E-kniha: Microsoft Access 2013 Podrobná uživatelská příručka – Peter Belko

Peter Belko

Microsoft Access 2013

Podrobná uživatelská příručka

Computer Press

Brno

2014

Microsoft Access 2013

Podrobná uživatelská příručka

Peter Belko

Překlad: Martin Herodek

Obálka: Martin Sodomka

Odpovědný redaktor: Libor Pácl

Technický redaktor: Jiří Matoušek

Objednávky knih:

http://knihy.cpress.cz

www.albatrosmedia.cz

eshop@albatrosmedia.cz

bezplatná linka 800 555 513

ISBN 978-80-251-4125-0

Vydalo nakladatelství Computer Press v Brně roku 2014 ve společnosti Albatros Media a. s. se sídlem

Na Pankráci 30, Praha 4. Číslo publikace 18 253.

© Albatros Media a. s. Všechna práva vyhrazena. Žádná část této publikace nesmí být kopírována

a rozmnožována za účelem rozšiřování v jakékoli formě či jakýmkoli způsobem bez písemného

souhlasu vydavatele.

1. vydání

3Podrobná uživatelská příručka

Obsah

Obsah

Úvod 9

Poděkování 12

1

Základy práce s databází 13

Microsoft Access – úvodní teoretické informace 14

Co je Microsoft Access 14

Kdy je vhodné použít Access 14

Jednoduché vysvětlení, co je databáze 15

Možnosti databáze 16

Dva typy aplikací v Accessu 2013 16 Základní části databáze Microsoft Access 17

Tabulky 17

Dotazy 18

Formuláře 18

Sestavy 19

Makra 19

Moduly 19 Možnosti spuštění Microsoft Access 20

Spuštění z nabídky Start nebo Úvodní obrazovky Windows 8 20

Spuštění pomocí odkazů 20 Prostředí Accessu 2013 20

Vytvoření prázdné databáze 20

Vytvoření databáze ze šablony 21

Získání pomoci 29 Základní návrh jednoduché databáze 30

Určení typu databáze a jejího použití 31

Návrh tabulek 34

Datové typy 37

Vztahy mezi tabulkami 38

Návrh uživatelského rozhraní 39

Návrh tiskových výstupů 40 Otázky a odpovědi 41 Stručný souhrn 41

2

Tabulky 43

Vytvoření tabulky 44

Nová tabulka 44

Návrh tabulky 46

Seznamy služby SharePoint 48

4 Microsoft Access 2013

Obsah

Práce s tabulkou 53

Označení, otevření a zavření tabulky 53

Možnosti zobrazení tabulky 54

Přejmenování, kopírování a mazání tabulek 54 Zobrazení datového listu 55

Práce s poli tabulky 55

Vložení a název pole (sloupce) 56

Nastavení datového typu a vlastností 57

Odstranění pole 59

Práce se záznamy (řádky) 59

Přidání, změna a odstranění záznamu 59

Filtrování a řazení záznamů 60

Další možnosti filtrování záznamů 62

Vyhledávání a nahrazování údajů v záznamech 64

Formátování textu 65

Vlastnosti tabulky 66 Návrhové zobrazení tabulky 66

Vytvoření polí, datové typy a popis 67 Nejdůležitější vlastnosti polí 68

Velikost pole 68

Formát 69

Přesnost 69

Počet desetinných míst 69

Vstupní maska 69

Titulek 72

Výchozí hodnota 72

Ověřovací pravidlo 72

Ověřovací text 73

Povolit nulovou délku 73

Je nutno zadat 73

Indexovat 73

Vyhledávání 73 Přehled nejdůležitějších datových typů 76

Krátký text 76

Dlouhý text 76

Číslo 76

Datum a čas 76

Měna 77

Automatické číslo 77

Ano/Ne 77

Počítané pole 77 Další nastavení tabulky 77

Primární klíč 77

Indexy 78

Údajová makra 80 Relace mezi tabulkami 82

Vytvoření relace 82

Referenční integrita 85 Otázky a odpovědi 85 Stručný souhrn 87

5Podrobná uživatelská příručka

Obsah

3

Dotazy 89

Typy dotazů v Accessu 90

Výběrový dotaz 90

Vytvářecí dotaz 90

Přidávací dotaz 90

Aktualizační dotaz 91

Křížový dotaz 91

Odstraňovací dotaz 91

SQL dotazy 91 Vytvoření výběrového dotazu pomocí průvodce 91

Jednoduchý podrobný dotaz 91

Jednoduchý souhrnný dotaz 95

Vyhledání duplicitních údajů pomocí dotazu 97 Úprava a použití dotazu v návrhovém zobrazení 98

Spuštění dotazu 99

Zobrazení a odstranění tabulek a dotazů 99

Vztahy mezi tabulkami a dotazy 100

Přidání polí 102

Kritéria v dotazu 103

Řazení 108

Využití tvůrce dotazů při úpravě pole v tabulce 109 Výpočty a souhrny v dotazu 111

Vytvoření výpočtu 112

Tvůrce výrazů 113

Nejčastěji používané výpočty 114

Vytvoření souhrnu 122 Parametrické dotazy 124

Vytvoření parametrického dotazu 124

Nastavení parametrů dotazu 125 Křížový dotaz 126 Akční dotazy 129

Vytvoření a spuštění akčního dotazu 129

Vytvoření tabulky pomocí dotazu 130

Přidání údajů pomocí dotazu 132

Aktualizace údajů pomocí dotazu 135

Odstranění údajů pomocí dotazu 139 Sjednocení údajů pomocí příkazů jazyka SQL 140 Otázky a odpovědi 143 Stručný souhrn 144

4

Formuláře 147

Vytvoření formuláře 149

Jednoduchý formulář 150

Součásti formuláře 151

Rozdělený formulář 152

6 Microsoft Access 2013

Obsah

Více položek 153

Datový list 154

Prázdný formulář 154 Vytvoření formuláře pomocí průvodce 155

Práce s údaji na formuláři 159 Zobrazení rozložení a úpravy formuláře 160

Seznam vlastností 161

Návrh 162

Uspořádání 165

Formát 167 Návrhové zobrazení formuláře 169

Vytvoření formuláře v návrhovém zobrazení 169

Práce v návrhovém zobrazení 171

Ovládací prvky formuláře 172

Formátování a úprava formuláře 174 Nastavení, použití a vlastnosti ovládacích prvků 178

Textové pole 178

Změna textového pole na pole se seznamem 181

Průvodce rozevíracím seznamem 183

Obdélník, čára a popisek 186

Uzamknutí a zpřístupnění ovládacího prvku 189

Příkazové tlačítko 190

Zaškrtávací políčko 191

Podformulář 192 Formulář jako dialogové okno 194 Navigační formuláře 198 Otázky a odpovědi 200 Stručný souhrn 201

5

Sestavy 203

Použití a tisk sestavy 204

Zobrazení sestavy 205

Náhled před tiskem 206

Tisk sestavy 207 Vytvoření a úprava sestavy 208

Základní sestava 208

Průvodce sestavou 209

Zobrazení rozložení 222

Návrhové zobrazení sestavy 230

Návrh sestavy, prázdná sestava a podsestava 238 Vytvoření a úprava faktury k tisku pro zákazníky 243 Otázky a odpovědi 247 Stručný souhrn 249

7Podrobná uživatelská příručka

Obsah

6

Makra 251

Vytvoření a úprava jednoduchého makra 253

Okno se zprávou 254

Podmínka If ... Else If ... Else ... End If 255

Submakro a přesouvání akcí 256

Spustit Makro 257

Komentář 258

Spustit Příkaz Nabídky 259

Ukončit Access 260

Zobrazit Ukazatel Přesýpací Hodiny 260

Nastavit Varování 261 Použití vytvořeného makra 261

Spuštění v návrhovém zobrazení a testování 261

Spuštění z navigačního podokna 263

Spuštění při události ve formuláři/sestavě 263 Vytvoření vloženého makra Při kliknutí 274 Konvertování makra do jazyka VBA 275 Komplexní úlohy na procvičení 279

Vlastní ovládací formulář s makry 280

Přesouvání záznamů pomocí akčních dotazů a maker 289 Otázky a odpovědi 295 Stručný souhrn 297

7

Import a export 299

Možnosti importu a exportu 300 Import a propojení údajů 302

Import údajů z Excelu 302

Připojení kopií záznamů k tabulce 305

Odkaz a propojení na sešit Excel 305

Import a propojení údajů z jiné accessové databáze 307

Propojení tabulky z SQL serveru 309

Import údajů z textového souboru 311 Export údajů 313

Export do excelového sešitu 313

Export do textového souboru 315

Export do PDF 317

Export e-mailem 317

Export do Accessu 317

Exportování do hromadné korespondence Wordu 318

Další možnosti exportu 318 Uložení nastavení importu a exportu 318 Spolupráce se serverem SharePoint 320

Otevření a propojení údajů ze SharePointu v Accessu 321

Export tabulky na SharePoint on-line 325

Základní informace o vytvoření webové aplikace 326

8 Microsoft Access 2013

Obsah

Vytvoření vlastní jednoduché webové aplikace 331

Zveřejnění aplikace na SharePoint 345 Otázky a odpovědi 350 Stručný souhrn 352

8

Správa databáze 355

Navigační podokno 356

Možnosti zobrazení podokna 356

Vyhledávání 357

Závislosti objektů 357 Nastavení databázové aplikace 358

Název a ikona aplikace 360

Zobrazit formulář 360 Rozdělení databáze 360

Důvody rozdělení databáze 360

Rozdělení databáze 361

Správa propojených tabulek 362 Zabezpečení databáze 363

Zašifrování heslem 363

Možnosti distribuce databáze 364

Access RunTime na distribuci databáze 367

Důvěryhodné databáze a umístění 368 Předcházení problémům s databází 368

Komprimování a oprava databáze 369

Zálohování databáze 370

Uložení databáze 371

Dokumentace databáze 372

Analýza výkonu databáze a tabulek 373

Porovnání databází 375 Důležité novinky v Accessu 2013 377

Přechod z Accessu 2010 377

Přechod z Accessu 2007 378

Přechod z Accessu 2003 379 Otázky a odpovědi 379 Stručný souhrn 381 Použitá literatura 382 Rejstřík 383

9Podrobná uživatelská příručka

Úvod

Úvod

Publikace, kterou držíte v rukou, vám poslouží k získání vstupních znalostí do světa databá

zí. Databází, které si dokáže vytvořit i zkušený uživatel bez znalostí programování na svém

vlastním počítači. Access často začínají využívat uživatelé, kterým už nestačí na zpracování

údajů Excel. Vzhledem k tomu, že Access patří do rodiny kancelářského balíku Microsoft

Office, je takovýto přechod poměrně jednoduchý, pokud uživatelé znají základní postupy

při vytváření databází.

Tato publikace je napsána na příkladu jednoduché aplikace na zpracování faktur. Postupy

dokážete využít nejen u faktur, ale i u objednávek, rezervací, evidence zaměstnanců, sportov

ců, uchazečů o práci, záznamů o vypůjčených knihách, CD/DVD, soupisu majetku a dalších.

Princip je vždy velmi podobný. Stačí, pokud si faktury zaměníte za jiný subjekt a přizpůsobí

te návrh specifickým požadavkům v oblasti, pro kterou databázi vytváříte.

Pokud jste dosud s databázemi v Accessu nepracovali, doporučujeme, abyste knihu četli po

stupně, jelikož jednotlivé kapitoly na sebe navazují. Pokud vynecháte například první nebo

druhou kapitolu, nebudete moct začít s formuláři nebo sestavami. Na jejich vytvoření potře

bujete tabulky. Prvních šest kapitol postupně popisuje krok za krokem vytvoření databáze

na zpracování faktur. Poslední dvě jsou zaměřené na import/export údajů a správu databáze.

Pokud jste s accessovými databázemi už pracovali, některé popisované postupy, které jsou

vám známé, můžete vynechat, respektive si je projít jen stručně, abyste věděli, jak se vytvá

řená databáze postupně mění a přibývají v ní nové databázové objekty.

V úvodní kapitole jsou popsány základní informace o aplikaci Access, kdy ho použít, z jakých

objektů se skládá a jak ho spustit. Následuje popis prostředí aplikace, které se v porovnání

s předchozími verzemi příliš nezměnilo. Zásadní změna nastala při přechodu z verze 2003 na

novější, jelikož bylo uživatelské prostředí kompletně přepracováno. Ve stručnosti popisuje

me základní návrh databáze, který je vhodné u komplexnějších projektů načrtnout na papír

a až potom začít vytvářet databázi v Accessu. Co se týká návrhu databáze, kniha nemá takový

rozsah, abychom mohli popsat celou teorii databází. Proto pokud chcete poznat všechny teo

retické databázové detaily, je vhodné přečíst si vedle této publikace i speciální knihy a učeb

nice, které popisují detailně návrh databázové aplikace.

Druhá kapitola se věnuje nejdůležitějšímu databázovému objektu – tabulkám, bez kterých

není možné dále pracovat a vytvářet jiné databázové objekty. Popisujeme několik způsobů,

jak se dá tabulka vytvořit. Vycházíme z návrhu databáze Faktury, který je navržen v první

kapitole. Následuje popis práce s tabulkou a jejími záznamy, pokud byste ji chtěli využívat

na analyzování údajů bez vytvoření aplikace. V návrhovém zobrazení tabulky si přečtete, jak

upravit datový typ a vlastnosti pole. Tyto jsou důležité na správné uchování údajů. Následuje

přehled nejdůležitějších datových typů, jejichž vlastnosti uvádíme podle dostupné literatury

a technické specifikace Accessu. Vzhledem k tomu, že Access funguje trochu jinak než Ex

cel, jsou údaje rozdělené ve více normalizovaných tabulkách. Tyto je potřeba vzájemně spojit

pomocí primárního a cizího klíče. Tyto informace jsou popsány v závěru kapitoly.

Třetí kapitola popisuje použití dotazů. Jsou to objekty, které se vytvářejí z údajů v tabulkách.

Můžete tak spojit informace z více tabulek do jednoho dotazu, který je bude zobrazovat jako

10 Microsoft Access 2013

Úvod

jednu virtuální tabulku. Vymazáním objektu dotazu se nevymažou údaje v tabulkách, jelikož

dotaz je jen zobrazuje. Kromě spojení více informací do jednoho celku provádíte v dotazech

i výpočty. Můžete spočítat například celkovou cenu z množství a jednotkové ceny. Dotazy jsou

výběrové a akční. Výběrové mohou být podrobné a souhrnné. Akční zase manipulují s údaji

v tabulkách. Každý dotaz může obsahovat kritéria a parametry, pomocí kterých zpřesňujete

zobrazení výsledků. Dotazy vytváříte v návrhovém zobrazení dotazu. Využít můžete i přímý

zápis v jazyce SQL, jelikož každý dotaz ho využívá, i když ho u návrhového zobrazení nevidíte.

Doporučujeme vám podívat se na vytvořené dotazy i v zobrazení SQL, abyste tyto informace

mohli využít při přechodu na SQL server, pokud vám už Access nebude stačit.

Čtvrtá kapitola se věnuje formulářům, které slouží k vytvoření uživatelského prostředí pro

koncové uživatele. Koncový uživatel se záznamy pracuje přes formuláře, nikoliv tabulky/

dotazy. Formuláře vytváříte z tabulek/dotazů a můžete je upravit tak, aby jejich použití bylo

efektivní a co nejjednodušší. Vytváříte je pomocí průvodce, v zobrazení rozložení a v návr

hovém zobrazení. Mohou obsahovat i podformuláře a takto zobrazujete údaje z více tabulek

na jednom místě. Koncový uživatel bude vidět fakturu jako celek a nemusí se zabývat tím, že

údaje jsou rozděleny ve více tabulkách a výpočty jsou realizovány v dotazech. Formuláře mů

žete kromě práce s údaji využít jako dialogová okna, kdy nejsou navázaná na žádnou tabul

ku/dotaz. Stejně je můžete použít na vytvoření hlavního navigačního formuláře, ze kterého

uživatelé otevírají ostatní objekty.

V páté kapitole najdete popis sestav, které jsou potřeba na vytvoření tiskových výstupů. Fak

turu pro odběratele vytisknete jako sestavu, až když ji vytvoříte ve formuláři. Kromě tisku je

můžete použít na zobrazení údajů, které jsou různě seskupené a seřazené. Jejich vytvoření je

podobné jako u formulářů – pomocí průvodce, v návrhovém zobrazení a z prázdné sestavy.

Hlavní rozdíl je v tom, že v sestavě nemůžete měnit údaje, jelikož jsou jen ke čtení. U sestav je

důležité zohlednit limitující faktor – velikost papíru, na který se sestava bude tisknout. Proto

je potřeba návrhu věnovat dostatečnou pozornost a ovládací prvky rozmístit tak, aby zobra

zovaly všechny potřebné údaje na šířku papíru.

Šestá kapitola popisuje použití maker, která přidávají do aplikace logiku ovládání. Na formu

láře můžete přidat příkazová tlačítka, která budou otevírat jiné formuláře nebo sestavy. Při

vhodném nastavení můžete zabezpečit, že se z formuláře faktury tlačítkem otevře sestava,

která zobrazuje jen tu konkrétní fakturu a ne všechny. Projdete si, jak vypadá návrhové zob

razení makra, jak přidat akce a parametry pro akci. Vytvořená makra se spouštějí z událostí

na formulářích/sestavách a podíváte se na stručný popis těch nejdůležitějších událostí. Ostatní

si můžete vyzkoušet postupně, když budete vytvářet další databáze. Často se stává, že někte

ré události používáte velmi často a některé události nepoužijete nikdy. Od maker je to už jen

kousek k programování v jazyce Visual Basic for Applications (VBA). Abyste pochopili jeho

základy, je možné makra konvertovat do VBA a tak si prohlédnout strukturu kódu. Detailní

znalosti je vhodné nastudovat z knihy, která se věnuje programování ve VBA. V závěrečné

části kapitoly je popis vytvoření jednoduchého přepínacího formuláře s makry a popis archi

vace starých záznamů pomocí akčních dotazů, které jsou spouštěny makrem.

Sedmá kapitola už není přímo navázaná na databázi Faktury, kterou jste postupně vytvářeli

pomocí postupů v předchozích kapitolách. Věnuje se importu a exportu údajů z jiných zdrojů.

Pomocí nástrojů na import můžete do vlastní databáze přidat údaje z jiných aplikací. Přímo

11Podrobná uživatelská příručka

Úvod

jsou dostupné nástroje na import z Excelu, webu, textového souboru, Accessu, ODBC – SQL serveru, SharePointu a dalších. Podobně můžete z vaší databáze exportovat údaje do jiného formátu. Postupy využijete i tehdy, pokud nevytváříte databázovou aplikaci, jen potřebujete Access využít ke zpracování a analýze údajů z jiných aplikací. Některé typy propojených údajů jsou jen k zobrazení, některé můžete měnit na obou místech a synchronizují se obousměrně. Access je výrazně navázaný i na SharePoint, který máte ve své infrastruktuře nebo jej využíváte prostřednictvím služby Office 365. Můžete zobrazovat a používat údaje ze SharePoint seznamů bez toho, abyste museli vždy otevírat internetový prohlížeč a zobrazovat web SharePoint. Kromě propojení seznamů je v Accessu velmi zajímavá novinka, která umožňuje vytvářet webové aplikace. Ty mohou uživatelé využívat i bez toho, aby měli Access. Stačí jim jen webový prohlížeč a přístup na SharePoint. V závěrečné části kapitoly je popis, jak vytvořit jednoduchou webovou aplikaci na SharePointu ve službě Office 365. Poslední kapitola se věnuje správě databáze, kde si přečtete, jak rozdělit databázi na front-end a back-end. Toto poslouží k bezproblémové úpravě uživatelského prostředí bez ovlivnění uživatelů a údajů, které už jsou v databázi. Přečtete si i možnosti, jak opravit a komprimovat databázi, pokud by se dostala do nestabilního stavu a její velikost by byla neúměrná zadaným údajům. Důležité je databázi průběžně zálohovat, abyste ji v případě havárie mohli obnovit. Pro kritické situace je dobré vytvořit i dokumentaci databáze, pomocí které ji můžete zrekonstruovat. Po vytvoření tabulek a zadání několika testovacích údajů je vhodné využít i nástroje na analýzu databáze a tabulek. Takto můžete hned na začátku vytváření databáze vyřešit problémy s tabulkami, které nejsou navrženy v souladu s normalizací. V úplném závěru je stručný seznam novinek podle toho, z jaké verze Accessu přecházíte na tuto verzi. Ke knize jsou k dispozici vzorové soubory databáze Faktury ve verzích postupně, jak vznikala. Uložené jsou ve složkách podle jednotlivých kapitol. Název každého souboru je doplněn kvůli přehlednosti pořadovým číslem (Faktury2, Faktury3, ...). Proto si ve svém počítači můžete soubor přejmenovat odstraněním pořadového čísla, abyste měli název databázového souboru v souladu s textem v popisovaných postupech, kde ho uvádíme bez pořadového čísla. Ideální stav je, pokud budete pracovat s jedním souborem od začátku a postupně mu budete přidávat podle popsaných postupů nové objekty a vytvoříte i vlastní objekty podle potřeby, abyste si procvičili získané znalosti. Přiložené soubory v takovémto případě využijete jen jako pomůcku ke kontrole, zda postupujete správně. Kromě databázových souborů najdete v některých složkách i testovací soubory na import/propojení údajů s Accessem nebo na porovnání databází. Vzorové soubory jsou dostupné na adrese http://knihy.cpress.cz/K2103. Po stažení je uložte do složky C:Access 2013, jelikož vytvořená propojení z postupů v kapitolách 7 a 8 jsou nastavena na tuto složku. Pokud je uložíte do jiné, nebudou fungovat soubory z předposlední a poslední kapitoly, dokud nepoužijete správce propojených tabulek. Soubory jsou vždy ve stavu podle všech postupů jako na konci kapitoly.

Poznámka: Databáze Faktury, kterou budete postupně vytvářet ze vzorového příkladu, obsahuje tes

tovací náhodně vygenerované údaje o fi ktivních zákaznících, jako i starší údaje z různých ceníků IT

produktů, jejichž ceny nejsou v žádném případě aktuální a slouží jen k cvičným a testovacím účelům

při práci s databází. Podobnost údajů z databáze Faktury se skutečnými je náhodná.

12 Microsoft Access 2013

Úvod

Zpracování velkého množství údajů a informací se postupně stane důležitou úlohou informač

ních pracovníků a ne vždy se to podaří provést v Excelu. Proto věříme, že vám tato publikace

pomůže při řešení zpracování databázových údajů, které buď postupně do databáze zadáte

tak, jak budou vznikat, nebo je importujete z jiných zdrojů. Zkušený uživatel může vytvořit

jednoduchou aplikaci s uživatelským prostředím pro koncové uživatele, kteří následně budou

s údaji pracovat. Po zvládnutí postupů z této publikace můžete přejít ke studiu programová

ní ve VBA nebo začít postupně poznávat práci s údaji na SQL Serveru. Důležité je všechny

postupy z knihy prakticky zkoušet a vytvářet různé nové databáze, jelikož potřebnou zruč

nost získáte praktickým používáním. Tato publikace vám pomůže zorientovat se v používání

aplikace Microsoft Access 2013.

Poděkování

Na tomto místě bych chtěl poděkovat rodině a kamarádům, kteří mi drželi palce a podporo

vali mě během psaní knihy. Děkuji i kolegům z firmy exe, spol. s r. o., a čtenářům mého blo

gu za občasné náměty a připomínky z jejich praxe. Podobně přispěli náměty i účastníci mých

školení a konzultací ve firmách. Za projevenou důvěru, nabídku napsat tuto knihu a cenné

rady během psaní děkuji panu Liborovi Páclovi z vydavatelství Computer Press, jako i pře

kladateli Martinovi Herodkovi.

Speciálně bych chtěl poděkovat Filipovi Mazánovi za cenné připomínky, tipy a rady v data

bázové teorii.

Peter Belko

V té to ka pi to le:

Microsoft Access – úvodní teoretické informace

Základní části databáze Microsoft Access

Možnosti spuštění Microsoft Access

Prostředí Accessu 2013

Základní návrh jednoduché databáze

Otázky a odpovědi

Stručný souhrn

1

Základy práce

s databází

14 Microsoft Access 2013

Kapitola 1 – Základy práce s databází

Microsoft Access – úvodní

teoretické informace

Co je Microsoft Access

Access 2013 je desktopová relační databázová aplikace, která je součástí sady Office Profes

sional. Využívá se k vytváření jednoduchých databázových aplikací, které se používají buď na

jednom počítači samostatně, nebo v síti na více počítačích, kde může s daty pracovat součas

ně více uživatelů. Kromě vytváření databázových aplikací poslouží i k uchovávání množství

údajů a jejich analýze pomocí množství vestavěných funkcí. Uživatelé technologie SharePoint

mohou Access použít k vytváření webových aplikací stejně jako i analyzování dat uložených

na SharePointu. Kromě SharePointu je možné napojení na údaje v dalších zdrojích, jako je

SQL server, Excel, jiná databáze Access, textový, HTML nebo XML soubor a několik dalších.

Access mohou využít i uživatelé pouze se základními znalostmi databází, jelikož obsahuje

hodně zajímavých předpřipravených šablon databází. Tyto mohou uživatelé upravit podle

potřeby. Na úpravu databázových objektů je k dispozici množství přehledných průvodců, po

mocí nichž je tvorba a úprava databáze poměrně jednoduchá a není nutné znát programovací

jazyky. Koncoví uživatelé vytvořené databáze nepotřebují Access ovládat, stačí, pokud umí

používat počítač, a v prostředí vlastní databáze se zorientují po krátkém zaškolení. Koncoví

uživatelé pracují s údaji, nikoliv s konfigurací nebo úpravou databázových objektů.

Kdy je vhodné použít Access

Access využijete vždy, když potřebujete uchovávat množství údajů, mezi kterými jsou růz

né souvislosti, a Excel už na to nestačí kvůli přehlednosti a ne zrovna vhodné týmové práci

po síti. Hodí se i v případech, kdy je údajů více, než má Excel dostupných řádků. Můžete sa

mozřejmě využít nástroj PowerPivot, který v Excelu poskytuje více řádků, než je 1 048 576,

Access ale umožňuje jednodušší tvorbu uživatelského prostředí databáze a tiskových sestav.

Disponuje množstvím průvodců a vizuálních návrhářů.

Access je tedy vhodné použít vždy, když potřebujete uchovávat různé údaje, mezi kterými

existují závislosti. Například potřebujete uchovávat seznam zákazníků, jejich objednávek

a objednaného zboží, jako i samotný seznam zboží, které nabízíte. Následně potřebujete,

aby s těmito údaji efektivně pracovali uživatelé, kteří nejsou databázovými specialisty. Kro

mě uchovávání údajů je mohou uživatelé různě filtrovat a vytvářet pohledy na ně podle růz

ných obchodních kritérií.

Využijí ho i personální manažeři a společnosti, které evidují údaje o uchazečích o práci. Tyto

údaje potom mohou analyzovat a vyhledávat tak vhodné pracovníky podle přesných kritérií

znalostí na pracovní pozici.

Access je také vhodný na práci s propojenými údaji z SQL serveru nebo SharePointu. Tyto údaje

můžete nejčastěji filtrovat a analyzovat podle různých obchodních a podnikových požadavků.

V kombinaci se SharePointem je dostupná i poměrně jednoduchá tvorba webových aplikací.

15Podrobná uživatelská příručka

Microsoft Access – úvodní teoretické informace

Access poslouží i vývojářům, kteří připravují databázové aplikace pro své zákazníky přesně

podle jejich požadavků nebo připravují databáze, které následně předávají jako samostatné

aplikace.

Domácí uživatelé ho využijí k vytvoření adresáře kontaktů, správy domácích účtů nebo se

znamu knih/CD/DVD a jejich výpůjček kamarádům či známým spolu s termíny zapůjčení.

Následně je možné údaje analyzovat a zjistit, který titul je mezi kamarády nejžádanější.

Využití databázové aplikace je poměrně rozsáhlé a stačí jen zvolit vhodný nápad a návrh, kte

rý potom transformujete do konkrétní aplikace, která pomůže dosažení obchodních a pod

nikových cílů.

Jednoduché vysvětlení, co je databáze

Při práci s počítačem se setkáváte také nepřímo s databázemi, jsou to například kontakty ulo

žené v tabulce nebo dokumentu, který můžete považovat za jednoduchou databázi kontaktů.

Podobně můžete zapisovat do tabulky údaje o telefonátech jednotlivým kontaktům. Ty bu

dou zase jednoduchou databází historie komunikace. Má to však jednu nevýhodu. Po čase se

údaje rozšíří natolik, že spravovat závislosti mezi historií a kontakty bude značně problema

tické a neefektivní. Jednoduché úlohy se komplikují a čas na jejich dokončení se prodlužuje.

Proto je vhodné sáhnout po relační databázi, která údaje v tabulkách spojuje, a práce s údaji

je tak jednodušší a rychlejší.

Aby databáze správně fungovala, je potřeba věnovat jejímu návrhu dostatečnou pozornost.

Důležité je připravit tabulky tak, aby splňovaly požadavky normalizace, redukovaly se nad

bytečné (redundatní) údaje a předcházelo se anomáliím při vkládání, aktualizaci a mazání zá

znamů. To znamená, že například údaje o zákaznících a jejich objednávkách zboží by v jediné

tabulce způsobovaly redundantní údaje o zákazníkovi. Je zbytečné, aby u každého objednané

ho zboží byly uvedeny všechny kontaktní údaje zákazníka. Vyvarovat se toho můžete tak, že

rozdělíte údaje o zákaznících a objednávkách do více tabulek a tyto budou propojené pomocí

identifikačního čísla – primárního klíče v jedné tabulce a pomocí cizího klíče v druhé tabulce.

Postup normalizace tabulek popisuje pět normálních forem (NF). Každá klade na tabulku ur

čité požadavky, které musí být splněny. Pokud chcete mít tabulku v 2NF, musí být tato v 1NF.

Podobně to platí i pro 3NF, kdy tabulka musí být v 2NF a samozřejmě i v 1NF. Tabulky v data

bázi obsahují pole (sloupce) a záznamy (řádky). V polích jsou uvedeny konkrétní údaje, jako

je například jméno, příjmení, adresa, telefon apod. Celý řádek tak tvoří záznam o zákazní

kovi. V objednávkách potom stačí přidat jen identifikační číslo zákazníka, na základě něhož

se identifikuje záznam z tabulky zákazníků. Celé propojení se realizuje primárním klíčem

v tabulce zákazníků a cizím klíčem v tabulce objednávek.

Teorii relačních databází se věnuje samostatná kniha (například Vytváříme relační databázové

aplikace od R. M. Riordan), my v této kapitole podle uvedené dostupné literatury uvádíme jen

základní vysvětlení a nejdůležitější pojmy z terminologie relačních databází:

 Relace – informace o jednotlivém subjektu, například objednávky, zákazníci, školy a stu

denti. Relace je obyčejně v systému relační databáze uložená jako tabulka. Podrobněji

16 Microsoft Access 2013

Kapitola 1 – Základy práce s databází

je tento pojem rozepsán na straně 9 v knize Vytváříme relační databázové aplikace, jelikož

v Accessu má i význam vztahu mezi tabulkami.  Atribut – konkrétní informace o subjektu, například kontaktní údaje zákazníka. Atribut

je v tabulce uložen jako sloupec (pole).  Vztah – způsob, jak jsou informace z jedné relace napojené na informace z jiné relace.

Tyto mohou nabývat několika typů, například jeden zákazník má více objednávek a tehdy

je vztah 1:N. V případě, že by zákazník mohl objednat jen jedinkrát, jednalo by se o vztah

1:1. Pokud by však zákazník objednával od více dodavatelů a dodavatelé by přijímali ob

jednávky od více zákazníků, jednalo by se o vztah M:N. Tento vztah se v relačních data

bázích musí upravit pomocí prostředníka tak, aby mezi nimi vznikly vztahy 1:N.  Spojení – způsob, jak jsou údaje konkrétně propojené mezi dvěma tabulkami. Například

v objednávkách je identifikační číslo zákazníka, kterým se rozlišuje, komu patří daná ob

jednávka. Spojení je možné zrealizovat jen se stejným datovým typem, tj. číslo s číslem,

nikoliv však číslo s textem. Možnosti databáze Kniha J. L. Viescase Mistrovství v Microsoft Access uvádí, že relační databázový systém poskytuje plnou kontrolu nad definováním údajů, prací s údaji a jejich řízením.  Definování údajů – v databázích definujete, jaké údaje budete ukládat, jejich datové typy

a jaké vztahy budou mezi údaji. Můžete také definovat, jak budou údaje formátovány

a případně ověřovány, abyste se vyvarovali zadávání nesprávných údajů.  Manipulování s údaji – s uloženými údaji můžete dále pracovat tak, že je filtrujete, řadíte

nebo vybíráte jen některá pole k zobrazení. Kromě toho můžete údaje vzájemně spojovat

a zobrazovat tak údaje z více tabulek. Databázový systém umožňuje údaje aktualizovat, od

straňovat, přidávat a přesouvat, dokonce i vytvořit novou tabulku se zkopírovanými údaji.  Řízení dat – v databázových systémech určujete, kdo může vidět konkrétní údaje, kdo je

může upravovat nebo přidávat. Také určujete, jak se bude pracovat s údaji při používání

více uživateli. Dva typy aplikací v Accessu 2013 Access 2013 umožňuje vytvářet dva typy databází: souborové aplikace a webové aplikace. Souborové se vytvářejí a používají stejně jako v předchozích verzích Accessu, tj. vytvoříte tabulky, dotazy, formuláře a další databázové objekty. Databázi spouštíte z lokálního souboru. U webových aplikací potřebujete server SharePoint, na kterém se databáze publikuje. Používá se přes webový prohlížeč a koncoví uživatelé nepotřebují Access ve svých počítačích. Takováto databáze se vytváří v grafickém editoru, a proto na jednoduché aplikace není nutné znát programovací techniky.

17Podrobná uživatelská příručka

Základní části databáze Microsoft Access

Obrázek 1.1: Výběr šablon z úvodní obrazovky – vlastní webová aplikace a prázdná databáze

Základní části databáze Microsoft

Access

Databázový systém Access se skládá z několika typů objektů. Tyto se ukládají pod konkrét

ními názvy a jsou dostupné v navigačním podokně na levé straně aplikace.

Tabulky

Nejdůležitější částí databáze jsou tabulky. Tyto uchovávají údaje, s kterými se dále pracuje v ji

ných objektech. Při návrhu databáze je důležité správně navrhnout tabulky a následně vzta

hy mezi nimi. Pokud se v této fázi něco zanedbá, další úprava a změny mohou být poměrně

náročné. Tabulky je vhodné vytvořit tak, aby splňovaly normální formy.

V každé tabulce je potřeba zvolit i vhodné datové typy. To znamená, že tam, kde budete ucho

vávat čísla, která budou součástí výpočtů, zvolíte číselný datový typ. Kde budou finanční úda

je, zvolíte typ měna, u textů zase textový typ a délku textu a podobně postupujete i u jiných

typů údajů.

V databázových tabulkách se standardně nedělají výpočty jako v Excelu, i když Access 2013

dokáže základní výpočet provést při použití nového datového typu Počítané pole. Výpočty se

provádí v dalších objektech – dotazech, formulářích a sestavách. Také je možné implemen

tovat ověřování zadávaných údajů, aby tyto byly uživateli zadávány správně. Například při

zadání prodejní ceny je možné nastavit ověřování jen na kladná čísla.

18 Microsoft Access 2013

Kapitola 1 – Základy práce s databází

Obrázek 1.2: Seznam tabulek v databázi zobrazený v navigačním podokně

Dotazy

Dotazy se používají k zobrazení údajů z jedné nebo více tabulek, případně jiných dotazů.

Umožňují vybrat k zobrazení jen některá pole, uspořádat je v jiném pořadí, než jsou v tabulce,

a přidat různá kritéria na zobrazení údajů. Například můžete přidat kritérium na zobrazení

jen žen nebo jen mužů v tabulce pracovníků.

Kromě kritérií se v dotazech realizují i výpočty. Pokud potřebujete v tabulce objednávky vy

počítat celkovou cenu za počet kusů zboží a jednotkové ceny, provedete to v dotazu. Také se

dají realizovat i souhrnné dotazy, které spočítají například sumu celé objednávky. Kromě vý

běrových dotazů jsou v Accessu i akční dotazy, které přidávají údaje do tabulky, aktualizují

je a odstraňují. Akčním dotazem je možné vytvořit i tabulku. Existuje i křížový, sjednocova

cí, předávající a definiční dotaz. Většinu dotazů můžete vytvořit pomocí průvodců a upra

vit v návrhovém zobrazení. Poslední tři jmenované se vytvářejí přímo psaním SQL příkazů.

Obrázek 1.3: Seznam výběrových a akčních dotazů v databázi zobrazený v navigačním podokně

Formuláře

Formuláře jsou určeny na práci s údaji a tvoří uživatelské rozhraní databázové aplikace.

S formuláři přicházejí do styku pracovníci s informacemi. Jsou založené na údajích z tabulek

a dotazů. Mohou též obsahovat výpočty. Existují i formuláře bez údajů, ty se používají hlav

ně k vytvoření navigačního systému v databázi, aby koncový uživatel mohl s aplikací efek

tivně pracovat.

Na výběr je několik způsobů vytvoření formuláře a také několik typů různých formulářů,

jako je například jednoduchý formulář, rozdělený, datový list apod. U navigačních formulářů

19Podrobná uživatelská příručka

Základní části databáze Microsoft Access

jsou dostupné například vodorovné karty, svislé karty, víceúrovňové apod. Na kartách jsou

tlačítka, která slouží k otevírání formulářů s údaji.

Obrázek 1.4: Seznam formulářů v databázi zobrazený v navigačním podokně

Sestavy

Sestavy se nejčastěji používají na tiskové výstupy údajů z tabulek nebo dotazů. Využijete je

samozřejmě i k prohlížení údajů na obrazovce. Do sestav není možné přidávat údaje jako do

formulářů. Vytvoříte je průvodcem nebo v návrhovém zobrazení. Stejně jako formuláře, i se

stavy mohou obsahovat vložené sestavy, a zobrazovat tak údaje z propojených tabulek. Při

formátování je vhodné dodržet rozmístění a velikost jednotlivých polí tak, aby se vešla na

běžnou velikost kancelářského papíru.

Obrázek 1.5: Seznam sestav v databázi zobrazený v navigačním podokně

Makra

K automatizování některých úloh, ale i nastavování parametrů použijete makra. Ta umožňují

například na základě podmínky nastavit hodnotu některého ovládacího prvku, případně ho

skrýt/zobrazit nebo pracovat s objekty. Pomocí makra můžete také otevírat a spouštět jiné

databázové objekty. Podobně se dají automatizovat i úlohy se záznamy. V podokně úloh Ka

talog akcí jsou dostupné akce maker přehledně rozdělené do skupin.

Moduly

Moduly se používají na vytváření programového kódu jazyka Visual Basic pro aplikace (VBA),

kterým taktéž automatizujete úlohy. V tomto případě je potřeba už ovládat programovací

techniky. Využít můžete i možnost Konvertovat makra do jazyka Visual Basic. Tématu pro

gramování pomocí VBA v Accessu se věnují samostatné knihy (například Access VBA Výuko

vý průvodce od R. Shepherda).

20 Microsoft Access 2013

Kapitola 1 – Základy práce s databází

Obrázek 1.6: Seznam maker a modulů v databázi zobrazený po filtrování v navigačním podokně

Možnosti spuštění Microsoft Access Spuštění z nabídky Start nebo Úvodní obrazovky Windows 8 Ve Windows 7 spustíte Access klepnutím na tlačítko Start, po kterém můžete začít psát název programu a on se zobrazí v horní části nabídky. Následně ho spustíte stisknutím klávesy Enter nebo klepnutím myší. Využít můžete i zobrazení programové skupiny Microsoft Office 2013, ve které následně klepnutím spustíte Access. Podobně ho spustíte i ve Windows 8, kde na Úvodní obrazovce začněte psát Access a po jeho vyhledání ho spustíte klávesou Enter či klepnutím myší. Spuštění pomocí odkazů Pokud používáte Access často, můžete si vytvořit odkaz, který může být na pracovní ploše nebo na hlavním panelu Windows. Ve Windows 7 klepněte v nabídce Start pravým tlačítkem myši na Access 2013 a z místní nabídky vyberte Připnout na hlavní panel. Odkaz na ploše vytvoříte též pravým tlačítkem myši, z místní nabídky vyberte Odeslat  Plocha (vytvořit zástupce). Podobným způsobem postupujete i ve Windows 8 na Úvodní obrazovce. Prostředí Accessu 2013 Po spuštění Accessu se zobrazí úvodní obrazovka, která obsahuje několik šablon databází. Vlevo je seznam naposledy použitých databází, ze kterého můžete přímo některou používanou databázi otevřít. Vytvoření prázdné databáze Úplně novou vlastní databázi vytvoříte výběrem šablony Prázdná databáze z úvodní obrazovky po spuštění Accessu.

1. Spusťte Access a z Úvodní obrazovky vyberte klepnutím šablonu Prázdná databáze.

2. V zobrazeném okně zadejte název souboru databáze Prvni_databaze a vyberte umístění,

například Moje dokumenty.

21Podrobná uživatelská příručka

Prostředí Accessu 2013

Obrázek 1.7: Dialogové okno vytvoření nové prázdné databáze

3. Klepněte na tlačítko Vytvořit, které zobrazí prostředí Accessu s otevřenou novou prázd

nou tabulkou s názvem Tabulka1. Tuto byste následně upravili a vytvořili i další objekty

podle návrhu databáze. Postup bude popsán v další části.

4. Ukončete Access zavřením jeho okna.

Obrázek 1.8: Zobrazení prostředí Accessu po vytvoření nové prázdné databáze

Vytvoření databáze ze šablony

V horní části úvodní obrazovky je možné vyhledávat šablony i z webu, pokud zadáte vhod

né klíčové slovo. Můžete využít i navrhovaná klíčová slova, která jsou dostupná pod řádkem

vyhledávání. Výsledky nejsou jen pro Access, ale i pro jiné aplikace Office. Ty jsou uvedeny

v dolní části zobrazení Backstage. Z výsledků vyhledávání se vrátíte na úvodní obrazovku

klepnutím na šipku vlevo nahoře.

1. Spusťte Access a na Úvodní obrazovce vyberte šablonu Kontakty. Pozor, dostupné jsou

dvě šablony kontaktů, jedna jako webová aplikace a druhá jako lokální. Vyberte lokální,

jejíž ikona má v pozadí dokument bez schématu zeměkoule.

2. V zobrazeném okně zadejte název Moje kontakty a vyberte umístění, kam se databáze

uloží (například Moje dokumenty). Klepněte na Vytvořit.

22 Microsoft Access 2013

Kapitola 1 – Základy práce s databází

Obrázek 1.9: Šablony lokální a webové aplikace na úvodní

obrazovce po vyhledávání na základě klíčového slova

3. Po zobrazení krátkého průběhu stahování se zobrazí formulář kontaktů a v horní části žlutý

panel hlášení UPOZORNĚNÍ ZABEZPEČENÍ Bylo zakázáno spouštění určitého aktivního

obsahu. Kliknutím získáte další podrobnosti. Klepněte na něj. V zobrazení Backstage se

zobrazí informace Upozornění zabezpečení, že makra VBA byla zakázána.

4. Klepněte na tlačítko Povolit obsah  Upřesnit možnosti.

Obrázek 1.10: Po prvním spuštění databáze ze šablony se zobrazuje Upozornění

zabezpečení a přes kartu Soubor můžete zobrazit i Výstrahu zabezpečení

23Podrobná uživatelská příručka

Prostředí Accessu 2013

5. V zobrazeném okně zvolte Povolit obsah pro tuto relaci a klepněte na OK. Tímto povolí

te aktivní obsah jen pro toto jedno spuštění databáze. Po zavření a opětovném spuštění

se hlášení zobrazí znovu.

6. Ponechejte databázi otevřenou.

Tip: Pokud klepnete na panelu hlášení na tlačítko Povolit obsah, toto způsobí, že databáze se stane

důvěryhodnou a při opětovném spuštění se už nebude hlášení zobrazovat. Toto byste měli provést

jen u databází, kterým důvěřujete, že pocházejí z bezpečného zdroje. V případě, že chcete zrušit dů

věryhodnost databáze, je potřeba v nastavení centra důvěryhodnosti změnit všechny důvěryhodné

dokumenty na nedůvěryhodné. Pozor, toto změní všechny databáze, jelikož není možné ze seznamu

vybrat jen některé. Popis prostředí aplikace a orientace v něm Access je součástí balíku Microsoft Office, a proto je i jeho prostředí podobné jiným aplikacím z této sady. Uživatel se v něm rychle zorientuje a může vytvářet databáze. Pás karet a panel nástrojů Rychlý přístup Jako všechny aplikace Office od verze 2007 má i Access pás karet s nástroji, který obsahuje všechny důležité příkazy. Některé položky jsou dostupné až při práci s konkrétním objektem na tzv. kontextových kartách. Hlavní karty jsou Domů, Vytvoření, Externí data, Databázové nástroje. Na kartě Domů je důležitý příkaz na změnu zobrazení objektu, který přepíná z normálního zobrazení na návrhové a další podle typu objektu, s kterým právě pracujete. Dále jsou k dispozici nástroje schránky, filtrování, práce s údaji, vyhledávání a formátování.

Obrázek 1.11: Karta Domů s možnostmi změny zobrazení formuláře v otevřené databázi Moje kontakty

Karta Vytvoření je důležitá pro každého, kdo vytváří a upravuje databázi. K dispozici jsou příkazy na vytvoření tabulek, dotazů, formulářů, sestav, maker a modulů.

24 Microsoft Access 2013

Kapitola 1 – Základy práce s databází

Obrázek 1.12: Karta Vytvoření s příkazy na vytvoření databázových objektů a součástí aplikace

Externí data se používají hlavně k importu a exportu údajů v různých podporovaných for

mátech. Využijí to hlavně pracovníci s informacemi, kteří potřebují údaje dále zpracovávat.

Obrázek 1.13: Karta Externí data obsahuje příkazy na import, propojení a export údajů v různých formátech

Databázové nástroje obsahují příkazy na kompresi a opravu databáze, rozdělení databáze,

analýzu a práci s relacemi.

25Podrobná uživatelská příručka

Prostředí Accessu 2013

Obrázek 1.14: Karta Databázové nástroje nabízí příkazy na vytvoření relací, rozdělení databáze a další

K rychlému přístupu k některým příkazům můžete využít panelu nástrojů Rychlý přístup.

Na tento panel přidáváte příkazy přes místní nabídku, která se zobrazí klepnutím pravého

tlačítka myši, volbou Přidat na panel nástrojů Rychlý přístup. Další možností, jak na panel

přidat nástroje, jsou možnosti aplikace.

1. V otevřené databázi Moje kontakty se zobrazeným formulářem Seznam kontaktů klep

něte na pásu karet na kartu Domů a vyhledejte příkaz Aktualizovat vše.

2. Na příkaz klepněte pravým tlačítkem myši a z místní nabídky zvolte Přidat na panel ná

strojů Rychlý přístup. Tlačítko se přidá na panel Rychlý přístup do horní části vlevo.

3. Klepněte na rozevírací šipku na panelu Rychlý přístup a ze seznamu přidejte příkaz Náhled.

4. Klepnutím pravým tlačítkem myši na přidané tlačítko Aktualizovat vše a volbou Odebrat

z panelu Rychlý přístup tlačítko odeberte.

5. Ponechejte databázi otevřenou.

Obrázek 1.15: Přidání příkazů na panel nástrojů Rychlý přístup ze seznamu

26 Microsoft Access 2013

Kapitola 1 – Základy práce s databází

Úprava pásu karet

Podobně jako panel nástrojů Rychlý přístup můžete upravovat i pás karet a vytvářet karty

vlastní.

1. V otevřené databázi Moje kontakty klepněte na Soubor  Možnosti  Přizpůsobit pás

karet. 2. V levém seznamu jsou dostupné příkazy, které vybíráte podle oblastí v horní části v roze

víracím seznamu. V pravém seznamu jsou příkazy na jednotlivých kartách. Karty můžete

skrýt a měnit jejich pořadí. 3. Klepněte na poslední kartu v seznamu a potom v dolní části na tlačítko Nová karta, které

přidá novou kartu a skupinu. 4. Klepněte na novou kartu a poté na tlačítko Přejmenovat. V zobrazeném okně zadejte ná

zev Faktury. 5. Klepněte na novou skupinu a poté na tlačítko Přejmenovat. V zobrazeném okně zadejte

název Přijaté a klepněte na OK. 6. Ze seznamu vlevo z oblíbených příkazů přidejte klepnutím Najít a změny potvrďte

tlačítkem OK. Zobrazí se okno, že změny se zobrazí až po opětovném spuštění databáze,

kterou zavřete a znovu spusťte. Pokud jste nepovolili aktivní obsah v žlutém panelu hláše

ní, povolte jej. Zobrazí se nový pás karet. Stejně přidáte na vlastní pás karet i další příkazy.

Obrázek 1.16: Úprava pásu karet v okně možností s vytvořenou novou kartou a přidaným příkazem

27Podrobná uživatelská příručka

Prostředí Accessu 2013

7. Vlastní karty odstraníte přes Soubor  Možnosti  Přizpůsobit pás karet. Klepněte v se

znamu na vlastní kartu Faktury pravým tlačítkem myši a zvolte Odebrat. Karta se odebe

re, okno možností zavřete klepnutím na tlačítko OK.

8. Ponechejte databázi otevřenou.

Navigační podokno Navigační podokno vlevo je velmi důležitá část uživatelského prostředí Accessu. Obsahuje jednotlivé objekty, s kterými pracujete při vytváření databáze. Každý vytvořený databázový objekt se v podokně zobrazí, můžete ho vymazat, přejmenovat nebo kopírovat. Navigační podokno se může zobrazovat různými způsoby a poskytuje i vyhledávání objektů. Pokud ho přímo v otevřené databázi Moje kontakty nevidíte, klepněte na dvojitou šipku vlevo nahoře, která ho zobrazí.

1. Prohlédněte si, jak jsou objekty v databázi seskupeny.

2. Klepněte v horní části na rozevírací šipku a vyberte Typ objektu. Objekty se seskupí po

dle typu – tabulky se seskupí, formuláře se seskupí atd.

3. Vyzkoušejte si i další zobrazení. Často používané zobrazení je podle objektu, ale používejte

to, které vám nejlépe vyhovuje.

4. Pokud máte hodně objektů, můžete použít i vyhledávání postupným zadáváním názvu.

5. Další nastavení navigačního podokna změníte přes místní nabídku pravého tlačítka myši

přímo v podokně. Můžete měnit zobrazení seznamu, podrobností nebo ikon stejně jako

způsob řazení.

6. Klepněte v místní nabídce na volbu Možnosti navigace a v zobrazeném okně si prohlédněte

možnosti seskupení. To můžete změnit nebo vytvořit další. Kromě toho jsou k dispozici

položky na zobrazení skrytých a systémových objektů. Ty potřebujete v určitých specifi c

kých případech, například při vytváření vlastního pásu karet pro aplikaci.

7. Tlačítkem Zrušit zavřete možnosti navigace a ponechejte databázi otevřenou.

Obrázek 1.17: Podokno navigace a nastavení jeho možností zobrazení

28 Microsoft Access 2013

Kapitola 1 – Základy práce s databází

Tip: V případě, že se navigační podokno nezobrazí vůbec, respektive nechcete, aby se zobrazovalo,

můžete to změnit přes Soubor  Možnosti  Aktuální databáze  Navigace  Zobrazit navigační

podokno.

Soubor a zobrazení Backstage Ve verzi Office 2010 byla představena karta Soubor, která zobrazuje Backstage. Toto zobrazení obsahuje důležité příkazy na práci s aplikací jako celkem. Můžete vidět informace o databázi, otevírat existující databáze příkazem Otevřít, vytvářet nové, ukládat databáze v různých formátech, ukládat jednotlivé označené objekty, tisknout, zavřít databázi nebo přistupovat k možnostem aplikace. Novinkou je Účet Microsoft, pomocí něhož máte přímo z aplikací Office jednoduchý přístup ke svému on-line úložnému prostoru na SkyDrive nebo na podnikovém SharePointu, případně na SharePointu online přes Office 365.

1. V databázi Moje kontakty klepněte na Soubor  Otevřít a prozkoumejte dostupné

možnosti. Jsou k dispozici naposledy používané databáze, možnosti otevřít ze SkyDrive

nebo z lokálního počítače. Také můžete přidat nové místo.

2. Část Vytisknout obsahuje Rychlý tisk, Tisk a Náhled.

3. Prozkoumejte i ostatní části zobrazení Backstage.

4. Klepnutím na šipku vlevo se vrátíte do prostředí databáze. Ponechejte databázi otevřenou.

Obrázek 1.18: Účet Microsoft k přímému přístupu k online úložnému prostoru SkyDrive

nebo SharePoint, vpravo nahoře zobrazuje i jednoduché grafické pozadí

29Podrobná uživatelská příručka

Prostředí Accessu 2013

Karty nebo okna objektů Uživatelé starších verzí Accessu znají zobrazování jednotlivých databázových objektů v samostatných oknech. Verze 2013/2010 zobrazuje objekty na kartách v horní části obrazovky. V případě, že budete potřebovat ve vlastní databázi zobrazovat objekty v oknech, postupujte v databázi Moje kontakty následovně:

1. Klepněte na Soubor  Možnosti  Aktuální databáze a vyhledejte část Možnosti okna

dokumentu.

2. Klepněte na položku Překrývající se okna a potvrďte tlačítkem OK.

3. Zobrazí se informace, že se zadaná možnost zobrazí až po novém spuštění aplikace, kte

rou zavřete a otevřete.

4. Jednotlivé objekty se budou zobrazovat v samostatných oknech, ale jen v této konkrétní

databázi.

5. Původní nastavení vrátíte stejným postupem, jen vyberete položku Dokumenty s karta

mi. Ponechejte Access spuštěný.

Obrázek 1.19: Zobrazení objektů v samostatných oknech místo

karet nastavíte v okně Možnosti aplikace Access

Získání pomoci Access je robustní klientský databázový systém, který obsahuje množství funkcí a nastavení. Tyto jsou zdokumentovány v pomocníkovi aplikace a na webových stránkách podpory Office. Pokud potřebujete získat pomoc s určitými funkcemi a nastaveními, které často nepoužíváte, vyvoláte pomocníka klávesou F1 nebo klepnutím na tlačítko s otazníkem v pravé horní části aplikace. Zobrazí se okno pomocníka, které obsahuje témata a možnosti vyhledávání. Standardně je zapnutý pomocník online. V horní části pomocníka u jeho názvu jej můžete změnit na offline,

30 Microsoft Access 2013

Kapitola 1 – Základy práce s databází

který použije jen lokální informace dodané s instalací Office. V okně pomocníka se pohybu

jete podobně jako na webové stránce, šipkami vlevo a vpravo a tlačítkem domů.

Obrázek 1.20: Okno Nápověda pro Access umožňuje vyhledávat informace lokálně nebo z online zdrojů

Základní návrh jednoduché

databáze

Při práci s údaji jste se pravděpodobně už setkali s určitou formou databáze. Pravděpodobně to

bylo uspořádání údajů do řádků a sloupců v Excelu nebo jiné tabulkové aplikaci. K údajům jste

přidali pravděpodobně i nějaké výpočty. Takovéto tabulky jsou však použitelné jen na základ

ní zpracování velkého množství údajů. V případě, že potřebujete údaje začít spojovat, porov

návat, filtrovat a jinak zpracovávat, zjistíte, že tabulková aplikace na to nebude nejvhodnější.

Komplexnější zpracování údajů je potřeba naplánovat a dobře připravit. Proto nevytvářejte

databázovou aplikaci bez důkladné přípravy, abyste ji nemuseli potom několikrát předělávat

a upravovat. Dobrá vstupní analýza požadavků a propracovaný návrh databáze jsou základem

úspěchu a funkční databázové aplikace. Následné úpravy a přizpůsobení jsou jednodušší než

v tabulkách Excelu, které často vznikají podle aktuálních potřeb uživatelů přidáváním růz

ných vzorců bez důkladné celkové analýzy a dokumentace.

Metodologii na dobrý návrh aplikací navrhli experti už v 60. letech 20. století. Uznávaní kon

zultanti J. Martin, E. Yourdon a L. Constantine doporučili, aby se 60 % a více času věnovalo

návrhu aplikace ještě předtím, než byl vytvořen jakýkoliv kód. Bylo to kvůli tomu, že úprava

kódu aplikace byla cenově a časově náročná. V současnosti je při použití Accessu vytvoření

jednoduché databázové aplikace pro zkušeného uživatele otázkou několika hodin. Násled

né úpravy a doplňování požadavků uživatelů se dají realizovat během provozu s minimální

mi odstávkami.

Složité aplikace postavené např. na SQL Serveru je potřeba po důkladné analýze požadav

ků dobře navrhnout a následně postupně vytvořit. V takovýchto robustních řešeních to už

není jako u Accessu úkolem pro jednoho uživatele, ale pro celé týmy analytiků, konzultantů,

programátorů a testerů, kteří mají na starosti jednotlivé úlohy a pracují na částech aplikace.

31Podrobná uživatelská příručka

Základní návrh jednoduché databáze

Podle různých zdrojů se v knize J. L. Viescase Mistrovství v Microsoft Access rozděluje návrh

databáze do několika kroků: identifikace úloh, náčrt toku úloh, identifikace datových prvků,

uspořádání údajů, navržení prototypu a uživatelského prostředí, vytvoření aplikace, testová

ní, úprava a zdokonalování.

Vzhledem k rozsahu této knihy se nemůžeme věnovat detailnímu popisu teorií relačních da

tabází a návrhu aplikací, jak je tomu v knihách o teorii databází. Proto se v následujícím tex

tu dozvíte hlavně o základních krocích přípravy návrhu jednoduché databáze na zpracování

faktur. Tyto kroky využijete i na jiné typy databází Accessu, například zpracování objednávek,

skladových zásob, rezervací apod. Většina databázových aplikací využívá pod