E-kniha: Lotus Notes 7 -- uživatelská příručka - Luboš Moravec

LOTUS NOTES 7 5

Obsah

Obsah

Předmluva .................................................................................13

Úvod .........................................................................................15

1. Lotus Notes/Domino a týmová spolupráce .............................17

1.1 Zrození myšlenky .........................................................................17

1.2 Otcové myšlenky ..........................................................................18

1.3 Verze Lotus Notes/Domino ...........................................................20

Release 1.0: narození ............................................................................................. 20

Release 2.0: větší a lepší ....................................................................................... 22

Release 3.0: Notes pro všechny ............................................................................. 23

Release 4.0: nový „kabát“ ....................................................................................... 24

Release 4.5: teorie domina ..................................................................................... 25

Release 5.0: integrace webu .................................................................................. 26

Release 6.0: rychleji, lépe a levněji ........................................................................ 28

Release 6.5: každý komunikuje .............................................................................. 28

Release 7.0: nové horizonty a novinky ................................................................... 29

Release 8.0: Hannover a realita ............................................................................. 32

2. Základy Notes R7 ................................................................35

2.1 Okno Vítejte a nastavení plochy ....................................................36

2.2 Panel záložek a možnosti jeho využití ............................................40

2.3 Hlavní nabídka .............................................................................42

2.4 Karty oken ...................................................................................44

Uložení stavu okna ................................................................................................. 44

2.5 Předvolby panelu nástrojů .............................................................45

Obsah

LOTUS NOTES 76

2.6 Uživatelské předvolby ..................................................................46

Základy ................................................................................................................... 48

Mezinárodní ............................................................................................................ 50

Pošta ....................................................................................................................... 51

2.7 Zbylé předvolby ...........................................................................54

Stavový řádek ......................................................................................................... 54

2.8 Program Quick Notes ....................................................................56

2.9 Pracovní plocha ............................................................................56

3. Notes aplikace a Notes databáze ..........................................59

3.1 Možnosti Notes aplikace ...............................................................60

Otevření Notes aplikace ......................................................................................... 61

Panely Notes aplikací ............................................................................................. 62

Objekty Notes aplikace ........................................................................................... 63

Pohledy v Notes aplikaci ......................................................................................... 66

Úpravy vzhledu pohledu ......................................................................................... 69

Kopie pohledu do tabulky ....................................................................................... 70

Složky ..................................................................................................................... 71

Práce se složkou a dokumentem ve složce ............................................................ 73

3.2 Vlastnosti Notes aplikace ..............................................................74

Změna názvu .......................................................................................................... 75

Šifrování .................................................................................................................. 75

Optimalizace Notes aplikace .................................................................................. 76

3.3 Vytvoření nové Notes aplikace a její odstranění .............................76

Tvorba kopie Notes aplikace .................................................................................. 78

Obnovení a nahrazení návrhu ................................................................................ 80

Odstranění aplikace ................................................................................................ 82

3.4 Odběr databáze: příjem informací o aktuálních dokumentech ...........83

Povolení odběrů ...................................................................................................... 83

Vytvoření odběru ..................................................................................................... 84

Zobrazení odběrů ................................................................................................... 84

4. Sdílení informací a Lotus Notes/Domino ................................85

4.1 Aplikace Knihovna – mini DMS ......................................................85

Použití aplikace ....................................................................................................... 87

LOTUS NOTES 7 7

Obsah

4.2 Aplikace Diskuse – eSchůzky .........................................................91

Použití aplikace ....................................................................................................... 92

Aplikace TeamRoom ............................................................................................... 97

Nastavení ................................................................................................................ 98

Dokumenty – základní ............................................................................................ 99

Stav práce týmu .................................................................................................... 101

Oznámení týmu .................................................................................................... 102

Zpráva člena týmu ................................................................................................ 103

Kalendář ............................................................................................................... 105

Osobní dokumenty ................................................................................................ 106

Vybrané pohledy aplikace ..................................................................................... 107

Závěrem ................................................................................................................ 107

5. Adresní knihy .....................................................................109

5.1 Veřejná adresní kniha, Domino Directory (DD) ..............................109

5.2 Osobní adresní kniha (PAB) .........................................................111

Kontakty ................................................................................................................ 112

Skupiny ................................................................................................................. 116

5.3 Tisk adres kontaktů a skupin .......................................................117

Tisk kontaktů jako štítků ........................................................................................ 117

Tisk kompletních dokumentů typu Kontakt nebo Skupina .................................... 119

Tisk kontaktních informací .................................................................................... 119

5.4 Upřesnit .....................................................................................120

Pracoviště ............................................................................................................. 121

Příklad – nové Pracoviště ..................................................................................... 122

Spojení .................................................................................................................. 127

Příklad: nové připojení serveru ............................................................................. 128

Účty ....................................................................................................................... 129

Příklad – nový účet ............................................................................................... 131

6. Poštovní služby aplikace Lotus Notes ..................................133

6.1 Otevření poštovní schránky .........................................................134

Zpracování pošty sítě internet: POP a IMAP ........................................................ 135

Čtení zpráv ........................................................................................................... 135

Nepřečtené zprávy: dokumenty ............................................................................ 136

Ikony navigačního panelu ..................................................................................... 137

Nastavení barev pro došlé zprávy ........................................................................ 139

Obsah

LOTUS NOTES 78

6.2 Vytváření zpráv .........................................................................140

Další způsoby vytváření zpráv .............................................................................. 141

Vytváření zpráv pomocí programů Lotus Word Pro a Microsoft Word .................. 143

6.3 Adresování zpráv .......................................................................144

Výběr adres z adresních knih ............................................................................... 144

Ruční zadání adres s využitím průběžného vyplňování ....................................... 145

6.4 Odesílání zpráv ..........................................................................147

Kontrola pravopisu ................................................................................................ 149

Podpis zprávy a elektronický podpis ..................................................................... 150

Šifrování zprávy .................................................................................................... 154

Možnosti doručení zprávy ..................................................................................... 155

6.5 Odpovědi a postoupení zpráv ......................................................157

Odpovědi .............................................................................................................. 157

Postoupení ............................................................................................................ 158

6.6 Zdokonalení pošty ......................................................................159

Hlavičky zpráv ....................................................................................................... 159

Vyhledání zprávy .................................................................................................. 159

Přesunutí nebo přidání zprávy do složky .............................................................. 160

Nastavení pošty pro dobu nepřítomnosti .............................................................. 161

Filtrování nových zpráv pomocí pravidel .............................................................. 163

Odstranění pošty .................................................................................................. 167

7. Kalendář – plánování .........................................................169

7.1 Otevření kalendáře .....................................................................170

Vytvoření položky v kalendáři ............................................................................... 171

Odstranění položky kalendáře .............................................................................. 172

Nastavení výstrahy – upozornění ......................................................................... 173

Otevření kalendáře jiné osoby .............................................................................. 174

Přístup k plánu – delegování ................................................................................ 175

Volný čas – nastavení ........................................................................................... 176

7.2 Schůzky – plánování a jejich správa .............................................177

Stav pozvaných osob – kontrola ........................................................................... 179

Změna plánu – zrušení nebo potvrzení pozvánky ................................................ 180

7.3 Skupinový kalendář ....................................................................182

Vytvoření, zobrazení a přidání členů .................................................................... 182

LOTUS NOTES 7 9

Obsah

8. Mobilní použití: mobilní uživatelé a replikace .......................185

8.1 Replika aplikace a off-line režim ..................................................186

8.2 Tvorba replik Notes aplikace/databáze .......................................187

Vytvoření úplné repliky .......................................................................................... 187

Intervaly mazání ................................................................................................... 189

8.3 Správa replikace pomocí stránky Replikace ..................................189

Nastavení stránky Replikace pro různá pracoviště ............................................... 191

9. Práce s dokumenty a objekty ..............................................193

9.1 Kopírování a vkládání dokumentů ................................................193

9.2 Zamykání dokumentů .................................................................194

Povolení zamykání dokumentů ............................................................................. 195

Zamknutí a odemknutí dokumentu ....................................................................... 195

Přístup k zamčeným dokumentům ....................................................................... 196

9.3 Vlastnosti dokumentu .................................................................196

9.4 Objekty v dokumentech ..............................................................197

Barvy a obrázky na pozadí dokumentů ................................................................ 197

Obrázky v dokumentech ...................................................................................... 199

Tabulky .................................................................................................................. 200

Sekce .................................................................................................................... 201

Aktivační body ...................................................................................................... 202

Připojené soubory ................................................................................................. 204

9.5 Propojení informací ....................................................................205

Vytvoření propojení s dokumentem, pohledem nebo databází ............................. 206

Vytvoření propojení s určitým místem v dokumentu ............................................. 206

Úprava popisného textu propojení ........................................................................ 207

9.6 Import a export ..........................................................................207

Import souborů do dokumentů obsahujících pole ve formátu RTF ....................... 207

Import souborů do pohledů ................................................................................... 208

Export dokumentů ................................................................................................. 209

Export z pohledů ................................................................................................... 210

9.7 Formátování textu ......................................................................211

Změny písma ........................................................................................................ 212

Tvorba stylů .......................................................................................................... 212

Obsah

LOTUS NOTES 710

Seznamy ............................................................................................................... 214

Formátování odstavců pomocí pravítka ................................................................ 215

9.8 Kontrola pravopisu v dokumentech ..............................................216

9.9 Vyhledávání informací ................................................................217

9.10 Hledání informací v jedné Notes aplikaci ......................................218

Hledání dokumentů v aplikaci na základě stanovených podmínek ...................... 218

Skládání podmínek – operátory ............................................................................ 219

Tvorba fulltextového indexu .................................................................................. 220

9.11 Hledání informací v doméně ........................................................222

10. Bezpečnost systému ...........................................................223

10.1 ID uživatele ...............................................................................224

Přepnutí mezi ID uživatelů .................................................................................... 225

Zamknutí aplikace ................................................................................................. 225

10.2 Přístup k serverům – certifikáty ..................................................225

Obnovení certifikátu .............................................................................................. 227

10.3 Přístupová práva ........................................................................228

Úrovně přístupu .................................................................................................... 229

Přidání uživatele do seznamu přístupových práv ................................................. 230

10.4 Omezení přístupu k lokálním Notes aplikacím/databázím .............231

Šifrování existujících lokálních Notes aplikací ...................................................... 231

10.5 Používání veřejných a soukromých klíčů ......................................232

Práce veřejného a soukromého klíče ................................................................... 232

11. Agenti v aplikaci Lotus Notes ..............................................235

11.1 Princip agentů ............................................................................235

11.2 Akce prováděné agenty ...............................................................236

11.3 Vytvoření agenta .......................................................................236

Dialogové okno Vlastnosti agenta ........................................................................ 236

Programovací panel .............................................................................................. 237

LOTUS NOTES 7 11

Obsah

12. Aplikace Lotus Notes a internet ...........................................239

12.1 Přímé připojení klienta Lotus Notes k síti WWW ..........................240

12.2 Připojení klienta k síti WWW prostřednictvím serveru Domino ......241

12.3 Otevření stránek ........................................................................241

12.4 Stránky WWW jako záložky .......................................................242

12.5 Postoupení webových stránek .....................................................243

12.6 Sledování webových stránek .......................................................243

13. Další produkty z dílny IBM .................................................245

13.1 IBM Lotus Sametime ...................................................................245

Real-Time komunikace ......................................................................................... 245

Mobilní podpora .................................................................................................... 248

Eliminace bariér .................................................................................................... 248

13.2 IBM Lotus Connections ................................................................249

13.3 IBM Lotus Quickr ........................................................................249

Rejstřík ...................................................................................251

Obsah

LOTUS NOTES 712

LOTUS NOTES 7 13

Předmluva

Motto: „Nic na světě nemá takovou sílu jako nová funkce softwaru,

která přišla v pravý čas.“ (Pro potřeby této knihy upravený výrok

Viktora Huga, který to snad někdy řekl, a zřejmě trošku jinak.)

Vážení a milí čtenáři, jsem velmi rád, že se s vámi mám tu čest opět setkat na stránkách další knihy, která se bude věnovat aktuální verzi produktu Lotus Notes/Domino společnosti IBM . Jak už začíná být zvykem, píši tyto řádky o aktuální verzi Lotus Notes R7 (R 7.0.x) v době, kdy už se na počítačích mnoha lidí, kteří tento software znají a jsou jeho „skalní“ fandové, nachází nainstalovaná beta verze s označením R8. A tak se už nyní můžeme společně těšit, že se tato verze brzy dostane do běžného života nás uživatelů informační a komunikační techniky. Další verze tohoto produktu na obzoru mě utvrzuje v tom, že tento produkt má za sebou nejen bohatou historii, ale před sebou také bohatou budoucnost. Stále se vyvíjí a prochází inovacemi, které naplňují výše uvedené motto.

Předmluva

LOTUS NOTES 714

Jak už jsem psal i ve své předchozí knize, jsem rád, že se s vámi mohu rozdělit o své

dlouholeté zkušenosti s produktem Lotus Notes a napomoci vám v hlubším poznání ně

kterých vlastností a nabízených funkcí tohoto produktu, který byl ve verzi R7 představen

už v měsíci srpnu roku 2005 a dnes ho používáme běžně na našich počítačových stanicích

ve verzi R 7.0.x v anglické, ale i české jazykové mutaci. První velkou novinkou verze R7

(přesně R 7.0.2) je, že tato verze se nabízí i uživatelům platformy Mac OS X (10.4 Tiger).

Těm, kterým budou sloužit stránky této knihy k prvnímu seznámení s aplikací Lotus No

tes, bych doporučil, aby si knihu otevřeli vždy současně se samotným programem a věci,

o kterých si budou číst, zároveň zkoušeli na svých počítačích, a naopak, když si nebudou

vědět rady, mohou okamžitě nalistovat danou problematiku v knize a poradit se.

Pro zkušenější čtenáře, kteří už znají a používali nebo používají předchozí verze progra

mu Lotus Notes (R5, R6, R6.5 a nebo dokonce i R7), by kniha měla sloužit jako zdroj uce

lených a přehledně sepsaných informací o nových nebo důležitých vlastnostech a mož

nostech této verze, které mohou být rozšířeny a obohaceny dalšími produkty ze „stáje“

společnosti IBM .

Pojďme tedy společně otočit list a já vám popřeji, abyste na dalších stránkách našli pod

poru pro jakékoliv své potřeby, a také odpovědi na otázky, které vás mohou při práci

v prostředí klienta Lotus Notes napadnout.

Pokud byste někdy v budoucnu potřebovali nějakou další informaci, radu, pomoc, nebo

chtěli zakoupit nějaký software firmy IBM či jiného výrobce, můžete se se mnou spojit

na těchto e-mailových adresách: lubos.moravec@tempestczech.cz, lmoravec@hotmail.com

nebo navštívit stránky firmy TEMPEST a TEMPEST CZECH (http://www.tempest.eu).

Poděkování

Zde bych velmi rád poděkoval všem, především však kolegům ve společnosti TEMPEST

CZECH s.r.o. a TEMPEST a.s., kteří mě podpořili, ať už přímo nebo nepřímo, při psaní

této knihy.

Za to, že nyní držíme tuto knihu v rukách, patří velký dík společnosti AVNET a především

kolegyni Marušce Kučerové, která se mnou spolupracovala na částech textů, a kolegovi

Petrovi Zátkovi, který se velkou měrou podílel na komunikaci možnosti vzniku této knihy.

Děkuji také svým nejbližším a hlavně Zuzce, kteří měli pochopení pro probdělé noci

a pracovní víkendy.

Všem vám patří moje díky!

Luboš M.

Předmluva

LOTUS NOTES 7 15

Úvod

Úvod

Otázka: Co znamená, když někdo řekne: „My používáme prostředí Lotus Notes. “

Společnost IBM má svoje produkty rozdělené do tzv. „brands“ („druhů“ neboli „značek“),

a jednou z těchto značek je i Lotus. Celé názvy dvou základních produktů v tomto „bran

du“ jsou IBM Lotus Notes a IBM Lotus Domino, které společně tvoří technologii typu

klient /server .

Klientem je aplikace IBM Lotus Notes (dále také Notes klient ) a serverem je aplikace IBM

Lotus Domino (dále pouze Domino server). Domino server je aplikace, která nabízí své

služby aplikaci Notes klient. Na serveru jsou obvykle uloženy a provozovány Notes apli

kace (například poštovní schránky uživatelů nebo workflow aplikace na schvalování do

šlých faktur), k nimž uživatel přistupuje pomocí klienta Notes, který umožňuje s těmito

aplikacemi uživateli komunikovat a pracovat.

Přístup z klienta do aplikace na serveru je možný buď pomocí nativního komunikačního

protokolu Notes Remote Procedure Call (NRPC ), nebo pomocí dalších internetových pro

tokolů (HTTP , HTTPs, IMAP , POP3 ...). Nativní protokol NRPC je standardně využit i pro

vzájemnou komunikaci mezi Domino servery.

+

Úvod

LOTUS NOTES 716

Lotus Notes klient: mezi jeho standardní základní funkce, které nabízí uživateli po in

stalaci, patří zabezpečení komunikace, uložení, zpracování a sdílení informací pomocí

elektronické pošty (e-mail), kalendáře (osobního a skupinových), možnosti plánovat akti

vity a rezervovat zdroje, využívat služby adresáře kontaktů, sdílet dokumenty (MS Word,

Excel...) v rámci jednoduchých úložišť dokumentů a využití dalších podobných funkcí,

které jsou jeho součástí nebo součástí prostředí technologie klient/server. Nespornou

a obrovskou výhodou Notes klienta je možnost dostatečně snadno a rychle rozšiřovat

tuto základní množinu Notes aplikací o další aplikace, které si vytvoříte sami nebo vám

je dodá třetí strana.

Lotus Domino server: jde o robustní aplikační, databázový, webový, poštovní server.

Na něm jsou umístěny Notes aplikace, na které přistupují uživatelé pomocí Notes klienta

nebo pomocí jiných klientů. Příkladem jiného klienta je webový prohlížeč MS Internet

Explorer, Mozilla Firefox a další. Notes aplikace na Domino serveru jsou zároveň aktivní

databáze, které se dobře hodí pro správu elektronických dokumentů. Domino server je

serverem i mnoha dalších internetových služeb (HTTP , IMAP , POP3 , LDAP , NNTP ...)

a podporuje mnoho dalších otevřených standardů (HTML /XHTML , XML , Java ...).

Celé prostředí Lotus Notes/Domino je distribuovaným systémem. Jedna aplikace může

být uložena na více serverech. Aktualizace změn informací mezi stejnými aplikacemi na

různých serverech se provádí pomocí synchronizace mezi servery, která je zabezpečena

službou nazvanou replikace.

Velký důraz v tomto prostředí klient/server je kladen na bezpečnost a zabezpečení infor

mací proti jejich zneužití neoprávněnou osobou nebo třetím systémem. Této problematice

se budeme věnovat ve speciální kapitole. Přesto bychom si zde stručně měli říct, že celý

systém bezpečnosti je postaven na tzv. ID souborech. Tyto soubory obsahují certifikáty

pro přístup na server nebo servery, klíče pro digitální podpis, šifrování a dešifrování in

formací a další citlivé informace. Díky ID souborům a hierarchické architektuře prostředí

je zabezpečení několikaúrovňové a je podobné prostředí vícevrstvých sítí, které propustí

jen to, co může být propuštěno.

LOTUS NOTES 7 17

1. Lotus Notes/Domino

a týmová spolupráce

Lotus Notes/Domino

a týmová spolupráce

1.

1.1 Zrození myšlenky

Když konstatujeme, že Lotus Notes byly u samotného počátku historie „working toge

ther“, myslím, že se vůbec nespleteme a hned v následujících řádcích této kapitoly si toto

tvrzení společně dokážeme. V příštím roce oslaví program Lotus Notes vlastně takové

malé kulaté výročí. Ano, bude to už pětatřicet let od vytvoření produktu, na němž jsou

založeny.

1.1 Zrození myšlenky

Prvotní ideu programu Lotus Notes a obecně produktů podporujících týmovou spolupráci

můžeme nalézt na University of Illinois v Computer-Based Education Research Laboratory

(CERL ). Právě tam v roce 1973 vznikl program s názvem PLATO Notes . Jedinou funkcí

této aplikace bylo označit chybovou zprávu (chybové hlášení) uživatelským ID, časem

a vytvořením zabezpečeného souboru, aby ho jiní uživatelé nemohli vymazat. Zaměst

nanci servisního oddělení měli za úkol řešit oznámené chybové zprávy, odpovídat na ně.

Šlo o jeden z prvních typů zabezpečené komunikace mezi uživateli.