načítání...
menu
nákupní košík
Košík

je prázdný
a
b

Kniha: Microsoft Office Excel 2007 -- Podrobná uživatelská příručka - Milan Brož

Microsoft Office Excel 2007 -- Podrobná uživatelská příručka
-15%
sleva

Kniha: Microsoft Office Excel 2007
Autor: Milan Brož
Podtitul: Podrobná uživatelská příručka

Excel 2007 přináší mimo změněného ovládání řadu nových funkcí. Pokud toužíte po ovládnutí nového Excelu na uživatelské úrovni a jeho využití ke každodenní práci, pak je tato ... (celý popis)
Titul doručujeme za 5 pracovních dní
pravděpodobně doručíme do Vánoc
Vaše cena s DPH:  347 Kč 295
+
-
rozbalKdy zboží dostanu
9,8
bo za nákup
rozbalVýhodné poštovné: 49Kč
rozbalOsobní odběr zdarma

hodnoceni - 62.1%hodnoceni - 62.1%hodnoceni - 62.1%hodnoceni - 62.1%hodnoceni - 62.1% 70%   celkové hodnocení
1 hodnocení + 0 recenzí

Specifikace
Nakladatelství: » Computer press
Médium / forma: Tištěná kniha
Rok vydání: 2007
Počet stran: 408
Rozměr: 167 x 225 mm
Úprava: ilustrace
Vydání: Vyd. 1.
Vazba: brožovaná lepená
Datum vydání: 23. 11. 2007
Nakladatelské údaje: Brno, Computer Press, 2007
ISBN: 9788025118221
EAN: 9788025118221
Ukázka: » zobrazit ukázku
Popis

Excel 2007 přináší mimo změněného ovládání řadu nových funkcí. Pokud toužíte po ovládnutí nového Excelu na uživatelské úrovni a jeho využití ke každodenní práci, pak je tato kniha pro vás ta pravá. Zkušený autor v knize neskrývá žádné důležité vlastnosti, možnosti a postupy a poskytuje řešení všech možných situací a tipy pro efektivnější práci. Kniha tak poskytuje kompletní sadu postupů a návodů, jak Excel plnohodnotně využít. V publikaci najdete mimo jiné tato témata: - Nové ovládání Excelu a práce se sešity - Vkládání, úprava a ověřování dat - Běžné i podmíněné formátování - Výpočty v sešitu a hledání problémů ve vzorcích - Tvorba grafů a formátování jeho prvků - Citlivostní analýza a hledání řešení - Seřazení seznamu, filtrování dat, vytváření přehledů - Tvorba a využití kontingenčních tabulek a grafů - Aktualizace dat z jiných sešitů Kniha je následovníkem řady příruček k předchozím verzím Excelu, jež se jako nejoblíbenější publikace k tomuto programu staly pomocníkem více než 50 000 uživatelů. O autorovi: Milan Brož přednáší výpočetní techniku na soukromé Vysoké škole obchodní a Vyšší obchodní podnikatelské škole v Praze. Je externím redaktorem magazínu CHIP a pracuje jako konzultant a programátor pro firmy. Práci s počítači, převážně s tabulkovými procesory, věnoval několik seriálů, množství článků a 27 knih. (podrobná uživatelská příručka)

Předmětná hesla
Kniha je zařazena v kategoriích
Milan Brož - další tituly autora:
Microsoft Excel 2007/2010 -- Vzorce, funkce, výpočty Microsoft Excel 2007/2010
 
Ke knize "Microsoft Office Excel 2007 -- Podrobná uživatelská příručka" doporučujeme také:
Microsoft Office Word 2007 -- Podrobná uživatelská příručka Microsoft Office Word 2007
 
Recenze a komentáře k titulu
Zatím žádné recenze.


Ukázka / obsah
Přepis ukázky

4

Rozšiřující

techniky

V té to ka pi to le:

Práce s listy sešitu

Další způsoby zadávání dat

Ověřování vstupních dat

Jednotný vzhled tabulek

Motivy

Rychlé styly buňky

Rychlé styly tabulky

Podmíněné formátování

Vyhledání buněk s určitými daty

Výpočty v sešitu

Kontrola vzorců a funkcí

Odhalování chyb


124 Microsoft Office Excel 2007

Kapitola 4 – Rozšiřující techniky V této kapitole popíšeme práci s listy sešitu, doplníme možnosti zadávání dat, např. o vytváření řad, automatické dokončování, ověřování dat... Budeme se zabývat úpravou vzhledu tabulek – použitím motivů, automatickým formátováním, prací se styly a podmíněným formátováním. Seznámíme se s různými možnostmi vyhledání buněk splňujících podmínku. Poslední část vás určitě zaujme různými aspekty výpočtů, hlavně jejich kontrolou. Jednotný vzhled dokumentů nové verze Office (nejen sešitu Excelu) je dosaženo motivy, což je kombinace barev, písem a efektů, kterými se vytváří grafický vzhled všech objektů v dokumentu. Motivy neobsahují žádná data. V nabídce je 20 předdefinovaných motivů. Jednotný styl tabulek dosahovaný v předchozích verzích automatickým formátem byl nahrazen galerií rychlých stylů tabulky – poskytuje mnohem širší nabídku. Rovněž tak styly buňky byly přepracovány a rozšířeny. Podmíněné formátování bylo kompletně přepracováno, umožňuje rychlé a rozšířené formátování. Nabízí mnohem více možností a počet podmínek není omezen. Lze formátovat buňky s ohledem na hodnoty v celé oblasti. Rozevírací seznam u ověření vstupních dat může mít až 32 767 položek. Práce s listy sešitu Přejmenování listu sešitu List má výchozí název List1, List2, ... a lze jej přejmenovat. Název může mít od jednoho do 31 znaků tvořených písmeny, číslicemi, mezerami, některými symboly. Název musí být v sešitu jediný. Malá a velká písmena se rozlišují, ale jen pro zobrazení názvu. List přejmenujeme příkazem Přejmenovat v místní nabídce vyvolané na záložce nebo poklepáním ukazovátkem myši na záložce listu. List nesmí mít název Historie, neboť je použit pro záznam změn při sdílení sešitu. Pojmenování listu více slovy není vhodné, neboť název bude v uvozovkách a to zhoršuje orientaci ve vzorcích. Vhodné je slova spojit podtržítkem. Má-li list vazbu na jiný sešit a název listu změníme, mohou nastat dva případy: ■ Oba sešity jsou otevřeny a tak se změna promítne ve vazbě automaticky. ■ Sešit s vazbou je zavřený. Po jeho otevření vrátí vzorec chybové hlášení #REF!. List musí

me opravit. Může nám pomoci dialogové okno, které vyvoláme tlačítkem Upravit odkazy

na kartě Data ve skupině Připojení. Přidání a odstranění listů Sešit má ve výchozím nastavení 3 listy. Počet změníme v dialogovém okně Možnosti aplikace Excel, v kategorii Oblíbené v políčku Zahrnout počet listů. Největší počet listů pro založení nového sešitu může být 255. Praktický počet listů je však omezen jen vnitřní pamětí. Další list se přidá automaticky při vytvoření grafu, kontingenční tabulky, zprávy scénáře, historie sdílení,... nebo jej přidáme ručně stiskem tlačítka Vložit list (po pravé straně záložek, viz obrázek 1.1), list se vloží před tlačítko. Dalšími způsoby se list vloží před aktivní list: klávesovou zkratkou Shift+F11, příkazem Vložit v místní nabídce vyvolané na záložce, v dialogovém okně poklepeme na ikonu List. Na kartě


125Podrobná uživatelská příručka

Domů ve skupině Buňky stiskneme tlačítko Vložit a zadáme příkaz Vložit list. Viz obrázek 3.34. Přidaný list má pořadové číslo o jednotku vyšší než je poslední list sešitu. V případě, že některé pořadové číslo chybí, tak se použije pro doplněný list. List sešitu, souvislou či nesouvislou oblast listů, odstraníme příkazem místní nabídky Odstranit vyvolaným na záložce listu. Viz obrázek 4.1. Na kartě Domů ve skupině Buňky stiskneme tlačítko Odstranit a zadáme příkaz Odstranit list. Viz obrázek 3.34. V sešitu musí zůstat alespoň jeden viditelný list. Odstraněný list nelze vrátit zpět. Přemístění a kopírování listů Listy lze v sešitu přemisťovat a kopírovat. Postup: ■ Záložku listu uchopíme ukazovátkem myši a přesuneme. Při stisknuté klávese Ctrl vytvo

říme kopii, ta má původní název doplněný o pořadové číslo kopie v závorkách. Přesunout

lze i blok listů (souvislý i nesouvislý). Při jeho kopírování musíme nejprve blok uchopit

ukazovátkem myši a teprve potom stisknout klávesu Ctrl. Při kopírování se k ukazovátku

ve tvaru listu (listů) doplní znak „+“. ■ V místní nabídce, vyvolané na záložce listu, zadáme příkaz Přesunout nebo zkopírovat.

Označíme-li blok listů, bude se operace provádět s celým blokem. Po zadání příkazu se zobrazí dialogové okno, viz obrázek 4.1, umožňující aktivní list (oblast listů) přesunout nebo zkopírovat (při označené položce Vytvořit kopii) ve stejném sešitu, do jiného otevřeného sešitu nebo do nového sešitu. Přemístěné i překopírované listy nelze vrátit zpět. Obarvení záložek Pro lepší odlišení lze záložky listů obarvit. K tomu slouží příkaz Barva karty v místní nabídce na záložce. Zobrazí se paleta barev. Viz obrázek 4.1. Obarvit lze i záložky bloku (i nesouvislého) listů. Záložku vrátíme na výchozí barvu výběrem položky Bez barvy. Úprava pozadí listu Pozadí buněk nemusí být nutně bílé nebo mít barvu změněnou ve Windows pro objekt Okno. Na pozadí listu může být obrázek, který se poskládá po zobrazené ploše. Na kartě Rozložení stránky ve skupině Vzhled stránky stiskneme tlačítko Pozadí. V okně Pozadí listu vybereme soubor s obrázkem. Opakovaným stiskem tohoto tlačítka (nyní Odstranit pozadí) obrázek odstraníme. Obrázek by neměl být veliký, neboť zvětší velikost sešitu.

Obrázek 4.1 Místní nabídka příkazů pro práci s listy

Práce s listy sešitu


126 Microsoft Office Excel 2007

Kapitola 4 – Rozšiřující techniky Barvu mřížky na listu určíme v dialogovém okně Možnosti aplikace Excel, v kategorii Upřesnit, v části Zobrazit možnosti pro tento list v políčku Barva mřížky. Barvu mřížky volíme tak, aby byla patrná i na barevném pozadí. Barva mřížky se přebírá jako automatická barva pro ohraničení buněk. Pozadí listu lze také upravit přes styl buněk „normální“. Na kartě Domů ve skupině Styly stiskneme tlačítko Styly buňky. Na stylu „normální“ stiskneme pravé tlačítko myši, zadáme příkaz Změnit a v dialogovém okně stiskem tlačítko Formát. Na kartě Výplň vybereme barvu a dvakrát stiskneme tlačítko OK. Všechny buňky budou mít výplň vybrané barvy. Mřížku neuvidíme. K návratu postup zopakujeme a jako výplň vybereme Bez barvy. Další způsoby zadávání dat Automatické doplňování výpočtů Funkce SUMA Velice častou operací je doplňování součtů, použití funkce SUMA(). Doplníme ji kombinací kláves Alt(levý)+=, tlačítkem Σ na kartě Domů ve skupině Úpravy a stiskem tlačítka Σ Automatické shrnutí na kartě Vzorce ve skupině Knihovna funkcí. Funkci vložíme klávesou Enter, nebo vložení odvoláme klávesou Esc. Pod funkcí se zobrazí rámeček s obecnými argumenty. Rámeček skryjeme, když v dialogovém okně Možnosti aplikace Excel, v kategorii Upřesnit, v části Zobrazení zrušíme označení políčka Zobrazit komentáře k funkcím. Při automatickém vkládání funkce SUMA mohou, podle polohy buňky vzhledem k oblasti dat, nastat tyto případy, viz obrázek 4.2: ■

Buňka pro vložení funkce je pod sloupcem dat nebo po pravé straně řádku dat. Vyznačí

se souvislá oblast od buňky pro funkci až do konce souvislého bloku dat. Mezi buňkou

pro funkci a daty mohou být prázdné buňky. ■

Označíme sloupec nebo řádek dat a prázdnou buňku pro vložení funkce pod daty nebo

vpravo od nich. Funkce se vloží do prázdné buňky. ■ Označíme sloupec nebo řádek dat. Funkce se vloží do prázdné buňky pod daty nebo vpra

vo od nich. ■ Je-li nad buňkou pro součet již buňka s funkcí SUMA, potom se jako argument doplní

adresa této buňky. Je-li nad buňkou, ve spojité oblasti, více buněk s funkcí SUMA, budou

Obrázek 4.2 Příklady na rychlé doplnění součtů a doplnění průměru


127Podrobná uživatelská příručka

tyto buňky s funkcí převzaty jako argumenty. Toto platí analogicky i pro řádek a funkce

SUMA umístěné doprava. ■ Označíme oblast dat. Funkce SUMA se vloží pouze do prázdného řádku pod oblastí. ■ Označíme oblast dat včetně dalšího prázdného řádku pod a prázdného sloupce vpravo.

Funkce se vloží do všech prázdných buněk. V pravé spodní buňce (křížový součet) je vložen

součet v řádku.

Důležité: Jiný směr než pod daty nebo napravo od nich se ignoruje, k doplnění funkce SUMA nedo

jde.

■ Pro vložení funkce SUMA do libovolné buňky, bez ohledu na označenou oblast, zapíšeme

z klávesnice nebo vyznačíme myší oblast, kterou požadujeme sečíst. Funkce PRŮMĚR, POČET, MAXIMUM a MINIMUM Tyto funkce se nacházejí na kartě Domů ve skupině Úpravy u šipky tlačítka Součet – Σ a u tlačítka Σ Automatické shrnutí na kartě Vzorce ve skupině Knihovna funkcí. Předchozí způsoby vložení funkce SUMA platí i pro vložení těchto funkcí. S jednou výjimkou, funkce SUMA přebírá dílčí funkce SUMA, uvedené funkce přebírají vždy celou souvislou oblast. Automatický výpočet Při vyznačení oblasti buněk (i nesouvislé) se ve stavovém řádku zobrazí, ve výchozím nastavení, funkce: PRŮMĚR, POČET (buněk) a SUMA. Jaké funkce se zobrazí, záleží na nastavení stavového řádku. Vyvoláním místní nabídky, na stavovém řádku, můžeme označit další funkce. Viz obrázky 4.3 a 1.5. Ty se nabídnou i při dalším spuštění Excelu. Hodnoty nelze zkopírovat. Vytvoření řady příkazem Na kartě Domů ve skupině Úpravy tlačítkem Výplň zobrazíme příkazy pro vytváření řady stejných hodnot v zadaném směru: Dolů, Doprava, Nahoru a Doleva. Viz obrázek 4.4. Do buňky zapíšeme hodnotu (konstantu, vzorec či funkci) a případně ji naformátujeme. Vyznačíme přilehlou oblast buněk a příkazem hodnotu z buňky, včetně formátů, zkopírujeme v příslušném směru.

Obrázek 4.3 Funkce ve stavovém řádku

Další způsoby zadávání dat


128 Microsoft Office Excel 2007

Kapitola 4 – Rozšiřující techniky

Tip: Pro vyplnění buněk doprava lze stisknout klávesy Ctrl+R a dolů Ctrl+D.

Jiný list. Vyznačíme buňky (nebo oblast) a souvislý (nebo nesouvislý) blok listů. Po zadání příkazu se zobrazí dialogové okno pro určení, co se má zkopírovat: Vše, Obsah (bez formátování), nebo Formáty. Zarovnat do bloku. Text v buňce bude rozdělen do buněk v jednom sloupci pod sebou, na šířku jednoho sloupce, nebo určeného počtu sloupců. Postačí buňkový kurzor umístit na rozdělovaný údaj a zadat příkaz. Formátování se ignoruje. Další možnosti u příkazů, viz obrázek 4.5, po pravé straně je místní nabídka příkazů: Řady. Zobrazí se dialogové okno pro určení druhu řady: ■ Lineární – aritmetická posloupnost s diferencí určenou velikostí kroku. Při označení dvou

buněk se diference doplní automaticky jako rozdíl hodnot. Trend poskytne stejné výsled

ky. ■ Geometrický – geometrická posloupnost s kvocientem určeným velikostí kroku. Při ozna

čení dvou buněk se kvocient doplní automaticky jako rozdíl hodnot. Druhý člen posloup

nosti se změní! ■ Geometrický + trend – geometrická posloupnost s kvocientem určeným hodnotou ve dru

hé buňce. Při označení dvou buněk se kvocient doplní automaticky jako podíl hodnot (2.

buňka / 1. buňka). ■

Kalendářní – první hodnotou musí být datum.

Obrázek 4.4 Vytvoření řady – I

Obrázek 4.5 Vytvoření řady – II


129Podrobná uživatelská příručka

■ Automatické vyplňování – lze zadat slovně den v týdnu, měsíc a doplní se pokračování.

Při zápisu dvou hodnot se vytvoří řada určená rozdílem hodnot. ■ Konečná hodnota – horní hranice, která se nesmí překročit. Vytvoření řady tažením myší Různé posloupnosti vytvoříme tažením myší za pravý spodní roh buňky s napsaným prvním členem řady. Ukazovátkem myši ve tvaru nitkového kříže vyznačíme oblast buněk, ve které se vygenerují další členy řady. Jaká řada se vytvoří, záleží na stisknutém tlačítku (levém nebo pravém) a obsahu buněk.

Důležité: Přetahování myší je možné využít jen když je v dialogovém okně Možnosti aplikace Excel,

v kategorii Upřesnit, v části Možnosti úprav označena položky a Povolit operace přetažení úchytem

a přetažení buňky. Implicitně je položka označena.

Tažení myší při stisknutém levém tlačítku myši, příklady vidíme na obrázku 4.6: ■ Text se zkopíruje. U vzorce (funkce) dojde, u relativní adresace, k úpravě odkazu. ■ Dvě buňky vytvoří řadu, kde dva po sobě jdoucí členy budou mít rozdíl buněk. ■ Buňka obsahující den v týdnu, měsíc v roce – vytvoří se řada s dalšími dny a měsíci. Údaje

se budou cyklicky opakovat. ■ Buňka obsahující text a číslici před nebo za – vytvoří se řada s opakujícím se textem a arit

metickou posloupností absolutních čísel (jen kladná). U dvou buněk s čísly, nebo u buňky s kalendářním údajem se při tažení ukazovátkem myši doprava nebo dolů vytvoří vzestupná řada a při tažení doleva a nahoru řada sestupná. Všechny členy řady budou mít stejné formátování jako výchozí buňka. Posloupnosti se vytváří podle seznamů v dialogovém okně Vlastní seznamy, viz obrázek 4.7. Je-li v buňce číslo, tak se tažením levým tlačítkem myši při stisknuté klávese Ctrl podle směru tažení vytvoří vzestupná nebo sestupná aritmetická řada (posloupnost) s diferencí 1. Řada nemusí začít od nuly. Tažení myší při stisknutém pravém tlačítku myši, příklady jsou na obrázku 4.5. Je-li v buňce číslo nebo datum a táhneme za pravý spodní roh buňky (oblasti) pravým tlačítkem myši, zobrazí se místní nabídka pro vytváření různých řad. Pro dvě buňky lze doplnit trendy. U lineárního trendu se vytvoří aritmetická posloupnost s diferencí rovnou rozdílu hod

Obrázek 4.6 Vytváření řad tažením myší

Další způsoby zadávání dat


130 Microsoft Office Excel 2007

Kapitola 4 – Rozšiřující techniky not buněk a u geometrického trendu posloupnost geometrická s kvocientem rovným podílu hodnot buněk (2. buňka / 1. buňka). Vytvoření vlastních seznamů Excel umožňuje doplnit vlastní seznamy a ty potom využívat: ■ K vytváření dalších seznamů na listu. Zápisem prvního člena řady a tažením levým tlačít

kem myši vytvoříme celou řadu. Táhneme-li myší dále, bude se seznam opakovat. Nemu

síme nutně začít od prvního člena řady. ■ Při řazení. Viz 8. kapitola, část „Seřazení seznamu“. Viz 9. kapitola, část „Řazení dat“. Vlastní seznam doplníme tak, že jej označíme, v dialogovém okně Možnosti aplikace Excel, v kategorii Oblíbené stiskneme tlačítko Upravit vlastní seznamy a v dialogovém okně Vlastní seznamy tlačítkem Importovat seznam načteme. Můžeme je však také zapsat přímo do pole Položky seznamu a načíst tlačítkem Přidat. Seznam lze importovat z buněk pod sebou nebo vedle sebe. Seznam odstraníme tlačítkem Odstranit. Počet seznamů není omezen. Ale po doplnění více seznamů může být v jednom seznamu 255 znaků, resp. jen 218 znaků. Doplněné seznamy se neukládají se sešitem, jsou v počítači. Při potřebě řadit stejným způsobem na jiném počítači musíme do Excelu seznam doplnit. Je proto vhodné na list uvést seznam s dovětkem, že byl použit. Automatické dokončení textu Dopisujeme-li do seznamu další záznam nebo měníme některou položku již existujícího záznamu, nabídne se při shodě prvních znaků celý název. Viz obrázek 4.8. Nabízená položka musí být pod nebo nad dopisovanou položkou. Nabídku potvrdíme klávesou Enter, kurzorovými klávesami, klepnutím ukazovátkem myši na jinou buňku nebo stiskem tlačítka [9] v řádku vzorců. Potřebujeme-li zapsat jinou než nabízenou položku, píšeme dál a při rozdílnosti textů dokončení samo zmizí. Stisknutím klávesy Backspace nebo Delete se zbytek nabídky vymaže. Můžeme také stisknout klávesu F2 a údaj opravit. K nabídce dokončení textu dojde již při zápisu druhého záznamu v seznamu. Je lhostejné, zda začneme psát malými nebo velkými písmeny, po potvrzení se doplní položka shodná s již

Obrázek 4.7 Doplnění vlastního seznamu a jeho využití


131Podrobná uživatelská příručka

existující. Začíná-li položka číslem (s mezerou nebo bez mezery), k doplnění dojde až po zápisu písmena. Pole nemusí být vyplněno souvisle, aby se dokončení nabídlo.

Důležité: Automatické dokončování je podmíněno označením položky Umožnit automatické dokon

čování hodnoty buněk v části Možnosti úprav, v kategorii Upřesnit, v dialogovém okně Možnosti

aplikace Excel. Implicitně je položka označena. Doplnění položky výběrem ze seznamu V seznamu lze v libovolném místě sloupce s textem doplnit údaj, který se již v poli vyskytuje. Na buňce, do které chceme údaj doplnit, zadáme v místní nabídce příkaz Vybrat z rozevíracího seznamu nebo stiskneme kombinaci kláves Alt + ¶. Zobrazí se seznam všech položek, které v poli (souvislé oblasti) existují. Nabízená položka může být pod nebo nad dopisovanou položkou. Položku vybereme myší či kurzorovými klávesami a zapíšeme stiskem klávesy Enter. Ukazovátkem myši se vybraná položka zapíše bezprostředně. Viz obrázek 4.8. Klávesou Esc rozevírací seznam zavřeme. Položky jsou v nabídce seřazeny vzestupně (písmena s diakritikou jsou na konci) a bez duplicit. Zapíšeme-li do seznamu položky jednou velkými a podruhé malými písmeny, do nabídky se převezme jen položka první odshora.

Důležité: Automatické dokončení a výběr položky funguje jen ve sloupci, ne v řádku. Automatické formátování buňky Zápisem hodnoty do buňky dalšího záznamu (na konec seznamu nebo dovnitř) se buňka naformátuje podle formátu použitého v poli. Viz obrázek 4.8. Z formátů se doplňuje písmo, barva písma a pozadí, oddělovač tisíců, desetinná místa, symbol měny a procent, svislé a vodorovné čáry a jejich barva. Spodní čára pod buňkami se nepřenáší. Formátování se uplatní, jsou-li naformátovány minimálně tři předchozí záznamy.

Důležité: Podmínkou formátování a doplnění vzorců (viz dále) je

označení položky Rozšířit formáty a vzorce v oblasti dat (dialogové

okno Možnosti aplikace Excel, kategorie Upřesnit, část Možnosti

úprav). Implicitně je položka označena. Automatické formátování má zajímavý efekt. Je-li naformátovaná oblast min. 3 × 3 buňky, tak se formáty automaticky šíří do vzdálenosti 3 sloupce vpravo a 3 řádky dolů. Toto platí i pro podmíněné formátování. Pro ověření dat toto neplatí.

Obrázek 4.8 Automatické dokončení textu, doplnění formátování a vzorců, doplnění položky ze seznamu

Další způsoby zadávání dat


132 Microsoft Office Excel 2007

Kapitola 4 – Rozšiřující techniky U seznamu se do dalších řádků (záznamů) zkopíruje i podmíněné formátování. Ověření vstupních dat se nezkopíruje. U tabulky Excelu se do dalších záznamů zkopíruje jak podmíněné formátování, tak ověření vstupních dat. Podmíněné formátování a ověření vstupních dat viz dále. Automatické doplnění vzorce (funkce) Dopisujeme-li do seznamu další záznam (na konec seznamu nebo dovnitř), tak se zápisem posledního argumentu funkce nebo posledního operandu vzorce automaticky doplní funkce (vzorec) a dojde k výpočtu. Viz obrázek 4.8. Absolutní a relativní adresace je zachována – vzorce se kopírují. K doplnění funkce (vzorce) dojde, je-li vzorec minimálně ve čtyřech předchozích záznamech. Ověřování vstupních dat Data lze před zápisem do buňky ověřit, zda splňují podmínku, např. zda jsou v zadaném intervalu. Při označení takto ošetřené buňky se zobrazí informativní zpráva o požadavcích na vstup a při nesplnění podmínky chybová zpráva. Ověření vstupních dat se též říká podmíněný vstup dat. Postup při doplnění ověřování vstupních dat, viz obrázek 4.9: 1. Vyznačíme oblast, ve které chceme data ověřovat. 2. Na kartě Data ve skupině Datové nástroje stiskneme tlačítko Ověření dat, resp. šipku

a zadáme příkaz Ověření dat. 3. V dialogovém okně na kartě Nastavení určíme podmínku, kterou musí data splnit, aby

mohla být do buňky zapsaná. 4. Na kartě Zpráva při zadávání uvedeme zprávu, která se zobrazí, když na buňku umístíme

buňkový kurzor. 5. Na kartě Chybové hlášení vybereme druh omezení (styl) a doplníme zprávu, která se má

zobrazit, není-li podmínka pro zápis data splněna.

Obrázek 4.9 Nastavení ověřování zapisovaných dat


133Podrobná uživatelská příručka

Popis některých položek na kartě Nastavení: ■ Povolit – určení typu dat. ■ Rozsah – nastavení podmínek, které má zapisovaný údaj splnit. U většiny omezení jsou

položky minimum a maximum. Můžeme použít konstanty nebo vzorce (funkce). Např.

=B5*5%, =DNES()+7. ■ Přeskakovat prázdné buňky – prázdné buňky nebudou brány jako chybné. Použít tyto změny u všech ostatních buněk se stejným nastavením – při označení položky se na listu zvýrazní všechny buňky se stejným omezením a změna se promítne do všech označených buněk. ■ Rozvírací seznam v buňce – u seznamu se k aktivní buňce doplní po pravé straně šipka s nabíd

kou položek seznamu. Položku lze vybrat nebo zapsat z klávesnice. Viz obrázek 4.10. Karta Zpráva při zadávání. U vybrané buňky se v rámečku zobrazí zapsaná zpráva. Nadpis může mít až 32 znaků a zpráva až 255 znaků. Zrušením označení položky Zobrazit zprávu... zobrazování vyřadíme. Při nevyplněné zprávě se nadpis nezobrazí. Karta Chybové hlášení. Na kartě se nastavuje styl omezení a zpráva, která se zobrazí při zápisu nepovolené hodnoty. Nadpis může mít 32 znaků a chybové hlášení 225 znaků. Zrušením označení položky Zobrazit chybové... vyřadíme zobrazení chybového hlášení i omezení – zapsat lze libovolnou hodnotu. Při nevyplněném nadpisu se zobrazí text Microsoft Office Excel a při nevyplněné zprávě text: Zadaná hodnota není platná. Určitý uživatel omezil hodnoty, které lze do buňky zadat. Dikce upozornění by měla korespondovat se stylem omezení. Např.: Nelze – Neměl by se – Není vhodné zapsat.

Tip: Zprávy lze mezi kartami dialogového okna kopírovat. Klávesou Enter rozdělíme text hlášení na

více řádků.

Styly omezení (stupeň restrikce) určuje reakci při zápisu hodnoty nesplňující podmínky: ■ Stop – jiný, než povolený údaj nezapíšeme. ■ Varování – zobrazí se chybové hlášení. Tlačítkem Ano údaj zapíšeme, Ne zůstane zobra

zený chybný údaj pro úpravu a při Storno zůstane v buňce původní údaj. ■ Informace – zobrazí se informativní hlášení. Tlačítkem Ano údaj zapíšeme. Změna ověření Buňkový kurzor umístíme na jednu buňku s ověřením. Vyvoláme dialogové okno Ověření dat a na kartě Nastavení označíme položku Použít tyto změny u všech.... Všechny buňky se stejným ověřením se označí. Provedeme změnu a tlačítkem OK ji potvrdíme. Kopírování buněk s ověřením vstupu dat Můžeme použít běžný postup: Ctrl+C „ Ctrl+V. Zkopíruje se vše. Při potřebě kopírovat pouze ověření: Ctrl+C a pro vložení na kartě Domů ve skupině Schránka stiskneme šipku pod tlačítkem Vložit, vybereme příkaz Vložit jinak a označíme položku Ověření.

Ověřování vstupních dat


134 Microsoft Office Excel 2007

Kapitola 4 – Rozšiřující techniky Při kopírování musíme u podmínek vyjádřených vzorci počítat s absolutní a relativní adresací. Rozšíření buněk s ověřením dat na další buňky Označíme oblast (i nesouvislou), kde alespoň jedna buňka má nastavené ověření. Na kartě Data ve skupině Datové nástroje stiskneme tlačítko Ověření dat. Zobrazí se zpráva: Výběr obsahuje některé buňky bez nastavení ověření dat. Chcete ověření dat na tyto buňky rozšířit?. Stiskem tlačítka Ano se zobrazí dialogové okno Ověření dat, na kterém stiskneme tlačítko OK. Ověření se zkopíruje do všech buněk oblasti. V dialogovém okně můžeme provést úpravy. Při označení položky Použít tyto změny... se vyberou (podbarví) buňky se stejným ověřením (tedy stávající) a změny se promítnou jen do již upravených buněk, ne do dalších! Může se zobrazit zpráva, že Výběr obsahuje více než jeden typ ověření. Chcete vymazat aktuální nastavení a pokračovat?. Stiskem tlačítka Ano se ověření dat ve vybraných buňkách odstraní. Je však vhodné předem zjistit, proč se hlášení zobrazilo, kde je odlišnost. Odstranění ověření Buňkový kurzor umístíme na jednu buňku s ověřením. Vyvoláme dialogové okno Ověření dat a na kartě Nastavení označíme položku Použít tyto změny u všech.... Všechny buňky se stejným ověřením se podbarví. Stiskneme tlačítko Vymazat vše a změnu potvrdíme tlačítkem OK. Vyhledání buněk s ověřením dat Buňkový kurzor umístíme na libovolnou buňku. Na kartě Domů ve skupině Úpravy stiskneme tlačítko Najít a vybrat a zadáme příkaz Ověření dat. V případě, kdy požadujeme vyhledat buňky se stejným ověřením dat, buňkový kurzor umístíme na buňku s hledaným ověřením. Na kartě Domů ve skupině Úpravy stiskneme tlačítko Najít a vybrat a zadáme příkaz Přejít na (bez šipky). V dialogovém okně označíme přepínače Ověření dat – Stejné. Označením políčka Vše se vyberou všechny buňky s ověřením dat. Viz obrázek 4.20. Vybrané buňky můžeme např. podbarvit, aby bylo zřejmé, kde jsou podmínky na vstup dat, ověření lze hromadně odstranit. Další možnosti ověřování dat Při omezení, kdy je v poli Povolit vybraná položka Vlastní, se zapisuje podmínka vzorcem. Vzorec musí začít rovnítkem a podmínka musí vrátit logickou hodnotu „PRAVDA“ – hodnotu lze zapsat, nebo „NEPRAVDA“ – nastupují restrikce. Pozor na označení políčka Přeskakovat prázdné buňky – prázdná buňka též podmínku splňuje. Při přidání ověření do oblasti musíme dát pozor na použití relativní a absolutní (případně smíšené) adresace. Podmínka se kopíruje z aktivní buňky. Výchozí adresace je relativní. Je-li jako ověřovací kritérium Seznam, lze položky seznamu přebírat z oblasti buněk, viz obrázek 4.10, použít pojmenovanou oblast nebo hodnoty zapsat přímo do políčka Zdroj. Odkaz na seznam se zadává jako vzorec, proto musí být před ním znaménko = (rovná se). Položky jsou odděleny středníkem. Počet položek rozevíracího seznamu může být až 32 767.

Důležité: Seznam zapsaný oblastí buněk musí být na stejném listu jako buňky s ověřením. Pojme

novaný seznam musí mít obor působnosti Sešit a může být v sešitu kdekoli. Přímo zapsané hodnoty

jsou bez uvozovek.


135Podrobná uživatelská příručka

Šířka rozevíracího seznamu je určena šířkou buňky s ověřením dat. Proto musí být sloupec dostatečně široký, aby se názvy zobrazily. K zamezení nežádoucích úprav pojmenovaný seznam umístíme na skrytý list nebo list zamkneme. Mají-li se v nabídce zobrazovat variantně různé oblasti se seznamy podle hodnoty v jiné buňce, použijeme funkci KDYŽ. V políčku Povolit vybereme Seznam a do políčka Zdroj zapíšeme podmínku. Např.: =KDYŽ($A$1=1;Seznam_1;KDYŽ($A$1=2;Seznam_2;Seznam_3)) =KDYŽ($A$1=1;Seznam_1;KDYŽ($A$1=2;Seznam_2;$B$1)) Buňka A1 musí být v absolutní adresaci a rozhoduje o zobrazeném (povoleném seznamu). Buňka B1 je prázdná a blokuje zápis jakéhokoli údaje. Hodnoty zapsané do buňky před doplněním ověření dat zůstávají v platnosti. Ověření funguje při zápisu dat, ne na hodnoty získané v buňce výpočtem nebo vložené procedurou (makrem). Buňky s ověřením vstupu se graficky neliší od buněk bez ověření. Je vhodné je zvýraznit výplní nebo ohraničením. Přemístěním buněk se s nimi přemístí i ověření vstupu. List lze zamknout až po doplnění ověření dat a buňky s ověřením musí být odemknuty. U sdíleného sešitu musíme ověření dat zadat před povolením sdílení.

Tip: Ověření dat lze použít jako zajímavý, skrytý zámek. Označíme oblast blokovaných buněk. V dialo

govém okně Ověření dat, na kartě Nastavení v poli Povolit vybereme položku Vlastní a do pole Vzo

rec zapíšeme podmínku vzorcem. Např. =$A$1=10. Není-li v buňce A1 hodnota 10, nelze do buněk

s ověřením zapsat žádný údaj! Musíme zrušit označení u políčka Přeskakovat prázdné buňky, jinak

by byl zámek odemčen i při nevyplněné buňce A1. Jiné použití zámku: uživatel nevyplní povinné údaje, které jsou v pomocné buňce testovány logickou spojkou na vyplnění (např.: =A(C2<>““;C3<>““) a testem, na pomocnou buňku, zablokujeme zápis dalších údajů. Viz obrázek 4.11. Ověření vstupních dat zajišťuje u seznamů a tabulek Excelu vkládání stejného typu dat do všech položek pole. U tabulek Excelu se ověření vstupních dat automaticky zkopíruje do přidaného záznamu (řádku). U seznamů k automatickému zkopírování nedojde.

Obrázek 4.10 Nastavení ověřování s použitím položek seznamu

Obrázek 4.11 Použití ověření dat jako zámku k vyplnění povinných údajů

Ověřování vstupních dat


136 Microsoft Office Excel 2007

Kapitola 4 – Rozšiřující techniky Jednotný vzhled sešitu K dosažení jednotného vzhledu všech dokumentů vytvořených v aplikacích Office 2007: Word, Excel, PowerPoint i Outlook 2007 slouží motivy. Motiv je kombinace barev, znakových sad a efektů, neobsahuje data. Každý sešit (dokument) je vytvořen na základě motivu, veškeré objekty v dokumentu přebírají grafiku motivu. Přiřazením motivu snadno a rychle naformátujeme celý dokument. Pokud vybereme jiný motiv – klepnutím ukazovátkem myši v galerii motivů – změní se grafické provedení celého dokumentu. Je připraveno 20 motivů, společných pro uvedené aplikace Office. Motivy lze upravit a přidat vlastní. Další motivy lze stáhnout z webu, ze služby Microsoft Office Online.

Poznámka: Na motivy navazují v Excelu rychlé styly, styly buněk a styly tabulek Excelu. Motivy Kombinace barev, znakových sad a efektů zvoleného motivu se promítá do galerie barev u písma, výplně buněk, ohraničujících čar, rychlých stylů, stylů buněk a tabulek, grafů, objektů WordArt, SmartArt atd. – tedy veškeré grafiky sešitu. Na obrázku 4.12 je stejná tabulka a graf ve čtyřech různých grafických provedeních dosažených změnou motivu: kancelář (výchozí motiv), cesta, metro a vrchol.

Obrázek 4.12 Příklad použití čtyř předdefinovaných motivů

Použití motivu Galerii motivů najdeme na kartě Rozložení stránky ve skupině Motivy u tlačítka Motivy. Viz obrázek 4.13. V nabídce je 20 motivů. Každý nový sešit je založen na výchozím motivu a ten se použije na všechny listy sešitu. Výchozím motivem je Kancelář, která má: základní text Calibri, nadpisy Cambria. Základní velikost písma je určena v nastavení pracovního prostředí, v dialogovém okně Možnosti aplikace Excel v kategorii Oblíbené.

Poznámka: Skupinu Motivy najdeme ve Wordu 2007 na stejnojmenné kartě: Rozložení stránky

a v PowerPointu na kartě Návrh.


137Podrobná uživatelská příručka

Veškeré grafické provedení dokumentu je dynamicky propojeno s motivem, takže změnou

motivu se automaticky změní vzhled dokumentu. Přemisťováním ukazovátka myši přes galerii

motivů se vybraný motiv v objektech vizualizuje. Klepnutím myší motiv akceptujeme, klepnu

tím mimo galerii nebo klávesou Esc zůstane původní grafické provedení.

Můžeme použít předdefinované motivy sešitů nebo vytvořit vlastní motivy úpravou kompo

nenty (barvy, znakové sady a efekty) existujícího motivu a ten uložit jako vlastní motiv.

Barvy motivů

Barvy motivu zahrnují 12 barev: dvě základní barvy textu a pozadí: černá a bílá. Další barvy

se mění podle motivu: dvě doplňkové barvy jsou pro text a pozadí (v provedení tmavé a svět

lé), šest barev zvýraznění (ty jsou použity např. pro prvních šest datových řad) a dvě barvy

pro hypertextové odkazy (odkaz a použitý odkaz). Dvojice barva textu a pozadí je určena pro

tmavý text na světlém pozadí nebo světlý text na tmavém pozadí.

V každé galerii barev (písmo, ohraničení a výplň buněk, barva záložky,...) jsou odstíny barev

založeny na zvoleném motivu. Viz např. obrázek 3.39. V galerii barev je v části Standardní

barvy deset stálých barev, bez ohledu na použitý motiv.

Po levé straně tlačítka Barvy, viz obrázek 4.13, je čtvereček, kde horní barvy představují text a poza

dí (tmavé a světlé, doplňková dvojice)) a spodní dvě barvy první dvě barvy zvýraznění. Sada barev,

která se zobrazí po stisku tlačítka vedle názvu motivu, představuje: text a pozadí (tmavé a světlé,

horní barvy ze čtverečku) a šest barev pro zvýraznění. Neobsahuje hypertextové odkazy.

Přizpůsobení barev:

1. Tlačítkem Motivy zvolíme motiv, který bude předlohou pro úpravy.

2. Klepneme na tlačítko Barvy a vybereme položku Vytvořit nové barvy motivu.

Obrázek 4.13 Varianty a možnosti motivů

Jednotný vzhled sešitu


138 Microsoft Office Excel 2007

Kapitola 4 – Rozšiřující techniky 3. V oddílu Barvy motivu klepneme na tlačítko prvku, který chceme změnit a vybereme bar

vu. V oddílu Ukázka vidíme výsledek.

4. Do textového pole Název zapíšeme název pro nové barvy motivu. 5. Klepneme na tlačítko Uložit. Tlačítkem Obnovit vrátíme všechny změněné barvy na původ

ní nastavení.

Poznámka: Doplněné barvy se zobrazí nad předdefi novanými v nové skupině Vlastní a v místní nabíd

ce vyvolané na barvách lze barvy upravit nebo odstranit. Znaková sada motivů Každý motiv obsahuje dvě znakové sady: jednu pro nadpisy a jednu pro text. Může se jednat o stejné nebo odlišné znakové sady. Znakové sady motivu jsou v řezu „obyčejné“. Další řezy (tučné, kurzíva) dodáme formátováním. Po klepnutí na tlačítko Písma se zobrazí seznam motivů a pod názvem motivu je znaková sada pro nadpis a základní text. Tato dvě písma se zobrazí na kartě Domů ve skupině Písmo v políčku Písmo, viz obrázek 3.39. Obě tato písma lze změnit a zvolit vlastní znakovou sadu pro motiv. Změna znakové sady: 1. Tlačítkem Motivy zvolíme motiv, který bude předlohou pro úpravy. 2. Klepneme na tlačítko Písma a vybereme položku Vytvořit nová písma motivu. 3. V dialogovém okně, v polích Písmo nadpisu a Písmo textu vybereme znakovou sadu.

V oddílu Ukázka vidíme výsledek.

4. Do textového pole Název zapíšeme název pro nová písma motivu. 5. Klepneme na tlačítko Uložit.

Poznámka: Doplněná znaková sada se zobrazí ve skupině Vlastní nad předdefi novanými sadami a v

místní nabídce vyvolané na položce lze doplněnou sadu upravit nebo odstranit. Efekty motivů Efekty motivů určují efekty v tabulkách, grafech, objektech WordArt, SmartArt... Vlastní sadu efektů nelze vytvořit. Můžeme však vybrat efekt, který chceme ve vlastním motivu použít. V každém motivu je matice, která má v jednom rozměru tři úrovně stylu: jemné, středně silné a silné a ve druhém směru čáry, výplně a efekty (stíny a trojrozměrné efekty). Tato matice efektů slouží ke generování efektu motivu. Po klepnutí na tlačítko Efekty se zobrazí 20 efektů, ze kterých lze vybrat. Uložení a odstranění vlastního motivu Všechny změny motivu je možné uložit jako vlastní motiv a používat jej pro další dokumenty. 1. Na kartě Rozložení stránky klepneme ve skupině Motivy na tlačítko Motivy. 2. Vybereme položku Uložit aktuální motiv. 3. Do textového pole Název souboru zapíšeme název motivu a stiskneme tlačítko Uložit. Doplněný motiv bude automaticky přidán do seznamu motivů, na začátek do (doplněné) skupiny Vlastní a nabídne se i v dalších aplikacích Office. Motivy sady Office mají koncovku


139Podrobná uživatelská příručka

*.thmx a ukládají se do složky ...Documents and SettingsuživatelData aplikacíMicrosoft ŠablonyDocument Themes. Pro odstranění vlastního motivu klepneme na tlačítko Motivy a ve skupině Vlastní, v místní nabídce, vybereme příkaz Odstranit. Motiv bude automaticky odebrán ze všech aplikací. Formátování podle motivu zůstane zachováno. Můžeme je ponechat, nebo vybrat jiný motiv.

Důležité: Pokud nechceme, aby se v galerii motivů zobrazovaly předdefi nované motivy, můžeme sou

bory s motivy přesunout do jiné složky. Pokud tyto motivy odstraníme, obnovíme je pouze přeinsta

lováním Offi ce 2007! Změna výchozího motivu Chcete-li změnit výchozí motiv sešitu, musíme vytvořit novou výchozí šablonu sešitu, která má název Sešit.xlt a uložit ji do složky XLSTART pro automatické otevření. Postup: 1. V nově založeném sešitu vybereme motiv, případně jej upravíme. Viz výše. 2. Stiskneme tlačítko Offi ce a zadáme příkaz Uložit jako | Sešit aplikace Excel. 3. V poli Uložit do přejdeme do složky XLSTART (obvykle C:Program FilesMicrosoft Off

iceOffi ce12). Viz 2. kapitola, část „Automatické otevření souboru“.

4. V seznamu Typ souboru vybereme položku Šablona aplikace Excel (*.xltx) a do pole Název

souboru zapíšeme Sešit.xltx.

5. Klepneme myší na tlačítko Uložit.

Tip: Jakákoli šablona nacházející se ve výchozí složce XLSTART se automaticky otevře při spuštění

aplikace Excel 2007. Rychlé styly Rychlé styly vychází z motivů a nabízí kombinace různých barev, písem a efektů. Setkáme se s nimi při tvorbě grafů, tabulek Excelu, formátování objektů SmartArt atd. Nalezneme je na kartě Formát ve skupině Styly tvaru. Postranními tlačítky ve skupině: výplň, obrys a efekty lze objekt také upravit. Viz obrázek 6.14. Rychlé styly jsou také na kartě Návrh ve skupině Styly grafu, viz obrázek 6.31. Rychlé styly poskytují dynamický náhled na výsledek. Pohyb ukazovátka myši po galerii se přenáší na formátovaný objekt. Styly buňky Styl buňky je definovaná sada charakteristik formátování, jako jsou znaková sada, velikost písma, číselné formáty, ohraničení buněk a výplň buněk. Viz obrázek 4.14. Do stylu lze přidat veškerá nastavení v dialogovém okně Formát buněk, kromě slučování buněk. Viz 3. kapitola, část „Formátování buněk“. Styly buňky jsou založeny též na motivu. Přepnutím na jiný motiv se styly buněk upraví. Znaková sada se přebírá do všech stylů buněk. Barvy se použijí jen v části Styly buněk s motivem. V části Názvy a nadpisy se přebírá podtržení. Styly jsou dynamické, přejížděním ukazovátkem myši po stylech vidíme v buňkách výsledek.

Jednotný vzhled sešitu


140 Microsoft Office Excel 2007

Kapitola 4 – Rozšiřující techniky

Použití stylu:

1. Vybereme buňky, které chceme formátovat.

2. Na kartě Domů klepneme ve skupině Styly na tlačítko Styly buňky.

3. V galerii klepneme na styl buňky, nebo v místní nabídce zadáme příkaz Použít.

Vytvoření nového stylu:

1. Buňku zformátujeme. Vidíme výsledek úprav.

2. Při vybrané buňce klepneme na tlačítko Styly buňky a zadáme příkaz Nový styl buňky.

3. V dialogovém okně Styl do políčka Název stylu zapíšeme název stylu.

4. Pro dodatečnou úpravu, případně kontrolu, stiskneme tlačítko Formát.

Vytvoření stylu úpravou stávajícího:

1. Vyvoláme galerii stylů.

2. V místní nabídce na stylu zadáme příkaz Změnit nebo Duplikovat, podle úpravy.

3. Do políčka Název stylu zapíšeme název stylu, po duplikaci.

4. Po stisknutí tlačítka Formát styl naformátujeme.

Poznámky ke stylům buněk

Z buňky odebereme styl tak, že vyvoláme galerii stylů a vybereme styl „normální“. Každá

buňka má ve výchozím nastavení tento styl.

Styly lze z galerie stylů odstranit příkazem místní nabídky Odstranit. Styl „normální“ nelze odstra

nit. Odstranění platí jen pro aktivní sešit. Styly lze přidat z jiného otevřeného sešitu příkazem

v galerii stylů Sloučit styly. Odstraněné a předdefinované styly doplníme z nového sešitu.

Nový styl se přidá jen k aktivnímu sešitu. Úprava ve stylu se promítne ve všech buňkách seši

tu formátovaných stejným stylem. Změna má platnost jen v aktivním sešitu. Vložíme-li do

Obrázek 4.14 Galerie stylů buněk


141Podrobná uživatelská příručka

sešitu hypertextový odkaz (Ctrl+K) a použijeme jej, doplní se do galerie stylů, do části Data a model, styl Hypertextový odkaz a Sledovaný hypertextový odkaz. Kopírováním nebo přemístěním buňky se stylem se do jiného sešitu vloží i styl, v neupraveném provedení. Styly tabulky Styly tabulky umožňují rychlé naformátování celé souvislé oblasti buněk charakteru seznamu, viz 8. kapitola. Styly tabulky formátujeme: písmo (řez, podtržení a barva), ohraničení (bez úhlopříček) a výplň (bez omezení). Tyto atributy můžeme také dodatečně upravit.

Důležité: Stylem tabulky se upravuje najednou celá tabulka, zatímco stylem buňky se formátuje kaž

dá buňka oblasti samostatně.

Postup převodu oblasti na formátovanou tabulku Excelu: 1. Mějme kostru tabulky: popisy sloupců, řádků a výpočty. Bez formátování. Viz obrázek

4.15. 2. Obsahuje-li tabulka výpočty, jako v našem případě, označíme celou oblast dat. 3. Na kartě Domů ve skupině Styly stiskneme tlačítko Formátovat jako tabulku a v galerii

vybereme styl. 4. Zobrazí se dialogové okno Formátovat jako tabulku. Ponecháme označené políčko Tabul

ka obsahuje záhlaví a stiskneme tlačítko OK. 5. Tabulka obsahuje tlačítka fi ltrace a řazení. Skryjeme je – na kartě Data ve skupině Seřadit

a fi ltrovat stiskneme tlačítko Filtr.

Obrázek 4.15 Galerie rychlých stylů tabulky

Jednotný vzhled sešitu


142 Microsoft Office Excel 2007

Kapitola 4 – Rozšiřující techniky 6. Objevila se kontextová karta Nástroje tabulky obsahující kartu Návrh. Na té nás bude zají

mat skupina Styly tabulky a dále několik položek ve skupině Možnosti stylů tabulek. K formátování rychlými styly můžeme používat na kartě Domů ve skupině Styly tlačítko Formátovat jako tabulku. Na kartě Návrh ve skupině Styly tabulky styly v galerii stylů. Tlačítkem Více se rozbalí celá galerie. Zde je navíc v části Světlá styl Žádný, kterým formátování odstraníme. Rychlé styly jsou rozděleny do tří skupin: světlá, středně sytá a tmavá. V nabídce je celkem 61 stylů. Rychlým stylem upravenou tabulku můžeme doplnit ručním formátováním, to má přednost před rychlým stylem. Příkazem Vymazat odstraníme formátování doplněné rychlým stylem, ne doplněné ručním formátováním. V místní nabídce na rychlém stylu jsou příkazy: ■ Použít a smazat formátování. Veškeré formátování, i námi doplněné, se smaže a tabulka

se naformátuje vybraným stylem. ■ Použít (a zachovat formátování). Námi doplněné ruční formátování se zachová a tabulka

se naformátuje vybraným stylem. Příkazem Nový styl tabulky můžeme přidat nový rychlý styl. Ten není vhodné vytvářet „na zelené louce“. V místní nabídce vyvolané na stylu zadáme příkaz Duplikovat a v dialogovém okně Změnit rychlý styl tabulky styl upravíme podle svého. Námi vytvořený styl tabulky se zobrazí na začátku galerie v doplněné skupině Vlastní. Lze jej odstranit – ostatní styly nelze odstranit. Poznámky ke stylům tabulek Formátování, které provedeme před převodem na tabulku, zůstane zachované. Styl se použije jen na neupravené vlastnosti. V tabulce budeme muset často naformátovat čísla a směry zarovnání, které rychlé styly neobsahují. Tabulka má výsadní postavení pro tisk. Určíme-li v dialogovém okně Tisk políčko Tabulka, bude se z listu tisknout jen tabulka. Viz 3. kapitola, část „Tisk“. Další popis možností tabulky je uveden na konci 8. kapitoly. K adresaci a výpočtům v tabulce viz 3. kapitola, část „Názvy v tabulce – strukturované odkazy“.

Důležité: Rychlé styly tabulky mají jednu podstatnou přednost – přidáním nebo odstraněním řádků,

sloupců nebo oblasti buněk se zachová design tabulky. Řádky a sloupce se naformátují podle mís

ta v tabulce.

Podmíněné formátování V tabulce se snáze zorientujeme, když data splňující kritérium jsou zformátována odlišně od dat ostatních. Tohoto efektu dosáhneme podmíněným formátováním. Splní-li buňka podmínku, zformátuje se podle podmínky (pravidla), nevyhoví-li podmínce, nezformátuje se. Motiv použitý v sešitu se promítá do galerie barev podmíněného formátování. Podmíněné formátování lze použít na buňku či oblast. Oblastí mohou být buňky v řádku, ve sloupci, nebo v obou směrech, a může jít o souvislou i nesouvislou oblast. Toto formátování lze také použít v seznamech, u tabulky (aplikace Excel) i kontingenční tabulky. Buňky upravené podmíněným formátováním lze použít pro řazení a filtrování. Viz 8. a 9. kapitola.


143Podrobná uživatelská příručka

Podmíněné formátování může mít jedno nebo více pravidel. Pravidla lze vybírat z předem připravených šablon – rychlé formátování, nebo je nastavíme ručně – rozšířené formátování. Pravidla doplněná rychlým a rozšířeným formátováním se mohou použít společně. Všechna pravidla se ukládají do dialogového okna Správce pravidel podmíněného formátování, viz obrázek 4.19. Počet pravidel (podmínek) není omezen a vyhodnocují se podle priorit.

Důležité: Podmíněné formátování se aplikuje na každou buňku samostatně, ale v pravidle lze zohled

nit hodnoty v celé oblasti.

Rychlé formátování Podmíněné formátování rychlým způsobem se provádí výběrem pravidel z připravených šablon, viz obrázek 4.16 a 4.17: ■ První dvě položky, skupiny šablon: Zvýraznit pravidla buněk – vyhodnocují se jednotlivé hod

noty samostatně a Nejpoužívanější či nejméně používaná pravidla – vyhodnocují se všechny

hodnoty v oblasti. Zobrazí se dialogové okno pro doplnění jednoduché podmínky. ■ Datové čáry. Delší čára představuje větší hodnotu. Rozsah je od minimální hodnoty po

maximální. V nabídce jsou barvy: modrá, zelená, červená, oranžová, světle modrá a nacho

vá. Čára je přes celou výšku řádku. ■ Barevné škály. V horní části nabídky je tříbarevná škála: zelená – žlutá – červená a modrá

– žlutá – červená, ve spodní části je dvoubarevná škála: žlutá – červená a zelená – žlutá.

Barvy jsou v uvedeném nebo obráceném pořadí. Buňky s minimální a maximální hodno

tou (případně i prostřední hodnotou) mají uvedené základní barvy a hodnoty mezi nimi

mají barvy přechodové. Barva tvoří výplň buňky. ■ Sady ikon. Každá ikona představuje hodnotu nebo tendenci v buňce. Ikona nalevo před

stavuje nejvyšší hodnoty a ikona napravo nejnižší. Rozdělení je podle počtu ikon na pro

centa. Při 3 ikonách: >= 67 %, >= 33 % a < 33 %. Velikost ikony se přizpůsobuje velikosti pís

ma v buňce. Postup naformátování, přidání pravidla: 1. Vybereme buňku nebo oblast buněk. 2. Na kartě Domů ve skupině Styl stiskneme tlačítko Podmíněné formátování. 3. V seznamu možností vybereme způsob formátování, skupinu podmínek. 4. Ve skupině vybereme pravidlo. 5. Je-li to potřeba, pravidlo upřesníme. To musíme udělat u prvních dvou skupin formátování,

kde u některých pravidel musíme zapsat hodnotu a vybrat způsob zvýraznění. Zvýrazně

ní můžeme také sami naformátovat v dialogovém okně Formát buněk po výběru položky

Vlastní formát.

Obrázek 4.16 Příklad rychlého podmíněného formátování

Podmíněné formátování


144 Microsoft Office Excel 2007

Kapitola 4 – Rozšiřující techniky

Přidání nového pravidla

Další pravidlo přidáme zopakováním postupu. U prvních dvou skupin není počet pravidel

omezen, vyhodnocují se podle priorit, viz dále. Buňky mohou mít současně po jedné datové

čáře, škále a sadě ikon.

Poznámky k rychlému formátování

Datové čáry dávají představu o relativní velikosti hodnot v oblasti, jsou užitečné při větším

množství dat. Barevné škály slouží jako vizuální pomůcka pro snazší pochopení rozložení

dat v oblasti. Sady ikon umožňují rozdělit oblast dat do tří až pěti kategorií oddělených

mezní hodnotou. Každá ikona představuje oblast hodnot. Krajní hodnoty se do dialogo

vých oken přebírají automaticky v rámci celé oblasti. Nabízí se (pravděpodobné) hodnoty,

které lze změnit.

Všechna pravidla vidíme v dialogovém okně Správce pravidel podmíněného formátování, viz

obrázek 4.19. Zde je také můžeme dodatečně upravit.

Rozšířené formátování

Při rozšířeném podmíněném formátování nastavujeme pravidla ručně. Viz obrázek 4.18.

Postup naformátování, vytvoření pravidla:

1. Vybereme buňku nebo oblast buněk.

2. Na kartě Domů ve skupině Styl stiskneme tlačítko Podmíněné formátování.

3. V seznamu možností vybereme položku Nové pravidlo. Viz obrázek 4.17.

4. V dialogovém okně Nové pravidlo formátování ve skupinovém rámečku Vybrat typ pra

vidla vybereme typ pravidla.

Obrázek 4.17 Rychlé podmíněné formátování


145Podrobná uživatelská příručka

■ Formátovat všechny buňky na základě hodnot koresponduje s rychlým formátováním:

datové čáry, barevné škály a sady ikon. Na obrázku 4.18 je to levý sloupec.

Další položky jsou variacemi na první dvě skupiny pravidel po stisku tlačítka Podmí

něné formátování. Na obrázku 4.18 jde o pravý sloupec.

5. Ve skupinovém rámečku Upravit popis pravidla nastavíme parametry pravidla.

6. Výsledek nastavení se zobrazí v poli Náhled.

Přidání nového pravidla. Nové pravidlo přidáme viz obrázek 4.17:

■ U skupin pravidel vybereme poslední položku Další pravidla.

Obrázek 4.18 Rozšířené podmíněné formátování

Podmíněné formátování


146 Microsoft Office Excel 2007

Kapitola 4 – Rozšiřující techniky

■ V seznamu možností vybereme položku Nové pravidlo.

■ V seznamu možností vybereme položku Správa pravidel a v dialogovém okně stiskneme

tlačítko Nové pravidlo. Viz obrázek 4.19.

Další možnosti rozšířeného formátování

Bude-li podmíněné formátování obsahovat více pravidel, je vhodné začít přímo vyvoláním

dialogového okno Správce pravidel....

U prvního typu pravidel, u barevné škály a datové čáry, vybíráme barvy z galerie. V horní části

jsou barvy podle motivu použitého v sešitu, uprostřed jsou standardní barvy a ve spodní čás

ti lze vybrat libovolnou barvu z klasického dialogového okna Office Barvy. Vybraná barva se

umístí v doplněné části Naposledy použité barvy a bude mít platnost v celém sešitě.

V nabídce je 17 sad ikon. Další nelze doplnit, jen lze přehodit jejich pořadí. Oproti rychlé

mu formátování můžeme hranice skupin určit sami. Označíme-li u pravidla políčko Zobra

zit pouze ikonu, viz obrázek 4.18 vlevo dole, v buňce se skryje hodnota a zůstane zobrazena

jen ikona.

Tlačítkem Formát se zobrazí dialogové okno Formát buněk, umožňující na kartě Číslo a Výplň

neomezené formátování. Na kartě Písmo lze nastavit řez, podtržení a barvu písma. Na kartě

Ohraničení je k dispozici šest druhů tenkých čar libovolné barvy pro určené strany buňky.

Hodnoty Minimum a Maximum jsou nejnižšími a nejvyššími hodnotami pro oblast buněk.

Při určení musí být Minimum nižší než hodnota v poli Maximum. Je možné vybrat různý typ

dat, např.: v poli Minimum typ Číslo a v poli Maximum typ Procenta. Při pravidle Je mezi se

hranice počítají do intervalu; <dolní; horní>. Percentily nelze použít, pokud má oblast více

než 8 191 buněk (datových bodů).

Zajímavou možností je pravidlo, kterým zvýrazníme chybové hodnoty. Viz obrázek 4.18 vpra

vo nahoře. Jako typ pravidla vybereme Formátovat pouze buňky obsahující, jako hodnotu

vybereme Chyby a barvu – třeba sytě červenou. Zvýrazní se všechny buňky, jež obsahují libo

volnou chybovou hodnotu.

Pokud použijeme vzorec (funkci) pro převzetí nějaké hranice z buňky, musí začít rovnítkem

(=) a musí vracet číslo, datum nebo čas – podle požadavku pravidla.

U typu pravidla Určit buňky k formátování pomocí vzorce (poslední v seznamu) musí vzo

rec začít rovnítkem (=) a musí vrátit logickou hodnotu „PRAVDA“ – pravidlo se provede,

nebo „NEPRAVDA“, a potom zůstane nezměněný stav. Vzorec odkazuje často na jinou buň

ku, podle které se oblast formátuje. Na obrázku 4.18 vpravo dole je podmínka =$A$1=10.

Je-li v buňce A1 hodnota 10, potom se oblast naformátuje. Protože se podmíněně formátuje

oblast, je použita absolutní adresace. Pravidlo vyjádřené pomocí vzorce (funkce) umožňuje

vytvářet složité podmínky.

Společné akce

Po doplnění pravidel bychom se měli vždy podívat do dialogového okna Správce pravidel pod

míněného formátování, viz obrázek 4.19, a zkontrolovat, zda nemáme některá pravidla zby

tečná nebo si některá pravidla neodporují. V dialogovém okně jsou všechna pravidla použitá

v sešitě a můžeme je zobrazit. Oblast a list vybíráme v záhlaví dialogového okna. Každé pra

vidlo má u sebe oblast, na kterou je aplikováno. Tuto oblast lze dodatečně upravit – vymeze

ním jiné oblasti.


147Podrobná uživatelská příručka

Tip: Při úpravě pravidel v oblasti postačí umístit buňkový kurzor na jednu z buněk oblasti a vyvolat

dialogové okno Správce pravidel....

Vyhodnocování pravidel – správa priorit pravidel Všechna pravidla použitá v buňce (oblasti, tabulce) vidíme v dialogovém okně Správce pravidel.... Platí, že pravidlo uvedené v seznamu výše má vyšší prioritu než pravidlo uvedené níže. Nové pravidlo se vždy přidá na začátek seznamu a má tedy nejvyšší prioritu. Pomocí tlačítek se šipkami Nahoru a Dolů pravidla přesouváme a tak měníme jejich prioritu. U více pravidel jde o to, zda mezi nimi není konflikt: ■ Konfl ikt není, pravidla se doplňují. Například v jednom pravidle je buňka formátována

tučným písmem a ve druhém má červenou barvou. Budou použita obě pravidla. ■ Mezi pravidly je konfl ikt. Například jedno pravidlo nastaví písmo na červenou barvu a dru

hé na zelenou. Použije se pravidlo, které je v seznamu výše. Pokud je oblast buněk naformátována ručně, mají pravidla podmíněného formátování větší prioritu. Po odstranění pravidla se ruční formát zobrazí. Ruční formátování není uvedeno v dialogovém okně Správce pravidel... a není použito k určení priority. Konfliktní nejsou pravidla založená na datové čáře, barevné škále a sadě ikon. Platná jsou pravidla založená na datové čáře, sadě ikon a jiná pravidla. Nelze však současně použít pravidlo založené na barevné škále s pravidlem, které mění výplň – uplatní se pravidlo s vyšší prioritou. Úprava stávajícího pravidla Stávající pravidlo upravíme v dialogovém okně Správce pravidel..., viz obrázek 4.19, poklepáním ukazovátkem myši na pravidle nebo označením pravidla a stiskem tlačítka Upravit pravidlo. Upravovat lze pravidla vytvořená jak rychlým, tak rozšířeným formátováním. Stiskem tlačítka Použít se změna v pravidlech projeví v oblasti buněk a lze pokračovat v úpravě. Vymazání pravidel Vymazáním formátování v buňce vymažeme i podmíněné formátování. Jedno pravidlo vymažeme v dialogovém okně Správce pravidel... označením pravidla a stiskem tlačítka Odstranit pravidlo nebo klávesy Delete.

Obrázek 4.19 Dialogové okno pro práci s pravidly

Podmíněné formátování


148 Microsoft Office Excel 2007

Kapitola 4 – Rozšiřující techniky Stiskem tlačítka Podmíněné formátování a výběrem položky Vymazat pravidla se zobrazí příkazy: ■ Vymazat pravidla z vybraných buněk. Předpokladem je výběr buněk. Vymaže se podmí

něné formátování (všechna pravidla) a zůstane jen ručně nastavené formátování. ■ Vymazat pravidla z celého listu. Buňkový kurzor může být na libovolné buňce listu. Všech

na podmíněná formátování na listu budou vymazána. U tabulky (Excelu) zůstane zacho

vaný rychlý formát tabulky (styl). ■ Vymazat pravidla z této tabulky. Buňkový kurzor musí být v prostoru tabulky. U tabulky

(Excelu) zůstane zachovaný rychlý formát. ■ Vymazat pravidla z této kontingenční tabulky. Buňkový kurzor musí být v prostoru tabulky. Vyhledání buněk s podmíněným formátováním Buňkový kurzor umístíme na libovolnou buňku. Na kartě Domů ve skupině Úpravy stiskneme tlačítko Najít a vybrat a zadáme příkaz Podmíněné formátování. V případě, kdy požadujeme vyhledat buňky se stejným podmíněným formátováním, buňkový kurzor umístíme na buňku s hledaným formátováním. Na kartě Domů ve skupině Úpravy stiskneme tlačítko Najít a vybrat a zadáme příkaz Přejít na (bez šipky). V dialogovém okně označíme přepínače Podmíněné formáty – Stejné. Viz obrázek 4.20. Označením políčka Vše se vyberou všechny buňky s podmíněným formátováním. Různá hlediska použití podmíněného formátování Buňka obsahující text nepodléhá podmíněnému formátování. Odstraněním obsahu, klávesou Delete, se podmíněné formátování neodstraní.

Důležité: V pravidle se můžeme odkazovat na jiné buňky stejného listu, ale není možné se odkazovat

na buňky jiného listu ve stejném sešitu, ani použít externí odkaz na jiný sešit.

Zapíšeme-li novou hodnotu do buněk vpravo nebo pod podmíněně formátovanou oblast, přenesou



       
Knihkupectví Knihy.ABZ.cz - online prodej | ABZ Knihy, a.s.
ABZ knihy, a.s.
 
 
 

Knihy.ABZ.cz - knihkupectví online -  © 2004-2019 - ABZ ABZ knihy, a.s. TOPlist