E-kniha: Microsoft Office 2016 Podrobná uživatelská příručka – Ján Žitniak

Microsoft Office 2016

Podrobná uživatelská příručka

Vyšlo také v tištěné verzi

Objednat můžete na

www.computerpress.cz

www.albatrosmedia.cz

Ján Žitniak

Microsoft Office 2016 – e-kniha

Copyright © Albatros Media a. s., 2017

Všechna práva vyhrazena.

Žádná část této publikace nesmí být rozšiřována

bez písemného souhlasu majitelů práv.

Ján Žitniak

Microsoft Office 2016

Podrobná uživatelská příručka

Computer Press

Brno

2017

Microsoft Office 2016

Podrobná uživatelská příručka

Ján Žitniak

Obálka: Martin Sodomka

Odpovědný redaktor: Martin Herodek

Technický redaktor: Jiří Matoušek

Objednávky knih:

http://knihy.cpress.cz

www.albatrosmedia.cz

eshop@albatrosmedia.cz

bezplatná linka 800 555 513

ISBN tištěné verze 978-80-251-4891-4

ISBN e-knihy 978-80-251-4900-3 (1. zveřejnění, 2017)

Cena uvedená výrobcem představuje nezávaznou doporučenou spotřebitelskou cenu.

Vydalo nakladatelství Computer Press v Brně roku 2017 ve společnosti Albatros Media a. s. se sídlem

Na Pankráci 30, Praha 4. Číslo publikace 31 469.

© Albatros Media a. s., 2017. Všechna práva vyhrazena. Žádná část této publikace nesmí být

kopírována a rozmnožována za účelem rozšiřování v jakékoli formě či jakýmkoli způsobem

bez písemného souhlasu vydavatele.

1. vydání

3Podrobná uěivatelská příruůka

Obsah

Úvod 15

Verze Microsoft Office 15 Minimální požadavky na Microsoft Office 2016 17 Jak spustit jednotlivé programy Microsoft Office 18 Přihlášení 18

kapitola 1

Microsoft Word 21

Word po spuštění 22

Popis prostředí Microsoft Word 23

Panel nástrojů Rychlý přístup 24

Nový formát 26

Podpora formátů OpenDocument (ODT) 26

Převod dokumentu do nového formátu 26

Podpora PDF 27

Obnova neuložených souborů 27

Tvorba šablony 29

Digitální podpis 30

Integrace s blogovacími službami 32

Tisk a ukázka dokumentu před tiskem 32

Vlastnosti dokumentu 33

Zabezpečení dokumentu 34

Sdílení dokumentu 35 Karta Domů 37

Skupina Písmo 37

Skupina Odstavec 40

Skupina Styly 42

Skupina Úpravy 44

Skupina Schránka 48 Karta Vložení 50

Skupina Stránky 50

Skupina Tabulka 51

Skupina Ilustrace 57

Manipulace s obrázkem na kartě Formát 58

Vybrané manipulace s obrázkem po vyvolání místní nabídky 61 Microsoft Office 2016

Obsah

Přímá manipulace s obrázkem 63

Obrazce 64

Manipulace s obrazcem 64

Ikona 66

SmartArt 66

Práce se SmartArtem – organizační diagram 67

Manipulace s diagramem SmartArt 68

Graf 69

Manipulace s grafem 70

Skupina Doplňky 70

Skupina Multimédia 72

Manipulace s videem 72

Skupina Odkazy 72

Skupina Komentář 75

Skupina Záhlaví a zápatí 76

Manipulace s hlavičkou a patičkou 76

Číslování stran v dokumentu 79

Vkládání čísel stran od konkrétní strany 79

Rychlé části 82

Skupina Symboly 86 Karta Návrh 87

Skupina Formátování dokumentu 88

Skupina Pozadí stránky 88 Karta Rozložení 89

Skupina Vzhled stránky 89

Skupina Odstavec 93

Skupina Uspořádat 96 Karta Reference 96

Skupina Obsah 96

Skupina Poznámky pod čarou 98

Skupina Zdroje informací 100

Skupina Citace a bibliografie 101

Skupina Titulky 103

Skupina Rejstřík 104

Skupina Seznam citací 106 Karta Korespondence 107

Hromadná korespondence – 6 kroků k cíli 108 Karta Revize 116

Kontrola pravopisu 116

Sledování změn 119

Blokovat autory 126

Omezit úpravy 127 Karta Zobrazení 131

Skupina Zobrazení 131

Skupina Zobrazit 133

Skupina Lupa 133

Skupina Okno 134

Skupina Makra 135Podrobná uěivatelská příruůka

Obsah

Spuštění, úprava a odstranění makra 137

Ukládání a spuštění makra 138

Vytváření formuláře 139 Pomocník v Microsoft Wordu 142 Řeknete mi, co chcete udělat 143

Popis prostředí 143

kapitola 2

Microsoft Excel 145

Excel po spuštění 146

Popis prostředí Microsoft Excel 2016 147

Panel nástrojů Rychlý přístup 150

Nový formát 150

Podpora formátů OpenDocument Spreadsheet (ODS) 152

Převedení sešitu do nového formátu 152

Kompatibilita formátů 153

Podpora PDF 154

Obnova neuložených souborů 155

Tvorba šablony 156

Tisk a ukázka dokumentu před tiskem 156

Tisk velkých tabulek 158

Vlastnosti dokumentu 158

Zabezpečení sešitu 159

Sdílení sešitu 159

Seznámení se základními pojmy v Excelu 162 Formátování údajů 163

Formátování čísel 167

Formátování sloupců, řádků a listů 168

Kopírování údajů 168

Přemisťování údajů 169

Přilepení údajů 169

Přidání sloupce a řádku 170

Odstranění sloupce a řádku 170

Vložení, odstranění, přejmenování a změna barvy listu 170 Vložení hlavičky a patičky, číslování stran 171 Vkládání komentářů 172

Úprava/odstranění komentáře 173 Nastavení okrajů 173 Změna orientace strany 173 Změna velikosti strany 174 Vkládání údajů do pracovního listu 174

Vkládání číselných a textových údajů 174

Dynamické doplňování údajů 174

Vkládání jednoduchého vzorce 175

Vkládání funkce 177

Výpočty ve stavovém řádku 178 Microsoft Office 2016

Obsah

Absolutní odkaz v Excelu (fixace buňky) – práce s konstantou 178 Maticové vzorce 180 Vkládání složitějších funkcí 181 Matematické funkce 184

Funkce ZAOKROUHLIT (ROUND) 184

Funkce POWER (POWER) 184

Funkce ABS (ABS) 185

Funkce SUMIF (SUMIF) 186

Funkce AVERAGEIF (AVERAGEIF) 187

Funkce COUNTIF (COUNTIF) 188

Funkce SUMIFS (SUMIFS) 189

Funkce AVERAGEIFS (AVERAGEIFS) 190

Funkce COUNTIFS (COUNTIFS) 192

Funkce MAXIFS (MAXIFS) 193

Funkce MINIFS (MINIFS) 194

Funkce SUBTOTAL (SUBTOTAL) 196 Datové funkce 197

Přičítání a odečítání dnů od data 197

Odečítání mezi dvěma daty 198

Funkce DAYS (DAYS) 198

Funkce DATEDIF (DATEDIF) 199

Funkce NETWORKDAYS (NETWORKDAYS) 200

Funkce WORKDAY (WORKDAY) 201

Funkce DNES (TODAY) 202

Funkce NYNÍ (NOW) 203

Funkce DENTÝDNE (WEEKDAY) 204

Funkce DEN (DAY) 205

Funkce MĚSÍC (MONTH) 205

Funkce ROK (YEAR) 206

Funkce DATUMHODN (DATEVALUE) 207 Textové funkce 207

Funkce CONCAT (CONCAT) 207

Funkce TEXTJOIN (TEXTJOIN) 209

Funkce VELKÁ (UPPER) 210

Funkce VELKÁ2 (PROPER) 211

Funkce MALÁ (LOWER) 211

Funkce DÉLKA (LEN) 212

Funkce PROČISTIT (TRIM) 213

Funkce ZLEVA (LEFT) 213

Funkce ZPRAVA (RIGHT) 214

Funkce ČÁST (MID) 215

Funkce HODNOTA (VALUE) 216

Funkce HODNOTA.NA.TEXT (TEXT) 216

Funkce HLEDAT (SEARCH) 218 Logické funkce 219

Funkce KDYŽ (IF) 219

Funkce A (AND) 220

Funkce NEBO (OR) 221Podrobná uěivatelská příruůka

Obsah

Funkce NE (NOT) 222

Funkce IFS (IFS) 222

Funkce SWITCH (SWITCH) 224

Funkce IFERROR (IFERROR) 225 Vyhledávací funkce 226

Funkce SVYHLEDAT (VLOOKUP) 226

Funkce VVYHLEDAT (HLOOKUP) 228

Funkce POZVYHLEDAT (MATCH) 230

Funkce INDEX (INDEX) 231 Vnořování funkcí 233 Chyby ve vzorcích 234 Konverze vzorců na hodnoty 235 Zobrazení toku dat v listu 236 Kontrola chyb 237 Podmíněné formátování 238

Typy pravidel 239

Kontrola duplicitních záznamů 240

Prvních nebo posledních N položek 240

Podmíněné formátování na celé řádky 241

Chování pravidel 241

Odstraňování pravidel 242 Propojení dat na listech 242

Tip na rychlé sečtení 244

Jak použít hodnotu v dalším sešitě 244 Řazení údajů 246

Detailní řazení údajů 247

Řazení měsíců a dní 248 Filtrování údajů 248

Rozšířené filtrování 250

Interpretace kritérií 252

Odstranění rozšířeného filtru 252 Vyhledávání 252

Rozšířené vyhledávání 253

Nahrazení textu 254 Použití názvů ve vzorcích 254

Definování nového názvu 255

Správa názvů 256 Automatické vyplňování 256 Ověřování vstupních údajů 257

Odstranění ověřování dat 259

Ověřování už zadaných dat 259

Odstranění ověřování už zadaných dat 259

Omezení zápisu do buněk – ochrana listu 259

Ochrana sešitu 260

Sdílení sešitu mezi uživateli 261

Zrušení sdílení sešitu mezi uživateli 261 Microsoft Office 2016

Obsah

Sledování změn 261

Zrušení sledování změn 263 Slučování údajů 263

Slučování údajů s propojením 264 Naformátovaná tabulka 264 Co je graf 269

Popis grafu 270

Tvorba grafu 271

Karta Návrh 272

Karta Formát 274

Úprava a filtrování grafu pomocí tlačítek 275

Vlastní šablony grafu 275

Typy grafů 276

Sloupcové grafy 277

Spojnicové grafy 277

Výsečové grafy 278

Pruhové grafy 278

Plošné grafy 279

Grafy XY bodové 280

Burzovní grafy 280

Povrchové grafy 281

Prstencové grafy 282

Bublinové grafy 283

Paprskové grafy 284

Kombinovaný graf 285

Sekundární osa Y 285

Trendová čára 287

Chybové úsečky 288

Mapové grafy 289

Vícevrstvé prstencové grafy 289

Stromové mapy 290

Histogram 291

Paretův graf 292

Krabicový graf 293

Vodopádový graf 294

Trychtýřový graf 294

3D grafy 295

Interaktivní grafy 296

Tisk grafu 300

Minigrafy 301 Karta Návrh ve skupině Nástroje minigrafu 302

Vytvoření prognózy 303 Co je makro 305

Jak vytvořit makro 305

Nahrávání makra 305

Spuštění makra 306

Jak odstranit makro 307

Jak upravit makro 307Podrobná uěivatelská příruůka

Obsah

Nahrávání makra vs. programování – efektivita kódu 309

Tvorba vlastní funkce (function) 310

Doplnění pomocníka k uživatelským funkcím 312

Ukládání makra 312

Povolení makra 312

Relativní odkazy v záznamu makra 313

Globální ukládání maker – sešit osobních maker 313

Jak spustit globální makro 314

Umístění globálního souboru s makry 314

Jak smazat globální makro 315 Kontingenční tabulky 316

Jak vytvořit kontingenční tabulku 316

Seskupení dat 318

Aktualizace údajů v kontingenční tabulce 318

Změna funkce v kontingenční tabulce – součet na průměr, počet, maximum, minimum

a další 319

Zobrazení hodnot v kontingenční tabulce v podobě výpočtu 319

Doplnění dalšího pole do kontingenční tabulky – Počítané pole 320

Počítaná položka 321

Seznam všech počítaných polí a položek 322

Filtrování údajů 322

Vizuální filtrování dat – průřezy 322

Časová osa 323

Formátování průřezů a časové osy 323

Odstranění průřezů a časové osy 324 Kontingenční graf 324

Dashboard 325

Automatická aktualizace údajů v kontingenční tabulce 325

Slučování více zdrojových tabulek 327

Jak zobrazit nabídku Průvodce kontingenční tabulkou a grafem 328 Power Pivot 329

Instalace Power Pivotu 329

Power Query 329

Zdroje dat Power Query 331

Power View 331 Analýza dat prostřednictvím Power Pivotu 333

Import dat prostřednictvím Načíst a transformovat (Power Query) 333

Tvorba datového modelu 336

Výpočty v Power Pivot 338

Jazyk DAX 340

Kontingenční tabulka z Power Pivotu 343

Klíčový ukazatel výkonu (KPI) 345 Pomocník v Microsoft Excelu 347 Řeknete mi, co chcete udělat 348

Popis prostředí 348 Microsoft Office 2016

Obsah

kapitola 3

Microsoft Powerpoint 349

Prostředí Microsoft PowerPoint 350

Snímek prezentace 352

Rozložení snímku 352 Všeobecná doporučení pro tvorbu prezentací 353 Vkládání obsahu 354

Vkládání různého typu obsahu 354

Nový snímek 354

Tabulka 355

Obrázky 357

Online obrázky 358

Snímek obrazovky 358

Manipulace s obrázkem na kartě Formát 358

Vybrané manipulace s obrázkem příkazy z místní nabídky 361

Fotoalbum 362

Obrazce 363

Ikona 364

SmartArt 365

Graf 367

Doplňky 368

Náhled 369

Hypertextový odkaz 370

Akce 370

Komentář 371

Textové pole 371

Záhlaví a zápatí 371

WordArt 373

Datum a čas 373

Číslo snímku 373

Objekt 373

Rovnice 374

Symbol 374

Video 374

Audio 377

Nahrávání obrazovky 378

Karta Návrh 379

Karta Přechody 380

Karta Animace 381 Tvorba interaktivních testů 383

Interaktivní test 383

Karta Prezentace 385

Vyzkoušet časování 390

Karta Revize 391

Tisk prezentace 398

Export prezentace „na cestu“ 399

Exportovat jako video 399Podrobná uěivatelská příruůka

Obsah

Pomocník v Microsoft PowerPointu 400 Řeknete mi, co chcete udělat 401

Popis prostředí 401

kapitola 4

Microsoft Outlook 403

Spuštění a ukončení Outlooku 404

Okno aplikace Outlook 405

Práce s pásem karet 407

Panel nástrojů Rychlý přístup 407

Složky a seznam složek 409

Manipulace se složkami 410

Obsluha prostředí Outlooku 411

Místní nabídky 412

Bublinová nápověda 413

Správa aplikace – karta Soubor 413 Elektronická pošta 414

Několik pojmů úvodem 414

Vytvoření nového účtu pro práci s poštou 415

Sestavení a odeslání jednoduchého e-mailu 415

Příjem zprávy 417

Reakce na zprávu 419

Vytváření poštovních správ od A do Z 420

Tisk zásilek 428

Zpracování částí doručených zpráv 429

Přerozdělení zpráv do složek 431

Mazání zpráv 433

Vyhledávání zpráv 434

Nevyžádaná pošta 435

Nastavení elektronické pošty v Outlooku 437 Kalendář 438

Význam a možnosti kalendářů v aplikaci Outlook 438

Otevření a zobrazení kalendářů 439

Naplánování události 442

Upozornění na časový limit 443

Naplánování celodenní události 444

Vymazání události 445

Naplánování událostí, které se mají opakovat 445

Plánování schůzek 447

Pozvánka v poště zvané osoby 449

Sdílení kalendáře 450

Tisk kalendářů 452 Kontakty (Lidé) 452

Okno Kontakty (Lidé) 453

Vytvoření nového kontaktu 454

Úprava kontaktu 456

Vymazání kontaktu 456 Microsoft Office 2016

Obsah

Skupina kontaktů 456

Úprava skupiny kontaktů 458

Vymazání skupiny kontaktů 458

Vyhledání kontaktu 458

Tisk kontaktů 459 Úkoly 460

Okno pro plánování úkolů a jeho karty 461

Záznam nového úkolu 461

Detailní záznam nového úkolu 462

Splněný úkol 463

Vymazání úkolu 463

Upozornění na časový limit 463

Usnadnění orientace v úkolech přiřazením kategorií 463

Složky vlastních úkolů 464

Úkoly, které se pravidelně opakují 464

Ukončení opakování úkolu 465

Předání úkolu jinému řešiteli 465

Přehled v úkolech 466

Vyhledávaní v úkolech 467

Tisk přehledu a popisu úkolů 467 Deník 468 Pomocník v Microsoft Outlooku 469 Řeknete mi, co chcete udělat 470

Popis prostředí 470

kapitola 5

Microsoft OneNote 473

Spuštění a ukončení OneNote 474 Okno aplikace OneNote 474 Umístění poznámek 475 Poznámkový blok 476

Vytvoření poznámkového bloku 476

Uložení poznámkového bloku 477

Zavření poznámkového bloku 477

Přejmenování poznámkového bloku 478

Přepínání mezi poznámkovými bloky 478

Sdílení poznámkového bloku 479 Oddíl 481

Vytvoření oddílu 481

Vytvoření nové skupiny oddílu 481

Manipulace s oddíly 481 Stránka 482

Seznam stránek 483

Vytvoření stránky 483

Manipulace se stránkami 483

Vkládání textu 484Podrobná uěivatelská příruůka

Obsah

Karta Domů 484

Karta Vložení 485

Karta Kreslení 498

Karta Historie 500

Revize 502

Vyhledávání v obsahu 506

Karta Zobrazení 507

Tisk a náhled poznámek 508

Posílání poznámek do OneNote 509 Pomocník v Microsoft OneNote 511

Rychlé vyhledávání 511 Rychlé poznámky 512 Týmová spolupráce 512 Online verze OneNote.com 514

Rozdíly mezi online a offline verzí OneNote 515

OneNote Web Clipper 517 Verze pro mobilní zařízení 519

Rejstřík 521

15Podrobná uěivatelská příruůka

Úvod

Do rukou se vám dostává kniha zaměřená na Microsoft Office 2016. Neexistuje žádná společnost,

která by tento kancelářský balík nepoužívala nebo minimálně neznala. Texty, tabulky, prezentace

nebo e-maily – to vše se řeší prostřednictvím některého z programů sady Microsoft Office.

V knize se prakticky zaměříte na programy, jako jsou Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlo

ok a OneNote.

Word je profesionální textový editor na tvorbu a úpravu dokumentů od nejjednodušších dopisů přes

letáky až po odborné publikace. Word dokáže automaticky upravit vzhled dokumentu, vygenero

vat obsah (textu, obrázků, tabulek) nebo hromadně zpracovat velké množství pozvánek či obálek.

Excel je profesionální tabulkový kalkulátor určený nejen na jednoduché výpočty, zápis a evidenci

údajů – dnes v něm lze provádět podrobnou analýzu a report údajů, a to stále jednoduchým uži

vatelským způsobem.

Primárním cílem PowerPointu je tvorba profesionálních prezentací za účelem podat jednoduše

a rychle ty nejpodstatnější informace. Našel uplatnění nejen v sféře byznysu, ale používá se často

k tvorbě multimediálních učebnic a testů v pedagogickém prostředí.

Outlook je poštovní klient primárně určený na práci s e-maily. I když práce s e-maily tvoří základ

aplikace, v Outlooku můžete vést evidenci pracovních či osobních událostí, úkolů, kontaktů nebo

poznámek. Ty mohou být dále sdíleny, a tak mohou v rámci organizace přispět k efektivnější ko

munikaci.

OneNote se stal od verze Microsoft Windows 10 jeho standardní součástí. Poznámky ukládané

v digitální podobě lze rychle kategorizovat a sdílet mezi spolupracovníky. Zapsané informace lze

propojit s existujícím dokumentem, tabulkou nebo prezentací.

Publikace je psána srozumitelným jazykem, aby i náročnější funkce byly jasné pro méně zkušené

uživatele. Kniha se zaměřuje na nejužitečnější vlastnosti a možnosti balíku Microsoft Office. Vy

chází z mnohaletých praktických zkušeností autora jako lektora Microsoft Office.

Zároveň bych rád poděkoval své rodině, a to manželce Beatce, dětem Leušce a Alexovi, za trpě

livost a  vstřícnost při psaní knihy, a  také svým i  manželčiným rodičům. Stejný dík patří i  všem

mým posluchačům, kteří mi dávali na školení zpětnou vazbu a tak mě vždy posouvali vpřed. Vel

mi ocením i váš názor, který mi můžete zaslat na mou e-mailovou adresu jan.zitniak@gmail.com.

Verze Microsoft Office

Kancelářský balík Microsoft Office není z pohledu nabízených aplikací a používání jednotný. Při

jeho zakoupení musíte proto uvažovat, pro jakou cílovou skupinu bude určen. Existují verze pro

jednotlivce, domácnosti a  studenty a  také pro firmy a  vzdělávací organizace (studenti, učitelé).

Jednotlivé verze se odlišují nejen tím, jaké programy obsahují, technickou podporou, předplace

16 Microsoft Office 2016

Úvod

nými minutami v programu Skype a nabízenou kapacitou úložiště OneDrive, ale také dostupnou

funkcionalitou (například v případě Excelu není pro některé verze dostupný Power Pivot). Rozdíl

je i v tom, zda Office používáte na počítači s nainstalovanými Windows nebo na počítačích spo

lečnosti Apple (Office zde má jinak uspořádané příkazy).

Nejdůležitější změna je v tom, že kancelářský balík Microsoft Office je možné nainstalovat za jedno

rázový poplatek nebo ve formě předplatného (zde Microsoft používá název Office 365). Předplatné

zároveň nabízí více benefitů v podobě většího úložiště na OneDrive, vždy aktuální verze programů,

technické podpory nebo Skypu. Office 365 můžete zároveň nainstalovat na různá zařízení, jako jsou

počítače PC, počítače Mac, tablety a telefony se systémem Android, tablety iPad a telefony iPhone.

S předplatným Office 365 jsou k dispozici následující programy Microsoft Office: Word, Excel, Po

werPoint, OneNote, Outlook, Publisher a Access (Publisher a Access jen pro PC).

„ Word – textový editor na tvorbu a úpravu jednoduchých i odborných textů

„ Excel – tabulkový kalkulátor sloužící k efektivním a rychlým výpočtům, analýze a reportu údajů

„ PowerPoint – slouží pro tvorbu profesionálních prezentací a edukačních pomůcek pro učitele

„ OneNote – program určený na profesionální tvorbu a správu poznámek

„ Outlook – poštovní klient na práci s e-maily, ale i události v kalendáři, úkoly a kontakty

„ Publisher – nabízí snadnou tvorbu publikací (ale i vizitek, brožur, pohlednic apod.)

„ Access – je určený pro jednoduchou tvorbu a správu relačních databází s uživatelsky přívěti

vým ovládáním s možností tvorby formulářů a sestav

Bez předplatného získáte jen aplikace Word, Excel a PowerPoint, které můžete využívat pouze na jed

nom zařízení (PC nebo Mac). V případě aktualizace je potřeba zakoupit další verzi Microsoft Office.

Podrobné srovnání jednotlivých balíků Microsoft Office najdete na adrese https://products.office.

com/cs-cz/buy/compare-microsoft-office-products.

Obrázek Ú.1: Přehled verzí Office

17Podrobná uěivatelská příruůka

Úvod

Pokud máte zájem si Microsoft Office na určité období vyzkoušet (1 měsíc), i to je možné. Verzi

ke stažení a bližší informace najdete na https://products.office.com/cs-cz/try.

Minimální požadavky na

Microsoft Office 2016

Korektní běh Microsoft Office 2016 vyžaduje splnění minimálních hardwarových a softwarových

požadavků. Verze Microsoft Office 2016 pro domácnosti vyžaduje následující minimální nároky

(zdroj informací https://products.office.com/cs-cz/office-system-requirements):

SOUČÁST POŽADAVEK Počítač a procesor PC: Procesor x86 nebo x64 o frekvenci 1 GHz se sadou instrukcí SSE2

Mac: Procesor Intel Paměť PC: 2 GB RAM

Mac: 4 GB RAM Pevný disk PC: 3 GB volného místa na disku

Mac: 6 GB volného místa na disku. Formát pevného disku HFS+ (označovaný také jako

Mac OS Extended nebo HFS Plus) Displej PC: Obrazovka s rozlišením 1 024 × 768

Mac: Obrazovka s rozlišením 1 280 × 800 Grafika PC: Hardwarová akcelerace grafiky vyžaduje grafickou kartu s podporou DirectX 10. Operační systém PC: Windows 10, Windows 8.1, Windows 8, Windows 7 Service Pack 1, Windows Server

2016, Windows Server 2012 R2, Windows Server 2012 nebo Windows Server 2008 R2

Mac: Mac OS X 10.10 nebo novější

Nejlepší podmínky pro práci získáte používáním nejnovějších verzí operačních systémů. Prohlížeč Aktuální nebo bezprostředně předchozí verze Internet Exploreru nebo aktuální verze

prohlížeče Microsoft Edge, Safari, Chrome nebo Firefox Verze .NET PC: Vyžadována verze .NET 3.5. Některé funkce mohou vyžadovat také instalaci verze

.NET 4.0, 4.5 nebo 4.6 CLR. Ostatní Internetové funkce vyžadují připojení k internetu. Mohou být účtovány poplatky.

Vícedotykové funkce vyžadují zařízení s  dotykovým ovládáním. Všechny funkce je ale

vždy možné ovládat pomocí klávesnice, myši a ostatních standardních vstupních zaříze

ní nebo vstupních zařízení pro osoby se zdravotním postižením. Dotykové funkce jsou

optimalizované pro použití s Windows 10, Windows 8.1 nebo Windows 8.

Některé funkce produktu a  grafické prvky se mohou lišit v  závislosti na konfiguraci

systému. Některé funkce mohou vyžadovat dodatečný nebo pokročilý hardware nebo

připojení k serveru.

Účet Microsoft nebo účet Microsoft organizace Microsoft Office 2016 Úvod Jak spustit jednotlivé programy Microsoft Office Možností, jak spustit jednotlivé aplikace Microsoft Office v prostředí Microsoft Windows, je několik, například: „ Po spuštění počítače v prostředí Microsoft Windows přejděte do nabídky Start, kde v seznamu

vyhledejte příslušnou aplikaci. Klepnutím na označený program jej spustíte. „ V nabídce Start je možné i vyhledávat, stačí vypsat název aplikace. Seznam se přizpůsobí klí

čovému slovu. Pokud najde požadovanou aplikaci, spustíte ji jednoduchým klepnutím. „ Na hlavním panelu najdete odpovídající aplikaci a spustíte ji klepnutím. „ Na pracovní ploše najdete a poklepáním spustíte vybranou aplikaci. Přihlášení Plnohodnotné používání programů Microsoft Office a práce s uloženými soubory napříč několika zařízeními (počítač, mobil, tablet) vyžadují vytvoření uživatelského účtu a přihlášení se pod ním. V následujících krocích je popsáno, jak vytvořit účet Microsoft a přihlásit se do samotné aplikace Office. 1. Začněte tím, že navštívíte webovou stránku https://www.microsoft.com/cs-cz/Account/default.

aspx. Po přečtení úvodních informací klepněte na tlačítko Vytvořit účet.

Obrázek Ú.2: Vytvoření nového účtu Microsoft

19Podrobná uěivatelská příruůka

Úvod

2. V dalším kroku zadejte e-mailovou adresu a heslo, které musí mít minimálně 8 znaků a ob

sahovat minimálně dvě z následujících kritérií, a to velká a malá písmena, číslice a symboly.

Klepněte na tlačítko Další. 3. V dalším kroku použijte kód, který jste dostali na e-mail, a potvrďte klepnutím na Další.

Upozornění: V některých případech bude Microsoft požadovat přidání bezpečnostních údajů, proto

může požádat o zadání telefonního čísla a ověření prostřednictvím kódu, který okamžitě doručí ve

formě SMS.

4. Účet máte vytvořený. Následně vás přivítá stránka Microsoftu, na které se můžete odhlásit a pří

padně ji zavřít.

Obrázek Ú.3: Nově vytvořený účet Microsoft

5. Otevřete jakoukoliv aplikaci Microsoft Office a vpravo nahoře klepněte na Přihlaste se, abyste

využili všechny možnosti Office, 6. Uprostřed obrazovky se zobrazí přihlašovací okno, kde nejprve zadejte e-mail a v dalším kro

ku heslo.

20 Microsoft Office 2016

Úvod

Obrázek Ú.4: Přihlášení k účtu

7. Po přihlášení už napravo nahoře najdete uživatelské jméno, respektive zaregistrovaný e-mail.

Obdobně tuto informaci najdete i v samotné aplikaci.

Obrázek Ú.5: Úspěšné přihlášení v prostředí aplikace

1

Microsoft Word

V té to ka pi to le:

Word po spuštění

Karta Domů

Karta Vložení

Karta Návrh

Karta Rozložení

Karta Reference

Karta Korespondence

Karta Revize

Karta Zobrazení

Pomocník v Microsoft Wordu

Řeknete mi, co chcete udělat

22 Microsoft Office 2016

Kapitola 1 – Microsoft Word

Microsoft Word můžeme de facto považovat v  mnoha oblastech za standard při tvorbě, úpravě

a čtení dokumentů. Často se používá ve firemní, výukové i osobní sféře. Pomocí Wordu je možné

vytvářet jednoduché, ale i sofistikovanější dokumenty. Zároveň je vhodný nejen na individuální,

ale i týmovou spolupráci. Od verze Microsoft Word 2013 dokonce dokáže otevírat a upravovat do

kumenty PDF a v tomto formátu je i ukládat.

Word po spuštění

Po spuštění Wordu se vlevo zobrazí historie naposled otevřených souborů. Napravo máte k dis

pozici náhledy k jednotlivým šablonám společně s možností vytvořit prázdný dokument. Tím při

vytváření jakéhokoliv nového dokumentu začnete.

Existující šablony mají výhodu v tom, že nabízejí předpřipravený obsah, který jednoduše změníte

nebo doplníte. Pod každým náhledem vidíte odpovídající název, díky němuž volíte vhodný typ ša

blony (například Životopis, Hlavičkový papír, Obchodní leták, Svatební oznámení atd.).

Pokud vám žádná z existujících šablon nevyhovuje, můžete dodatečně vyhledat další, a to prostřed

nictvím pole Hledat šablony na internetu. Šablony jsou rozděleny do kategorií, například Sady

návrhů, Firma, Osobní, Průmysl, Událost, Karty, Dopisy.

Ty, které plánujete často využívat, můžete připnout (ale i zrušit připnutí), a to pomocí špendlíku

u šablony. Připnuté šablony zůstanou zobrazeny nastálo.

Obrázek 1.1: Nabídka šablon

Zajímavou možností, jak se naučit, co je nového ve verzi Word 2016, je získání několika jednodu

chých tipů na zjednodušení práce, a to pomocí šablony Vítá vás Word.

23Podrobná uěivatelská příruůka

Word po spuštění

Microsoft Word následně vytvoří nový dokument sestávající z názorných tipů, ve kterých jsou zmí

něny nejužitečnější novinky programu. Na konci dokumentu najdete odkaz na oficiální (a zároveň

bezplatnou) výuku Wordu (aktivujete stisknutím klávesy Ctrl a klepnutím levým tlačítkem myši).

Popis prostředí Microsoft Word

Základ grafického a uživatelského prostředí Microsoft Wordu 2016 tvoří pás karet (nebo anglicky

ribbon), který obsahuje příkazy (ikony) uspořádané do skupin. Dané uspořádání se nazývá Fluent

User Interface (Fluent UI) a stalo se standardem už ve verzi Microsoft Office 2007.

Obrázek 1.2: Pás karet ve Wordu

Každá karta na pásu karet má konkrétní a logický název reprezentující možnosti vyplývající z da

ného názvu: Domů, Vložení, Návrh, Rozložení, Reference, Korespondence, Revize a Zobrazení.

Při tvorbě a úpravě dokumentu využijete hlavně příkazy na kartě Domů.

Karty jsou v základní nabídce nastaveny v tomto rozložení, ale počet karet závisí na typu vložené

ho objektu (například tabulky nebo obrázku) a typu používaného zařízení, na kterém Microsoft

Office „běží“ (například zařízení s dotykovým displejem). Následně Word podle situace přidává

a odebírá karty – ty mají odpovídající název a obsahují relevantní příkazy (například u obrázku

máte k dispozici příkazy na úpravu obrázku, u tabulky příkazy na úpravu tabulky apod.). Uživatel,

pokud se mu to hodí, si může nastavit nebo vytvořit jemu vyhovující karty.

Úplně vlevo najdete „kartu“ Soubor, která představuje ekvivalent nabídky Soubor známé z jiných

programů. Po jejím zvolení najdete příkazy vztahující se k aktuálnímu dokumentu, vytvoření no

vého, respektive otevření/uložení dokumentu, tisk, export, sdílení, nastavení a  další relevantní

možnosti týkající se dokumentu, účtu přihlášeného uživatele a Wordu všeobecně. Od verze 2007

v Microsoft Office dostala karta Soubor pojmenování backstage. Microsoft Office 2016 Kapitola 1 – Microsoft Word

Poznámka: Pás karet odkryjete nebo skryjete poklepáním na kteroukoliv kartu, například Domů. Dal

ší možnosti najdete po klepnutí na tlačítko Možnosti zobrazení pásu karet (vpravo nahoře v záhlaví

okna).

Obrázek 1.3: Tlačítko Sbalit pás karet

Pokud na chvíli ponecháte kurzor myši nad některým příkazem, aktivuje se pomocník obsahující krátký popis společně s příslušnou klávesovou zkratkou (pokud existuje). Příkazy, které nabízejí více možností, mají vpravo umístěnou „šipečku“ (například na kartě Domů příkaz Podtržení nebo Najít). Příkazy jsou logicky seskupeny do jednotlivých skupin, které nesou odpovídající pojmenování. Některé skupiny obsahují napravo dole malou „šipku ve čtverečku“. Jedná se o tlačítko dialogu, které obsahuje další možnosti a nastavení, která nejsou přímo viditelná na pásu karet. Nad pásem karet najdete panel nástrojů Rychlý přístup, obsahující příkazy, které uživatel plánuje nejčastěji ve Wordu používat. Najdete zde předvolené příkazy jako Zpět, Znovu, v případě dotykového displeje i Režim dotyko­ vého ovládání / ovládání myší. Seznam příkazů na panelu Rychlý přístup můžete kdykoli rozšířit nebo omezit pomocí volby Další příkazy. Pod pásem karet najdete prázdnou stranu dokumentu, na kterou vkládáte samotný obsah (textový nebo grafický). Ať už naplníte jednu nebo více stran, v konečném důsledku vytváříte dokument. Dole vespod najdete stavový řádek, který nalevo zobrazuje informace o aktuální straně z celkového počtu všech stran dokumentu, o počtu slov a jazyku pravopisu. Vpravo přepínáte zobrazení dokumentu mezi režimem čtení, rozložením při tisku a webovým rozložením. Úplně vpravo najdete posuvník lupy, kterým přibližujete nebo oddalujete obsah dokumentu, aby byl pro uživatele dobře čitelný. Panel nástrojů Rychlý přístup Panel obsahuje příkazy rychlého přístupu, které máte k dispozici bez ohledu na to, na které kartě se aktuálně nacházíte. Ve výchozím nastavení najdete na panelu trojici standardních příkazů, a to Uložit, Zpět a Znovu, u zařízení s dotykovou obrazovkou i Režim dotykového ovládání / ovládá­ ní myší. Jak vyplývá z názvu, jedná se o činnosti, které běžně s dokumentem provádíte, a to o jeho ukládání, krok zpět, respektive opakování úprav v dokumentu. Další užitečné příkazy lze doplnit klepnutím na šipku s výběrem a poté volbou příslušného příkazu.

Poznámka: Doporučujeme přidat další užitečné příkazy, jako jsou například Nový, Rychlý tisk, Ná

hled a tisk.

25Podrobná uěivatelská příruůka

Word po spuštění

Obrázek 1.4: Panel nástrojů Rychlý přístup

Po klepnutí na Další příkazy se otevře okno Možnosti aplikace Word, kde úplně vpravo najdete

seznam už používaných nástrojů. Nalevo najdete seznam příkazů, které můžete prostřednictvím

tlačítka Přidat postupně umístit na panel.

Obrázek 1.5: Možnosti aplikace Word – přizpůsobení panelu nástrojů Rychlý přístup

26 Microsoft Office 2016

Kapitola 1 – Microsoft Word

Nový formát

Jedná se o nový formát souborů postavený na Office Open XML využívající kontejner ZIP. Sou

bory se ukládají s příponou DOCX pro Microsoft Word, XLSX pro Microsoft Excel a PPTX pro

Microsoft PowerPoint. Nový formát má až o 75 % menší velikost oproti stejnému souboru ulože

nému v předchozí verzi. Jeho výhodou je vyšší kompatibilita mezi aplikacemi různých výrobců,

bezpečnost a zpětná kompatibilita mezi budoucími verzemi Microsoft Office.

Podpora formátů OpenDocument (ODT)

Microsoft Office podporuje ukládání dokumentů do formátu OpenDocument Text (ODT). For

mát vychází z formátu ODF (OpenDocument Format), což je zkratka pro OASIS Open Document

Format for Office Applications. Jedná se o otevřený souborový formát určený k ukládání a výměně

dokumentů vytvořených kancelářskými aplikacemi různých výrobců. ODF zahrnuje textové doku

menty (například poznámky, knihy, dopisy a jiné), prezentace, tabulky, grafy a databáze. Standard

ODF vyvinulo sdružení OASIS a vychází ze staršího souborového formátu používaného aplikace

mi OpenOffice.org; více informací na http://cs.wikipedia.org/wiki/OpenDocument.

Převod dokumentu do nového formátu

V případě, že pracujete s dokumentem vytvořeným ve starší verzi Wordu, mohou být některé nové

funkce (například možnosti formátování obrázku) deaktivované. To, že pracujete se starším for

mátem souboru, poznáte v  názvu dokumentu v  záhlaví okna, kde je přidaná poznámka [režim

kompatibility].

Microsoft Word vám nabízí možnost konverze do nového formátu, a to prostřednictvím karty Sou­

b or. Zde se automaticky zobrazí kategorie Informace, která obsahuje příkaz Převést.

Obrázek 1.6: Převedení dokumentu do novějšího formátuPodrobná uěivatelská příruůka

Word po spuštění

Po jeho aktivování Word informuje o způsobu konverze. Po potvrzení pomocí tlačítka OK se dokument automaticky převede do nejnovějšího formátu dokumentu (v názvu v záhlaví okna zmizí text [režim kompatibility]) a dokument zůstane dále otevřený.

Poznámka: Jiný způsob konverze spočívá v uložení dokumentu ve formátu Dokument Word (DOCX).

V tomto případě zůstanou v počítači uložené oba soubory (převedený i původní se starým formátem). Podpora PDF Microsoft Word dokáže ukládat dokumenty ve formátu PDF s možností vytvoření záložek, zabezpečení heslem, ovlivňování kvality a podobně. Můžete se rozhodnout pro optimalizaci výsledného PDF pro publikování online a tisk (Standardní) nebo jen publikování online (Minimální velikost), což v daném případě znamená, že dojde ke značné degradaci kvality použitých obrázků. Další nastavení najdete po klepnutí na tlačítko Možnosti.

Obrázek 1.7: Publikování dokumentu ve formátu PDF

Z daných možností bychom neměli zapomenout na volbu Při vytváření záložek použít, jíž zabezpečíte vytvoření záložek, které lze využít jako obsah dokumentu, případně možnost Šifrovat doku­ ment heslem a tím ho zabezpečit proti neoprávněnému otevření nepověřenou osobou. Kromě ukládání dokáže Word dokumenty PDF otevřít a zároveň převést do editovatelné podoby (v případě, že v souboru nejsou nastavená bezpečnostní omezení). V počítači najděte uložené PDF, které otevřete například přes Soubor→Otevřít (stejně jako jakýkoliv jiný dokument). Před samotnou konverzí vás o postupu informuje Word informačním oknem. Obnova neuložených souborů Microsoft Word nabízí možnost vrátit se k neuložené verzi dokumentu. Funkcionalita přijde vhod v případě, že jste omylem hotový dokument neuložili. Word tuto možnost nabízí automaticky, raději se ale přesvědčte, že ji máte aktivní. Nejprve přejděte na kartu Soubor a vyberte Možnosti. V okně Možnosti aplikace Word klepněte vlevo na Uložit a napravo označte (zaškrtněte) možnost Při zavření bez uložení zachovat poslední automaticky uloženou verzi.

Poznámka: Aby funkce Při zavření bez uložení zachovat poslední automaticky uloženou verzi správ

ně fungovala, doporučujeme nastavit kratší čas v nabídce Ukládat informace pro automatické ob

novení po, například na 1 minutu.

28 Microsoft Office 2016

Kapitola 1 – Microsoft Word

Obrázek 1.8: Nastavení automatického ukládání

Po otevření poslední verze dokumentu se můžete „vrátit“ k jeho neuložené verzi přes Soubor→In­

formace, kde se napravo nachází Spravovat dokument. Dokument, který nebyl uložen, obsahuje

v této části čas (případně i datum) uložení společně s poznámkou (při zavření bez uložení).

Obrázek 1.9: Předchozí verze dokumentu

29Podrobná uěivatelská příruůka

Word po spuštění

Po klepnutí na tuto informaci dojde k otevření neuložené verze dokumentu, která se uživateli ihned

zobrazí. Následně ji může uložit nebo porovnat klepnutím na tlačítko Porovnat v notifikačním pa

nelu nacházejícím se pod pásem karet.

Word automaticky přerozdělí obsah dokumentu na několik podoken. Uprostřed vidíte nejnovější

verzi dokumentu (tedy tu, kterou jste neuložili). Nalevo se nachází seznam změn, které byly reali

zovány v neuložené verzi vůči poslední uložené verzi. Úplně vpravo najdete panel se dvěma částmi,

kde v horní se nachází neuložený a ve spodní části naposled uložený dokument. Jinými slovy se

jedná o funkci Porovnat, kterou najdete na kartě Revize. V dokumentu umístěném uprostřed (Po­

rovnaný dokument) vidíte barevně označené změny vůči originálnímu textu – ty můžete prostřed

nictvím karty Revize (případně pomocí místní nabídky, kterou zobrazíte klepnutím pravým tla

čítkem myši) přijmout nebo odmítnout. Více se dozvíte v podkapitole Karta Revize. Revidovaný

(porovnaný) dokument s odsouhlasenými změnami nakonec můžete uložit.

Obrázek 1.10: Výsledky porovnání dvou dokumentů

Tvorba šablony

Smyslem ukládání dokumentu jako šablony je vytvoření jakéhosi vzoru pro budoucí dokumen

ty. Můžete si takto předpřipravit obsah (například hlavičkový papír), který budete často používat.

V praxi se často stává, že uživatelé mají odložené vzorové dokumenty „bokem“, nechtěně ale při

jejich úpravě přepíší i ten původní.

Výhodou šablon je, že takovýto dokument už omylem nepřepíšete (pokud budete soubor ukládat

přes Soubor→Uložit, Word se vždy zeptá na název nového souboru).

30 Microsoft Office 2016

Kapitola 1 – Microsoft Word

Šablona se vytváří jednoduchým způsobem, a to uložením dokumentu jako šablony. Přejděte do

Soubor→Uložit jako, kde zvolte Procházet. Při ukládání zvolte typ souboru Šablona Word a mís

to, kam šablonu uložíte.

Obrázek 1.11: Uložení dokumentu jako šablony

Digitální podpis

Digitální podpis je elektronická značka zabezpečení, která zaručuje autorství a  integritu (celist

vost, neporušenost) dokumentu. Digitální podpis vydává na podnět žadatele certifikační autorita,

tj. společnost oprávněná vydávat elektronický podpis. Po instalaci elektronického podpisu uživatel

podpisuje otevřený dokument pomocí nabídky Soubor→Informace→Zamknout dokument, kde

vybere Přidat digitální podpis.

Po potvrzení vás Word vyzve k přidání podpisu. Zvolte Typ závazku, případně účel podepsání do

kumentu (Účel podepsání tohoto dokumentu). Můžete zobrazit detaily podpisujícího, případně

změnit podpisujícího uživatele prostřednictvím tlačítka Změnit.

Informaci ohledně podepsání dokumentu najdete v Soubor→Informace, případně po otevření do

kumentu napravo, kde můžete jako autoři dokumentu podpis odebrat.

31Podrobná uěivatelská příruůka

Word po spuštění

Obrázek 1.12: Přidání digitálního podpisu

Obrázek 1.13: Digitální podpis

32 Microsoft Office 2016

Kapitola 1 – Microsoft Word

Integrace s blogovacími službami

Text můžete zveřejnit na některé z blogovacích služeb, jako jsou služby SharePoint, WordPress, Telli

gent Community a další. Možnost sdílet aktuální dokument jako blog najdete přes nabídku Sou­

bor→Sdílet→Publikovat na blogu. Více o této tematice najdete na adrese https://support.office.com/

cs-cz/article/N%C3%A1pov%C4%9Bda-k-psan%C3%AD-blogu-ve-Wordu-3ad4ad8d-06a3-441d-

-99cd-c65e13a3433d?ui=cs-CZ&rs=cs-CZ&ad=CZ.

Obrázek 1.14: Publikování dokumentu přímo na blogu

Tisk a ukázka dokumentu před tiskem

Aktuální dokument můžete samozřejmě vytisknout, a  to přes nabídku Soubor→Tisk. Od verze

Microsoft Word 2010 je tisk spojen s ukázkou před tiskem. Napravo si všimněte ukázky před tis

kem, kterou podle potřeby přiblížíte nebo oddálíte pomocí posuvníku lupy vpravo dole. Nalevo od

posuvníku si všimněte pole reprezentujícího aktuální stránku z celkového počtu stran.

Mezi nabídkou karty Soubor a ukázkou najdete nastavení tisku. Jedná se (shora dolů) o následující

možnosti. Jako první najdete tlačítko Tisk, pomocí něhož dokument vytisknete. Napravo se nachá

zí počet kopií. V seznamu Tiskárna vyberte tiskárnu, na které chcete tisknout. V Nastavení nej

prve vybíráte, zda chcete tisknout celý dokument (Vytisknout všechny stránky), nebo označenou

část dokumentu (Vytisknout výběr), aktuální stránku (Vytisknout aktuální stránku) nebo zde

chcete definovat vlastní rozsah (Vlastní tisk) – v tomto případě zadejte pořadí stran, které chcete

tisknout, například: 1, 4, 6–8 apod.

Po výběru Informace o dokumentu Word vytiskne metainformace vztahující se k aktuálnímu do

kumentu, například název souboru, autora, umístění dokumentu, datum vytvoření a uložení do

kumentu, dobu úprav apod.

V případě označení Seznam revizí vytiskne přehledný seznam všech revizí vytvořených pomocí

sledování změn (Revize→Sledovat změny). Tisknout revize tiskne společně s dokumentem i re

vize umístěné během sledování změn.

33Podrobná uěivatelská příruůka

Word po spuštění

Obrázek 1.15: Nastavení tisku a jeho ukázka

V dokumentu také můžete tisknout liché a sudé stránky.

V běžných domácích podmínkách tisknete na tiskárně jednostranně, v podnikovém prostředí se

bude hodit oboustranný (duplexní) tisk. Kompletovat znamená, že pokud chcete vytisknout více

kopií jednoho dokumentu, může Word tisknout dvěma různými způsoby. U každé kopie lze tisk

nout stránky v daném pořadí (1, 2, 3, 1, 2, 3, 1, 2, 3) nebo vytisknout nejprve všechny první, potom

druhé atd. strany (1, 1, 1, 2, 2, 2, 3, 3, 3). Další možnosti, jako je orientace strany, velikost papíru

a okraje, najdete také na kartě Rozložení, viz podkapitolu Karta Rozložení. Poslední možnost ur

čuje, kolik stran se na list papíru bude tisknout.

Vlastnosti dokumentu

Každý dokument obsahuje informace o autorovi, posledním autorovi úprav v dokumentu, najdete

zde ale i statistiku vztahující se k velikosti, počtu stran, slov a celkové době úprav. Word si záro

veň ukládá informaci o datu (a času) vytvoření a posledních úprav v dokumentu, kdy byl naposled

vytištěn apod. Všechny tyto vlastnosti najdete v Soubor→Informace úplně napravo. Další údaje

můžete doplnit klepnutím na Vlastnosti, kde najdete další potřebné metainformace. Ty podle po

třeby můžete upravit nebo doplnit.

34 Microsoft Office 2016

Kapitola 1 – Microsoft Word

Obrázek 1.16: Informace o dokumentu

Zabezpečení dokumentu

Jednou z možností, jak chránit dokument při otevírání před neoprávněným čtením, je použití hes

la. Na kartě Soubor přejděte do Informace a vpravo zvolte Zamknout dokument→Zašifrovat po­

mocí hesla. Word vás vyzve k zadání a potvrzení hesla.

Upozornění: Microsoft Word při zadávání hesla rozlišuje velká a malá písmena. Nezapomeňte na to!

Obrázek 1.17: Zamknutí dokumentu pomocí heslaPodrobná uěivatelská příruůka

Word po spuštění

Soubor při otevření vyzve uživatele k zadání správného hesla.

Obrázek 1.18: Dotaz na heslo při otevření zabezpečeného dokumentu

Jak odstranit heslo ze zabezpečeného dokumentu Dokument, který je zabezpečený heslem, musíte otevřít (heslo musíte znát) a potom v Soubor→In­ formace vyhledejte informaci vztahující se k jeho zamknutí. Opět přejděte do Zamknout doku­ ment a zvolte Zašifrovat pomocí hesla. Heslo jednoduše vymažte – tím ho odstraníte. Sdílení dokumentu Dokument se při týmové spolupráci sdílí mezi jednotlivými uživateli. Na kartě Soubor přejděte do Sdílet→Sdílet s ostatními. Napravo zvolte opět Sdílet s ostatními. Word se vrátí zpět do dokumentu, kde vpravo najdete podokno Sdílet.

Tip: Příkaz Sdílet v podobě piktogramu postavy najdete

i úplně vpravo nahoře na pásu karet.

Upozornění: Dokument musí být uložen na serveru (One

Drive, SharePoint apod.), ke kterému mají přístup i ostat

ní uživatelé. V  poli Pozvat ostatní zadejte e-mailovou adresu spolupracovníka, dále nastavte možnosti úpravy dokumentu (nabídka Může upravit), případně prohlížení (Může zob­ razit). Pod e-mailovou adresou zadejte poznámku. Sdílený dokument v případě prohlížení pozvaným uživatelem nevyžaduje přihlášení (respektive účet na OneDrive nebo SharePointu). Sdílení potvrďte tlačítkem Sdílet. Pozvaný uživatel dostane e-mailovou zprávu s odkazem na příslušný dokument. Pokud se takovýto uživatel aktivně zapojí do úpravy dokumentu, Word vás o tom informuje ve formě piktogramu postavy v pravém horním rohu okna.

Obrázek 1.19: Sdílení dokumentu

36 Microsoft Office 2016

Kapitola 1 – Microsoft Word

V  dokumentu potom úpravy vidíte ve formě vlaječky

se jménem uživatele, který úpravy provedl.

Uživatele, které jste přidali, lze kdykoliv pomocí místní na

bídky (klepnutím pravého tlačítka myši) odebrat nebo jim

změnit práva úpravy, respektive čtení sdíleného dokumen

tu. Ve  stejném podokně jako samotné sdílení vidíte dole

oslovené uživatele.

Sdílené dokumentu odkazem

Další způsob sdílení dokumentu představuje sdílení pro

střednictvím vytvoření odkazu pomocí Získat odkaz ke

sdílení, který najdete dole v podokně Sdílet. Podle poža

dované situace vytváříte odkazy s možností úpravy (Odkaz

pro úpravy) nebo pouze čtení dokumentu (Odkaz jenom

pro zobrazení). Vytvořený odkaz zkopírujte a sdílejte vlo

žením do e-mailové zprávy.

Aktivita

Pro dokument, který máte uložený v  cloudu (například

na OneDrive nebo SharePointu), můžete zobrazit seznam

aktivit, které se nad ním realizovaly, čímž zároveň získáte

přístup k jeho starším verzím. K tomu použijete piktogram

Obrázek 1.20: Editace dokumentu více

uživateli současně

Obrázek 1.21: Sdílení dokumentu

vytvořením odkazu

Obrázek 1.22: Zobrazení aktivit

v dokumentu

37Podrobná uěivatelská příruůka

Karta Domů

hodin umístěný v okně Wordu vpravo nahoře. Word zobrazí napravo seznam všech aktivit, které v dokumentu byly provedeny. Zaslání dokumentu jako přílohy Také můžete aktuální dokument poslat jako přílohu. Po zvolení Poslat jako přílohu se můžete dále rozhodnout pro možnost Poslat kopii nebo Poslat PDF. V  prvním i  druhém případě se otevře Microsoft Outlook s nově vytvořenou zprávou, kde v příloze najdete přiložený dokument v původním formátu nebo ten samý ve formátu PDF. Karta Domů Jako v každém jiném programu balíku Microsoft Office se jedná o nejpoužívanější kartu. Obsahuje nejčastěji používané příkazy rozdělené do jednotlivých skupin. Skupina Písmo Nejčastěji bude uživatel používat skupinu Písmo a v ní jednotlivé příkazy hlavně na formátování písma. Máte k dispozici příkazy, se kterými by běžný uživatel neměl mít při používání problém; mezi nejpoužívanější patří změna typu písma, jeho velikost (Zvětšit písmo, Zmenšit písmo), případně změna řezu písma nebo jeho barvy.

Tip: Na označení textu kromě běžného tažení myši za současného držení jejího levého tlačítka může

te použít následující alternativy:

„„ Jedno slovo označíte poklepáním myší

„„ Odstavec označíte trojitým poklepáním na kterékoliv místo v odstavci

„„ Větu označíte klepnutím na libovolné její místo za současného držení klávesy Ctrl Mezi praktické příkazy zajisté patří i  příkaz Vymazat veškeré formátování, který odstraní nad označeným textem veškeré formátování, tj. nastaví implicitní velikost a typ písma. Text, který jste napsali velkými písmeny a měli jste v úmyslu zaznamenat jej malými písmeny (případně s velkými písmeny na začátku věty), změníte prostřednictvím příkazu Velká písmena.

Obrázek 1.23: Karta Domů

V případě, že potřebujete formátovat text pokročilejšími způsoby, máte k dispozici okno Písmo, které vyvoláte klepnutím na šipku vpravo dole ve skupině Písmo.

38 Microsoft Office 2016

Kapitola 1 – Microsoft Word

Obrázek 1.24: Zobrazení okna Písmo

V okně Písmo vidíte dvě karty, a to Písmo a Upřesnit. Na kartě Písmo najdete přibližně stejné pří

kazy jako ve skupině Písmo na kartě Domů. Výhodou této nabídky je, že vidíte okamžitý náhled

formátovaného textu. Karta Upřesnit nabízí komplexnější příkazy – užitečné by mohly být mezery

mezi znaky, které jsou implicitně nastaveny jako normální, můžete je ale změnit na rozšířené nebo

zúžené, případně je nastavit na určitý počet bodů (v kolonce O kolik).

Obrázek 1.25: Okno Písmo – karta PísmoPodrobná uěivatelská příruůka

Karta Domů

Dalším způsobem, jak formátovat text, je vyvolání minipanelu nástrojů samotným označením textu nebo pomocí pravého tlačítka myši.

Upozornění: Může se vám hodit nastavení konkrétního typu písma a jeho velikosti implicitně, a to

automaticky při vytváření nového dokumentu. Po vámi zvolených úpravách formátování v okně Písmo

potvrďte nastavení klepnutím na tlačítko Nastavit jako výchozí. Každý nový dokument bude vycházet

právě z těchto nastavení.

Obrázek 1.26: Minipanel s nástroji

Automatické opravy textu Automatické dokončování textu funguje způsobem nahrazení textu (například zkratky) jiným textem. Můžete si všimnout, že když uděláte překlep, například ve slově ketrý, Word automaticky dané slovo opraví (na který). Jedná se o  automatické opravy textu.