načítání...
menu
nákupní košík
Košík

je prázdný
a
b

E-kniha: Microsoft Outlook 2010 – Jiří Lapáček

Microsoft Outlook 2010

Elektronická kniha: Microsoft Outlook 2010
Autor: Jiří Lapáček

- Potřebujete v Outlooku 2010 umět více než základní práci s poštou? Chcete důvěrně poznat a naučit se ovládat všechny jeho agendy od e-mailového klienta přes kalendáře až po úkoly ... (celý popis)
Titul je skladem - ke stažení ihned
Médium: e-kniha
Vaše cena s DPH:  174
+
-
5,8
bo za nákup

ukázka z knihy ukázka

Titul je dostupný ve formě:
elektronická forma tištěná forma

hodnoceni - 69.2%hodnoceni - 69.2%hodnoceni - 69.2%hodnoceni - 69.2%hodnoceni - 69.2% 80%   celkové hodnocení
2 hodnocení + 0 recenzí

Specifikace
Nakladatelství: » Computer press
Dostupné formáty
ke stažení:
PDF
Upozornění: většina e-knih je zabezpečena proti tisku a kopírování
Médium: e-book
Rok vydání: 2016
Počet stran: 344
Rozměr: 23 cm
Úprava: ilustrace
Vydání: Vyd. 1.
Skupina třídění: Programování. Software
Jazyk: česky
ADOBE DRM: bez
Nakladatelské údaje: Brno, Computer Press, 2010
ISBN: 978-80-251-3150-3
Ukázka: » zobrazit ukázku
Popis

Potřebujete v Outlooku 2010 umět více než základní práci s poštou? Chcete důvěrně poznat a naučit se ovládat všechny jeho agendy od e-mailového klienta přes kalendáře až po úkoly a schůzky? Zajímají vás nové funkce Outlooku 2010 a potřebujete se rutinně orientovat v jeho novém prostředí?.

Podrobná uživatelská příručka, nejpodrobnější publikace o Outlooku z pera českého autora, vás naučí, jak s jeho pomocí efektivně organizovat svůj pracovní čas. Přehledně strukturovaný výklad nepopisuje suše uživatelské rozhraní, ale je orientován na konkrétní činnosti a dosažení praktických výsledků. Doplňuje ho množství ilustrativních obrázků, tipů, upozornění na možná úskalí, přehled užitečných klávesových zkratek a nového rozhraní pro ty, kteří na Outlook 2010 přecházejí z verze 2003 a starší. Kniha se mimo jiné věnuje podrobně těmto tématům:
- Práce s poštou organizovanou do konverzačních vláken
- Vyhledávání a organizace zásilek podle vlastních parametrů
- Připojení elektronického podpisu, tvorba šablon zpráv a podpisů
- Filtrování, hromadná korespondence, automatické odpovědi
- Plánování událostí a schůzek, propojení a sdílení kalendářů
- Vytváření vizitek, spojení osob s údaji na sociálních sítích
- Přidělování, připomínání a změna pořadí úkolů
- Využití poznámek a deníku v ostatních agendách
- Archivace, import, export a tisk pošty, kalendáře a adresáře

Knihy z edice Podrobná uživatelská příručka již pomohly více než sto tisícům českých čtenářů. O autorovi:
Jiří Lapáček pracoval po absolvování VŠCHT deset let jako programátor. Stál u zrodu známé firmy Software602, pro niž vytvořil dokumentaci ke všem jejím produktům. Je autorem několika interaktivních počítačových kurzů, řady článků, např. pro časopis Počítač pro každého, a více než desítky úspěšných knih. Jeho publikace vynikají živým stylem a srozumitelností pro začínající uživatele.

(podrobná uživatelská příručka)
Předmětná hesla
Zařazeno v kategoriích
Jiří Lapáček - další tituly autora:
Internet a Microsoft Internet Explorer Jednoduše -- 3. aktualizované vydání Internet a Microsoft Internet Explorer Jednoduše
Zmizelá Morava-Přerov -- Zmizelá Morava Zmizelá Morava-Přerov
Microsoft Outlook 2010 -- Podrobná uživatelská příručka Microsoft Outlook 2010
ECDL -- Průvodce přípravou na testy ECDL -- Průvodce přípravou na testy
 (e-book)
Jak na datovou schránku a elektronickou Jak na datovou schránku a elektronickou
 
Recenze a komentáře k titulu
Zatím žádné recenze.


Ukázka / obsah
Přepis ukázky

Jiří Lapáček

Microsoft Outlook 2010

Podrobná uživatelská příručka

Computer Press

Brno

2011


Microsoft Outlook 2010

Podrobná uživatelská příručka

Jiří Lapáček

Obálka: Martin Sodomka

Odpovědný redaktor: Michal Janko

Technický redaktor: Jiří Matoušek

Objednávky knih:

http://knihy.cpress.cz

www.albatrosmedia.cz

eshop@albatrosmedia.cz

bezplatná linka 800 555 513

ISBN 978-80-251-3150-3

Vydalo nakladatelství Computer Press v Brně roku 2011 ve společnosti Albatros Media a. s. se sídlem

Na Pankráci 30, Praha 4. Číslo publikace 16 296.

© Albatros Media a. s. Všechna práva vyhrazena. Žádná část této publikace nesmí být kopírována

a rozmnožována za účelem rozšiřování v jakékoli formě či jakýmkoli způsobem bez písemného souhlasu

vydavatele.

Dotisk 1. vydání


3Podrobná uživatelská příručka

Stručný obsah

Stručný obsah

1 Prostředí programu Outlook 2010 21

2 Elektronická pošta 45

3 Kalendáře 161

4 Kontakty 207

5 Plánování úkolů 237

6 Poznámky 259

7 Deník 271

Přílohy 283



5Podrobná uživatelská příručka

Obsah

Obsah

Úvodem 15 Možnosti programu Outlook 16

Elektronická pošta 16

Kalendář 17

Kontakty 18

Úkoly 19

Deník 19

Psaní poznámek 19 Konvence použité v knize 20

1

Prostředí programu Outlook 2010 21

Outlook 2010 22 Instalace a aktivace 23 Spuštění a ukončení Outlooku 23 Okno aplikace Outlook 24 Práce s pásem karet 26 Panel Rychlý přístup 26 Navigační podokno 27

Změny velikosti navigačního podokna 28

Oblíbené položky 29

Vypnutí zobrazení navigačního podokna 29 Panel úkolů 29 Podokno osob 30

Změna vzhledu podokna osob 31

Zobrazení různých informací o kontaktu v podokně osob 32 Rychlé kroky 33 Složky a seznam složek 35

Složky 35

Zobrazení složek v navigačním podokně 35

Manipulace se složkami 36

Přehled o velikosti složek 37 Zástupci a skupiny zástupců 37

Co jsou zástupci a skupiny zástupců 38

Vytvoření skupiny zástupců 38

Vložení zástupce do skupiny zástupců 38

Přejmenování skupiny zástupců nebo zástupce 39


6

Obsah

Přesun zástupce do jiné skupiny 39

Vymazání skupiny zástupců nebo zástupce ze skupiny 39 Obsluha prostředí Outlooku 39

Výběr položek v seznamech 39

Kontextové (místní) nabídky 40

Bublinová nápověda 40 Správa aplikace – karta Soubor 41

Přechod do režimu Backstage 41

Konfigurační okno 42

Nastavení tlačítek na pásu karet 43

2

Elektronická pošta 45

Několik pojmů úvodem 46 Vytvoření nového účtu pro práci s poštou 47

Nejjednodušší postup 47

Automatické založení účtu se nedaří 49 Přehled možností zobrazení okna doručené pošty 51 Sestavení a odeslání jednoduché zásilky 52

Okno pro sestavení zásilky 52

Výběr účtu pro odeslání zásilky 54

Kontrola zásilky před odesláním 54 Cesta zásilky k adresátovi 54

Seznam zásilek vyčkávajících na odeslání 54

Odeslání 54

Opakované odeslání téže zásilky 55

Seznam odeslaných zásilek 56

Automatické posílání kopií odeslaných zpráv dalším uživatelům 57 Příjem zásilky 57

Kam a jak se ukládají doručené zásilky 58

Náhled dopisu 59

Otevření zásilky 61

Snazší prohlížení většího množství zásilek 62

Zobrazení zásilek od určité osoby 62

Interval kontroly doručené pošty 63 Reakce na zásilku 64

Odpověď na zásilku 64

Postoupení zásilky 66

Zajímavé způsoby postoupení zásilky 67

Microsoft Outlook 2010


7Podrobná uživatelská příručka

Obsah

Konverzace 68

Zobrazení konverzace 68

Otevření položek konverzace 69

Odpověď na zásilku v konverzaci 69

Nastavení konverzace 70

Nastavení kategorií u konverzace 71

Vyčištění a ignorování konverzace 71 Vytváření poštovních zásilek od A do Z 71

Různé druhy adres 72

Automatické dokončování adres 72

Pod jakým jménem vás adresát uvidí? 72

Formátovaný a neformátovaný text 74

Grafické a další doplňky dopisu 75

Textový podpis 75

Ukládání konceptů zásilek 78

Sestavení a připojení přílohy 79

Vložení snímku obrazovky 80

Pokročilá nastavení odeslání zásilky 81

Sledování zásilek 84

Odložené odeslání zásilky 84

Hlasování 85

Kam má být doručena odpověď na vaši zásilku 86 Tisk zásilek a jejich seznamů 87

Styly tisku 87

Tisk dopisu ze seznamu zásilek 89

Tisk otevřeného dopisu 90

Tisk dopisu včetně souborů z přílohy 90

Tisk seznamu zásilek 90 Elektronické zabezpečení poštovních zásilek 91

Digitálně podepsaná zásilka 92

Šifrovaná zásilka 93

Digitálně podepsaná zásilka se zašifrovaným obsahem 95

Nastavení digitálního zabezpečení 95 Snazší korespondence s využitím šablon 96

Vytvoření jednoho HTML dopisu na základě motivu či šablony 97

Nastavení výchozí šablony pro dopisy ve formátu HTML 98

Nastavení písma pro další typy zásilek 99

Vlastní motivy a šablony 99 Zpracování částí doručených zásilek 99

Zařazení zásilky do kategorie 99

Využití textu dopisu 100

Zpráva s příznakem 102

Zpracování příloh 102 Návaznost pošty na úkoly 104


8

Obsah

Stahování celých zásilek nebo jen jejich záhlaví 104

Nastavení pro stahování záhlaví zásilek 105

Označení zásilek ke stažení 106

Stahování zásilek 107 Přerozdělení zásilek do vlastních složek 108

Vytvoření nové složky 108

Ruční rozdělení zásilek do složek 109

Automatické třídění doručených zásilek 110

Přejmenování a úpravy pravidel 119

Kopie pravidla a jeho úprava v pravidlo nové 119

Import a export pravidel 119

Dočasné potlačení funkce a odstranění pravidel 120 Automatická odpověď na poštovní zásilku 120

Vytvoření šablony zprávy 120

Vytvoření pravidla pro automatické odpovědi na nové e-mailové zprávy 121

Vypnutí pravidla po ukončení nepřítomnosti 121 Mazání zásilek 122 Vyhledávání zásilek a v zásilkách 122

Jednoduché vyhledávání zásilky ve složce 123

Nástroje pro komplexní vyhledávání 123

Rozšířené vyhledávání 124 Archivace zásilek 127

Automatická archivace 128

Ruční archivace 129

Obnova archivovaných položek 130 Hromadná korespondence 132

Výběr kontaktů a polí pro slučování 132

Další možnosti hromadné korespondence 137 Napojení na sociální sítě 140

Připojení k sociální síti 141

Přidávání přátel do sociálních sítí 142

Zobrazení kontaktů ze sociálních sítí 143

Synchronizace kontaktních informací 143 Nevyžádaná pošta 144

Nastavení nevyžádané pošty 144

Co dělat, když najdete spamovou zásilku v běžné poště 150

Co dělat, když najdete nespamovou zásilku ve složce Nevyžádaná pošta 150

Preventivní označení adresátů za nespamové 150 Sledování informačních kanálů 151

Vytvoření nového účtu pro RSS 151

Ruční vytvoření účtu RSS 151

Prohlížení stažených položek 153

Microsoft Outlook 2010


9Podrobná uživatelská příručka

Obsah

Nastavení elektronické pošty v Outlooku 154

Obecná nastavení 154

Nastavení specifická pro poštu 155

Upřesnění nastavení 156

Centrum zabezpečení 157 Otázky a odpovědi 158

3

Kalendáře 161

Význam a možnosti kalendářů v aplikaci Outlook 162

Co se v kalendáři zaznamenává 162

Co je to událost 163

Co je zvláštní událost 163

Co je schůzka 163

Opakované činnosti 164

Co jsou úkoly 164

Připomínání činností 164 Otevření a zobrazení kalendářů 164

Otevření okna kalendáře 165

Vymezení pracovní doby 165

Pomocný kalendář v navigačním podokně 166

Podokno čtení

166

Časové varianty zobrazení 167

Rychlá navigace 170 Zobrazení údajů o spolupracovnících 170 Souběžné zobrazení s archivovanými položkami 171 Naplánování události 172

Hosté a návštěvníci 174

Návaznosti na jiné události 174

Soukromá událost 175

Upozornění na časový limit 175 Naplánování celodenní události 176

Zobrazení popisu celodenní události 177 Naplánování událostí, které se mají opakovat 177

Úprava opakované události a odebrání charakteru opakování 180 Plánování celodenních opakovaných událostí 180 Plánování schůzek 181

Svolání schůzky 181

Co můžete ještě udělat před odesláním pozvánky 183

Pozvánka v poště zvané osoby 184


10

Obsah

Informace, které má k dispozici organizátor schůzky 185

Další možnosti nastavení v souvislosti se schůzkami 186

Změna nebo zrušení schůzky 187 Opakovaně pořádané schůzky 187 Zakládání kalendářů a další manipulace s nimi 189

Založení nové složky (skupiny) pro kalendáře 190

Kopírování a přesuny kalendářů ze skupiny do skupiny 190

Mazání kalendářů 191 Tisk kalendářů 191 Různé další možnosti zobrazení kalendářů 191 Publikování a sdílení kalendářů 192

Odeslání kalendáře elektronickou poštou 192

Publikování a sdílení kalendářů na webu Office. com 193

Prohlížení publikovaného kalendáře na webu 199

Poskytnutí kalendáře ke sdílení 200

Publikování kalendáře na server podporující protokol WebDAV 201

Načtení internetového kalendáře 202 Nastavení prostředí v souvislosti s kalendáři 203 Otázky a odpovědi 205

4

Kontakty 207

Význam kontaktů v Outlooku i v celé sadě Office 208 Okno Kontakty 208 Složky s kontakty 209 Zobrazení kontaktů ve složce 210 Vytvoření nového kontaktu 211

Nejjednodušší záznam kontaktu 213

Komplexní zadání kontaktu 213

Uložení kontaktu z přijaté zásilky elektronické pošty 219

Vytvoření kontaktu podle dat zaměstnance stejné společnosti 220 Vlastní skupiny a složky kontaktů 221

Nová skupina 221

Nová složka 221

Manipulace se složkami a skupinami 221

Úpravy skupin a složek 222 Vytvoření skupiny kontaktů 222 Využití kontaktů 223 Propojení kontaktů a činností 224

Propojení nově vytvářené položky 224

Microsoft Outlook 2010


11Podrobná uživatelská příručka

Obsah

Propojení existujících položek aplikace Outlook 225

Zobrazení položek souvisejících s určitým kontaktem 226 Rychlé vyhledání kontaktu 227 Tisk kontaktů 228 Vytváření a sdílení kontaktů v podobě elektronických vizitek 228

Vytvoření elektronické vizitky 229

Vložení vizitky do odesílané zásilky 231

Uložení doručené elektronické vizitky 232

Duplicita vizitky s existujícím kontaktem 233 Nastavení prostředí v souvislosti s Kontakty 233 Otázky a odpovědi 234

5

Plánování úkolů 237

Co jsou to úkoly 238 Okno pro plánování úkolů a jeho karty 238 Záznam nového úkolu 239

Základní popis úkolu 240

Podrobnější popis úkolu 242

Usnadnění orientace v úkolech přiřazením kategorií 243

Závislost popisu stavu úkolu a jeho procentuálního vyjádření dokončení 244 Indikace událostí ve spojitosti s úkoly 244 Předání úkolu jinému řešiteli 245

Přijetí úkolu 247

Odmítnutí úkolu 247

Hlášení o průběhu zpracování úkolu 248

Splnění úkolu 249 Nepřidělená kopie úkolu 250 Úkoly, které se pravidelně opakují 250

Vynechání jednoho výskytu opakovaného úkolu 251

Ukončení opakování úkolu 252 Obnovované úkoly 252 Připomínání úkolů 253 Změna pořadí úkolů 254 Propojení úkolů s kontakty 255 Rozdělení úkolů do složek 255 Tisk přehledu a popisu úkolů 256 Nastavení prostředí v souvislosti s Úkoly 257 Otázky a odpovědi 258


Obsah

6

Poznámky 259

Okno pro práci s poznámkami 260 Vytvoření a úprava poznámky 260

Zápis nové poznámky 260

Otevření poznámkového textu ke čtení i úpravě 261

Kategorie pro rozlišení poznámek 262 Zobrazení ikon poznámek v okně 262 Orientace v poznámkách 263 Otevření poznámky 265 Odeslání textu poznámky poštou 265 Úpravy poznámek 265

Přejmenování poznámky 265

Odstranění poznámky 265

Nastavení výchozího písma pro zápis poznámek 266

Předvolby pro zobrazení poznámek 266

Zobrazení a skrytí času a data uvedeného na poznámce 267

Tisk poznámek 267 Rozvrstvení poznámek do složek a skupin 268

Nová skupina 268

Nová složka 269

Práce se složkami a skupinami 269 Nastavení prostředí v souvislosti s Poznámkami 269 Otázky a odpovědi 270

7

Deník 271

Okno Deníku a jeho záznamy 272 Zobrazení Deníku a časová osa 273 Otevření a úprava položky Deníku 274

Kontrola kontaktů 275

Úpravy zobrazení na časové ose 275

Změna polí použitých k zobrazení položek na časové ose 276 Automaticky zaznamenávané činnosti 277

Dočasné potlačení automatického záznamu do deníku 279 Ruční vložení položky do deníku 279 Ruční záznam činnosti do deníku 280

12 Microsoft Outlook 2010


Podrobná uživatelská příručka

Vymazání záznamu z deníku 281 Rychlejší zadání data a času 281 Nastavení prostředí Deníku 282 Otázky a odpovědi 282

Přílohy 283

Novinky verze Outlook 2010 284

Rozšířený pás karet 284

Možnosti pro správu účtu 284

Více informací u zásilek 284

Rychlejší zpracování a zařazení informací 284

Přehlednější složka Doručená pošta 285

Jednodušší a efektivnější práce s poštou 285

Nové možnosti při práci s kalendáři 286

Práce s účty 286

Přehled úkolů 286

Ukládání informací 287

Rozšířené možnosti spojení 287

Hlasové funkce v souvislosti s poštou 287

Další vylepšení 288 Ukončené a změněné funkce v aplikaci Outlook 2010 289

Některé obecné funkce a vlastnosti 289

Pošta 290

Kalendář 291

Kontakty 291 Souhrn ovládání 291

Záložka karty Soubor 291

Pás karet 292

Kontextové nabídky 292

Nástrojové panely 292 Přizpůsobení prostředí 293

Ikony aplikací Microsoft Office na ploše 293

Outlook jako výchozí aplikace 293

Výchozí složka po spuštění Outlooku 294

Co dělat, když chybí část prostředí 294

Nastavení panelu Rychlý přístup 295

Zobrazení karty Vývojář 296

Nastavení zvuku 296 Příkazové nabídky versus pás karet 297

Pošta 297

Kalendář 305

Kontakty 310

Úkoly 314

Obsah

13


14

Poznámky 318

Deník 320

Ovládání pomocí klávesových zkratek 323

Obecné použití oken aplikací ve Windows 323

Obecné povely pro práci s aplikacemi Microsoft Office 324

Povely specifické pro prostředí aplikace Outlook 325

Zobrazení 328

Parametry pro spuštění Outlooku 333

Význam a zápis parametrů 333

Spuštění z dialogu Spustit 333

Vytvoření zástupce pro spuštění s parametry 334

Přehled parametrů 335 Rejstřík 339

Microsoft Outlook 2010

Obsah


15Podrobná uživatelská příručka

Úvodem

Úvodem

Tato kniha se celá zabývá programem Outlook ve verzi 2010. Měla by být vaším rádcem při

práci s tímto neocenitelným pomocníkem pro komunikaci a plánování činností v rámci pod

niku, ale i v soukromém životě.

Nejprve se seznámíte s prostředím Outlooku a poznáte jeho jednotlivé součásti. Prostředí je

velmi variabilní a záleží jen na vás, jak si ho nastavíte a co vám bude vyhovovat v rutinní pra

xi práce s tímto programem.

Následuje seznámení s účty. Účty jsou důležitým prvkem při práci s programy tohoto typu,

protože sdružují pod jediné jméno celou řadu předdefinovaných parametrů, které byste

museli jinak opakovaně znovu a znovu zadávat. Typické je využití účtů v poštovní komuni

kaci, kdy vám umožňují rychle a operativně kontaktovat různé poštovní schránky a kanály

pro sběr informací.

Elektronické poště jako takové je věnována další část. Vzhledem k důležitosti rychle, přesně

a bezpečně komunikovat, a to v jakémkoliv odvětví činnosti bez výjimky – a také vzhledem

k návaznostem na další akce v Outlooku, je této kapitole věnována poměrně velká pozornost.

Probírá se zde příprava a odesílání zásilek, příjem pošty a její následné zpracování a také růz

né podpůrné činnosti zaměřené na usnadnění vaší práce.

Vědomosti o kontaktech a elektronické poště využijete při hromadné korespondenci popiso

vané v následující kapitole. Ta vám dokáže velmi zrychlit a zjednodušit práci – v jediné ope

raci budete schopni vytvořit třeba několik set obchodních dopisů podobného obsahu (třeba

nabídky, informace o nových produktech a podobně) a ty pak jedním povelem hromadně

odeslat.

Při plánování činností všeho druhu je velice důležité, aby byla dodržena časová návaznost

a souslednost dějů – aby se plánované činnosti nepřekrývaly nebo nebyly naplánovány

na nevhodnou dobu a podobně. Vestavěný kalendář, který poznáte hned po poště, umožňu

je logicky naplánovat a seřadit různé události a schůzky, a to jak běžné, tak dlouhodobé či

periodicky se opakující. Důležitá je vazba na ostatní spolupracovníky, jíž je dosahováno sdí

lením informací.

V následující části o úkolech najdou informace zejména vedoucí pracovníci, mezi jejichž

povinnosti patří úkolovat své podřízené a koordinovat jejich činnost. Při tom se budou velice

hodit dříve načerpané informace o elektronické korespondenci, o plánování schůzek a udá

lostí a další.

Rozsahem menší, ale co do důležitosti neméně podstatná je pasáž o poznámkách. Přece jen

se vyplatí v důležitých záležitostech nespoléhat na vlastní paměť, ale poznamenat si potřeb

né údaje na papír – i když elektronický.

K tomu, abyste mohli posílat korespondenci a úkolovat či jinak zainteresovávat různé pra

covníky elektronickou formou, je zapotřebí znát jejich elektronické adresy – prostě na ně

mít kontakt. A prací s kontakty se zabývá další kapitola. Zde se dozvíte, že přehled kontaktů

v Outlooku není jen tak obyčejný adresář, ale že si tu můžete vytvořit velmi komplexní data

bázi údajů o lidech i firmách.


16 Microsoft Outlook 2010

Předposlední kapitola je věnována Deníku. Ten můžete použít k monitorování práce s poštou, se soubory a dalšími částmi vaší elektronické kanceláře. Budete vědět co a kdy jste dělali, psali, posílali poštou – vše zaznamená váš deník. Rozsahem největší je poslední kapitola, která se zabývá nastaveními všech částí prostředí Outlooku. V ní se dozvíte, co a jak se dá nastavit, aby Outlook pracoval co nejvíce tak, jak si přejete a potřebujete. Největší důraz by ale přece jen měl být kladen na vaši opatrnost a ostražitost. Internet bohužel využívají dnes čím dál tím více i živly nekalé a ať se již produkt jejich činnosti jmenuje spam, hoax, phishing či jinak – je jen na vás, abyste se uvážlivou opatrností vyhnuli všem nástrahám. A Outlook vám v tom bude nápomocen tak, jak od něj sami budete vyžadovat.

Poznámka: V této knize není samozřejmě prostor k popisu všech možností, které vám Outlook nabízí

– ale to nejdůležitější zde najdete a ostatní již vyplyne samo, z každodenní praxe. Možnosti programu Outlook Microsoft Outlook je klientská aplikace pro správu elektronické pošty a spolupráci, která pomáhá při uspořádání a sdílení informací na pracovní ploše a komunikaci s dalšími osobami. Informace o funkcích aplikace Outlook získáte v následujícím přehledu. Elektronická pošta Elektronická pošta vám umožní korespondovat s kýmkoliv na světě – ať již soukromou osobou nebo nějakou firmou. Podmínkou samozřejmě je, aby protistrana sama měla také napojení na Internet a instalovanou programovou podporu elektronické pošty. Pomocí elektronické pošty můžete posílat a přijímat zásilky – dopisy i soubory jako přílohy zásilek a v širším pojetí elektronickou poštu využít i jako „on-line“ nástroj k navazování kontaktů u žádostí o schůzky, zadávání a sledování úkolů – to všechno, aniž byste museli vstát od počítače. Svou vlastní schránku elektronické pošty, do které jsou vám doručovány zásilky, můžete kontaktovat odkudkoliv, tedy nejen z počítače, kde jste ji zakládali. To znamená, že uloženou poštu si můžete vybírat z kanceláře, z domova nebo třeba z internetové kavárny či hotelu během služební cesty. Obsah složek s poštovními zásilkami můžete zpřehlednit zavedením barevného kódování položek určitého typu zásilek, přiřazením příznaků, změnou způsobu zobrazení položek a filtrací nevyžádané pošty. Při specifikaci adresátů spolupracuje Outlook s Adresářem; jeho obsah můžete kompletně využívat, a pokud zadáváte jména adresátů ručně, ověřuje se, zda jména odpovídají položkám v adresáři. Pro přípravu dopisů pro zásilky elektronické pošty můžete zvolit prostý neformátovaný text nebo jeden z formátů HTML či RTF. Dopisy ve formátu HTML mohou obsahovat prvky charakteristické pro plnohodnotné dokumenty – obrázky, grafiku, animace, různá písma v růzÚvodem


17Podrobná uživatelská příručka

ných stylech zobrazení a mnoho dalšího. Do dopisů lze také vkládat hypertextové odkazy

různého typu.

Dopis elektronické pošty lze podepsat jako běžný dopis „papírový“. Pokud si to přejete, Out

look zajistí automatické připojení podpisu k dopisu odesílané zásilky. Můžete si připravit

několik různých variant podpisu pro různé příležitosti – soukromou korespondenci, služeb

ní dopisy a podobně.

Posouzení obsahu přijatých zásilek vám při zobrazení jejich seznamů v jednotlivých složkách

může usnadnit automatický náhled, umožňující zhlédnout několik řádků zprávy, prozatím

bez jejího otevření.

Pokud přijatá zásilka obsahuje přílohu, můžete připojené soubory snadno a rychle otevírat,

prohlížet a ukládat na disk, aniž byste museli nejprve otevřít celou zásilku.

Zásilky lze označovat příznaky zajišťujícími připomenutí nutnosti dalšího zpracování a jeho

způsobu.

Rozepsané zásilky můžete uložit do složky Koncepty a podle potřeby je pak kdykoliv dokon

čit – třeba až druhý den.

Hledáte-li neznámou adresu pro odeslání zásilky elektronickou poštou, můžete ve spolupráci

s Adresářem vyhledávat jména ve veřejných adresářích sítě Internet. Ty jsou dostupné napří

klad na serverech Yahoo! People Search nebo Bigfoot.

Pokud jej máte k dispozici, můžete obsah zásilek zajistit digitálním podpisem. Ten zajistí, aby

zásilka nemohla být změněna jiným uživatelem. Zašifrování zásilky zabezpečí, že dopis a pří

lohy přečtou pouze vámi určení příjemci.

Abyste zajistili automatické zpracování přijatých zásilek, můžete vytvářet celé sady pravidel

– třeba pro automatický přesun zásilek od určitých odesílatelů do konkrétní složky, odstra

nění nebo zvýraznění vybraných příchozích a odesílaných zásilek, jejich postoupení dalším

adresátům a třeba i označení příznakem.

Pro snazší přípravu odesílaných dopisů lze využívat předem připravené i vlastní šablony; ty

umožňují i vkládání obrázků a nastavení barevného pozadí („papíru“).

Outlook umožňuje sledovat potvrzení příjmu zásilky adresátem systémem doručenek odpo

vídajících standardům sítě Internet.

Kalendář

Kalendář umožňuje především plánování událostí a schůzek s jinými uživateli.

Kalendář lze zobrazit po dnech, týdnech, pracovních dnech nebo po měsících; možná je i volba

zobrazení podle vlastního časového období. Na cestách dále do zahraničí je k dispozici snadná

změna časového pásma při současném zobrazení časového pásma původního. Do kalendáře

lze podle potřeby přidávat záznamy o národních i mezinárodních svátcích. Pro usnadnění

práce si můžete vyžádat seznam naposledy otevřených kalendářů.

Kalendář umožňuje na základě svých záznamů porovnávat vyžadovaný čas účastníků pozva

ných na schůzky s časem, kdy jsou tito účastníci volní a kdy zaneprázdnění. Tak lze rychle

Možnosti programu Outlook


18 Microsoft Outlook 2010

a optimálně stanovit dobu, kdy budou všichni k dispozici. Údaje o zaneprázdnění potenci

álních účastníků jsou viditelné přímo v kalendáři a jsou barevně odlišeny pro lepší čitelnost.

To, že ostatní v kalendáři vidí, kdy jste zaneprázdněni, nezávazně zaneprázdněni nebo mimo

kancelář, jim naopak usnadní plánování schůzek s vámi.

Ve vašem kalendáři se operativně zobrazují záznamy žádostí o schůzku s vámi. Pokud vás to

zajímá, tak si můžete zobrazit seznam všech účastníků schůzky, na kterou jste byli pozváni.

V případě, že na sebe plánované akce časově přímo navazují, kalendář vás upozorní na možný

časový konflikt. Můžete si dokonce nechat zobrazit kalendáře jiných uživatelů – pokud vám

to tito uživatelé explicitně povolili. Vy sami samozřejmě můžete řídit přístup jiných uživatelů

k podrobnostem vlastních soukromých událostí.

Pokud se schůzka opakuje v pravidelných intervalech (třeba závěrečná měsíční porada všech

členů nějakého oddělení), stačí ji naplánovat jen jednou a nastavit vhodný faktor pro opako

vání. V kalendáři je možné plánovat i několikadenní události – i události soukromého rázu

(třeba narozeniny, výročí...).

Kalendář umožní současný tisk denního a týdenního kalendáře spolu se seznamem úkolů;

tím získáte běžný plánovací kalendář na papíře. Kalendáře je také možné uložit do souboru

ve formátu HTML a v této podobě je publikovat na webu nebo je poslat dalším uživatelům.

Orientaci v kalendáři vám mohou usnadnit komentáře obsahující úplný předmět a podrob

nosti konkrétní události. Ty se zobrazí v „bublině“ při nastavení kurzoru myši na položku

události.

Kontakty

Pod označením kontakty se skrývají záznamy adresářového typu, popisující nějakého člověka

či firmu; především co se týče údajů o spojení, ale i jiných. Lze je řadit pod vámi zvolenými

názvy a usnadnit jejich vyhledání.

Údaje ze složky kontaktů lze přímo využívat při adresování zásilek elektronické pošty, pozvá

nek na schůzky i specifikaci úkolů. Adresy z kontaktů je možné s výhodou použít při hromad

né korespondenci. Kontakty lze označit příznaky pro další zpracování. V souvislosti s nimi

můžete sledovat zprávy elektronické pošty, úkoly, události, záznamy v deníku i související

dokumenty. Můžete si třeba u kontaktu zobrazit všechny související aktuální události a úko

ly. Z libovolné související položky lze kontakt bezprostředně otevřít.

Kontakty z programu Outlook jsou v přímé návaznosti na kontakty Adresáře, standardní apli

kace Windows. Součástí každého kontaktu může být adresa stránky WWW, která by měla

umožnit rychlé načtení příslušné webové stránky.

Přehled kontaktů je možné vytisknout v kompaktním formátu, který vypadá jako soubor

adresních karet. Pro tisk lze nastavit také formát malé či středně velké brožury, kterou lze

vložit do běžného diáře.

Kontakty lze podle jednotlivých polí záznamů řadit, seskupovat a filtrovat. Je také možné je

importovat do jiných programů a využít potřebné části tam.

Úvodem


19Podrobná uživatelská příručka

Na základě uložených čísel je možné přímo z Outlooku telefonovat. Často volaná čísla můžete

uložit do „telefonní paměti“, abyste k nim měli příště rychlý přístup. Naposledy volaná čísla

je možné nechat automaticky opakovaně vytočit.

Outlook sám hlídá v údajích o kontaktech duplicitu. Pokud taková situace nastane, Outlook

vám to oznámí a nabídne možnost automatického sloučení nových informací s existujícím

záznamem. Při vkládání nových kontaktů pro zaměstnance alespoň jednou již podchycené

společnosti lze využít možnost překopírování společných údajů (o společnosti jako takové),

abyste je nemuseli vypisovat pokaždé znovu.

Úkoly

Tato část programu Outlook je zaměřena na vytvoření, správu a uspořádání seznamů osob

ních a pracovních úkolů.

Zadáváte-li sami někomu úkol, pošlete mu zadání jako vybranému kontaktu elektronickou

poštou. Kontakt na základě doručené zásilky může úkol přijmout, odmítnout nebo přidělit

(postoupit) jiné osobě. Po přijetí úkolu se prostřednictvím elektronické pošty udržují zázna

my o průběhu plnění a aktuálním stavu.

Úkoly si můžete prohlédnout v jejich seznamu. Pořadí jejich položek určuje prioritu každého

úkolu; pořadí lze měnit změnou umístění položky. Seznam úkolů se promítá do Kalendáře;

tam můžete rychle vyhledat úkoly, které mají být splněny určitý den, a rozvrhnout čas, který

má být vyhrazen pro práci na jednotlivých úkolech.

Úkoly je možné specifikovat jako jednorázové nebo ty, které se v určitých intervalech opaku

jí. O stavu rozpracovanosti úkolů mohou být ti, jichž se úkoly týkají, informováni prostřed

nictvím elektronické pošty. Průběh plnění úkolu se udává v procentech (100 % znamená, že

úkol byl splněn).

Úkoly lze vytvářet i v jiných programech Microsoft Office a sledovat je pak všechny společ

ně v Outlooku.

Deník

V průběhu pracovního dne váš počítač zpracovává vaše nejrůznější požadavky – odesílá a při

jímá poštu, pracuje se soubory a podobně. Záznamy o tom všem se mohou ukládat do tak

zvaného Deníku. Pak krásně uvidíte, co, kdy a jak dlouho jste dělali a můžete z toho vyvodit

patřičné závěry.

Do deníku lze záznamy také vkládat ručně a při tom využívat ke sledování času tzv. časovač

– můžete si například zaznamenat obsah telefonního hovoru a při tom automaticky změřit

i jeho délku.

Psaní poznámek

Přehled poznámek je zaměřen na připomínání všeho možného – od nevyřešených otázek, přes

zaznamenávání vašich nápadů, pokynů a dalších záležitostí, na které si jen vzpomenete.

Poznámky se zobrazují jako ikony v okně – ty si pak podle potřeby „rozbalíte“ a přečtete.

Poznámky lze pro názornost odlišit několika způsoby podbarvení podle typu uložené infor

mace. Lze v nich snadno vyhledávat; proces si můžete ulehčit třeba zavedením kategorií.

Možnosti programu Outlook


20 Microsoft Outlook 2010

Konvence použité v knize V celé příručce je použito toto grafické odlišení: Tučné písmo Položky uživatelského rozhraní a důležité výrazy. Kurzivové písmo Webové, místní a e-mailové adresy. Speciální symboly:

Důležité informace a upozornění na možná úskalí, která by neměla ujít vaší pozornosti.

Doplňující, rozšiřující informace a poznámky.

Postupy, klávesové zkratky nebo funkce, díky kterým bude vaše práce bohatší a rychlejší. Konvence použité v knize


Prostředí

programu

Outlook 2010

1

V té to ka pi to le:

Outlook 2010

Instalace a aktivace

Spuštění a ukončení Outlooku

Okno aplikace Outlook

Práce s pásem karet

Panel Rychlý přístup

Navigační podokno

Panel úkolů

Podokno osob

Rychlé kroky

Složky a seznam složek

Zástupci a skupiny zástupců

Některé užitečné informace

o obsluze prostředí aplikace Outlook

Nástroje pro správu aplikace

– režim Backstage


22 Microsoft Outlook 2010

Kapitola 1 – Prostředí programu Outlook 2010

V této kapitole se seznámíte s prostředím programu Outlook 2010 – s pracovním oknem, které

se před vámi otevře po jeho spuštění a jeho součástmi, které jsou velice variabilní a schopné

se přizpůsobit vašim požadavkům.

Outlook 2010

Anglické slovo Outlook znamená v českém překladu výhled, rozhled nebo také hlídka. Tím je

řečeno leccos o jeho charakteru – není to jen obyčejný poštovní klientský program, za který

bývá často mylně pokládán, ale jakási brána mezi člověkem a okolním světem. Brána, která

zprostředkovává tok informací, stará se, aby se informace dostaly v pravý čas na pravé místo

– ale zároveň aby neohrozily bezpečnost vaši a vašeho počítače.

Program Outlook bývá jako typ programu řazen do skupiny nazývané „manažer osobních

informací” (Personal Information Manager). V „balíku” Microsoft Office patří tedy mezi mlad

ší složky – poprvé byl představen před deseti lety a prezentován jako součást Office 97, kde

nahradil starší Microsoft Schedule Plus. Tento program vznikl již v roce 1992, kdy jej uživatelé

mohli poznat ve verzi 1.0 určené pro Windows 3.11. Schedule Plus byl z důvodu zachování

zpětné kompatibility součástí všech sad Office až do verze 2003. Od verze 2007 už zastoupen

není a kraluje zde již výhradně Outlook.

Jako každý jiný program prodělal (a prodělává) i Outlook překotný vývoj. Velikým plusem

Outlooku ve verzi 2007 a 2010 je integrace s prostředím Windows Desktop Search (WDS). Jde

o funkci náročnou v požadavcích na procesor počítače; proto nevynikne tolik ve starších Win

dows XP (zejména u notebooků). Ve Windows Vista je již prostředí WDS integrováno a přináší

velké zjednodušení práce. Data spravovaná programem Outlook jsou indexována (podobně

jako ostatní data zpracovávaná pod WDS), takže vyhledávání v nich probíhá v reálném čase

a je tedy velmi rychlé a pružné.

Novinkou programu Outlook 2007 a samozřejmostí ve verzi 2010 je také integrovaná čtečka

RSS. Ta je napojena na “centrální systémové skladiště RSS” (Windows Common Feeds Store).

Jeho pomocí nyní Outlook může sdílet zdroje s jinými aplikacemi. Data přicházející z těchto

zdrojů jsou zpracovávána obdobně jako zásilky elektronické pošty; lze tedy s nimi podobně

nakládat i co se uživatelského přístupu týče. Pomocí služby Exchange Unified Messaging umí

nový Outlook odesílat i textové zprávy SMS.

V zájmu objektivity poznamenejme, že Outlook je pro své široké možnosti (zejména co se týče

skupinové komunikace) nástrojem plně uplatnitelným zejména v prostředí firemním. Pokud

jej budete provozovat na domácím počítači, vyhoví samozřejmě také – nicméně zde postačí

i oblíbený Outlook Express (který ve Windows Vista nově figuruje pod názvem Windows Mail);

nároky domácích uživatelů však beze zbytku splní i některý z alternativních programů, napří

klad zdarma dostupný Mozilla Thunderbird.

Jestliže je však Outlook využíván v rámci firemní sítě, vynikne možnost sdílení adresáře kon

taktů prostřednictvím elektronické pošty, Exchange Serveru či webu prostřednictvím služby

Sharepoint.

Řešena je i zpětná kompatibilita. Obecně ve všech programech Office 2010 platí, že pokud

si otevřete dokument, který byl vytvořen ve starší verzi Office, budete s ním moci pracovat


23Podrobná uživatelská příručka

Spuštění a ukončení Outlooku

ve speciálním režimu, který zamezí používání nových funkcí. Nově vytvořený dokument pak lze uložit i v podobě vhodné pro starší verze – samozřejmě však s omezením funkcí. Instalace a aktivace Instalace aplikace Outlook 2010 je součástí instalace Microsoft Office 2010 – nebudeme se jí zde tedy podrobněji zabývat. Ještě před tím, než začnete produkt instalovat, je zapotřebí respektovat jednu změnu přicházející již od předchozí verze 2007 – nutnost aktivace instalovaného produktu. Chcete-li využívat všechny funkce Microsoft Office 2010, je třeba produkt po instalaci aktivovat. Aktivace je opatřením sloužícím k ochraně proti softwarové kriminalitě, která je navržena tak, aby ověřovala, zda jsou licence softwarových produktů oprávněné. Princip aktivace je v ověření, zda se kód Product Key, který jste zadali na začátku instalace, nepoužívá ve více osobních počítačích, než povoluje softwarová licence. Bez zadání platného kódu Product Key můžete software vyzkoušet – ale jen po určitou dobu.

Důležité: Produkt Microsoft Offi ce můžete instalovat bez problému kdykoliv a kamkoliv – ale jen

na omezenou zkušební dobu. Chcete-li produkt používat neomezeně, musíte jej aktivovat pomocí

zakoupeného licenčního klíče (Product Key). Produkt se doporučuje aktivovat online, prostřednictvím Internetu. V případě potřeby to však lze učinit i telefonicky. Jak poznáte, že je produkt již aktivován? 1. Klepněte na kartu Soubor na pásu karet. 2. V levém sloupci okna klepněte na odkaz Nápověda. 3. Podívejte se do pravé části okna – najdete tam informaci o stavu aktivace produktu. Spuštění a ukončení Outlooku Po instalaci Microsoft Office najdete ikony pro spouštění jednotlivých aplikací v nabídce Všechny programy (otevřete klepnutím na stejnojmennou položku v okně otevřeném tlačít

Obrázek 1.1: Produkt již byl aktivován


24 Microsoft Outlook 2010

Kapitola 1 – Prostředí programu Outlook 2010

kem Start), ve skupině Microsoft Office. Outlook spustíte klepnutím na položku Microsoft

Outlook 2010.

Ikonku pro spuštění Outlooku dále můžete (pokud jste si ji při instalaci vyžádali) najít na Hlav

ním panelu Windows. Dále ji můžete umístit na Ploše – velice jednoduše ji tam přetáhnete

z nabídky otevřené způsobem popsaným v předchozím odstavci. Pokud nastavíte Outlook

jako výchozí program pro elektronickou poštu, otevře se také ve spojitosti s poštovními mani

pulacemi – například poklepáním na odkaz typu mailto na webové stránce.

Práci aplikace Outlook ukončíte příkazem Konec z karty Soubor. Pokud by ve chvíli požadav

ku na ukončení činnosti bylo otevřeno nějaké okno s rozpracovaným zadáním (například

vložení či úprava kontaktu), budete upozorněni na potřebu uložení dat dříve, než se Outlo

ok ukončí.

Okno aplikace Outlook

Okno programu Outlook má skladbu podobnou jako ostatní aplikace Microsoft Office 2010

i jako jiné obdobné programy pracující pod Windows.

Obrázek 1.2: Okno programu Outlook

Proberme si skladbu okna v případě, který bude asi nejtypičtější – při práci s poštou a otevře

ným seznamem doručených poštovních zásilek. Začneme shora:


25Podrobná uživatelská příručka

 Okno nahoře ohraničuje záhlaví s názvem programu a obvyklými systémovými tlačítky

pro změny velikosti okna a ukončení programu.  Následuje vodorovný pás karet s ovládacími tlačítky. Nad tlačítky jsou záložky s názvy

jednotlivých karet – Domů, Odesílání a příjem a podobně. Tlačítka jsou rozdělena do sku

pin, jejichž názvy jsou uváděny pod tlačítky dole – Nové, Odstranit, Odpovědět a další.

Tlačítka nesou na čelních plochách obrázky a popisky. Pokud se o funkci tlačítka chcete

dozvědět více, posuňte nad něj kurzor myši a okamžik posečkejte – objeví se „bublinová

nápověda“ k jeho významu.  Na pracovní ploše okna vidíte to, s čím pracujete – například seznam zásilek elektronické

pošty, seznam úkolů, seznam kontaktů a podobně.  Svislá část vlevo se jmenuje navigační podokno. V dolní části jsou velkoplošná tlačítka

sloužící k nastavení pracovních okruhů aplikace (Pošta, Kalendář a další). Panel v hor

ní části obvykle nese odkazy na pracovní složky, jejichž zastoupení závisí na tom, s čím

v Outlooku pracujete (zda s poštou, úkoly, kontakty a podobně).  V pravé části okna je umístěn tzv. panel úkolů. V něm neustále (bez ohledu na to, ve které

oblasti Outlooku se zrovna pohybujete) vidíte, kolik máte dnes ještě nesplněných úkolů či

schůzek. Poklepáním na potřebnou část tohoto panelu se zobrazí detailnější pohled.  Zcela dole je stavový řádek. Bývá v něm například vypsán počet zásilek uložených v zob

razené složce. Jinak se tu zobrazují stavové informace, tedy informace o tom, co se právě

děje – co program dělá. Zobrazení stavového řádku je volitelné.  Jednotlivé části okna jsou odděleny příčkami. Ty můžete přemisťovat tahem myší a měnit

tak poměrné velikosti jednotlivých částí podle potřeby.  Pokud spustíte nějakou akci – například budete chtít vytvořit a poslat zásilku elektronickou

poštou nebo zadat nějaký úkol – otevře se obvykle další okno, „na míru“ úkolu – napří

klad okno pro sestavení poštovní zásilky.  Součástí pracovních oken bývá také panel Rychlý přístup s variabilně zastoupenými tlačít

ky – jeho úkolem je usnadnit obvyklé operace systémového typu, jako je ukládání do sou

borů nebo tisk. Najdete ho v levé horní části okna.  K nastavení nějakých konkrétních parametrů – obvykle po klepnutí na tlačítka v pásu karet

nebo panelu Rychlý přístup – se otvírají dialogy; menší okna s ovladači, jejichž pomocí

nastavíte konkrétní parametry potřebné pro splnění toho, co

právě od Outlooku vyžadujete. Mezi ovladači najdete zejmé

na zaškrtávací políčka, přepínače, vstupní pole, rozevírací

seznamy a číselníky.  Dialog pro určité komplexní nastavení nějakých parametrů

se také otvírá pod některými skupinami tlačítek po klepnu

tí na spouštěcí tlačítko dialogu – najdete ho vždy v pravém

dolním rohu skupiny tlačítek.

Obrázek 1.3: Spouštěcí

tlačítko dialogu

Práce s pásem karet


26 Microsoft Outlook 2010

Kapitola 1 – Prostředí programu Outlook 2010 Práce s pásem karet Ovládání pomocí příkazových nabídek – které ve verzi 2003 platilo pro celou aplikaci, bylo ve verzi 2007 nahrazeno ovládáním pomocí příkazových nabídek v kombinaci s tlačítkovým pásem karet. Ve verzi 2010 je již celé ovládání převedeno na tlačítka pásu karet. Co se příkazových nabídek týče, ty zůstaly ve formě místních neboli kontextových nabídek zobrazovaných po klepnutí pravým tlačítkem myši. Rozhraní pásu karet je k dispozici v celé aplikaci Outlook 2010 a nahrazuje mnoho nabídek. Příkazy jsou na pásu karet uspořádány do pojmenovaných skupin, abyste je mohli snadno najít a použít. V aplikaci Microsoft Office Outlook 2007 byl pás karet k dispozici pouze u otevřených položek, jako jsou e-mailové zprávy nebo položky kalendáře. Nyní naleznete pás karet ve všech oknech.

Obrázek 1.4: Pás karet

Důležité: Ovládání pomocí pásu karet je teď jednotné pro celý Outlook. Přepnutí na starší systém

ovládání pomocí příkazových nabídek možné není. K výběru (a pojmenování) karet slouží jejich záložky zobrazené na horním okraji. Na kartě Domů jsou vždy soustředěna tlačítka k vytvoření a zpracování položek aplikace Outlook, jako jsou zprávy, položky kalendáře nebo kontakty. Další karty jsou zastoupeny podle okna, ke kterému pás karet patří. Tak třeba pás karet v okně Doručená pošta dále obsahuje karty Odesílání a příjem, Složka a Zobrazení. Otevřením karty Odesílání a příjem zobrazíte tlačítka ke zjištění nových položek aplikace Outlook na serveru nebo jejich odeslání. Na kartě Složka naleznete tlačítka k vytvoření, přesunutí nebo sdílení složek. Na kartě Zobrazení můžete změnit způsob zobrazení složek.

Poznámka: Velikost a vzhled většiny tlačítek se mění podle toho, jakou má okno velikost. Proto něk

teré obrázky nemusí odpovídat tomu, co vidíte právě na obrazovce svého počítače. Zkuste si sami

plynule měnit velikost okna (především šířku) a sledujte chování tlačítek. Panel Rychlý přístup Panel Rychlý přístup je panel nástrojů s přizpůsobitelným obsahem, který nese sadu tlačítek, zobrazenou nezávisle na kartě pásu karet, která je právě otevřena. Na panel Rychlý přístup můžete podle vlastního uvážení přidávat tlačítka a samotný panel umístit dle vlastní úvahy. Panel Rychlý přístup může být umístěn na jednom ze dvou míst: výchozí umístění je v levém horním rohu okna, alternativní umístění je pod pásem karet. Jak umístění změníte?


27Podrobná uživatelská příručka

 Klepněte na tlačítko Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup (na panelu vpravo).  V nabídce klepněte na příkaz Zobrazit pod pásem karet. Stejným postupem panel vrátíte zpět – jen příslušný příkaz bude mít teď podobu Zobrazit nad pásem karet. Na panel Rychlý přístup můžete snadno přidat tlačítko z nabídky, která se otvírá tlačítkem Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup. Pomocí příkazů můžete tlačítka přidávat i odebírat – zobrazená tlačítka mají vlevo před položkou příkazy symbol zaškrtnutí. Nabídka tlačítek je přizpůsobena konkrétní situaci – jsou v ní zastoupena tlačítka, která pravděpodobně budou v daném okně požadována nejčastěji.

Tip: Komplexním nástrojem pro

sestavení panelu Rychlý přístup

je konfi gurační okno Možnos

ti aplikace Outlook otevřené

na kartě Panel nástrojů Rychlý přístup. Přejdete do něj také přímo, pokud z rozvinuté nabídky Při

způsobit panel nástrojů Rychlý přístup spustíte příkaz Další příkazy. Tlačítka lze na panel Rychlý přístup také přidávat přímo z pásu karet:  Na pásu karet otevřete kartu nebo skupinu, aby se zobrazilo tlačítko, které chcete na panel

přidat.

 Klepněte pravým tlačítkem myši na tlačítko a v kontextové nabídce pak na příkaz Přidat

na panel nástrojů Rychlý přístup.

Poznámka: Na panel Rychlý přístup lze přidat jen příkazy. Obsah většiny seznamů, jako jsou hodno

ty odsazení a řádkování nebo jednotlivé styly, které se také zobrazují na pásu karet, nelze na panel

nástrojů Rychlý přístup přidat. Navigační podokno Ve výchozím nastavení je navigační podokno zobrazeno ve všech částech aplikace Outlook – v poště, kalendářích, úkolech a dalších. Navigační podokno však lze skrýt, změnit jeho velikost či jej zobrazit v minimalizované verzi. Obsah navigačního podokna se mění v závislosti na prostředí, v němž pracujete.

Obrázek 1.5: Příkazy k ovládání panelu Rychlý přístup

Navigační podokno


28 Microsoft Outlook 2010

Kapitola 1 – Prostředí programu Outlook 2010 Změny velikosti navigačního podokna Šířku navigačního podokna můžete podle potřeby nastavit tahem myší za pravý okraj podokna. Můžete také změnit písmo, kterým se do navigačního podokna vypisují položky. 1. Na kartě Zobrazení klepněte ve skupině Rozložení na tlačítko Navigační podokno, v roz

vinuté nabídce pak na příkaz Možnosti. 2. V dialogu Možnosti navigačního podokna klepněte na tlačítko Písmo. 3. V dialogu Písmo nastavte požadované parametry písma a nastavení potvrďte tlačítkem

OK. 4. Nastavení potvrďte klepnutím na tlačítko OK. V dolní části navigačního podokna můžete změnit počet a pořadí velkých navigačních tlačítek. Postupujte takto: 1. V dolní části navigačního podokna klepněte na tlačítko Konfi gurace tlačítek (to je ta malin

ká šipečka vpravo dole). 2. V kontextové příkazové nabídce pak

spusťte příkaz Možnosti navigačního

podokna. 3. Otevře se stejnojmenný dialog. Zde

můžete pomocí zaškrtávacích políček

ubírat nebo přidávat tlačítka na navi

gačním panelu. 4. Pokud chcete změnit pořadí zobraze

ných tlačítek, klepněte na jeho název

v dialogu a pomocí tlačítek Nahoru

a Dolů posuňte tlačítko, kam potře

bujete.

Tip: Chcete-li obnovit výchozí uspořádání tlačítek, stiskněte v dialogu tlačítko Obnovit.

Mezi horní a dolní částí navigačního panelu je dělicí příčka. Tahem myší můžete měnit vzájemný poměr velikosti obou částí. Zmenšováním dolní části se postupně zmenšují jednotlivá tlačítka a ukládají v minimalizované podobě do vodorovné řady při dolní části panelu.

Obrázek 1.6: Nastavení navigačního podokna

Obrázek 1.7: Minimalizace navigačního podokna


29Podrobná uživatelská příručka

Navigační podokno můžete také minimalizovat a zvětšit si tak užitečný pracovní prostor. Klepněte na tlačítko Minimalizovat navigační podokno v jeho pravé horní části a okno se zúží do minimální možné šířky. Do původní podoby jej obnovíte pomocí analogicky umístěného tlačítka Rozbalit navigační podokno. Oblíbené položky Seznam Oblíbené položky představuje praktický způsob zobrazení nejčastěji používaných složek v horní části navigačního podokna.  Chcete-li některou ze složek přidat do tohoto seznamu, klepněte na její položku pra

vým tlačítkem myši a v kontextové nabídce pak spusťte příkaz Zobrazit v oblíbených

položkách.  Složku z oblíbených položek odeberete podobně – z kontextové nabídky nad její položkou

tentokrát spusťte příkaz Odebrat z oblíbených položek. Pokud máte navigační podokno zobrazeno v minimalizovaném tvaru, složky uvedené v podokně Oblíbené položky se zobrazují jako svislá tlačítka – jsou tedy i tak k dispozici. Vypnutí zobrazení navigačního podokna Zobrazení navigačního podokna lze také zcela potlačit. Na kartě Zobrazení klepněte ve skupině Rozvržení na tlačítko Navigační podokno. V příkazové nabídce klepněte na položku Vypnuto (před položkou se zobrazí znak zatržítko). Tím navigační podokno opticky z okna Outlooku zcela zmizí. Zobrazení navigačního podokna obnovíte zcela stejným postupem – zatržítko před příkazem Vypnuto musí zmizet. Panel úkolů Panel úkolů slouží k zviditelnění a uspořádání denních úkolů a správě jejich priorit. Poskytuje přehled údajů z kalendáře, upozorňuje na nadcházející schůzky, úkoly a poštovní zásilky označené příznakem – tím vším usnadňuje práci s informacemi. Panel úkolů je zobrazen svisle v pravé části okna Outlooku. Lze měnit velikost jeho zobrazení, je možné jej zobrazit v minimalizovaném tvaru, případně jeho zobrazení zcela potlačit. Můžete také měnit množství informací, které se na něm zobrazí. Jak změníte velikost či viditelnost panelu?  Kdybyste chtěli zobrazení panelu úkolů zcela potlačit, tak na kartě Zobrazení klepněte

ve skupině Rozložení na položku Panel úkolů a v následně zobrazené příkazové nabídce

spusťte příkaz Vypnutý. Před jeho položkou se objeví znak zatržení. Příkazem Normální

pak viditelnost panelu obnovíte (zatržítko před příkazem Vypnutý zmizí).  Jestliže byste chtěli panel úkolů jen minimalizovat, klepněte místo příkazu Vypnutý na pří

kaz Minimalizovaný.

Panel úkolů


30 Microsoft Outlook 2010

Kapitola 1 – Prostředí programu Outlook 2010  Pokud potřebujete jen změnit

šířku zobrazeného panelu, je

to možné snadno – tahem myší

za jeho levý okraj.

Panel úkolů se skládá ze tří částí – shora dolů je to tabulka s kalendářem, následuje část vyhrazená přehledu událostí a dole je uveden seznam úkolů. Velikost jednotlivých částí můžete změnit nebo je i skrýt. Chcete-li skrýt některou část panelu úkolů, pak na kartě Zobrazení ve skupině Rozložení klepněte na tlačítko Panel úkolů. V nabídce se zpřístupní příkazy Tabulka dat, Události a Seznam úkolů. Značka zaškrtnutí označuje, která složka panelu je právě zobrazena. Příkazy slouží jako přepínače – jedním spuštěním se zobrazení dané části panelu potlačí, dalším opět obnoví.

Tip: Zvětšením šířky panelu úkolů se zobrazí více měsíčních

kalendářů vedle sebe. Pokud chcete zobrazit více kalendářů

pod sebou, spusťte z nabídky pod tlačítkem Panel úkolů příkaz

Možnosti a v dialogu Možnosti panelu úkolů nastavte požado

vaný počet v okénku Počet řádků měsíce. V dialogu Možnosti panelu úkolů můžete také potlačit či povolit zobrazení událostí nebo vybrat, které události mají být zobrazovány. Dále je možné potlačit nebo povolit zobrazení seznamu úkolů. Poměr části panelu úkolů věnované událostem a části věnované úkolům lze nastavit tahem myší za příčku, která obě části odděluje. Jednotlivé části se zaplní položkami podle dostupného prostoru.

Důležité: Velikost navigačního panelu i podokna osob můžete

nastavit tak, abyste pracovní plochu okna Outlooku měli opti

málně rozvrženou pro práci, kterou právě provádíte. Podokno osob Podokno osob je novinka ve verzi 2010. Ve spojení s položkou poštovní zásilky v seznamu nebo zásilkou načte

Obrázek 1.8: Nabídka příkazů pro ovládání zobrazení panelu

úkolů

Obrázek 1.9: Dialog pro nastavení

panelu úkolů

Obrázek 1.10: Šipka ukazuje

posuvnou příčku mezi událostmi

a úkoly


31Podrobná uživatelská příručka

nou v okně prohlížeče umožňuje zobrazit údaje o dalších aktivitách vyvíjených společně s odesílatelem aktuální poštovní zásilky. Zobrazíte-li například pod sebe seznam poštovních zásilek, podokno čtení a podokno osob, vidíte v podokně čtení náhled na dopis zásilky pod ukazatelem seznamu a v podokně osob pak například přehled poslední korespondence s odesílatelem příslušné zásilky. Podokno osob také umožňuje konfigurovat účty sociálních sítí. Změna vzhledu podokna osob Zobrazení podokna osob se ovládá tlačítkem Podokno osob ze skupiny Podokno osob na kartě Zobrazení. Klepnutím na tlačítko se otevře kontextová nabídka pro ovládání zobrazení okna:  Normální – zobrazí otevřené podokno osob, umístěné pod seznamem zásilek nebo pod

podoknem čtení, je-li otevřeno.  Minimalizované – stáhne okno do pásu, který obsahuje pouze náhledy na obrázky odesí

latele a spoluadresátů. V pravé části pásu je tlačítko, jehož stiskem se okno rozbalí.  Vypnuto – zobrazení podokna osob i konektoru pro připojení k sociálním sítím bude zce

la potlačeno.

Obrázek 1.11: Seznam zásilek, podokno čtení a podokno osob

Podokno osob


32 Microsoft Outlook 2010

Kapitola 1 – Prostředí programu Outlook 2010  Nastavení účtu – umožní konfigurovat

aplikaci Outlook pro připojení k sociál

ním sítím. Velikost (výšku) podokna osob lze upravit tahem za jeho horní okraj. Zobrazení různých informací o kontaktu v podokně osob Na každé kartě v podokně osob je možné o dané osobě zobrazit různé informace. Informace se zobrazují na několika kartách, jejichž záložky jsou zobrazeny v levé části podokna, vedle fotografie kontaktu. Výchozí karty jsou následující:  Všechny položky – v podokně se zobrazí všechny aktivity a zprávy od tohoto kontaktu.  Aktivity – zobrazí se všechny aktivity publikované na webech sociálních sítí vybraného

kontaktu; například upozornění, komentáře či zprávy.  Pošta – zobrazí se položky týkající se nejčerstvějších zpráv, které jste si s tímto kontak

tem vyměnili.  Přílohy – karta nese seznam příloh, které jste kontaktu poslali nebo od něj obdrželi.  Schůzky – zobrazí se přehled schůzek, které se podle kalendářů týkají vás a daného kon

taktu.  Aktualizace stavu – na kartě jsou uvedeny nejnovější aktualizace stavu, které daný kon

takt publikoval. Jakouk



       
Knihkupectví Knihy.ABZ.cz – online prodej | ABZ Knihy, a.s.
ABZ knihy, a.s.
 
 
 

Knihy.ABZ.cz - knihkupectví online -  © 2004-2020 - ABZ ABZ knihy, a.s. TOPlist