opticky z okna
Outlooku zcela zmizí.
Zobrazení navigačního podokna obnovíte zcela stejným postupem – zatržítko před příkazem
Vypnuto musí zmizet.
Panel úkolů
Panel úkolů slouží k zviditelnění a uspořádání denních úkolů a správě jejich priorit.
Poskytuje přehled údajů z kalendáře, upozorňuje na nadcházející schůzky, úkoly a poštovní zásilky
označené příznakem – tím vším usnadňuje práci s informacemi.
Panel úkolů je zobrazen svisle v pravé části okna Outlooku. Lze měnit velikost jeho
zobrazení, je možné jej zobrazit v minimalizovaném tvaru, případně jeho zobrazení zcela potlačit.
Můžete také měnit množství informací, které se na něm zobrazí.
Jak změníte velikost či viditelnost panelu?
 Kdybyste chtěli zobrazení panelu úkolů zcela potlačit, tak na kartě Zobrazení klepněte
ve skupině Rozložení na položku Panel úkolů a v následně zobrazené příkazové nabídce
spusťte příkaz Vypnutý. Před jeho položkou se objeví znak zatržení. Příkazem Normální
pak viditelnost panelu obnovíte (zatržítko před příkazem Vypnutý zmizí).
 Jestliže byste chtěli panel úkolů jen minimalizovat, klepněte místo příkazu Vypnutý na
příkaz Minimalizovaný.
Panel úkolů





30 Microsoft Outlook 2010
Kapitola 1 – Prostředí programu Outlook 2010
 Pokud potřebujete jen změnit
šířku zobrazeného panelu, je
to možné snadno – tahem myší
za jeho levý okraj.
Panel úkolů se skládá ze tří částí –
shora dolů je to tabulka s
kalendářem, následuje část vyhrazená
přehledu událostí a dole je uveden seznam
úkolů. Velikost jednotlivých částí
můžete změnit nebo je i skrýt.
Chcete-li skrýt některou část
panelu úkolů, pak na kartě Zobrazení ve skupině Rozložení klepněte na tlačítko Panel
úkolů. V nabídce se zpřístupní příkazy Tabulka dat, Události
a Seznam úkolů. Značka zaškrtnutí označuje, která složka
panelu je právě zobrazena. Příkazy slouží jako přepínače
– jedním spuštěním se zobrazení dané části panelu potlačí,
dalším opět obnoví.
Tip: Zvětšením šířky panelu úkolů se zobrazí více měsíčních
kalendářů vedle sebe. Pokud chcete zobrazit více kalendářů
pod sebou, spusťte z nabídky pod tlačítkem Panel úkolů příkaz
Možnosti a v dialogu Možnosti panelu úkolů nastavte
požadovaný počet v okénku Počet řádků měsíce.
V dialogu Možnosti panelu úkolů můžete také potlačit či
povolit zobrazení událostí nebo vybrat, které události mají
být zobrazovány. Dále je možné potlačit nebo povolit
zobrazení seznamu úkolů.
Poměr části panelu úkolů věnované událostem a části
věnované úkolům lze nastavit tahem myší za příčku, která obě
části odděluje. Jednotlivé části se zaplní položkami podle
dostupného prostoru.
Důležité: Velikost navigačního panelu i podokna osob můžete
nastavit tak, abyste pracovní plochu okna Outlooku měli
optimálně rozvrženou pro práci, kterou právě provádíte.
Podokno osob
Podokno osob je novinka ve verzi 2010. Ve spojení
s položkou poštovní zásilky v seznamu nebo zásilkou
načteObrázek 1.8: Nabídka příkazů pro ovládání zobrazení panelu
úkolů
Obrázek 1.9: Dialog pro nastavení
panelu úkolů
Obrázek 1.10: Šipka ukazuje
posuvnou příčku mezi událostmi
a úkoly





31 Podrobná uživatelská příručka
nou v okně prohlížeče umožňuje zobrazit údaje o dalších aktivitách vyvíjených společně s
odesílatelem aktuální poštovní zásilky.
Zobrazíte-li například pod sebe seznam poštovních zásilek, podokno čtení a podokno osob,
vidíte v podokně čtení náhled na dopis zásilky pod ukazatelem seznamu a v podokně osob
pak například přehled poslední korespondence s odesílatelem příslušné zásilky. Podokno
osob také umožňuje konfigurovat účty sociálních sítí.
Změna vzhledu podokna osob
Zobrazení podokna osob se ovládá tlačítkem Podokno osob ze skupiny Podokno osob na
kartě Zobrazení. Klepnutím na tlačítko se otevře kontextová nabídka pro ovládání zobrazení
okna:
 Normální – zobrazí otevřené podokno osob, umístěné pod seznamem zásilek nebo pod
podoknem čtení, je-li otevřeno.
 Minimalizované – stáhne okno do pásu, který obsahuje pouze náhledy na obrázky
odesílatele a spoluadresátů. V pravé části pásu je tlačítko, jehož stiskem se okno rozbalí.
 Vypnuto – zobrazení podokna osob i konektoru pro připojení k sociálním sítím bude
zcela potlačeno.
Obrázek 1.11: Seznam zásilek, podokno čtení a podokno osob
Podokno osob





32 Microsoft Outlook 2010
Kapitola 1 – Prostředí programu Outlook 2010
 Nastavení účtu – umožní konfigurovat
aplikaci Outlook pro připojení k
sociálním sítím.
Velikost (výšku) podokna osob lze upravit
tahem za jeho horní okraj.
Zobrazení různých
informací o kontaktu
v podokně osob
Na každé kartě v podokně osob je možné o dané osobě zobrazit různé informace. Informace
se zobrazují na několika kartách, jejichž záložky jsou zobrazeny v levé části podokna, vedle
fotografie kontaktu. Výchozí karty jsou následující:
 Všechny položky – v podokně se zobrazí všechny aktivity a zprávy od tohoto kontaktu.
 Aktivity – zobrazí se všechny aktivity publikované na webech sociálních sítí vybraného
kontaktu; například upozornění, komentáře či zprávy.
 Pošta – zobrazí se položky týkající se nejčerstvějších zpráv, které jste si s tímto
kontaktem vyměnili.
 Přílohy – karta nese seznam příloh, které jste kontaktu poslali nebo od něj obdrželi.
 Schůzky – zobrazí se přehled schůzek, které se podle kalendářů týkají vás a daného
kontaktu.
 Aktualizace stavu – na kartě jsou uvedeny nejnovější aktualizace stavu, které daný
kontakt publikoval.
Jakoukoli položku v seznamu na kartě lze otevřít klepnutím myší – uvidíte tak poštovní
zásilku, žádost o schůzku i přehled souborů v několika posledních přílohách.
Pokud položka aplikace Outlook zahrnuje kontakty na více osob (například zásilka s
několika spoluadresáty či žádost o schůzku), zobrazí se v záhlaví podokna osob obrázky dalších
osob. Umístíte-li nad obrázek kurzor myši, zobrazí se jméno osoby a název složky s
kontakty, ve které jsou o ní uloženy informace. Klepnutím na obrázek se v podokně osob zobrazí
informace o sociální síti osoby, pokud je


       

internetové knihkupectví ABZ - online prodej knih


Knihy.ABZ.cz - knihkupectví online -  © 2004-2017 - ABZ ABZ knihy, a.s.