načítání...
nákupní košík
Košík

je prázdný
a
b

Kniha: Event aneb Úspěšná akce krok za krokem -- Příručka pro organizátory - Vivien Lattenberg

Event aneb Úspěšná akce krok za krokem -- Příručka pro organizátory
-15%
sleva

Kniha: Event aneb Úspěšná akce krok za krokem -- Příručka pro organizátory
Autor:

Chtěli byste představit své nové produkty, oslavit výročí firmy, upevnit vztahy s obchodními partnery, proškolit zaměstnance a zároveň utužit jejich kolektiv nebo třeba i přitáhnout ... (celý popis)
Titul doručujeme za 3 pracovní dny
Vaše cena s DPH:  349 Kč 297
+
-
rozbalKdy zboží dostanu
9,9
bo za nákup
rozbalVýhodné poštovné: 39Kč
rozbalOsobní odběr zdarma

hodnoceni - 71.2%hodnoceni - 71.2%hodnoceni - 71.2%hodnoceni - 71.2%hodnoceni - 71.2% 90%   celkové hodnocení
1 hodnocení + 0 recenzí

Specifikace
Nakladatelství: » BIZBOOKS
Médium / forma: Tištěná kniha
Rok vydání: 2010-03-18
Počet stran: 264
Rozměr: 167 x 225 mm
Úprava: v, 257 stran : ilustrace
Vydání: Vyd. 1.
Vazba: brožovaná lepená
ISBN: 9788025123973
EAN: 9788025123973
Ukázka: » zobrazit ukázku
Popis / resumé

Příručka se snaží poskytnou rady, jak dobře zorganizovat firemní akce: firemní večírky, setkání, konference a prezentace.

Popis nakladatele

Chtěli byste představit své nové produkty, oslavit výročí firmy, upevnit vztahy s obchodními partnery, proškolit zaměstnance a zároveň utužit jejich kolektiv nebo třeba i přitáhnout pozornost médií? Pak zorganizujte event. Tato kniha vás bude hned na začátku nabádat, abyste si zodpověděli otázku, proč chcete event pořádat. Podle toho pak volíte konkrétní druh akce, například seminář, konferenci, společenský večer, promotion, sportovní odpoledne pro zaměstnance, vánoční posezení. Kromě toho, že vám publikace představí i další druhy eventů, provede vás jednotlivými fázemi organizace a upozorní na vše podstatné, co byste neměli zapomenout. Poradí například s tím: - jak vybrat termín, název a místo konání, - jak sestavit rozpočet, - co zvážit při sestavování programu, - jak připravit pozvánky a komu je zaslat, - jak zajistit dopravu, ubytování a občerstvení, - kdo by se měl podílet na průběhu akce, - jak zachytit a zachovat vzpomínky, - kdo by měl provést vyhodnocení. V publikaci nechybí praktické tipy, příklady z praxe ani krátké rozhovory s lidmi, kteří již mají s eventy a jejich pořádáním dostatečné zkušenosti. Vivien Lattenberg vystudovala obory propagace a tvorby AVD. Již více než deset let se pohybuje v oblasti reklamních služeb a marketingu, kde svoji kreativní a tvořivou povahu využívá jak na pozicích marketingových manažerů, tak i při smluvních zakázkách. V poslední době funguje jako nezávislá poradkyně pro klienty z oblasti petrochemického průmyslu. Své zkušenosti z pořádání eventů pro firemní klientelu shrnula v této knize. (příručka pro organizátory)

Předmětná hesla
event marketing
Marketing a prodej
Kniha je zařazena v kategoriích
Recenze a komentáře k titulu
Zatím žádné recenze.


Ukázka / obsah
Přepis ukázky

51

Kapitola 3

JAK VYBRAT TO SPRÁVNÉ MÍSTO

„Víte, takto alespoň máme jistotu, že všichni hosté vydrží až do konce.“


Event aneb Úspěšná akce krok za krokem

52

Když víme, jaký je cíl eventu, koho pozveme a kdy akci uspořádáme, dostáváme se kjed

né z nejdůležitějších otázek, a to, kde budeme akci pořádat. Místo významně ovlivňuje

samotný průběh události. Může akci kompletně zničit nebo ji zařadit mezinezapomenu

telné okamžiky, o kterých budou účastníci vyprávět svým známým, a tak vám vytvářet

dobrou reklamu, nebo doporučovat své známé.

Místo vytváří atmosféru a má být v souladu s tím, čeho chcete eventem dosáhnout. Jde-li

o promotion, pak budete hledat nákupní centrum s parkovištěm, pro gala večer to bu

dou krásné a elegantní prostory jako historické budovy nebo divadla, pro konference

pak moderní klimatizované a tiché místnosti a pro teambuilding třeba venkovskéused

losti a chaty. Zkuste se vyhnout obvyklým klišé a hledejte místo neokoukané a neotřelé.

Možná se vám podaří najít prostory, kde právě váš event bude poprvé a už tímto se stane

nezapomenutelným.

Nebojte se využít okolní krajiny a místního koloritu. Příroda nabízí řadu úchvatnýchsce

nérií a některé z nich, jako západy slunce, jsou zcela zadarmo. Nádherné jsou také večery

na plážích a březích jezer s hudbou v pozadí. Při outdoorovém večeru si nezapomeňte

zkontrolovat historii počasí a dobu, kdy zapadá slunce. Můžete do tohoto okamžikuna

časovat podávání koktejlů. Po setmění můžete večer ozvláštnit světelnými efekty zlasero

vých představení nebo komponovanými ohňostroji.

Místo kromě atmosféry musí poskytovat i dostatečný komfort vašim hostům. Je tedy

důležité vědět, jaké hosty máme a jaký druh eventu budeme pořádat. Například upro

motion, kdy počítáme s nakupujícími hosty, je velmi důležitá dobrá dostupnost kryté

ho parkoviště, nejlépe přímo v budově. Také dostatek asistentů, kteří budou pomáhat

s dopravou zakoupeného zboží k vozům a bezbariérový přístup jsou velmi žádoucí. Pro

celodenní prodejní akci je třeba mít i dostatek míst k posezení a odpočinku mezi nákupy,

stejně jako vyhovující kapacitu WC. Vždy si dávejte otázku – je event, tak jak ho plá

nuji, dostatečně zajímavá a komfortní záležitost? Jací přijdou hosté – mladí nebo starší,

sportovci nebo spíše IT, upracovaní podnikatelé s mobily u ucha nebo důchodci či mladí

rodiče s dětmi – každý z nich má jiné nároky, jiné potřeby. Sportovec vyběhne do schodů

rychle, ale rodiny s dětmi vám na úzkém schodišti vytvoří zácpu. Podnikatelé budou už

z principu hledat výtah a nejkratší cestu mezi vozem a pokladnou, zatímco pro důchodce

je výtah nezbytností.


Event aneb Úspěšná akce krok za krokem

53

OBR. 3.1. Parkoviště a vzdálenost přijatelná pro jednotlivé kategorie hostů

Dostupnost je jedním z nejdůležitějších kritérií při výběru vhodného místa. U večerní

a několikadenní akce je pro mnohé účastníky výhodou závěrečný raut přímo v hotelu,

kde přespolní účastníci spí. Poskytuje jim to možnost ranního brzkého odjezdu bezkom

plikací, protože si mohou jít lehnout, kdy chtějí.

Kromě místností, ve kterých se akce koná, je třeba prověřit i okolí. Hluční a svatebním

veselím znavení hosté nebudou dobrou kulisou pro konferenci, seminář nebo večer sau

diovizuální přednáškou. Pro takové události potřebujete klidné a tiché prostředí nejen

přímo v přednáškovém sále. Okolí hraje velmi významnou roli také při outdoorové akci.

Zde je vhodné si alespoň zkontrolovat obvyklou průměrnou teplotu a zařídit komfortní

prostředí, jako zastřešenou plochu nebo vytápěné a klimatizované stany.

TAB. 3.1. Prostředí, nadměrné projevy hlučnosti a druh eventu

prostředí projevy hlučnosti vaše / jejich druh eventu

město - centrum ne / ano gala večer

město - periferie ano /ano konference

malé městečko ne / ne konference, seminář

venkov ano / ne outdoor, teambuilding, seminář

Při kontrole okolí hraje důležitý fakt i možnost uzavření celé plochy nebo provozovny.

Jsou hotely, které vyjdou pořadatelům vstříc a uzavřou celé patro. Jsou restauranty, které

pro akci vyčlení celou provozovnu. Některé restaurace mohou mít obavu, že taktoodmít

nutí hosté by se jim už nevrátili, a tak u nich se svým požadavkem na uzavření restaurace

neuspějete. Proto se může stát, že narazíte na odpor a budete muset vyjednávat třeba opří

platcích. Opět je třeba si hned na začátku ujasnit, co bude v ceně a co nikoliv a smluvně


Event aneb Úspěšná akce krok za krokem

54

defi novat podmínky, cenu a všechny příplatky. Existuje několik doporučení, jak uzavřít

restauraci a neohrozit její budoucnost, na těch se dohodnete a do smlouvy zformulujete,

co která strana udělá. Vy si své úkoly poznamenáte na váš produkční seznam.

Tip: V týdnu před eventem se v restauraci několikrát zastavte, prověřte si stav příprav

a připomínejte úpravu stolů a další speciální změny, které jste si smluvně sjednali. UZAVŘENÍ RESTAURACE A tady jsou konkrétní doporučení, gesta dobré vůle, která vám příště otevřou dveře. Včas oznamte uzavření restaurace v místních novinách. Uvědomte recepční z okolních hotelů, že restaurace bude v konkrétní den uzavřena, aby věděli, že svým hostům mají v ten den doporučit jinou restauraci. Také upozorněte okolní restauranty, že budou muset přijmout více příchozích. Zjistěte informace o dopravě k nejbližší restauraci a vyvěste je v den akce na dveře. V den akce vyvěste oznámení o konání soukromé akce na dveře, vyvěste i zjištěné informace o dopravě k nejbližší restauraci a o restauracích v okolí. Je vhodné umístit na začátku akce personál ke vchodu do restaurace a k parkovišti, aby upozornil přijíždějící návštěvníky, že restaurant je uzavřen. Také můžete nachystat poukázky na bezplatnýnáoj pro náhodné návštěvníky jako poděkování za jejich pochopení. V každém případě nenechávejte vše na poslední chvíli a kromě obhlídek, na kterých si vybíráte vhodné místo ještě před podpisem smlouvy, věnujte čas i fi nalizaci místa akontrole den před akcí. V den eventu už jen prověříte poslední detaily a zkontrolujete, zda byly připomínky akceptovány a případné chyby napraveny. Informujte se, kdo je zodpovědný za kontrolu dodržování bezpečnostních a protipožárních předpisů – jestli je to přímo provozovatel daného místa nebo jestli může přijít kontrola z místních úřadů. V tompříadě je třeba mít nachystané veškeré dokumenty. Také nezapomeňte zjistit všechna omezení, která v místě platí. Určitě nechcete, aby vaše akce končila návštěvou policie kvůli nedodržování nočního klidu. U samostatnérestaurace vám stačí vědět, kdy je nutné končit a zachovat ticho, u nákupního centra si musíte zjistit, v kolik se obvykle zavírá a dohodnout se s managementem na prodloužení otvírací doby.


Event aneb Úspěšná akce krok za krokem

55

Ze života: Ples se konal v restauraci hotelu, kde o patro výš spali hoteloví hosté.

Dohodnuto bylo, že se skončí v 0:30 hod. Většina účastníků toto akceptovala

a poslušně akci opustila. Kromě několika VIP. Ti se pustili po půlnoci do zpěvu

národních písní, jednotlivé skupiny se navzájem trumfovali a pokračovali bez ohledu

na výzvy personálu. Po hodině se podařilo jednoho z aktérů přesvědčit, že o patro

níže v noční restauraci bude lépe a ostatní ho následovali. Pokud vyjednáváte ohledně uzavření restaurace nebo části budovy, dejte včas vědětomezení, která tím nastanou. Započítejte dobu na event a dobu na přípravu a následný úklid. Pokud se akce koná v nákupním středisku či jiném komplexu, informujte i ostatníprovozovatele o připravované akci. Event přitáhne nové zákazníky a ostatní provozovny budou mít větší šanci se zviditelnit. Také si zapamatujte, že u vyhledávaných destinací bývá čas pevně vymezen a ohraničen i jinými událostmi, které se v daném místě konají. Máte-li vybráno takové atraktivnímísto, kde se střídá jedna akce za druhou, pak musíte mít ve svém plánu a pronájmu idostatečně dlouhou dobu na přípravu a na úklid prostoru. Informujte se o akci, která je před vámi a prověřte, zda je dost času na změnu interiéru před vaší akcí. Svým hostům dejte vědět, co je naplánováno, a ještě před zahájením připomeňte časový plán a samidohlédněte nad jeho dodržováním. Pokud se vám na akci musí shromáždit všichni hosté ještě předtím, než se začne s projevem, pak je pravděpodobné, že začnete pozdě a na konci budete muset spěchat, abyste dodrželi časový harmonogram. OBR. 3.2. Křivka stavu přípravy vzhledem k poskytnuté době


Event aneb Úspěšná akce krok za krokem

56

Ještě složitější situace vás čeká, pokud chystáte akci, na kterou vaši hosté přiletí z různých

států. V takovém případě nestačí zvážit jen možnosti daného místa, ale musíte prověřit

i další okolnosti, které mají vztah k vaší akci a přímý vliv na komfort účastníků a mohou

mít dopad i na váš budget.

OBR. 3.3. Přeprava

První, co musíte vzít v úvahu, je poměr času na přepravu k času věnovanému samotné

akci. Nikdo vám nestráví dva dny na cestě kvůli půldennímu pobytu. Budou-li vaši hosté

cestovat do vzdálené destinace a let včetně mezipřistání nebo jízda včetně přestupů jim

zabere dva dny, další 2 dny jim bude trvat cesta zpátky, pak by samotná akce měla trvat

minimálně 3 dny. U vzdálené destinace dvojnásob zvažujte, jestli vám nabízí vše, co pro

konání akce potřebujete – tedy atraktivní prostředí, pohodlný hotel, dobré služby.


Event aneb Úspěšná akce krok za krokem

57

Berte v úvahu i komfort dopravy. Zjistěte si, jestli existují přímé spoje do vaší destinace

nebo jestli je nutné mezipřistání či přesedání a zda náklady na přenocování přimezipři

stání budou zahrnuty ve vašem budgetu. Co se stane, když se hosté rozhodnou změnit

přípoj, jak dlouho budou muset čekat na nový spoj. Také je důležité vědět, jak daleko je

od hotelu k letišti a k nádraží a kolik času zabere takový přesun.

Vžijte se do mysli vašich hostů a představte si, jak se budou cítit po tak dlouhé cestě. Vle

tadle či ve vlaku celou dobu seděli a pak je chcete nacpat do autobusu a vézt dál nebozku

síte najít nějaký relaxační pomalejší způsob přepravy, kde se budou moci projít a vpoho

dlných křesílkách se rozhlížet po okolí. V každém případě nechte první den po příjezdu

na aklimatizaci a odpočinek a velkou náročnou akci nechte až na druhý den. Dáte tak

hostům možnost se seznámit mezi sebou a prozkoumat lokalitu. Odpočatí a spokojení

hosté si na vaši akci uchovají lepší vzpomínky než unavení a nevyspalí cestující.

V JAKÉM PROSTŘEDÍ A PROSTORÁCH

Konkrétní místo, které si vyberete, je vždy součástí nějaké lokality. Jednoduše můžeme

rozdělit prostředí na městské a venkovské. Každé z nich má své přednosti i zápory. Město

nabízí řadu restaurací a hotelů, ale také dopravní zácpy a problémy s parkováním.Ven

kov může být hůře dostupný, ale levnější a méně striktní při dodržování nočního klidu.

Je tedy otázkou, co bude s vaší plánovanou akcí více ladit, zda elegantní městské obydlí

nebo rustikální ekologicky pojaté prostředí. Koneckonců dnes už i ve městech najdeme

restaurace, které místo moderního vybavení a nablýskaných stříbrných příborů nabízejí

masivní dřevěné lavice, staré cihlové zdi a rodinnou atmosféru.

Stejně tak lze nalézt velký rozdíl mezi prostředím v Evropě a v Africe, mezi starýmkon

tinentem a tichomořskými ostrovy. Vždy záleží na vašem budgetu a na tom, co je cílem

eventu a jaký dojem chcete v hostech zanechat. Pamatujte na to, že pokud najdete novou

exotickou destinaci, kde vaši hosté ještě nebyli, pak se určitě budou chtít po okolí podívat

a měli byste jim nechat v harmonogramu dostatek času. Zjistěte, jakou zajímavost čipa

mětihodnost je možné shlédnout a zvažte, jaké množství vašich hostů se tam bude chtít

vypravit. Zkuste nabídnout jako alternativu hromadný výlet – stal by se součástí eventu.

Z takového výletu pak můžete udělat další příjemný zážitek.

Zvlášť u vzdálených destinací si opakovaně zkontrolujte vztah data a sezóny v daném

místě, veškeré podnební podmínky jako bouřky, záplavy, velký mráz, ale také dopravu


Event aneb Úspěšná akce krok za krokem

58

a průjezdnost silnic v daném období a kvalitu energetických služeb. Zkontrolujte ipříjez

dové cesty a chodníky, jestli jsou uklizené od bláta, sněhu či opadaného listí. Také sizjis

těte, zda jsou plánovány opravy nebo rekonstrukce cest nebo okolních budov. Přemýšlejte

o tom, co vaši hosté uvidí a jakou z toho budou mít zkušenost. I plánovaná renovace nebo

modernizace zvoleného hotelu může mít vliv na sjednané služby.

Projeďte okolí a podívejte se, kolik je přístupových cest k vaší destinaci. Vede tammoder

ní široká cesta, nebo stará silnice lemovaná alejí, je tam vodní kanál nebo železniční trať?

Cesta k cíli nemusí vést jen po silnici, můžete pronajmout loď nebo vypravit soukromý

vláček. Je to zas jen otázkou vaší fantazie a budgetu. Loď i vlak nabízí klidnější apohodl

nější způsob přepravy, dávají šanci se upravit, protáhnout se a odpočinout si po příletu.

OBR. 3.4. Možné způsoby přepravy k hotelu


Event aneb Úspěšná akce krok za krokem

59

Ať už zvolíte jakýkoliv dopravní prostředek, vždy se ujistěte, že prostor k nástupu bude

uklizený a pokud možno krytý, že prostor pro pasažéry bude čistý, celá loď nebo vláček

či autobus umytý a připravený. Vše si dejte do smlouvy, vymezte čas jak na přepravu, tak

dobu na přistavení a dobu na vyklizení.

Mezi tradiční statická místa pro pořádání akcí patří hotely, kulturní domy a konferenční

centra. Všechny tyto prostory mohou mít řadu dalších variant a vybavení, mohou býtluxusní, elegantní, standardní, střídmé, exotické, rustikální, historické, moderní,funkcionalisticky strohé, asijsky jednoduché či orientálně přepychové nebo prostě jen nádherné.

Rozdíl, který nás zajímá, není ani tak ve výzdobě, jako spíše v dostupnosti občerstvení

a dalších prostor.

HOTELY

Hotely mají velkou výhodu v tom, že pod jednou střechou nabízejí prostory pro akci azároveň mohou poskytnout i ubytování pro hosty. Když pořádáte akci v hotelu, ve kterém

vaši hosté také bydlí, pak ušetříte za dopravu mezi hotelem a přednáškovou místností. Má

to i další výhodu, protože na večerní akci se hosté mohou zdržet déle a mohou se lépebavit, když už nemusí počítat s přesunem nebo dokonce řídit vůz. Navíc hotely obvyklenabízí pro své hosty i parkovací místa a také mají personál, který se o vozy hostů postará.

Ze života: V hotelu byl pořádán event a pro ubytované hosty bylo parkování

zdarma. Pro ty ostatní doporučil hotelový manažer parkování v přilehlých uličkách

a sám se nabídl, že blízkou služebnu Policie požádá o občasnou kontrolu. Pokud pořádáte akci v hotelu, který vám zajišťuje i občerstvení, pak je obsluha obvykle zcela zdarma. Podle výšky útraty za občerstvení můžete mít zadarmo i pronájem sálu a třeba i šatnu. Obvykle nechtějí ani poplatky za pronájem a úpravu stolů a i směrovéšipky jsou schopni zajistit sami. Také mají více druhů sklenic a nádobí, další volné prostory pro personál a VIP. Jejich taneční sály bývají dnes už vybaveny kobercem, což je ideální pro raut, ale ne pro ples. Někdy je možné nechat koberec odstranit nebo na něj položit parketové plochy.


Event aneb Úspěšná akce krok za krokem

60

KULTURNÍ DOMY A KONFERENČNÍ CENTRA

Kulturní domy či konferenční centra poskytují obvykle prostory pouze pro samotnou

akci, hosté v nich nemohou spát. Starší typy nebývají vybaveny restauracemi ani bufety,

ale občerstvení si můžete nechat přivézt. Většinou si jídlo a nápoje zajišťujete sami,příadně vám správce doporučí cateringovou fi rmu. Vždy si u správce budovy zjistěte, zda

je za vnášení jídla poplatek nebo ne. Stejně tak může být příplatek za úpravu stolů a jejich

pronájem, za přinesení skla, nádobí a příborů.

U sálů v kulturních domech a konferenčních centrech bývá stanovena i minimální délka

pronájmu a za pronájem samozřejmě platíte. Plocha sálů je zpravidla bez koberce, a proto

jsou ideální pro plesy, maškarní bály a méně formální rauty. Pokud byste přece jenkoberec chtěli, bude za příplatek, stejně jako jeho údržba a úklid po akci.

Když znáte všechny podmínky, uděláte si porovnání rozdílu cen a služeb. Hotely vám

díky šíři svých poskytovaných služeb mohou dát speciální cenu, chtějí ale nejdříve vědět,

jak velká bude celková částka za ubytování, jídlo a nápoje. Počítejte s tím, že s počtem

účastníků poroste i celková částka. Hotely budou chtít minimálně závaznou objednávku.

Lepší je však kompletní smlouva, ve které přesně uvedete, co je zdarma a co za příplatek.

Věnujte tomuto mimořádnou pozornost, měnící se počty hostů a příplatky mohou výrazně ovlivnit váš budget.

TAB. 3.2. Srovnání služeb – hotely, kulturní domy

služba hotel kulturní domy

pronájem prostoru ano ano

taneční plocha ne vždy ano

toalety ano ano

šatny ne vždy ano

stoly ano ne vždy

občerstvení ano obvykle ne

Před tím, než ukončíte jednání a začnete podepisovat smlouvu, si zodpovězte tyto otázky:

 Jaké jsou poplatky za stoly a židle – za jejich pronájem, přemístění, úpravu?

 Co musíme zajistit pro recepci nebo večeři – bude celé občerstvení na klíč od

hotelu nebo si jednotlivé dodavatele musíme zajistit sami?


Event aneb Úspěšná akce krok za krokem

61

 Jaké je omezení dodavatelů, se kterými musíme pracovat – žádné a můžeme si

další dodavatele sami vybrat, nebo máme od hotelu striktně daný seznam, koho

oslovit?  Jaké jsou poplatky za překročení doby pronájmu – máme pronájem s časovou

tolerancí, nebo je ve stejném místě další akce a naše zdržení bude penalizováno?  Jaké jsou poplatky za úklid – je úklid před a po akci v ceně, nebo se za něj připlácí?  Jaké jsou poplatky za odběr energií – máte celovečerní osvětlení a spotřebuelektřiny bez limitu, nebo se po akci bude doplácet?  Jaké jsou poplatky za využití a úpravu dalších prostor – bude k dispozici šatna

nebo odpočinkový pokoj, pokud ano, tak zdarma nebo za poplatek?  Jaké jsou poplatky za výzdobu dalších míst? Výzdoba v pronajaté místnosti je

nutností, ale i vkusně dekorované vstupní dveře a hlavní vchod vytváříatmosféru a lákají účastníky.

OBR. 3.5. Strohý vstup – vyzdobený vchod

Sepište si seznam všech příplatků, udělejte odhad u těch položek, které jsou proměnlivé

a započtěte vše do budgetu. Raději ať máte vyšší rezervu, než aby vám chybělo. Nemůžete

si dovolit překvapení, když pracujete s omezeným rozpočtem. U všech částek sipoznamenejte i termíny plateb a jejich způsob.


Event aneb Úspěšná akce krok za krokem

62

Pořádání akce na obvyklých místech, jakými jsou hotely, kulturní domy či konferenční

centra, má své výhody, mezi které nesporně patří standardní plochy a zkušený personál.

Je to dobrý předpoklad pro uspořádání eventu se standardní úrovní. Vy se však nemusíte

omezovat jen na hotely a restaurace. Můžete najít nové nepříliš známé prostory a tyto

přetvořit k obrazu svému. Dostatečně veliký prostor poskytují i střelnice, sportovní hřiště

a tenisové haly. A tyto prostory jsou mimořádně vhodné pro akci, kde program bude

tvořen i sportovní částí. Máte-li v programu činnost, která se musí odehrávat na velké

ploše, pak hledejte i opuštěné sklady nebo nevyužité tovární haly. Naopak pro specifi cké

a počtem hostů malé eventy se dobře hodí soukromé kluby či módní obchůdky, které

mohou poskytnout zajímavé prostředí.

Při hledání toho správného místa se nenechte omezovat konvencemi a zapojte naplno

svoji představivost. Jediným limitem je pro vás budget. Hledáte pro svoji akci místo, které

nadchne vaše hosty a uspokojí všechny jejich potřeby. Pamatujte, že plochu lze upravit podle vaší fantazie, a prázdné prostory se mění a přetváří dokonce lépe než zařízené

místnosti. Už při obhlídce odhadujte, zda se úprava prostor i s cenou za pronájem vejde do budgetu či nikoliv. To správné místo nejen poskytne všechen komfort, ale také

vám nezruinuje peněženku. Při přípravě rozpočtu se ujistěte, že jste zahrnuli do kalkulací

všechny možné poplatky.

Máte-li rámcovou představu toho, co hledáte, musíte ji sladit s potřebami dané akce.

Nachystejte si jednoduchou tabulku, kde si stručně defi nujete, jaké konkrétnípožadavky na místo pobytu máte: jaká dostupnost, okolí, prostředí, cenová relace, vybavenost,

parkování, ubytování, občerstvení, časová fl exibilita a velikost sálu, přidružené prostory,

bezpečnostní prohlídky, speciální povolení a specifi cké nároky. Výčet těchto položek vám

pomůže přesněji defi novat potřeby na úpravu místa. Ujasníte si tak rychleji investiční

náklady a porovnáte je se svým budgetem.

Tip: Očíslujte si nebo si písmeny označte naléhavost jednotlivých požadavků. Budete

tak hned vidět, co se dá zredukovat a co nikoliv. Ve své tabulce mějte poznamenány také všechny specifi cké požadavky jako speciálnídekorace, úpravu prostor a čas na jejich vyklizení, projekční plátno nebo velkou a čistěbílou zeď pro audiovizuální projekci. Poznamenejte si veškeré požadované doby pronájmů a také prostorové potřeby jako zázemí pro organizátory, další místnost pro účinkující,


Event aneb Úspěšná akce krok za krokem

63

plochu na vystavení cen, odměn a jiných věcí. Ujistěte se, že máte podchyceny všechny

prostorové požadavky, potřebná povolení a nutné bezpečnostní prohlídky.

TAB. 3.4. Požadavky na místo

požadavek naléhavost alternativa cena

dostupnost B do cca 10 km

prostředí E město

cenová relace A 10 000 – 30 000 Kč

vybavenost E voda, toalety

parkování C cca 20 míst

ubytování F ne

velikost sálu A cca 100 m

2

časová fl exibilita D +/- 2 hod

místnost navíc D ano, 2

Po kontrole připravené tabulky prostorových požadavků byste měli jasně vědět, zda je

pro vaši akci vhodné venkovní prostředí nebo vám pro tento event budou vyhovovatspíše standardní prostory. V případě kamenné varianty se můžete spokojit s hotelem nebo

restaurací, ale co v případě, že se vám normální hotel a restaurace budou zdát příliš fádní

a nezajímavé? Pak se poohlédněte i po jiných budovách, jakými jsou divadla, biografy,

historické budovy, muzea či galerie. Takové prostory mají zpravidla přísnější protipožární

předpisy, ale nabízejí neopakovatelnou atmosféru a originální výzdobu.

Tip: Pamatujte na to, že vaše akce může být zrušena, pokud nedodržíte všechny

předepsané podmínky, jako například maximální kapacita sálu, označené požární

únikové východy, hygienické normy atd. Děláte-li akci v kamenných budovách,

ověřte tyto záležitosti u provozovatele. Pokud budete mít akci venku ve stanech, pak

se při ohlášení akce vyptejte i na všechna omezení a vyžádejte si všechny potřebné

formuláře. DIVADLA Existují různé způsoby, jak udělat event v divadle, ať už z hlediska času či zaměření.Zvažte nejprve časový faktor, tj. jak dlouho bude vaše akce trvat, jestli ji plánujete nadopoled>


Event aneb Úspěšná akce krok za krokem

64

ne nebo odpoledne a jak velkou část divadla potřebujete. Zjistěte si, zda existuje možnost

uzavřít celé divadlo jenom pro vás nebo vám stačí vyhrazená část a kde všude se budou

vaši hosté moct pohybovat. Plánujete-li dostatečně dopředu, pak se můžete trefi t dotermínu, ve kterém se nehraje žádné představení a vy budete moci celé divadlo užívat sami

bez ostatních návštěvníků. Pokud budete mít akci v den, kdy se koná běžné představení,

pak si ověřte, kolik míst je obsazeno a kolik volných a zkuste si dohodnout alespoň určité

hodiny, během kterých nebude na vaši akci nikdo vpuštěn. Pokud s tímto bude vedení

divadla souhlasit, pak musí být i vyřešeno, kde budou ostatní běžní návštěvníci čekat, a je

třeba informaci o soukromé akci vyvěsit viditelně na přístupová místa. Také si dohodněte

další náležitosti jako osvětlení, bezpečnost, telefonáty, protipožární předpisy. Modernídivadla mají vlastní restaurační prostory a salonky, do těch starších si budete muset zajistit

catering a najít prostor pro umístění švédských stolů.

Ze života: Už tradičně probíhalo výroční setkání jedné společnosti s obchodními

partnery vždy ve čtvrtek (den, kdy se nehraje) v pronajatém patře divadla. Jenže

zrovna v posledním roce byl čtvrtek obsazen hostujícím zahraničním souborem.

Zákazník nechtěl měnit zaběhnuté místo, tak si musel vybrat buď jiný den nebo

pozdější hodinu, aby se vyhnul konfrontaci svých obchodních partnerů s běžnými

hosty. KINOSÁLY Stejně dobré prostory jako divadlo může poskytnout i kinosál. Zejména pokud chcete promítat audiovizuální záznamy, jako jsou fi lmy, reklamy či prezentace fi rmy. Vždy si před začátkem zkontrolujte promítací techniku a veškeré přístroje, které budete potřebovat. Pokud chcete promítat staré celuloidové fi lmy, tak si je objednejte s dostatečným předstihem, ať dorazí na místo minimálně dva dny před akcí. Musíte zkontrolovat jejich stav po cestě a případně je vyčistit. Také si změřte délku jejich přehrávání. Pravidlo zkontrolovat prezentaci, kterou chcete promítat, platí všeobecně. Uděláte si představu, jak dlouho trvá, a můžete si připravit vhodný komentář. Pokud budete mít sestavu krátkých fi lmů, pak je načasujte tak, abyste po 45 minutách dělali 10 minut pauzu. Nezapomeňte zjistit a zahrnout do budgetu všechny poplatky, které jsou s veřejným promítánímspojeny, jako autorské poplatky, příspěvek do fondu české kinematografi e, také odměnu pro promítače a jeho asistenta. Nezapomeňte včas oznámit konání soukromé akce a uzavření


Event aneb Úspěšná akce krok za krokem

65

biografu pro veřejnost. Zvažte, jestli se hosté budou prokazovat lístky nebo se nahlásí

u registračních stolů. Popřemýšlejte i o stylové svačince, jakou je zabalený popcorn aná

poj v dárkové tašce.

HISTORICKÉ BUDOVY, MUZEA A GALERIE

Historické budovy, muzea a galerie nabízí zpravidla kvalitní prostory doplněné vzácnými

originálními díly. Vzhledem k ceně těchto předmětů se na pobyt ve výstavníchmístnos

tech vztahuje řada omezení a zákazů. V historických budovách se zpravidla nesmí kouřit

a připevňovat cokoliv do zdí nebo do parket. Také mají přísnější bezpečnostní předpisy,

vlastní ochranku a provazy vymezené oblasti, do kterých nesmíte vstupovat. Většinou

vám tyto instituce poskytnou přesný seznam toho co smíte a co nesmíte dělat. Ujasněte si

zda máte pronajatou jen jednu místnost nebo celé jedno patro, či zda se hosté mohoupo

dívat i jinam, do jiných pater a křídel budovy. Počítejte s tím, že občerstvení se bude moci

servírovat a konzumovat jen ve speciálních prostorách mimo dosah uměleckých děl, je

to z důvodu preventivní ochrany před poškozením nebo politím. Všechny podmínky si

zkontrolujte před podpisem, pokud se dohodnete na příplatcích za některé služby, tak je

nezapomeňte zakalkulovat k budgetu.

JAK NA OUTDOOR

Pokud se po kontrole tabulky s požadavky rozhodnete udělat akci venku, pak máte také

několik možností. Buď najdete místo co nejdál od městských aglomerací, kdepronajme

te venkovskou usedlost nebo horskou chatu, využijete ji k ubytování hostů aservírová

ní občerstvení a celý zbývající program sestavíte tak, aby se odehrával v okolní přírodě.

Nebo se místo hledání venkovského obydlí soustředíte na nalezení krásného kusu země,

úchvatné scenérie a tam postavíte stan nebo skupinu stanů.

STANY

Dávno je pryč doba, kdy stan znamenal klasické Áčko v barvě khaki. Dnes stany exis

tují v mnoha různých tvarech a barevných variacích. Mohou být bílé, barevné ipruho

vané a jejich půdorys má také různé varianty. U kruhového půdorysu připomíná pro

stor s vnitřním sloupem cirkusové šapitó. Jiným typem jsou obdélníkové či čtvercové


Event aneb Úspěšná akce krok za krokem

66

tvary s plátnem napjatým na rámech. Takové stany jsou stabilnější a více připomínají

budovu, stěny mohou mít plné nebo s okýnky. Stany mají velkou výhodu ve své tvarové

a velikostní variabilitě a schopnosti být postaveny téměř kdekoliv, na trávě i na pevném

povrchu. Uprostřed divočiny stěží najdete vyhovující budovu, stan se tam stane hlavním

prostředím a poskytne vám v takovém případě dostatečný komfort. Stejně tak můžete

stan využít jen jako doplněk k pronajatým prostorům a vytvořit tak dodatečné prostory

vedle hlavních budov. Třeba hlavní menu a program uděláte v pronajatém sále a večeři naservírujete ve stanu v přilehlé zahradě. Večerní zahradní slavnosti bývají nádherné

a stany vám poskytnou ochranu před nenadálými změnami počasí. Stan můžete využít

i jako kuřácké prostředí u historické nekuřácké budovy.

Ze života: Vinařský závod si vzal patronát nad Svatomartinskou ochutnávkou

vín. Ta se konala uvnitř Besedního domu v decentním kulturním prostředí s bíle

prostřenými stoly. Zatímco venku ve stanech byla lidová veselice a teplá zabíjačka se

vším, co k ní patří. Stejně jako si můžete vybírat z různých tvarů a velikostí, můžete si navolit i vnitřnívybavení stanu a přizpůsobit ho tak účelu a druhu eventu. Například dlouhé stoly a dřevěné lavice se hodí více pro pivní slavnost, barové stoly pro krátké občerstvení a malé stolky a křesílka vytvoří pocit pohodlí a příjemnou atmosféru. Stan vypadá božsky obklopený svěžím a pečlivě zastřiženým trávníkem, ale tráva a přírodní povrch uprostřed stanu moc vhodný není. Do měkké půdy se snadno zaboří nohy stolů a židlí stejně jako podpatky a ani pro chůzi není hrbolatá udusaná plocha to pravé. Je lépe doplnit stan dřevěnou podlahou, na kterou můžete umístit i vyvýšené pódium pro kapelu. Vždy myslete na to, že hlavním cílem je spokojenost hostů a vytvořte pro ně komfortní prostředí. Počítejte s dostatkem místa, aby se mohli hosté pohodlně usadit. I kdyby je nenadálá změna počasí vehnala všechny naráz do stanu, musí mít každý z hostů dost prostoru, aby mohlsvobodně dýchat. Počítejte proto s 1 čtverečním metrem na každou osobu. Všechny požadavky, které se týkají stanu, jeho velikosti a vybavení si sepište do přehledné tabulky. Při návštěvě půjčovny si do tabulky poznamenáte dojednané skutečnosti a cenu. Pomůže vám to při sestavování rozpočtu a přípravě smlouvy o pronájmu.




       
Knihkupectví Knihy.ABZ.cz - online prodej | ABZ Knihy, a.s.
ABZ knihy, a.s.
 
 
 

Knihy.ABZ.cz - knihkupectví online -  © 2004-2018 - ABZ ABZ knihy, a.s. TOPlist